弁護士・司法書士・行政書士など、士業に分類される仕事をしている人にとっても、電話対応は大切な業務の一環です。しかし、メインとなる業務と同時に対応するのは難しく、電話受付が疎かになってしまうケースも多いでしょう。そこで士業向けの士業向けの電話代行サービスを導入し、業務効率化を目指すのがおすすめです。

本記事では士業向けの電話代行サービスのメリットや導入時のポイント、おすすめのサービスなどを解説します。

士業向けの電話代行サービスとは？

企業にかかってくる電話を受ける電話代行サービスのなかには、士業向けに特化したものもあります。士業向けの電話代行サービスを導入することで、さまざまな効果に期待できるでしょう。以下では、士業向けの電話代行サービスが持つ特徴を解説します。

司法書士や行政書士などの士業に最適化された電話代行サービスのこと

士業向けの電話代行サービスとは、弁護士や司法書士、行政書士といった士業の電話受付に最適化されたサービスを指します。士業の業務は専門性が高く、電話受付の段階でもさまざまな知識が求められます。士業向けの電話代行サービスはその点を考慮し、専門的な能力を備えたオペレーターを多数用意しているのが特徴です。

一般的な電話代行サービスではまかないきれない領域も、士業向けの電話代行サービスならカバーできる可能性があります。

専門性の高い応対が可能なケースが多い

士業向けの電話代行サービスは、電話の一時受付の段階から専門性の高い応対が可能です。弁護士や司法書士に電話をかける人は、専門知識が必要な難題を抱えているケースも多いです。そういった問題を理解し、適切に対応できる知識がないと、士業の電話受付を担うのは難しいでしょう。

そのため士業が電話受付を外注する際には、士業向けのサービスを活用することがおすすめです。士業向けの電話代行サービスは、オペレーターに対して専門性の高いトレーニングを実施しています。各士業にかかってくる電話を想定して練習を重ねているため、最適なサポートが可能となっています。

士業における電話対応は重要度が高い

多くの業界と同様に、士業にとっても電話対応は重要度が高い業務です。電話をきっかけに新規案件を獲得したり、事務所の評価を高めたりするケースは珍しくありません。逆に電話対応に力を入れていないと、機会損失などのデメリットにつながる可能性もあるでしょう。

そのため士業向けの電話代行サービスを導入し、プロに電話受付を任せることにメリットがあります。

士業が電話代行サービスを導入するメリット

士業向けの電話代行サービスを利用することには、多くのメリットがあります。環境改善や業務の効率化など、さまざまな効果を士業向けの電話代行サービスの導入によって引き出せるでしょう。以下では、士業向けの電話代行サービスの導入によって得られる具体的なメリットを解説します。

電話対応にかかる業務負担の軽減につながる

士業向けの電話代行サービスを導入すると、電話対応にかかる業務負担を軽減できます。士業の専門業務を行いつつ、同時に電話対応をするという環境では、日々の仕事で大きな負担がかかります。対応が中途半端になる恐れもあり、結果的に事務所にマイナスの成果になる可能性もあるでしょう。

そこで電話受付を士業向けの電話代行サービスに外注し、基本的な対応をすべて任せてしまうことが検討されます。業務負担の軽減につながると同時に、応対品質を高められるため、事務所の電話対応を最適化できる点がメリットです。

電話対応のために新たに人を雇う必要がない

電話受付の業務に関する課題は、新たに人を雇うことでも解決可能です。事務員となる人に電話受付やそのほかの雑務を任せられれば、本来の業務に集中できる環境がつくれます。しかし、人を雇用する際には、多くのコストがかかります。人件費のほかにも、各種手続きや管理が必要になるため、手間がかかる点もネックです。

さらに途中で退職されてしまうと、新たに人を雇い、一から仕事を教え直す必要もあります。そういったリスクまで考慮すると、新規で人を雇うのは難しい方法だと言えます。その点、士業向けの電話代行サービスなら、人を直接雇用するリスクを避けて電話対応を任せられます。

管理の手間や育成の時間も必要ないため、スムーズに電話対応を任せられるでしょう。人を雇用する方法に躊躇しているのなら、士業向けの電話代行サービスの利用がおすすめです。

オプションやカスタマイズで必要な環境を整えやすい

士業向けの電話代行サービスでは、オプションやカスタマイズが充実しているケースも多いです。必要に応じてオプションやカスタマイズを利用することで、事務所にとって最適な環境を簡単に整えられる点もメリットです。

不要な機能はなくし、そのうえで必要なサポートにお金をかけられるため、コストを最小限にして対応可能です。事前にどのようなオプションやカスタマイズが利用できるのかを確認し、必要なものをピックアップしておくのもおすすめです。

士業にかかってくる電話への対応方法を熟知しているオペレーターを利用できる

士業向けの電話代行サービスでは、士業にかかってくる電話への対応方法を熟知したオペレーターが多数います。そういった頼れる人材を活用できる点も、士業向けの電話代行サービスを利用するメリットです。一般的な電話対応とは異なり、士業にかかってくる電話では一時受付の段階でさまざまな専門知識が求められます。

士業向けの電話代行サービスで働いているオペレーターなら、一時受付の段階で正確な情報を収集し、その内容をしっかりと伝えるかたちで取次が可能です。そのため取次後の電話対応がスムーズとなり、顧客満足度を高めるきっかけになります。

顧客がストレスなく利用できる環境を構築できるため、電話の時点で信頼関係を作れるのがメリットです。

応対品質の向上によって事務所の評判が高まる

士業向けの電話代行サービスによって応対品質を高めることで、事務所の評判を高められる点もメリットです。試しに電話をしてみた顧客が、電話応対の質に安心して、そのまま依頼するケースにも期待できます。士業に電話をかける顧客のなかには、冷静さを欠いている人も多いです。

そのため士業向けの電話代行サービスが応対し、冷静さを取り戻すプロセスをはさむことで、弁護士や司法書士によるスムーズな対応が可能となります。結果的に顧客は冷静な判断力を取り戻しつつ、自分を落ち着かせてくれた相手を信頼して依頼ができます。

士業におすすめの電話代行サービス5選

士業向けの電話代行サービスには、さまざまな種類があります。それぞれのサービスには独自の特徴があり、多くのメリットを利用時に提供してくれます。士業向けのサービスを有効活用するには、各メリットを理解したうえで事務所に最適なものを選ぶのがコツです。

以下では、士業向けの電話代行サービスのおすすめを5つ紹介します。

士業におすすめの電話代行サービス1.ニーズシステム

「ニーズシステム」は、法律事務所を中心とした士業専門の電話代行サービスです。創業39年の実績と、士業専門による能力の高さ、約240件の事務所に利用されている成果などが特徴です。士業の専門家として対応できるため、専門用語も正確に把握したうえで情報を提供できます。

「通常コース」「月2日間コース」「月3日間コース」と複数のプランがあり、用途に合わせて選べるのもニーズシステムの魅力です。

参考：ニーズシステム

士業におすすめの電話代行サービス2.ビジネスアシスト

「ビジネスアシスト」も、士業向けの電話代行サービスを提供しています。専門用語を理解したオペレーターによる対応で、確実性が重要視される士業の電話対応も確実にこなせます。特別な訓練を受けたオペレーターが代行するので、高度な内容にも最適な対応を期待できるでしょう。

電話の内容に合わせて細かく報告ルールや取次先を設定できるため、事務所の環境に合わせて最適な業務体制を構築可能です。

参考：ビジネスアシスト

士業におすすめの電話代行サービス3.電話代行サービス株式会社

「電話代行サービス株式会社」は、士業専門の電話代行サービスです。事務所ごとに合わせたオーダーメイド方式の電話対応が特徴で、弁護士・会計士・税理士・司法書士・行政書士といった各士業の環境に最適化できます。月額7,000円の低コストで利用が可能で、初期費用が0円での導入が叶います。

電話受付もチーム単位でサポートするため、高い応対品質に期待できるでしょう。オペレーターとは別に、専門の担当者がサポートを行うため、安心して利用できる点も特徴です。

参考：電話代行サービス株式会社

士業におすすめの電話代行サービス4.BusinessCall

「BusinessCall」も、士業事務所向けに特化した電話代行サービスです。月額5,000円から利用可能なリーズナブルさが特徴で、導入を検討しやすいでしょう。受電した内容はチャットで速やかに共有できるため、必要に応じて対応方法を考えられます。365日の対応が可能なほか、30分単位の短時間利用もできます。

専門の研修を受けたスタッフが電話対応を行うため、応対品質を高められます。Pマークを取得し、個人情報の取り扱いにも万全な体制を整えています。

参考：BusinessCall

士業におすすめの電話代行サービス5.LegalCall24

「LegalCall24」は、「ボンズコミュニケーション」の電話代行サービスの1種です。法律家の電話サポートに特化したサービスで、土日や夜間の電話受付にも対応しています。受託件数を増やし、生産性の向上や経費削減などさまざまな効果を引き出せます。

専門知識を持つオペレーターが対応するため、機会損失を防ぎつつリソース不足の課題をスムーズに解決できます。見込み顧客につながる案件のみを正確に伝えて判断を仰げるため、業務に関係のない電話に時間を割く必要がなくなります。

従量課金で金額が決まるため、使った分だけの支払いとなり、無駄なコストを削減できるのもメリットです。累計契約者数1,000社以上、継続利用率98%、専門分野の応対数200万コール以上という実績もあるため、安心して利用が可能です。

参考：LegalCall24

士業が電話代行サービスを導入・利用する際のポイント

士業が電話代行サービスを導入・利用する際には、事前に確認しておくべきポイントがあります。具体的なポイントを把握したうえで、導入・利用の計画を立てることで、電話代行サービスを有効活用できるでしょう。以下では、士業向けの電話代行サービスを導入・利用する際の基本的なポイントを解説します。

任せたい業務内容を明確にする

士業向けの電話代行サービスを利用する際には、まず任せたい業務を明確にするのがポイントです。一般的に電話代行サービスには、電話対応だけでなくその後のサポートや取次なども任せられます。どの程度外注するのかを明確にして、それに合わせて業務内容を組み立てるのが有効活用のポイントです。

対応してほしい時間帯を決めておく

士業向けの電話代行サービスは、長時間の利用が可能なケースが多いです。しかし、すべての時間を電話代行サービスに任せると、それだけ必要コストも増加します。低コストでの利用を目指すのなら、対応してほしい時間帯を事前に決めて、分業化するのもポイントです。

応対事例を確認する

士業向けの電話代行サービスの導入時には、具体的な応対事例を参考にするのもポイントです。士業向けの電話代行サービスのホームページには、実績と合わせて応対事例が細かく記載されているケースがあります。「LegalCall24」では「よくある応対事例」として、具体的な対応事例を紹介しています。

実際にサービスを使う際のイメージがしやすくなるため、導入の決断につながるでしょう。

実績や利用者の声を参考にする

士業向けの電話代行サービスの導入時には、実績や利用者の声を参考にするのもおすすめです。実際にどんな人が利用しているのか、どんな成果が期待できるのかを把握することで、自分の事務所に合っているサービスか判断しやすくなるでしょう。口コミを参考に導入とその後の利用方法を考えるのも、1つの手段となります。

無料トライアルがあるサービスから使ってみる

士業向けの電話代行サービスでは、無料トライアルを実施しているケースがあります。無料トライアルでも実際のサービスを活用できるため、具体的な使い心地や事務所環境とのマッチ具合を確認できます。まずは無料トライアルのあるサービスを活用し、使い方やその効果をチェックするのもおすすめです。

士業向けの電話代行サービスには「LegalCall24」が最適！

「LegalCall24」は、士業向けの電話代行サービスとして多くの実績を持つサービスです。高品質の応対と便利なサポートが備わっているため、初めて電話代行サービスを使う場合でも、簡単に成果を引き出せます。専門知識を持つオペレーターと、各種チャットツールで連携が取れるため、必要に応じた適切な対応が可能です。

営業時間外の電話に対応し、取次や営業時間中の折り返しも促せるため、機会損失を減らせるのもメリットです。2週間の無料トライアルも実施しているので、ぜひこの機会に「LegalCall24」の導入をご検討ください。

まとめ

弁護士や司法書士は、最適な電話対応を実現するために、士業向けの電話代行サービスの利用が検討されます。専門知識を持つオペレーターによる電話対応が可能となれば、業務にかかる負担やコストを削減しつつ新規案件の獲得などにつなげられます。

この機会に士業向けの電話代行サービスの特徴を確認し、導入を考えてみてはいかがでしょうか。なかでも「LegalCall24」は、多くのメリットを提供できる士業向けの電話代行サービスです。これまでに多くの実績を持つため、あらゆるニーズに応えられます。まずは「LegalCall24」の魅力を、ぜひホームページなどからご確認ください。