会社を立ち上げる際には、一般的に電話番号の取得が必要です。固定電話の有無は会社の信用にも関わるため、早めに電話番号を発行しておくのが重要となります。万が一電話の解説を忘れていた場合には、即日発行が可能なサービスの利用がおすすめです。

本記事では電話番号を即日発行する方法と、電話対応における負担を軽減する「電話代行サービス」のメリットを解説します。

電話番号の即日発行は可能なのか

電話を開通する際には、契約や回線工事などによって、ある程度の時間がかかるケースが多いです。一方で、方法によっては電話番号の即日発行も可能です。以下では、電話番号を即日発行する方法を解説します。

IP電話やクラウドPBXであれば即日発行に対応している

電話番号を即日発行するには、「IP電話」や「クラウドPBX」などの利用が考えられます。いずれもインターネット回線を利用した電話サービスとなるため、回線工事などの事前準備は必要ありません。そのため依頼して即日に、電話番号の学校も可能となります。

起業や事業展開、登記などの際に固定電話の番号が必要になった場合には、IP電話やクラウドPBXを活用することがおすすめです。

IP電話とは

IP電話とは、先に解説したようにインターネット回線を利用した電話サービスです。従来のように電話回線を使用しないため、スムーズかつスピーディに電話番号を取得できます。IP電話は「050番号」とも呼ばれ、これは電話番号の頭が050になることが由来です。しかし、IP電話＝050の番号とは限らず、市外局番が使われるケースもあります。

即日発行による電話番号の取得が可能な一方で、110や199などの緊急通報に使えない点は注意が必要です。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、通称「クラウド電話」と呼ばれるサービスです。こちらもインターネット回線を利用して、会社のオフィスに設置する電話番号を発行できます。クラウドシステムを応用しているため、別の場所にある電話機をクラウドPBXを利用して接続したり、スマートフォンやパソコンにつなげたりといった方法が可能です。

例えば会社にかかってきた電話を、スマートフォンを使って外出先で受けるなどの使い方が考えられます。より柔軟に電話番号を利用できる点が、クラウドPBXのメリットです。

事業で使う電話番号を取得する方法

事業で使用する電話番号を取得する方法には、いくつかの種類があります。以下では、先に紹介したIP電話とクラウドPBXも含めて、各種方法の詳細を解説します。

IP電話を取得する方法

IP電話を使って電話番号を取得するには、まずサービスを提供しているベンダーを探します。IP電話サービスを提供しているベンダーに連絡を取り、電話番号を発行したい旨を伝えます。その後はWebや電話などで契約を結び、審査を受けます。無事審査に合格すれば、即日発行が叶います。インターネット環境が整っていれば、あらためて回線工事の必要はありません。

クラウドPBXを取得する方法

クラウドPBXを利用する際にも、最初にサービスを提供しているベンダーを見つけて契約を検討します。コストなどの契約内容を確認し、問題がないと判断したら審査を申し込みます。クラウドPBXも基本的には、Webや電話のみで契約が成立します。契約が問題なく進めば、即日発行で電話番号を取得可能です。

ベンダーによっては、クラウドPBXで市外局番を設定できないケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

固定電話を取得する方法

従来の電話回線を使った固定電話を取得する際には、NTTの加入電話を契約する方法が一般的です。NTT東日本・西日本のWebサイトや、電話連絡で契約ができます。NTT加入電話には「アナログ回線」「デジタル回線」の2種類があり、契約時に選択します。電話回線の詳細を決めたら、工事日を設定します。

基本的には1〜2週間程度で工事が始まりますが、契約が混み合っている場合には、予定日から延長される可能性もあります。

アプリだけでも電話番号を取得可能

電話番号は、スマートフォンのアプリだけでも取得が可能です。IP電話の050番号は、専用のアプリを経由することで簡単に入手できます。初期費用はかからず、工事費など各種手数料も不要です。そのためとにかく早く電話番号を発行したい場合には、アプリを使うのも1つの方法です。電話番号を取得できるアプリは複数ありますが、その詳細はそれぞれ異なります。

例えばアプリのなかには、使える期間があらかじめ定められている場合があります。その場合、企業の電話番号として活用するのは難しいため、別の方法を選ぶことが求められるでしょう。

事業に固定電話の番号が必要な理由

昨今はメールやチャットツールなどが、企業でも主な連絡手段となりつつあるため、電話を重要視しない会社は増えています。しかし、事業を展開していくには、やはり固定電話の存在は必要だと考えられます。以下では、事業に固定電話の番号が必要になる理由を解説します。

会社の信頼度を高められる

固定電話の番号があると、会社としての信頼度を高められます。例えばホームページや、会社の宣伝ポスターなどに記載されている連絡先が携帯の番号だと、連絡しづらいと感じる人が増えます。顧客からの問い合わせが減ったり、BtoBにおける新規案件が獲得しづらくなったりと、多くの弊害につながる可能性が懸念されます。

市外局番の電話番号であれば、その地域に実際にある会社だと証明できるため、信頼されやすくなります。これから多くのステークホルダーと関係を構築していくに当たって、電話番号で信頼を損なわないように備える意味でも、固定電話の番号が必要だと考えられます。

登記の際には固定電話の方が便利

会社を登記する際にも、固定電話の方が何かと便利な点が多いです。登記手続き自体は、携帯電話の番号でも可能です。しかし、将来会社が成長した際には、固定電話を設置することが検討されるでしょう。その場合、電話番号を変更するために、登記変更手続きが必要になります。

手続きの際には法務局に出向いたり、専用の書類を作成したりと、多くの手間がかかります。最初から固定電話で手続きを済ませておけば、将来におけるこれらの手間を削減可能です。

法人用の銀行口座を開設するために必要

法人用の銀行口座を開設する際には、固定電話が必要になるケースが多いです。メガバンクはもちろん、一般的にほとんどの銀行は固定電話がないと法人用の口座開設ができません。代表者の個人口座だけになると、銀行から融資を受けるのが難しくなるため、事業プランに影響が出る可能性があります。

そのため固定電話の番号を発行して、法人用の口座を作る準備を進めるのもポイントです。

プライバシー保護にもつながる

会社の電話番号がないと、名刺やホームページには代表者や従業員ごとの連絡先を記載することになります。それはプライベートに影響し、休みの日にも関わらず仕事の電話が入ってくる環境が構築されてしまいます。また、電話番号を悪用されたり、営業電話のターゲットになったりするリスクも懸念されます。

仕事とプライベートを分けるためにも、会社の電話番号を専用で確保することが重要です。

複数人で共有できる電話番号が求められる

固定電話があると、同じ番号にかけられた電話を、複数の電話機で受け取ることが可能です。会社の規模が大きくなると、顧客や取引先から同時に連絡を受ける可能性も高まります。その際に対応できる電話機が1つしかないと、せっかくの連絡に反応できず、機会損失につながるケースも想定されます。

複数台の電話機を複数人で使える環境を構築し、多くの問い合わせに対応するためにも、固定電話の番号が必要になります。

固定電話を利用する際の注意点・デメリット

固定電話には多くのメリット・必要性がある一方で、利用時には注意点やデメリットもあります。特に電話回線を使った

設置した場所でしか利用できないケースがある

アナログ回線で開通した場合、基本的に設置した場所でしか電話が利用できません。会社から外に出てしまうと、かかってきた電話に出られない点はデメリットです。昨今はテレワークなどによって、会社のオフィスにとらわれない柔軟な働き方が普及しています。

しかし、アナログ回線による環境の場合、テレワーク中にも出社して電話番を設置するなどの、対応が求められます。クラウドPBXならスマートフォンやパソコンとの連携が可能なため、事前に自社の労働環境やスタイルを考慮して、最適な電話番号の発行方法を検討しておきましょう。

従業員の電話対応が会社の評価に影響する

固定電話を設置する場合、会社の従業員がかかってきた電話に対応します。電話対応に慣れていないと、上手くコミュニケーションが取れずに、失礼な言い回しや言葉遣いをしてしまう可能性があります。電話対応に失敗すると、会社の評価が下がり、今後の事業に影響することも考えられます。

そのため固定電話を設置した際には、従業員に電話対応の基本を教えたり、マニュアルを作成して共有したりといった方法が重要です。

取次ぎがスムーズにいかないことも

会社の規模が大きくなり始めると、電話の取次ぎがスムーズにいかなくなる可能性もあります。担当者が不在の場合にどうするべきなのか、そもそも誰に取次ぐのか明確になっていないと、電話相手を待たせる結果になります。電話番号を発行した際には、電話の取次ぎ方法に関するルールを作り、システム化することがポイントです。

自社だけでシステム化が難しい場合には、外部サービスに委託する方法も考えられます。

「電話対応」の業務が増える

固定電話を設置すると、従業員の仕事に「電話対応」の業務が増えます。基本となる仕事にプラスして、電話の受付も必要になるため、業務負担が大きくなる可能性が懸念されます。問い合わせに担当する専門の人材がいない場合、適宜気づいた人が電話を取ることになります。

その結果、コア業務にかける時間的リソースが少なくなり、事業の遅延につながるケースも考えられます。電話対応に追われて本来の仕事ができなくなるのは、本末転倒です。外部からかかってくる電話の数が多い場合には、専用の対策を導入する必要があるでしょう。

固定電話の利用時には「電話代行サービス」の利用がおすすめ

固定電話の番号を即日発行した際には、従業員の負担軽減のために「電話代行サービス」の利用がおすすめです。「電話代行サービス」を導入することで、社内における電話対応の業務量が減り、本来の仕事に集中しやすくなります。以下では、「電話代行サービス」の基本や導入のメリットなどを解説します。

「電話代行サービス」とは

「電話代行サービス」とは、その名の通り企業にかかってきた電話を、代わりに受け取ってくれるサービスです。特定の電話番号に着信した電話を、電話代行サービスに転送し、必要な対応を取ってもらえます。電話代行サービスは簡単な電話対応のほかに、かかってきた電話内容の文章化や通知などを行っていることもあります。

直接受けなかった電話の情報も正確に把握できるため、必要に応じてデータ収集や対応方法の変更などが可能です。電話対応に従業員の作業リソースが取られている際には、電話代行サービスを使って環境を改善することがポイントです。

電話代行サービスを導入するメリット

電話代行サービスを利用することには、多くのメリットがあります。例えば電話代行サービスはプロの知識・技術を持つ人材が電話対応をするため、相手に不快感を与えない最適な対処が可能です。また、営業時間外の電話対応も任せられるため、翌営業日への折り返し電話を案内してもらえます。

そのほか、緊急性の高い案件に対しては、事前に指定した連絡先に取次ぐなど、柔軟な対応に期待できます。電話代行サービスを導入することで、事業における電話業務がよりスムーズなものとなるでしょう。

電話代行サービスは簡単に導入可能

電話代行サービスは、簡単に導入が可能な点も魅力です。サービスを提供しているベンダーに問い合わせて、契約を進めることでスムーズに電話代行サービスを利用可能です。即日対応が可能なケースもあるため、速やかに電話対応に関する問題を解決したい場合にも有効です。

また、電話代行サービスは比較的安価に使えるサービスであるため、立ち上げたばかりの企業でも使いやすいです。プランに合わせてコストが変わるケースが多いことから、無駄なく自社に必要な分だけサービスを活用できます。

電話代行サービスなら「AirCall24」が便利

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電話代行サービスの利用を検討するのなら、「AirCall24」がおすすめです。「AirCall24」は24時間対応が可能な代行サービスで、かかってきた電話に対して翌営業日への折り返しをお伝え可能です。電話内容を各種チャットツールで通知したり、文章化して詳細をリストにまとめたりできます。

1,000社以上の累計契約数と200万コール以上の累計対応数、そして継続率98%という高い実績を持ちます。契約からサービス開始まで最短即日となっているため、急ぎのケースでも柔軟に対応可能です。

まとめ

電話番号はIP電話やクラウドPBXなどを使うことで、即日発行が可能です。メールやチャットによる連絡が増えている昨今でも、企業にとって固定電話の番号は重要視されています。これから起業する人や、会社専用の固定電話を用意したいと考えている担当者は、この機会に電話番号の発行を検討してみてください。

固定電話を使用する際には、効率化を目指して電話代行サービスを使うのがおすすめです。従業員が負担すべき電話対応の業務は、すべて電話代行サービスに任せられます。「AirCall24」なら即日対応が可能で、費用も従量課金なので自社に最適なプランで利用できます。2週間の無料トライアルと、初月0円のキャンペーンを実施しているので、ぜひ1度「AirCall24」をお試しください。

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BONZクロスメディア事業部

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