COLUMN

電話受付代行サービスって?業者選びに失敗しない為のポイント4選

皆さんは、「電話受付代行サービス」というものが、どういうお仕事でどういうサービス内容があるのか、ご存じでしょうか?

今回は、弊社ボンズコミュニケーションの「電話受付代行サービス」についてご紹介させて頂ければと思っております。

電話受付代行サービスは、業者選びを間違わなければ売り上げ向上などの期待が持てますが、業者選びに失敗するとクレームに繋がってしまったり、大変な目にあってしまう事もあります。

皆さんが代行サービスを探す際の手助けになればと思い、この記事を書かせて頂きました!少しでも参考になりましたら幸いです。

「電話受付代行サービス」とは

まずはじめに、電話受付代行サービスとは一体なんなのか、簡単にご紹介していきたいと思います。

電話受付代行サービスとは、簡単にいえば「受付代行」の電話サービスの事を指します。

では、実際にはどのような手順でサービス・対応を行うのでしょうか。

 

まず第一に、サービス内容や詳細に至っては会社ごとに差はあるものの、基本的にはクライアント様のお名前をお借りし、そのクライアント様の会社の一員として受付担当として電話対応を行ってくれます。

その為、コールセンターで受付しているものの、名前をしっかり名乗って接客を行う事によって、顧客の安心感にも繋がりますし、何よりクライアント様がお客様の取りこぼしをしてしまう確率も格段に下がります。

お仕事内容に関しては様々ですが、例えば「法律事務所の受付」であったり、「通信販売の受付」であったり、シンプルな「電話番」であったり…会社様の用途によって様々な受付代行サービスが存在しています。

業種によってご希望されるサービスは様々なので、電話受付代行サービスを行っている業者の中身をしっかり確認していきたい所ですよね。

どんな会社にオススメなの?

では次に、電話受付サービスをオススメしたい会社様の、お悩みの特徴をまとめてみました。

この中のお悩みが一つ以上当てはまったら、もしかすると電話受付代行サービスを契約し始めたほうが良いかもしれません。

  • 営業周りが多く、電話の取りこぼしがかなり多い
  • 受付の人件費削減をしたいと思っているが、なかなかできずにいる
  • 各店舗への問い合わせを、一つの窓口に統一したい
  • 受付を得意とする社員がいないので、プロにお任せしたい
  • 丁寧な電話受付対応を行ってもらって好感度をアップさせたい

このようなお悩みを抱えておられる会社様、いらっしゃいませんか?どんなジャンルの会社様でもあり得るお悩みかと思います。

ですが、こういったお悩みを全て解決してくれるのがこの「電話代行受付サービス」なのです。

とても素晴らしいサービスなので、是非一度お試しになられてはいかがでしょうか?

業者選びのポイント4選

では次に、沢山のお悩みを解決してくれる「電話代行受付サービス」の業者選びの際のポイントについて、お話していきたいと思います。

世の中には、この電話代行のサービスを行っている会社は山ほどあります。業者が多すぎて、どれを選べばいいのかわからなくなってしまいますよね。

今回は選ぶ際の重要なポイントだけをバッチリまとめてきましたので、是非チェックしてみてくださいね!

1、ランニングコストを明朗に

これは一番に気にされる方も多いのではないでしょうか。

電話受付代行サービスを契約する事によるコストの削減率はどのくらいなのか、人件費を削った後にどのくらいの差が出るのか…などなど、コストに関わるお悩みは必ずあるとおみます。

会社によってパッケージ・プランの内容は本当に様々ですが、ここで注意しなくてはいけないのは、そのプランの「中身」と「オプション」です。

内容を隅々まで確認するのはもちろんの事、無駄な追加プランがつけられていないか等、細かくチェックする事を忘れないようにしましょう。

基本のプランに+して、自動的にオプションを付けられてしまい、気づかないうちに契約金が膨れ上がってしまった…なんて事例もあります。

そんな事態にならないためにも、プラン詳細を必ず明朗にしてくれる業者を選ぶのが吉です。

2、対応の時間帯を確認

次に、その業者はご自身が希望される時間帯に営業を行っているのかどうか、しっかり確認をしなければなりません。

例えば、深夜の電話代行を頼みたい場合、その時間を営業しているのかどうか把握せず契約してしまうと、あとから大変な事になってしまいますよね。

また、一番欲しい時間帯が昼だけだった場合、しっかりとその混雑時の対応をしてくれるかどうかも確認していかなければなりません。

その業者が営業されている詳しい時間帯や稼働人数、詳細の見積等を立ててくれる業者様にお願いする事を忘れないでくださいね!

3、サービス品質はどうか

ここもとっても大切なポイントです。

電話受付代行のサービス内容は業種によっても様々ですが、基本的には受付業務なので、顧客とクライアント様を繋ぐ窓口の「顔」となる存在です。

しっかりとしたサービスを提供している業者なのかどうか、確認する必要があります。

どのようにして確認するかというと、品質対応の音声を聴かせてくれる業者もあれば、体験サービスといって契約前のお試しを行ってくれる業者もあります。

ちなみに、弊社ボンズコミュニケーションでもお試し体験は行っておりますので、どういったサービスが展開されてるのかを事前に体験していただく事が可能です!

是非気になる方はチェックしてみてくださいね!

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4、サービスの柔軟性

業者によってサービスの提供の形は様々ですが、そのサービスはプラン事に分かれており、内容もしっかり固まっているプランが多いです。

ですが、サービスを利用したい会社様目線で「ここはとてもいいんだけど、このサービスいらないなあ…」などと思う事はありませんか?

また、業者探しをする中で「こういったサービスはHPに書いてないけど、やってくれるのかな…?」等、様々な疑問や希望が生まれると思います。

そういった顧客の目線・ご意見に合わせて、サービス内容を柔軟性をもって対応してくれる業者は、とても良い業者だと思います。

弊社でもそうですが、Q&Aなどを多く設置する事によって、実際に受付対応時の接客の柔軟性を図ったり様々な工夫を行っている業者も沢山あります。

一つ一つの接客に対して固定概念を無くし、一人一人のお客様との対話をしっかり行ってくれる…そんなサービスを提供してくれる業者さんを選ぶようにしていきたいですね。

 

…という事で、電話受付代行サービスの業者を選ぶ際のポイントを4つ、ご紹介させて頂きました。

最低限ここに書いてある事さえしっかりと見定めていけば、まずハズれる事は無いと思います。隅々までしっかり確認していきましょう!

まとめ

今回は、「電話受付代行サービス」についてのお話をさせて頂きましたが、いかがでしたでしょうか?

電話受付代行といっても様々なお仕事内容がありますし、今呼んでくださっているあなたの会社様がどのようなサービスをご希望かによりますが…弊社ボンズコミュニケーションでも、沢山の事例と検証を重ね、より沢山の業種の方にもご利用いただける様、日々柔軟にご対応させて頂いておりますので、是非一度お気軽にお問合せ下さいませ!

ご意見、ご相談なども随時受付しておりますので、こちらもお気軽に!

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