会社や事業を立ち上げる際には、一般的に電話番号の取得が必要です。
固定電話の有無は社会的信用にも関わるため、早めに電話番号を取得しておくことが望ましいでしょう。

万が一電話番号の取得を忘れていた場合や、告知等のために急ぎで番号を取得したい場合には、即日発行が可能なサービスの利用がおすすめです。

本記事では、電話番号を即日取得する方法と、固定電話の対応の効率化に役立つ「電話代行サービス」活用について解説していきます。

 

ボンズコミュニケーションは、約10年にわたり電話代行サービスを提供し、多種多様な業界のお客様の課題解決をサポートしてまいりました。

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固定電話の番号を即日取得するのは可能？

固定電話を利用する際には、契約や回線工事などによって、ある程度の時間がかかるケースが一般的です。一方で、電話番号の即日取得が可能な方法もあります。
ここでは、電話番号を即日取得する方法を解説します。

IP電話やクラウドPBXなら即日番号取得できる

電話番号を即日取得するには、「IP電話」や「クラウドPBX」などの利用が考えられます。
いずれもインターネット回線を利用した電話サービスですので、回線工事などの事前準備は必要ありません。そのため、依頼して即日の電話番号の取得も可能です。

起業や事業展開、登記などに、固定電話の番号が必要な際は、IP電話やクラウドPBXを活用することをおすすめします。

IP電話とは

IP電話とは、先にもお伝えしました通り、インターネット回線を利用した電話サービスです。電話回線を使用しないため、スムーズかつスピーディに電話番号を取得できます。

IP電話は、電話番号の頭が050になることから「050番号」とも呼ばれています。
とはいえ、IP電話＝050から始まる電話番号とは限らず、市外局番が使われるケースもあります。

即日発行による電話番号の取得が可能と便利な一方で、「110」や「199」などの緊急通報には使えない点に注意が必要です。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、通称「クラウド電話」と呼ばれるサービスです。

こちらもインターネット回線を利用して、会社のオフィスに設置する電話番号を取得できます。

クラウドシステムを応用しているため、別の場所にある電話機をクラウドPBXを利用して接続したり、スマートフォンやパソコンにつなげたりといった利用方法が可能です。

たとえば、会社にかかってきた電話を、スマートフォンを使って外出先で受けるなどの使い方もできます。より柔軟に電話番号を利用できる点が、クラウドPBXのメリットです。

事業で使う電話番号を取得する方法

事業で使用する電話番号を取得する方法には、いくつかの種類があります。
ここでは、先にご紹介しましたIP電話とクラウドPBXも含めて、各種方法を詳しく解説します。

IP電話を取得する方法

IP電話を使って電話番号を取得するには、まずサービスを提供しているベンダーを探します。IP電話サービスを提供しているベンダーに連絡を取り、電話番号を取得したい旨を伝えます。

その後は、Webや電話などで契約を結び、審査を受けます。無事審査を通過すれば、即日発行が可能になります。
インターネット環境が整っていれば、あらためて回線工事をする必要はありません。

クラウドPBXを取得する方法

クラウドPBXを利用する際にも、最初にサービスを提供しているベンダーを見つけて契約を検討します。
コストなどの契約内容を確認し、問題がないと判断したら審査を申し込みます。

クラウドPBXも基本的には、Webや電話のみで契約が成立します。契約が問題なく進めば、即日発行で電話番号を取得可能です。

ベンダーによっては、クラウドPBXで市外局番を設定できないケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

固定電話を取得する方法

従来の電話回線を使った固定電話を取得する際には、NTTの加入電話を契約する方法が一般的です。
NTT東日本・西日本のWebサイトや、電話連絡で契約できます。

NTT加入電話には「アナログ回線」「デジタル回線」の2種類があり、契約時に選択します。電話回線の詳細を決めたら、工事日を設定します。

基本的には1〜2週間程度で工事が始まりますが、契約が混み合っている場合には、予定日から延長される可能性もあります。

アプリだけでも電話番号を取得可能

電話番号は、スマートフォンのアプリだけでも取得が可能です。

IP電話の050番号は、専用のアプリを経由することで簡単に入手できます。初期費用はかからず、工事費など各種手数料も不要です。

そのため、とにかく急ぎで電話番号を発行したい場合には、アプリを使うのも1つの方法です。

電話番号を取得できるアプリは複数ありますが、その詳細はそれぞれ異なります。

アプリのなかには、使える期間があらかじめ定められている場合があります。その場合、企業の電話番号として活用するのは現実的ではないため、別の方法を選ぶ必要が出てきます。

固定電話の番号を取得するメリット

昨今は、ビジネスシーンでもメールやチャットツールなどが、主な連絡手段となりつつあるため、固定電話を重要視しない企業は増えています。
しかし、事業を展開していくには、やはり固定電話の存在に価値があります。
次に、事業に固定電話の番号が必要になる理由を解説していきます。

会社の信頼度を高められる

固定電話の番号があると、会社としての信頼度を高められます。

ホームページや会社の販促物に記載されている連絡先が、携帯電話の番号である場合、警戒する人が増えるでしょう。
顧客からの問い合わせや、新規案件の獲得に弊害となる可能性があります。

市外局番の電話番号であれば、その地域に実際にある会社だと証明できるため、信頼されやすくなります。

これから先、多くの顧客と関係を構築していくにあたって、電話番号で信頼を損なわないように、固定電話の番号を取得して備える方が望ましいでしょう。

 

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登記の際には固定電話の方が便利

会社を登記する際にも、固定電話の番号を取得している方が何かと便利な点が多いです。

登記手続き自体は、携帯電話の番号でも可能です。しかし、将来会社が成長した際には、固定電話を設置することが検討されるでしょう。

その場合、電話番号を変更するために、登記変更手続きが必要になります。
手続きの際には法務局に出向いたり、専用の書類を作成したりと、多くの手間がかかります。
最初から固定電話で手続きを済ませておけば、将来、これらの手間をかける必要がなくなります。

法人用の銀行口座を開設するために必要

法人用の銀行口座を開設する際には、固定電話の番号が必要になるケースが多いです。
メガバンクはもちろん、一般的にほとんどの銀行は固定電話がないと法人用の口座開設ができません。

代表者の個人口座だけになると、銀行から融資を受けるのが難しくなりますので、事業計画に影響が出る可能性もあります。
そのため、固定電話の番号を取得して、法人用の口座を作る際に備えておくことも重要です。

プライバシー保護にもつながる

会社の電話番号がないと、名刺やホームページには代表者や従業員ごとの連絡先を記載することになります。そうなれば、従業員は休みの日にも仕事の電話を受ける環境におかれます。

また、個人の電話番号を悪用されたり、営業電話のターゲットになったりするリスクも懸念されます。

従業員のプライバシーを守り、労働環境を健全に維持するためにも、会社の電話番号を専用で取得することが重要です。

複数人で共有できる電話番号が求められる

固定電話があると、同じ番号にかけられた電話を、複数の電話機で受け取ることが可能です。

会社の規模が大きくなると、顧客や取引先から同時に連絡を受ける機会も増えます。
その際に対応できる電話機が1つしかないと、せっかくの連絡に反応できず、機会損失につながるケースも想定されます。

複数台の電話機を複数人で使える環境を構築し、多くの問い合わせに対応するためにも、固定電話の番号が必要になります。

固定電話を利用する際のデメリットと課題

固定電話には、多くのメリットや必要性がある一方で、利用時にはデメリットや課題もあります。
ここでは、固定電話を利用する際のデメリットと課題についてみていきましょう。

テレワークに対応する必要がある

近年は、テレワークなどによって、オフィスにとらわれない柔軟な働き方が普及しています。
しかし、固定電話に転送サービスを利用していない職場では、テレワーク中にも電話番のために出社するなどのケースがあります。それでは、テレワークを導入したメリットを活かしきれないでしょう。

クラウドPBXなら、スマートフォンやパソコンとの連携が可能です。
事前に自社の労働環境やスタイルを考慮して、最適な電話番号の取得方法を検討しておきましょう。

従業員の電話対応が会社の評価に影響する

固定電話を設置する場合、会社の従業員がかかってきた電話に対応します。

電話を受けた従業員のスキルが足りないと、上手くコミュニケーションが取れずに、相手に対して失礼な言い回しや言葉遣いをしてしまう可能性があります。

電話は顧客との最初の接点ですので、電話対応の印象が会社の評価に直接影響します。そのため、固定電話を設置する際には、従業員に向けて電話対応のトレーニングを実施する必要があります。

取次ぎなど電話対応のマニュアル化が必要

会社の規模が大きくなり始めると、電話の取次ぎがスムーズにいかなくなる可能性もあります。

担当者が不在の場合にどうするべきなのか、そもそも誰に取次ぐのかが明確になっていないと、相手を待たせることが増え、顧客満足度の低下につながります。

電話対応で、顧客の信頼を失わないためには、電話対応をマニュアル化し、対応にばらつきがでないようにすることが重要です。

電話対応の業務が増える

固定電話を設置すると、従業員の仕事に電話対応の業務が増えます。

電話対応専門の人材がいない職場では、従業員が他の業務と兼務で電話対応をすることになります。基本となる業務にプラスして、電話対応も必要になるため、業務の負担が大きくなります。

電話を受ける度に業務を中断することになりますので、業務効率が下がってしまうこともあるでしょう。

外部からかかってくる電話の数が多い職場では、会社全体の生産性にも関わりますので、電話対応を外部に委託するなどの対策が求められます。

 

電話対応の効率化には、電話代行サービスを導入するという選択肢があります。
電話代行を利用すれば、社員が本来の業務に集中できるようになり、生産性の向上も期待できます。
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固定電話の効率的な対応には「電話代行サービス」の利用がおすすめ

固定電話の番号を取得した際には、従業員の負担軽減のために「電話代行サービス」の利用がおすすめです。電話代行サービスを導入することで、従業員が本来の仕事に集中しやすくなります。
ここでは、電話代行サービスの基本や導入のメリットなどを解説していきます。

電話代行サービスとは

「電話代行サービス」とは、専門のスタッフが企業にかかってきた電話を、代わりに受け取ってくれるサービスです。

企業の電話番号に着信した電話を転送し、代行サービスのスタッフが必要な対応をします。基本的な電話対応のほかに、予約や注文の受付をするサービスもあります。

電話代行サービスを利用すれば、専門のスタッフが待機しているため、電話の取りこぼしを軽減できるのも魅力です。

電話対応に従業員のリソースが多く取られている職場の業務効率化には、電話代行サービスの導入がおすすめです。

電話代行サービスを導入するメリット

電話代行サービスを導入することで、多くのメリットが得られます。

代行サービスのオペレーターは、電話対応専門のトレーニングを受けているため、正しいマナーで適切な対応が可能です。

また、営業時間外の電話対応も可能なサービスなら、顧客の要望や不満にも迅速に対応でき、トラブルやクレームを未然に防げます。

そのほか、緊急性の高い案件に対しては、事前に指定した連絡先に取次ぐなど、柔軟な対応をしてくれるサービスもあります。
電話代行サービスの導入で、電話業務の品質向上と効率化が実現できるでしょう。

電話代行サービスの選び方

ひとくちに電話代行サービスといっても、提供する業者によってサービスの内容がさまざま異なります。
自社が求める業務に合っているサービスであるか、事前にしっかりと確認をしましょう。

繁忙期やシーズンなど、電話業務のボリュームが一定でない場合は、柔軟にプランのカスタマイズや変更ができるかなども、重要なポイントです。

ボンズの電話代行サービスは簡単に導入可能

ボンズコミュニケーションは、リーズナブルで高品質な電話代行サービスを提供しております。
業務フローの作成からサポートいたしますので、初めてのお客様も安心してご利用いただけます。

また、ボンズの電話代行サービスは、簡単に導入が可能な点も魅力です。最短で、即日利用開始も可能ですので、お急ぎで電話対応のお悩みを解決したい場合にもお気軽にご相談ください。

 

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まとめ

今回は、固定電話の番号を即日取得する方法と、電話対応の効率化に役立つ電話代行サービス活用について解説しました。

固定電話は、企業が社会的な信用を得るためにも重要なツールです。
しかし、固定電話を導入すると、従業員の業務負担が増えるのが課題です。

その際は、電話代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。高品質で効率のよい電話対応が可能になります。

 

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