電話代行サービスは、さまざまな業界で日常業務をサポートしています。不動産業でも電話代行サービスの有用性は広まっていて、積極的に導入するケースが増えています。電話受付に課題を抱えているのなら、電話代行サービスを活用する方法がおすすめです。

本記事では不動産業で電話代行サービスを役立てる方法やメリット、導入時の選び方などを解説します。

不動産業で電話代行サービスが必要とされる理由

多くの業界と同様に、不動産業でも電話代行サービスが必要とされるケースが増えています。電話による問い合わせに最適な対応を行うには、専門家である電話代行サービスの利用が今後もおすすめされるでしょう。以下では、不動産業で電話代行サービスが必要とされる主な理由を解説します。

さまざまな理由で電話がかかってくる

不動産業を営む企業には、さまざまな理由で外部から電話連絡が入ります。例えば物件の購入や売却などに関する新規の問い合わせが、電話でかかってくるケースは珍しくありません。また、管理している物件の入居者から、クレームや相談事が電話でかかってくることも多いです。

そのため不動産業は、1日の間に多くの電話を受ける機会があります。それらにすべて対応しつつ、ほかの業務を担当するのは、状況によっては困難となるでしょう。そこで電話代行サービスを活用し、電話業務を委託することにメリットがあります。

不動産業務ではオフィスを離れる時間が多い

不動産業の従業員は、仕事でオフィスを離れる時間も多いです。外回り中の従業員が多く、オフィスにいる人員が不足していると、すベての電話に対応できない可能性が高まります。それは新規案件などを取りこぼし、利益を逃す結果につながるでしょう。

なかなか電話がつながらないと、顧客からの信頼を損なうケースも懸念されます。そのため従業員の数が少ない時間帯でも電話対応に支障が出ないように、電話代行サービスを活用することがおすすめです。電話代行サービスに電話対応の業務を任せてしまえば、仮にオフィスが空になっても問題なく電話受付が行えます。

営業時間外の電話も多い

不動産業では、営業時間外に電話がかかってくるケースも多いです。夜間や早朝に緊急の案件がかかってくるパターンもありますが、営業していないとどうしても対応が難しくなります。また、営業時間を少し過ぎてから、新規案件につながる電話がかかってくるケースもあり得ます。

わずか数分・数十分の差で、利益を逃すことも珍しくありません。電話代行サービスは営業時間外の電話にも対応してくれるため、機会損失を防止できる点も魅力です。緊急の案件にも対応しやすくなるので、既存顧客との信頼関係も築きやすくなるでしょう。

営業時間外への対応力を高める目的でも、電話代行サービスの利用が検討されます。

不動産業が電話代行サービスを使うメリット

不動産業が電話代行サービスを利用することには、多くのメリットがあります。どのようなメリットがあるのかを把握しておけば、導入の目的やその後の利用方法を考えやすくなるでしょう。以下では、不動産業が電話代行サービスを活用する主なメリットを解説します。

ビジネスチャンスを逃さない環境づくりになる

不動産業における電話代行サービスの導入は、ビジネスチャンスを逃さない環境づくりの構築につながります。先の解説通り、営業時間外に重要な電話がかかってくるケースは珍しくありません。電話代行サービスを利用して電話の対応時間を広げることで、利益を逃しづらい環境をつくれます。

利益向上が当面の目標となっているのなら、電話代行サービスを利用して電話でのビジネスチャンスを確保することも方法の1つとなるでしょう。

電話業務にかけるリソースを減らせる

電話代行サービスを活用することで、従業員が担当する電話業務の負担を軽減できます。電話対応と別の業務を並行して行っている場合、電話業務がコア業務の進捗を邪魔するケースもあります。結果的にやるべき業務が進まず、事業に悪影響となる可能性も懸念されます。

そこで電話代行サービスを導入し、電話関係の作業を一任してしまうことが検討されるでしょう。電話代行サービスを利用することで、電話業務にかけるべき社内のリソースが減るため、人員の拡充などを行わずに業務効率化を進められます。

業務効率化を進めつつコスト削減を目指せる

電話代行サービスの導入は、業務効率化とコスト削減を同時に目指せる点もメリットです。外部の人材を活用することで、業務効率化を簡単に実現できます。それでいて新規で人材を確保するよりも低コストで環境を整備できるため、電話代行サービスの利用によって予算面でも余裕を持てる点が特徴です。

「業務効率化を進めたいけれど、コスト面の問題によって実現が難しい」といったケースでも、電話代行サービスを使うことで目標を達成できる可能性があります。

応対品質を向上させて信頼を得られる

電話代行サービスで対応してくれるオペレーターは、研修やトレーニングによって高いスキルを保有しています。そのため電話の応対品質が高まり、顧客からの信頼を得るきっかけをつくれるのもメリットです。これまでに電話代行サービスが蓄積したノウハウを活かして、不動産業の電話に最適化した応対を実践できます。

不動産業にとって理想的な電話対応を実現してくれるため、会社の評判や顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。

オペレーターの育成にかける時間や手間をなくせる

電話代行サービスの利用は、自社でオペレーターを育成する時間や手間を削減できる点でもメリットがあります。自社のオペレーションシステムを一から構築する場合、オペレーターの育成や環境整備などをすべて担う必要があります。

その場合、多くの時間とコストがかかるうえ、必ずしも最適な環境が構築できるとは限らないというリスクもあります。電話代行サービスを活用すれば、すでに最適化された電話対応の環境と高いスキルを持つオペレーターを使えるため、上記の問題は簡単に解消できます。

リスクを避けつつスピーディに環境を整備できるので、電話代行サービスを活用するメリットは大きくなるでしょう。

不動産業向けの電話代行サービス5選

不動産業が電話代行サービスを利用する際には、「不動産業向けの電話代行サービス」から選ぶのがポイントです。不動産業での利用実績がある電話代行サービスなら、スムーズに問題の解決を進められるでしょう。以下では、不動産業向けの電話代行サービスを5つ紹介します。

不動産業向けの電話代行サービス1.電話代行サービス株式会社

「電話代行サービス株式会社」は、不動産業向けの電話代行サービスを提供しています。不動産業の業務内容に特化したサポートが可能で、例えば空室状況や物件情報の案内などが的確に実施できます。応答率は98%と高く、さまざまな案件に最適な対応が可能です。

オペレーターは不動産業務の専門知識を持つため、内見方法の案内や設備関係の説明なども任せられます。不動産業界用語にも精通しているため、スムーズなやり取りが可能です。物件資料の送付対応も行っているため、電話対応から案件獲得につながるアクションも担当してもらえます。

参考：電話代行サービス株式会社

不動産業向けの電話代行サービス2.ハートライン

「ハートライン」も不動産業向けに、専門的な電話代行サービスを実施しています。不動産管理会社に特化したオペレーターが、独自のノウハウを活かして電話対応を行います。物件ごとに異なる内容に対しても、要望に沿った受付対応を実現可能です。

住まいのトラブルに関する知識と経験も豊富なため、住まいのコールセンターとして活用も可能です。そのほか、秘書代行サービスとしての利用もできるため、さまざまな業務をサポートできます。

参考：ハートライン

不動産業向けの電話代行サービス3.CUBE

「CUBE」も不動産会社向けの電話代行サービスを提供し、日々の電話業務を支援しています。電話対応によって発生している機会損失を減らし、業務改善を進められます。顧客や物件のオーナーからの信頼を高めたり、新規顧客の取りこぼしを防止したりと、導入によってさまざまなメリットを得られるでしょう。

事前に共有した物件情報を簡単に更新できたり、社風に合わせた電話対応に柔軟に適合してくれたりと、使いやすさの面でも魅力があります。内線と同じ感覚で携帯電話につなぐ応答後転送サービスも利用できるため、状況に応じて最適な対応が目指せるのも特徴です。

参考：CUBE

不動産業向けの電話代行サービス4.エスティーメンテナンス

「エスティーメンテナンス」も、不動産業向けの電話対応サービスの1つです。住まいのトラブル対応と問題の発生防止、快適な維持管理などを任せられます。24時間365日のコールセンターとして機能するため、突発的な設備故障から入居者の要望対応などにも対応してくれます。

不動産管理業務に精通した、直接雇用のオペレーター育成を実践しているため、応対品質も高いです。ソフトクレームに対する豊富な対応実績を持つため、安心して問題の処理を任せられるでしょう。

参考：エスティーメンテナンス

不動産業向けの電話代行サービス5.「Air Call 24」

「Air Call 24」は、「ボンズコミュニケーション」が提供する電話代行サービスの1つです。あらゆる電話業務をフルカスタマイズできるのが特徴で、すべての電話業務を丸投げできます。特定の業界に対する専門知識も豊富なため、柔軟な対応力と合わせて電話業務に関する問題の解決を目指せます。

多種多様な業界で利用されている実績があり、不動産業でも広く導入が進んでいます。累計契約数1,000社以上、継続利用率98%、累計対応数200万コールという実績もあるため、「Air Call 24」になら安心して電話業務を委託できるでしょう。24時間365日の対応も可能なので、ニーズに合わせていつでも電話対応を任せられます。

参考：Air Call24

不動産業が電話代行サービスを導入する際のコツ・選び方

不動産業が電話代行サービスを導入する際には、いくつかのコツや選び方の把握が重要です。勢いだけでサービスを導入すると、自社とマッチせずに成果を引き出せない可能性もあるでしょう。以下では、不動産業が電話代行サービスを導入するうえで、確認しておくべきコツや選び方を解説します。

不動産業への導入実績があるか確認する

電話代行サービスを利用する際には、不動産業への導入実績があるのか確認しましょう。過去に不動産業で使用された実績があり、成果を出している電話代行サービスなら、安心して仕事を任せられます。逆に不動産業で活用された実績がない場合、専門知識が不足している可能性があります。

正確な電話応対が困難となり、求める成果を得られないケースも懸念されます。まずは不動産業で使用された実績を、ホームページや問い合わせ窓口から確認するのがポイントです。

対応可能な時間帯をチェックする

電話代行サービスの利用時には、対応可能な時間帯をチェックするのもコツです。電話対応を任せたい時間帯が対応範囲外だと、サービスの有効活用が難しくなります。24時間365日対応できる電話代行サービスなら、いつでも好きなタイミングで業務を委託できます。

そのため長時間の利用や時期に合わせて適宜利用時間を変更する方法を検討しているのなら、24時間365日対応できるサービスがおすすめです。

オペレーターのレベルを把握する

電話代行サービスを利用する際には、オペレーターのレベルを把握するのも重要です。電話代行サービスによっては、オペレーターに専門知識を身につけるための研修・トレーニングを実施しています。業界の専門知識を習得したうえで電話対応を行ってくれる電話代行サービスであれば、応対品質の向上を実現できます。

オペレーターに対してどのようなサポートを行っているのかを事前に確認し、品質が少しでも高い電話代行サービスを選ぶのも重要なポイントです。

自社の要望に合わせて柔軟に対応してくれるサービスを選ぶ

不動産業が電話代行サービスを利用する際には、自社の要望に柔軟に応えてくれるサービスの選別もポイントです。電話代行サービスによっては、最初から用意しているプランごとに、対応できる業務が決まっているケースもあります。自社が求める業務を任せられない可能性もあるため、事前に詳細を把握しておきましょう。

コストが負担とならないように注意する

電話代行サービスの利用を開始すると、使用中はランニングコストが発生します。そのためコストの負担を計算し、計画的な利用ができないと、途中で解約する結果になる可能性もあります。コスト負担を軽減しながら使う方法を考案し、導入後の最適解を見つけるのも電話代行サービスを有効活用するポイントです。

不動産業が電話代行サービスを利用するなら「ボンズコミュニケーション」にご相談ください！

不動産業向けの電話代行サービスをお探しなら、「ボンズコミュニケーション」の各サービスにご相談ください。先に紹介した「みんなの電話代行」なら、業界の常識や求める結果に合わせて、機能をフルカスタマイズできます。不動産関係の業務に導入された実績もあるため、電話業務における最適なサポートを実現可能です。

ぜひお気軽にご連絡ください。

参考：Air Call24

まとめ

不動産業においても、電話代行サービスの有効性は広まっています。毎日の負担となり得る電話業務を最適化するために、電話代行サービスを活用することには多くのメリットがあります。この機会に不動産業向けの電話代行サービスの特徴を確認し、導入に向けた準備を進めてみてはいかがでしょうか。

不動産業向けの電話代行サービスを利用するのなら、「Air Call 24」がおすすめです。ローコストでの利用も可能なので、この機会に「Air Call 24」の利用をぜひご検討ください。