「秘書代行サービス」って何？秘書代行のメリット３選
皆さんは、「秘書代行サービス」というものをご存じでしょうか？
コールセンターという名前は世の中に浸透してきてはいるものの、「秘書代行サービス」というものは知っている人も多くないのではないでしょうか。
今回は、コールセンターという大きな括りの中の1つにもなっている、「秘書代行サービス」について、ご紹介していきたいと思っております。
コールセンター選びの、一つの参考になりましたら幸いです。
「秘書代行サービス」とは？
では、まずはじめに秘書代行サービスとはどんなものか、ご説明していきたいと思います。
秘書代行サービスとは、いわゆる「電話代行サービス」の中の1つです。各種サービスの言い方は様々で、電話代行、秘書代行、電話秘書など。
お仕事内容としては、主に企業様への電話を代行のオペレーターが対応し、内容を報告するサービスの事を指します。
つまり、通常のコールセンター業務の中の1つ、という事になります。
代行会社によって呼び方が様々なだけで、内容はほぼ同じ、変わらないといっても過言ではありません。
また、ここ数年で秘書関連のサービスはさらに質を上げており、チケット予約や面談・面接の予約、スケジュール調整の請負いなど、より秘書に近いサービスがかなり増えてきました。
コールセンター自体の品質もかなり向上しており、様々なお仕事を任せられる時代になってきているのです。
秘書代行サービスのメリット3選
では、秘書代行サービスとは、どんな企業様にオススメなのでしょうか。
秘書代行サービスを使う事による、大きなメリットを3つ、ご紹介していきたいと思います。
時間を有効活用できる様になる
これが、最大限のメリットになるのではないでしょうか。
秘書代行サービスというのは、雇用主の方がいない間に、雇用主に変わって顧客からの電話に出てくれるサービスです。
様々なジャンルの企業様に対応できる、高いトークスキルを持ち合わせている秘書代行サービスは、様々な時間の悩みを解決してくれます。
また、メールによるやりとりだけでは対応できることのできない、顧客の「生の声」をしっかりとキャッチし、雇用主の希望のヒアリングを行てくれます。
時に、電話対応が出来なかったことによって、新規顧客の取りこぼしに繋がってしまう事も多々あると思います。
営業周りをしていたり、急ぎの案件などの対応中は、どんな大切なクライアント様だったとしても即時に電話対応をすることは難しい時もありますよね。
そんなリスクが、この秘書代行サービスを契約する事によって、解消できる可能性が高くなってきます。
コスト削減に繋がる
これもかなり有難いメリットなのではないでしょうか。コスト削減は、可能ならばいくらでもしたい所ですよね。
秘書代行サービスではなく、事務員さんを雇ったり、専用の電話番をしてくださる方を直接雇用すると、人件費がかかります。
また、雇用したとしてもすぐに対応できるかといったら話は別で、その方が全くの新人さんだった場合は、研修期間も長く必要になります。
こういった際に活躍するのが、この秘書代行サービスなのです。
秘書代行サービスで働くオペレーターは、全員高いトークスキル、対応スキルなどを持ち合わせているスタッフばかりです。
安定した品質・接客で顧客との対応を行ってくれます。さらに、人件費よりもかなりコストを削減できる可能性が高いです。
クライアント・顧客に伝わる「安心感」
秘書代行サービスというのは、先ほどからお伝えしている通り、雇用主の方がいない間に、雇用主の代わりに接客を行ってくれます。
秘書代行というからには、秘書のような「安心感」をもってサービスを提供する事を前提としていますので、雇用主・顧客共に、安心感を感じる事が出来ます。
また、ここ最近ではインターネットでの対応やメールの対応などでも、クライアント様や顧客とのやりとりを行う事も増えてきていると思いますが、やはり、電話対応でしか感じられない温度感なども沢山あります。
こういった所で生きてくるのがこの秘書代行サービスなのです。
メールなどの文面では伝わりきらないクライアント様や顧客の思いを、しっかりと雇用主に届けてくれます。
こういった安心感から、秘書代行サービスに対応窓口を任せ、自分は仕事に集中できるようになった…という方も増えています。
是非一度、体験サービスなどで秘書代行サービスの「安心感」を味わってみてはいかがでしょうか？
「秘書代行サービス」のお仕事内容は？
では次に、具体的なお仕事内容に関して見ていきましょう。
秘書代行サービスといっても、様々なサービス内容がありますので、一つ一つご紹介したいと思います。
1、電話の代行
まず初めに、電話の代行サービスです。
これは、電話代行サービスとも言われていますが、秘書代行サービスの中の一環として、もちろん電話での対応なども含まれています。
企業様によって様々な電話代行の種類がありますので、そのご希望の対応を行える様に、サービス内で研修を行い、的確な対応サービスの向上を目指します。
2、スケジュール調整代行
スケジュール調整は、企業様のお仕事関連のスケジュールの調整等を行う、秘書代行サービスです。
クライアント様と企業様を繋ぐ、大切な調整役となりますので、しっかりとした知識と経験を持って対応を行っていく必要があります。
3、面接・面談受付
こちらも、スケジュール調整と似たところがありますが、企業様の受付窓口として、責任をもって面接・面談の受付の調整をするお仕事です。
企業様によっては多忙により電話受付がままならないという企業様もいらっしゃるかと思いますが、そういった時も秘書代行サービスであれば、企業様の代わりにしっかりと対応を行ってくれます。
4、ご相談の受付
こちらは、弁護士事務所様などに多い、秘書代行サービスの1つです。
弁護士事務所は基本的に受付担当の事務の方がいらっしゃる事務所様もありますが、多忙な事務所様だと新規の相談者様が追い付かないという事も多々あるかと思います。
そんな事務所様のお手伝いができたらとスタートしたのがこちらの、ご相談受付窓口のサービスです。
基本的な情報や簡単なヒアリング、都合のいい時間の調整など、様々な対応手段を使って、事務所様に必要な情報を迅速にお届けさせて頂くサービスになっています。
…このようなサービスがメインとなっていますが、他にも様々なお仕事があります。
気になる方は是非、一度弊社コールセンターの「秘書代行サービス」について、お気軽にお問合せください！
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まとめ
今回は「秘書代行サービス」という言葉にスポットを当ててご紹介させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか？
ひとえに「秘書代行サービス」といっても、業務の中身は本当に様々なのです。
でも、どの業務の内容であったとしても、一番の売りはやはり「安心感」だと思います。
雇用主の留守を任されるわけですから、ここが無いと成り立ちませんよね(笑)
「秘書代行サービス」は、本当に沢山の悩みを解決するお手伝いをしてくれるサービスになっていますので、気になる方は是非一度お気軽に、弊社ボンズコミュニケーションにご相談くださいませ！
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