COLUMN

電話代行は信用できない!?電話代行をお願いするメリットとは?

一口に「電話代行」といっても、様々な電話代行の形があります。

電話代行をお願いするという事は、企業の受付窓口等をその代行会社にお願いするというわけですから、簡単には代行会社を選べないですよね。

「電話代行にお願いするといろいろと楽になると思うけど、でもトラブルとかあったら面倒くさい事になってしまいそう…」

「電話代行って実際どんな事までやってくれるんだろう…?」

など、様々な不安があると思います。

 

今回の記事では、弊社ボンズコミュニケーションの「電話代行」サービスに関してご紹介させて頂くと同時に、電話代行がどういうものなのか、ご紹介させて頂ければと思います!

そもそも「電話代行」とは?

まずはじめに、基礎知識として、電話代行というサービスについて、軽くご説明させて頂きます。

電話代行とは簡単に言えば、「電話応対を業務委託できるサービス」です。

業務委託といっても、電話オペレーターが企業に出向するのではなく、企業にかかってくる電話を転送して電話代行業者のコールセンターで対応する、という代行サービスになっています。

ベースとしては、頂いたお電話内容にてお相手のお名前、ご連絡先、ご用件などの内容をおまとめし、ご依頼者にメールや電話にてご報告、といった流れになっています。

電話代行としても様々な形がありますが、ベースはこの形になります。

「電話代行」をお願いするメリットとは?

では次に、電話代行のメリットについて、お話していきましょう。

電話対応を業務から無くして業務効率UP!

電話代行をお願いするという事は、常にひっきりなしに電話対応に追われる事もなく、その分の対応時間を別の業務に割けるようになってきます。

その為、スムーズ且つ効率化を図るためにも、電話代行をお願いしている会社様はとても多くあるのです。

大幅な人件費削減に繋がる!

電話代行によって、コスト的なメリットもあります。一番多く削減できるのは「人件費」

電話対応の為に人を雇うよりも、電話代行として電話代行会社と業務提携したほうが、コストを抑える事ができます。

電話代行は、内容によっても料金は様々ですが、弊社ボンズコミュニケーションでは1コールからでもお受けしています。

安心して外出などの対応ができる!

外回りなどの営業が多い会社様や、弁護士、税理士などの外出業務もある会社様にとっては、電話代行はかなり重要な役割になってきます。

受付窓口を任せるという事は、その分の対応時間を他の業務に充てたり、外出時も勿論対応を行ってもらう事が可能になりますので、

日々の業務をより円滑に遂行する事ができるようになります。

勿論、急ぎの連絡などが入った場合には、電話代行担当からご連絡させて頂きますので、ご安心ください。

いつでも電話がつながる安心感がある!

こちらも、電話代行をお願いする大きなメリットの1つでもありますよね。

電話代行をお願いするという事は、自分達がその場にいなくても、必ず対応してくれる方がずっといてくれる、という事になります。

つまり、電話の取りこぼしが格段に減りますし、クライアント様から見た顧客の満足度にも繋がってきます。

これは、電話対応以外の業務がお忙しい企業様にとってはかなりのメリットになるのではないでしょうか。

テレワークとの併用可能!

今の世の中は、コロナによるテレワークが急増している企業様も多いのではないでしょうか?そんな中でも、もちろん弊社は平常通り業務を遂行しております。

クライアント様はテレワークを行いつつ、弊社では電話代行を続けますので、今まで通りの電話受付の形態を維持する事が可能です。

様々な業務形態に対して、柔軟に対応のやり方を取り入れていくのが、弊社ボンズコミュニケーションの強みとなっています。

本当に信用できる「電話代行」とは?

では次に、電話代行を選ぶ際に気を付けなければいけないポイントをご紹介していきたいと思います。

代行をお願いしたいコールセンター選びに、是非ご活用頂ければと思います!

1、最適なプランを立てる

まず一番大事なのがこのポイント。電話代行サービスを行っているコールセンターは星の数ほどありますので、その中でどこを見ていくべきか。

代行をお願いしたいと申し出てくださった企業様に対して、一番のメリットとなるのが「最適なプラン提示」だと思っております。

ご自身のイメージするプランと、先方からヒアリングを行ってもらった上で提案されたプランが違った時に、それぞれのメリット・デメリットをしっかり説明してくれるかどうか。

また、納得いくまでプランについて議論をしてくれるかどうか、もとても重要です。

 

プランの提示は、信頼性にも大きく関わる問題ですよね。例えば、悪質な業者さんで、不必要なオプションなどを無理やりつけてくる会社もあったりするんだとか。

そういった事が無いかどうか、しっかりとそのプランはご自身の会社にとって有益なプランであるかどうか、細部までしっかり確認する事をお勧めします。

2、オペレーターの育成状況

これに関してですが、実際にその電話代行のサービスを受けてみないと、何とも言えないじゃないか!と思われますよね。

ですが、今の時代は「体験」なんかもできちゃう会社がとっても多いのです!

お試し期間としてその電話代行会社を使ってみて、自身の会社と合わない様であればそのまま解約、という事も勿論できます。

体験中に見えてくる事も沢山あると思いますので、是非一度そういった電話代行サービスを試されてみてはいかがでしょうか?

ちなみに、弊社でももちろん「体験」は行っておりますので、是非一度お気軽にお問合せくださいませ!

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3、サービス品質

こちらに関しては、上記2つをひっくるめた条件とも言えますよね。

トータルして、その電話代行サービスの品質はどうなのか?これを見極める事がとても大切です。

せっかく電話代行を利用していても電話代行業者で人が足りず、電話に出られない状況があるのでは話になりませんよね。

また、電話の内容報告業務についても、もちろん詳細な事前確認や打ち合わせが必須になってきます。

頼もうと思っている電話代行サービスの会社は、オペレーターの人数や出勤率、対応品質はどうなのか、しっかりとご自身で確認されてから契約された方が良いと思います。

ボンズコミュニケーションの「電話代行サービス」とは

では、最後になりますが、弊社の考えている理想の「電話代行サービス」とは何なのか。これについてお話させて頂きます。

弊社では、下記の事に特に重きを置いて、業務を遂行させて頂いております。

  1. お客様本位
  2. 独自能力
  3. 従業員重視
  4. 個人情報

サービス説明や金額だけでは本当に信頼・信用できる良い電話代行サービスかどうか、

”利用してみないと分からない”という不安要素があることで判断するのが難しいと思います。

そんな方に、まずはボンズコミュニケーションの電話代行サービスをお試しでご利用いただければ、

本当に信用できる電話代行のメリットを実感できるかと思います!

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

一口に「電話代行」といっても、果たしてどんな事をしてくれるのか、料金はいくらかかるのか等、本当に沢山の疑問が浮かんでくるかと思います。

今回のこの記事を読んでいただいた皆様に、よりご自身の会社にピッタリな電話代行会社様が見つかる事を心よりお祈り申し上げます!

そして、弊社ボンズコミュニケーションも、いつでもお悩みの皆様からのお問合せを、お待ちしております!

 

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