かかってきた社内宛ての電話に、貴社の社員としてオペレーターが対応してくれる電話代行サービス。さまざまなサービス会社がいろんなプランを出していますが、実際に利用するとなると、どれを選べばいいのかわからない、といった声もよく聞かれます。ボンズコミュニケーションでは、そんな迷いやお悩みを解消すべく、必要なサービスをわかりやすくパッケージした「Air Call 24」をご用意しています。今回は、そのサービスの内容を詳しく解説します。
貴社の社員になり代わって電話を受ける「電話代行」サービス
日々かかってくる電話。
企業にとって、電話というのは、お客さまや取引先とつながる重要な顔の一つです。昨今ではコロナ禍によって非接触のシーンも増え、電話やネットを利用する場面もぐっと増えました。
お客さまの立場からすると、その企業が信頼にあたいするのかどうかを直接的に知るすべというのは、電話などが大きなウエイトを占めることになります。
企業に問い合わせしたり、注文の電話をかけたとき、その対応が雑だったり、心地よいものではなかったりすれば、企業に対するイメージは損なわれかねませんし、顧客離れを誘引する可能性だってあります。ですから、会社としては、この電話対応の環境はしっかり整備しておきたいところです。
そうはいっても、大企業ならいざ知らず、中小企業や新しく新規事業を始めようとするスタートアップの会社にとっては、電話対応だけに人材をさく余裕がないのも事実。近年ではリモートワークやテレワークでオフィスに社員がいない、などといった環境も珍しくなく、電話対応の環境づくりがますます難しくなっているのではないでしょうか。
そんなとき検討してみてほしいのが、「電話代行」サービスです。
電話代行サービスとは、貴社にかかってきた電話を転送することで、オペレーターが一次対応してくれるサービスです。かけてきた方のお名前や用件など、基本的な情報をお聞きしたら、それを貴社に報告してくれます。
＜お聞きする基本的な内容＞
・かけてきた方の名前、会社名、部署名など
・折り返しの電話番号
・勧誘、営業電話への不在対応
・商品の受注
など
サービスでどれを選ぶか迷ったときは、パッケージがおすすめ
とはいえ、いざ電話代行サービスを利用してみたいと思っても、どれを選んでいいのか判断が難しいところでしょう。ちなみに、検索サイトなどに「電話代行」と入力すると、数えきれないほどのサービス会社がヒットします。各社さまざまなプランやサービスを紹介していますが、種類が多すぎて、見れば見るほど、自社にとってなにが最適か、どれを選んでいいのかわからなくなる、といった声もよく聞かれます。
そもそも、電話代行サービスを利用したことのない企業にとって、サービスを利用する最初の一歩目というのはハードルが高く、躊躇している人も少なくないのではないでしょうか。
費用がどのくらいかさむのかも気になるところです。
そんなとき、気軽にトライしやすいのがパッケージ商品です。
「電話代行のパッケージ商品」
と聞くと、イメージのわかない方もいらっしゃいますよね。そこで今回は、必要な基本のサービスがきっちりつまって手軽に利用できる、電話代行のパッケージサービスについてご紹介します。
電話代行の基本サービスがしっかり詰め込まれた「Air Call 24」
ボンズコミュニケーションが出している「Air Call 24」は、電話代行に必要なサービスが過不足なくしっかり詰め込まれたパッケージ商品です。内容がわかりやすく、価格も明瞭ということで発売当初から注目されています。
そもそも、この商品が生まれた背景には、 サービスの内容をもっとわかりやすくしたいという思いがあったからです。
どんなサービスが受けられるのか、自社にとってどんなメリットがあるのか、そして使いたいときにすぐ使えるよう、内容が一目瞭然でわかるもの。それを具現化したものが「Air Call 24」という商品です。
では、実際にどんなサービスがパッケージされているのか見てみましょう。
＜「Air Call 24」のサービス内容＞
・受電代行
・365日24時間対応
・受電専用番号に03番号を提供
・プラン料金で月30コールまで対応
・チャットやLINEなどの最新ツールで受電内容を報告
サービスの詳しい内容はのちほど解説していきますが、電話代行のサービスがなんとなくイメージできるのではないでしょうか。これだけそろって、お申し込みから最短当日より利用も可能となります（仕様により変動あり）。
契約までのプロセスはとても簡単で、機器や書類をたくさん準備したりといった手間がほとんどありません。手始めにトライするにも、継続的に利用するにもたいへん使い勝手のよいパッケージとなっています。
価格は、これだけのサービスが含まれて10,000円（税抜）と明瞭でシンプル。電話代行を一度試してみたい、と考えているならご検討されてみてはいかがでしょう。
応答内容は3パターン。自社に最適なものが選べる
「Air Call 24」を実際に利用するとなったとき、どんな手順で進んでいくのか具体的に見ていきましょう。
まずは転送設定から始めます。「Air Call 24」の利用を契約すると、ボンズコミュニケーションから「Air Call 24」の専用番号が発行されます。基本は「03……」から始まる番号ですが、0120番号を提供することも可能です。貴社で利用中の電話番号を、この発行された番号に転送設定することで、かかってきた電話がオペレーターにつながるようになります。
応答内容にはいくつかパターンがあります。貴社で必要なパターンをお選びいただくことができます。
＜応答内容1：不在案内＞
かけてきた方に担当者が不在であることを伝えて、用件を伺います。
オペレーター「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です」
かけてきた方「営業の〇〇さまはいらっしゃいますか」
オペレーター「あいにく〇〇は不在ですので、ご用件を伺って申し伝えます」
相手のお名前や要件、折り返しが必要な場合は電話番号、可能な日時をお聞きします。
＜応答内容2：電話受付 窓口案内＞
電話受付窓口専用のため、おつなぎできないと先方に伝えて、用件を伺います。
ヒアリングの基本的な内容は、＜応答内容１：不在案内＞と共通になります。
＜応答内容3：転送取次案内＞
一次受電をオペレーターが担い、その場で担当者におつなぎします。
オペレーター「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です」
かけてきた方「営業の〇〇さまはいらっしゃいますか」
オペレーター「〇〇でございますね。確認いたしますので少々お待ちいただけますか」
〇〇「お電話変わりました〇〇です」
通知方法は9種類。即時報告にはチャットがおすすめ
オペレーターが聞いた内容は、リアルタイムで貴社に報告されます。その方法にはどんなツールが使われるのでしょうか。
一昔前だとファックスなどが使用されていることも多かったのですが、最近はメールやチャット、SNSなどを利用するケースも増えているようです。
報告の内容によっては、即時に報告した方がよいものもあるでしょうから、やはり情報の取りこぼしや伝達の遅れを防ぐためにも、報告ツールは最新のものを用意しているサービス会社を選ぶのがよいでしょう。
「Air Call 24」では、受電した内容を貴社に報告する際の手段として、最新ツールを含めた9種類を用意しています。応答の内容や社内環境なども見極めながら、貴社が最も使いやすいものをお選びいただくのがよいと思います。メールだと確認漏れが起きたり、全体共有が難しい場合もありますので、最近ではチャット機能を利用される方が多いようです。
＜連携可能は９つのツール＞
・Slack
・Chatwork
・LINE WORKS
・LINE
・Google chat
・Microsoft Teams
・Eメール
・Google Spreadsheet
・ショートメール
これらのツールを使って通知を受けた後の流れは、社内で確認しておくことも大切です。担当者が明確な場合は、その方におつなぎできますが、たとえば部署として対応する場合は、誰が通知を確認し、誰が折り返しの電話をかけるのかということを、明確にしておくことが確認漏れを防ぐためには大切です。
もっと手軽に試してみたいなら、無料トライアルも
電話代行をもっと手軽に利用してみたいときは、サービスがコンパクトになっている「Air Call 24」は、月額基本料+従量課金制の対応パッケージとなっております。
24時間で対応でき、電話がかかってくる件数がいまひとつ予測できないというときも、無理なく、ムダなく利用を開始できます。
＜月額基本料金 月間30件までの対応＞
10,000円（税抜）
＋
従量料金31件目から、1件につき300円（税抜）
規定のコール数に加え、追加でかかってきた分を支払えばいいので、この料金形態なら負担が少なく始められますよね。このほか、カスタマイズ機能として、緊急に該当した場合の特別対応や、土日祝日の受付延長対応などもご用意しています。
時間外にはガイダンスを流したい、というご要望にも対応しますので、まずはこうした基本のパッケージを利用してみて、自社のカタチにぴったり合うようにプランを組み替えていくのもいいかもしれません。
お申込みに必要なものは、電話番号とメールアドレス、それに通知先の情報だけ。お使いの電話番号が転送可能かどうかをご確認いただいたら、社内で連携がスムーズにいくよう、事前に電話対応のおおまかな仕組みを共有しておくとよいかと思います。
ちなみに「Air Call 24」では、期間によって無料トライアルのキャンペーンを設けています。「まずは試しに使ってみたい」「使い心地を知りたい」「どのくらいお問い合わせがあるか分からない」というときは、ぜひ利用してみてくださいね。
シーンで選べる、その他のパッケージサービス
このほか、ボンズコミュニケーションでは、さまざまなパッケージ商品を取り揃えています。受けられるサービスをわかりやすくまとめていますので、自社の業務形態や合わせたプランをお選びいただくことができます。
＜電話代行＋新規集客支援パッケージ＞
新規顧客を拡大したいときに、便利なパッケージです。貴社専用のランディングページを無料で作成し、新規にあったお問い合わせの対応までワンストップで請け負います。予想よりも反響が大きかった場合でも、取りこぼしを軽減できるのが魅力。問い合わせのあった分だけの成果報酬型なので、よけいな費用がかからず安心です。
パッケージに含まれるサービス
・電話代行
・架電代行
・LP制作
・問い合わせフォーム制作
・新規集客
・B to B
・折り返し案内など
＜ECショップ運営代行＋チャット対応パッケージ＞
ECサイトを運営では、注文を受けるだけでなく、手作業が必要となるバックオフィス作業にも対応しなければなりません。このパッケージでは、ボンズコミュニケーションの方でカスタマー対応から、カートの処理、発送処理まで対応します。カスタマー対応にはLINEやチャットなどが利用可能。複数のモールやショップを運営している場合でも、対応できる体制を整えています。
パッケージに含まれるサービス
・電話代行
・メール代行
・LINE（チャット代行）
・顧客管理
・出荷処理代行
・ECショップ運営
・受注処理
コールセンターのような機能がほしい。
そんなときは「Air Call Plus」
新規に立ち上げた事業が軌道にのったり、既存顧客の拡大に伴ったりして、自社でもあるていどの規模をもったコールセンターを構えたい。そんなときは、コールセンターをまるごと外注できる「Air Call Plus」がおすすめです。
「Air Call Plus」はいわば、コールセンターのOEMで、貴社のブランドを維持した状態で、コールセンター業務を委託することができます。
電話をかけてくる顧客からすれば、貴社にかけているのと変わらない状態で対応が受けられるため、企業イメージやブランドイメージをよりキープしやすくなります。
「Air Call Plus」は、こういったご要望をお持ちの方に選ばれています。
・自社でコールセンターを立ち上げるノウハウがない
・受電システムの手間を省いて、商品開発や新規開拓など、自社のコア業務に集中したい
・電話対応による顧客満足をもっと上げたい
「Air Call Plus」は、たとえばこんな企業で利用されています。
＜レンタルオフィス・バーチャルオフィスを始めたい企業＞
コロナ禍を機に、ますます需要が高まっているレンタルオフィス。いま、空いたスペースを活用するためにレンタルオフィスを開業したいと考えている事業者さまも増えています。
その際、窓口業務や電話対応を担ってくれる人材が必要となりますが、そんなときにこの「Air Call Plus」がお役に立てます。コールセンター機能を低コストで迅速に構築し、受付業務のノウハウを無駄なく提供。受付に配置する人件費などを考慮すれば、「Air Call Plus」を利用する方がお得かもしれません。
＜サービスを拡充したいECプラットフォーマー＞
時代の流れを受け、ECサイトへの参入事業者さまが増えています。プラットフォーマ―としてはオプションの幅を広げて、サービスを充実させたいところ。この「Air Call Plus」を利用することで、受電代行をオプション販売することができるようになります。
自社のリソースを圧迫することなく付加価値がつけられ、サービスを広げられるのはメリットの一つではないでしょうか。
＜人による対応窓口がほしいDXプラットフォーマ―＞
どの会社でも、企業でも喫緊の課題となっているDX化。DX化はマニュアルを読めば進められるという単純なものではなく、やはり人によるサポートが不可欠です。
オンラインでいつでもつながるこの時代ですから、昼でも夜でも緊急対応を必要としているユーザーがいらっしゃることでしょう。
そんなときにも役に立つのが、「Air Call Plus」。プラットフォーマ―さまが「Air Call Plus」による受電代行をオプションで販売することで、顧客側のニーズや需要に柔軟に対応でき、DX化をスムーズにサポートできるようになります。
「Air Call 24」や、電話代行を利用するメリットとは
メリット１ 人件費の削減
ここまで、電話代行サービスのいいところをパッケージした、「Air Call 24」の内容を解説してきましたが、そもそも電話代行を利用するメリットにはどんなことがあるのでしょう。
まずは人件費の削減が見込めることです。会社における経費にはさまざまなものがありますが、人件費はそのウエイトを大きく占めるものの一つ。もしもどれだけ鳴るかわからない電話のために事務員を増やすとなると、それだけで経費を圧迫することになります。
電話代行サービスを利用すればコストは低額ですみ、人件費を大きく削減できます。
メリット２ 電話対応のノウハウを教育する手間が省ける
もしも電話対応を自社でまかなう場合、社員にノウハウを学ばせる環境づくりが必要となります。そこには手間と時間が要され、ただでさえ煩雑な業務をたくさん抱えているのに、さらに業務が増えることになります。こうした負担も、電話対応を外注することでまるごと減らすことができます。もちろん、自社に機器や設備を配置することもありませんので、その分の経費も削減できるようになります。
メリット３ 取り逃がしの防止
ビジネスチャンスは、電話から。というのはメールやインターネットが多用されている現代でも変わりありません。もしも、日々鳴っている電話で取りこぼしがあるのなら、社内の体制や環境を見直す必要がありそうです。
たとえば、こんなお悩みはないでしょうか。
新規に立ち上げた事業を軌道にのせるため外回りを重視したいけど、電話対応に手を取られて時間がうまくつくれない。
事務員を雇う余裕はまだなく電話に出らないこともしばしば。
接客中のときに限って電話が鳴り、きちんと対応できないのがもどかしい。
運転中や電車に乗っているときにも電話が鳴るので、一日数本の取りこぼしがある。
このように電話対応というのは、日々の業務の細かい部分で負担になっている場合があります。しかし電話代行サービスを導入することで、こうしたストレスや電話のとりこぼしを防ぐことができ、業務効率のアップにもつなげられます。
メリット４ 業務の効率化
電話がかかってくると、手をいったんとめることになります。人材が豊富にそろっている大手企業ならともかく、少数で運営している中小企業や個人事業主の場合、電話が鳴るたび業務を中断することになりますよね。電話には、セールスや勧誘などの場合もあるでしょう。
いったん集中力が切れると、業務効率が下がってしまいます。
また、事務員が電話を受けた際の記録を徹底していないため、社内での情報共有がスムーズにいかない、などといったことも、意外と小さなストレスとして負担になっていることも少なくありません。
もしもこの電話の一次対応を外注で補うことができれば、社員は自分の業務に集中することができますし、商品開発や営業など他の分野に力を入れることができます。電話対応によるストレスも軽減できるため、社内環境の改善にもつながります。
最近ではテレワークでオフィスに社員がいない、というケースも増えています。自社の業態によってはセキュリティ上、自宅で電話を受けることを避けたい場合もあるでしょうし、時間の枠が設けにくい在宅ワークで、社員に受電の負担を強いるのも減らしたいところです。
そんなとき電話代行サービスを利用すれば、業務の負担を減らしながら、効率アップを促すことができます。
メリット５ 社員の欠勤や退職を心配する必要がなくなる
病気やけが、家族のつごうなどで起きる、社員の突然の欠勤、退職。ただでさえ人手が十分ではなく猫の手も借りたい状態なのに、さらに人材が不足すると電話対応も十分にはできなくなってしまいます。
もしも電話代行サービスを活用すれば、こうした突然の欠勤を心配する必要がなくなります。自社で抱える心配ごとや負担はできるだけ減らし、任せられる部分は外注で補う方が、事業の運営もスムーズに進むのではないでしょうか。
メリット６ 顧客満足度を上げられる
お客さまや取引先の方が、貴社に電話をかけてきたとき、なかなか電話に出なかったり、不在が多かったりすると印象が悪くなります。また、十分な教育を受けていない社員が出て雑な対応をしたりすれば、ブランドイメージさえ損なわれます。
とくに顔の見えないインターネットなどで、お買い物をされるお客さまの場合、その企業との唯一の直接的な接点は“電話”ということになります。お客さまはこちらが思う以上に、電話での対応の良し悪しをはかり、自分が顧客として大切にされているかどうかを感じとっています。
電話代行では、ノウハウをしっかりと蓄えたオペレーターが対応します。言葉づかいなどにも最新の注意をはらっていますので、かけてきた方に好感をもっていただけることができます。
また、すぐに電話に出るため、不安や不信感をもたれにくいということあります。
電話がお客さまと自社をつなぐ重要な窓口であるからこそ、万全に整えておきたいものです。
メリット７ 03番号や050番号がレンタルできて安心
たとえば個人事業主の場合、最近では固定電話を設置していなケースも増えています。しかし、自身の携帯電話の番号を公にするのは躊躇しますし、電話をかける側のお客さまにとっても、固定電話の番号の方が信頼度アップにつながります。
ボンズコミュニケーションの場合、電話代行サービスに03番号や050番号が借りられるサービスもご用意しています。パンフレットや名刺に記載して使うこともできますよ。
まとめ
このように、さまざまなメリットがある電話代行サービス。電話、という一つの業務を委託するだけで、自社の負担が大きく軽減できることがわかりますよね。
ボンズコミュニケーションが取り揃えている、「Air Call 24」をはじめとしたさまざまなパッケージ商品は、利用する方の立場に立って、最も使い勝手のよい方法を考えた末に生み出されたものばかりです。
電話番のために人を雇って人件費をかける前に、こうした電話代行サービスを一度利用してみてはどうでしょうか。貴社の看板ともなる電話対応をしっかり整備することで、社内環境が大きく改善されるかもしれませんよ。
お申し込み
資料請求・ご質問を
いつでも受け付けております。