電話代行サービスには、さまざまな特徴・メリットがあります。例えば24時間対応可能な電話代行サービスを利用すれば、これまで以上に多く電話に対応できます。商談などにつながる電話を逃す可能性が低くなるため、企業の利益率を高める効果に期待できるでしょう。

本記事では24時間対応が可能な電話代行サービスの選び方や、活用方法を解説します。

24時間の電話対応は可能？

電話代行サービスのなかには、24時間いつでも対応可能なものもあります。クライアントの要望次第で、深夜や早朝の電話に対応することも可能です。以下では、24時間対応可能な電話代行サービスの特徴を解説します。

24時間365日対応の電話代行サービスは多い

24時間対応を可能としている電話代行サービスは、決して珍しくありません。そのため営業時間外の電話対応を依頼して、自社で賄いきれない部分を電話代行サービスに任せるケースは多いです。24時間丸々電話受付を任せて、すべての電話に対応してもらうことも考えられます。

営業時間外の電話対応も任せられる

24時間対応の電話代行サービスには、一部の時間だけ対応を任せることも可能です。例えば深夜・早朝など自社が営業していない時間に限定して、電話代行サービスに対応を依頼する方法も考えられるでしょう。営業時間外になってから、重要な電話がかかってくる可能性もあります。

営業時間外を知らせるコールが流れると、そのまま相手は別の企業に電話をかけてしまい、機会損失につながることが予想されます。そこで電話代行サービスを活用して、営業時間外の電話を自社につなぎ止める方法に注目が集まっています。

時間帯を絞ることで低コストでの利用も可能

24時間対応の電話代行サービスを利用する際には、コスト面の問題が発生するケースも多いです。24時間すべての時間を任せる場合、それだけかかるコストも大きくなります。そのため24時間対応の電話代行サービスへの依頼が、事業の負担となる可能性も懸念されるでしょう。

しかし、利用する時間帯を絞り込むことで、低コストでの利用も可能となります。先のように深夜・早朝といった時間帯に絞り混むほか、「〇時〜〇時まで」といったかたちでの利用も可能です。

営業時間外のなかで、特に電話のかかってきやすいタイミングに絞り込んで利用するのも、24時間対応の電話代行サービスを活用するコツです。

24時間対応の電話代行サービスを利用するメリット

24時間対応の電話代行サービスを利用する場合、さまざまなメリットを活用できます。具体的にどんなメリットがあるのかを確認し、導入前に利用方法を考えておくのもポイントです。以下では、24時間対応の電話代行サービスを使うメリットを解説します。

自社の従業員が対応できない時間帯の電話も確認できる

24時間対応の電話代行サービスを利用することで、自社の従業員が対応できない時間帯に、どのような電話がかかってくるのかを確認できます。自社に電話をかけてくるすべての人が、営業時間を把握しているとは限りません。

「とりあえず電話をかけてみて、通じたところに相談してみよう」といったかたちで、電話をしているケースも多いです。そのため営業時間外の電話にも、新規契約などの結果につながる可能性が含まれています。

24時間対応の電話代行サービスを利用することで、そういった電話への対応と、営業時間外に成果につながる電話がどの程度かかってくるのかを把握・分析できます。

事前に電話への対応方法を指示できる

24時間対応の電話代行サービスは、事前に電話対応の方法を指示できるのが一般的です。かかってきた電話の用件に合わせて、その後の取次などに関する行動を指示しておけば、営業時間外の受電にも最適な対応が可能となります。

例えば自社サービス・商品に関する問い合わせに関しては、ホームページのFAQを見てもらうように指示することが考えられます。新規契約や契約の詳細を知りたい場合には、営業時間を伝えて折り返し電話を提案する方法などが検討されるでしょう。

機会損失を防ぐための対応方法を考案し、状況に合わせて指示できるのが24時間対応の電話代行サービスのメリットの1つです。

人件費の削減につながる

24時間対応の電話代行サービスの利用は、人件費の削減につながります。電話対応のために従業員を増やしている場合、成果に関わらずコストが増えるのがネックです。しかし、人員を減らすと電話対応とコア業務の両方に対応する人が増えてしまい、従業員の負担が増加する恐れがあるでしょう。

そこで24時間対応の電話代行サービスを利用し、電話対応に専念できる人材を確保する方法がおすすめされます。電話対応における人件費の問題を抱えている際にも、24時間対応の電話代行サービスの利用には大きなメリットがあるでしょう。

機会損失を防げる

24時間対応の電話代行サービスの利用には、機会損失を防げるメリットがあります。先の解説通り営業時間外の電話にも対応できれば、それだけ多くの顧客ニーズに応えられます。結果的に商品・サービスの購入や契約につながる電話への対応数も増加し、利益拡大を目指せるでしょう。

電話による契約数が伸び悩んでいる場合などにも、24時間対応の電話代行サービスを活用して機会損失を減らすことにメリットがあります。

会社への信頼感を高められる

24時間対応の電話代行サービスを使って、顧客への細かな対応を実現することで、会社への信頼感を高められる可能性もあります。商品・サービスに関する疑問・問題が発生した際に、すぐに電話で問い合わせができれば、顧客は不安を素早く解消できます。

その安心感は企業への信頼に変わり、継続利用や別の商品・サービスの購入につながる可能性にも期待できるでしょう。顧客満足度の向上にもつながるため、長期的な利用を促すきっかけにもなり得ます。現在の顧客を大切にするための手法の1つとしても、24時間対応の電話代行サービスの導入にメリットがあります。

24時間対応の電話代行サービスを選ぶポイント

24時間対応の電話代行サービスを活用する際には、「選び方・選ぶポイント」を把握するのも大切です。数ある24時間対応の電話代行サービスのなかから、自社に最適なものを導入するには、まず選び方に焦点を当てるのが基本となります。以下では、24時間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイントを解説します。

料金プランを確認して比較する

24時間対応の電話代行サービスを利用する際には、まず料金プランを確認しましょう。具体的にどの程度のコストがかかるのかを把握し、そのうえで導入後の利用方法を考えるのがポイントです。24時間対応の電話代行サービスによっては、複数の料金プランを用意しているケースもあります。

自社に最適なプランがあるか、もしくはオーダーメイドで一からプランを構築できるのかなどを確認し、ほかのサービスと比較してみましょう。

オプションやカスタマイズ機能をチェックしておく

24時間対応の電話代行サービスには、基本プランのほかに便利なオプションやカスタマイズ機能を用意しているケースもあります。求める成果を引き出すためには、オプションやカスタマイズ機能を上手く使うことも重要です。どのようなオプション・カスタマイズ機能があるのかを確認し、導入すべきものを選別しておきましょう。

一般的にオプションやカスタマイズ機能を使う際には、別途料金が発生します。そのため基本料金よりも必要コストが増えるケースもあります。予算を考慮したうえで、継続利用が難しくならない範囲に納めるのも、24時間対応の電話代行サービスを選ぶ際のコツです。

対応可能な業務範囲を確認する

24時間対応の電話代行サービスは、サービスごとに対応できる業務範囲が異なります。具体的にどの範囲まで仕事を任せられるのか、どんなサービスを依頼できるのかを確認し、その内容を基準に選ぶのも1つの方法です。単純な電話受付のみに対応しているケースもあれば、電話対応後の流れをこまめに指示できるパターンもあります。

具体的にどんな業務を任せたいのかを明確にしたうえで、対応可能な24時間対応の電話代行サービスを探すことで導入までの時間を短縮できます。

導入までの流れがシンプルなサービスを選ぶ

24時間対応の電話代行サービスの利用時には、導入にかかる手間と時間も比較対象になります。サービスの導入までに時間がかかると、その間の業務を自社で回す必要があります。早急に電話受付の環境を整える必要がある場合には、導入に時間がかかるサービスは利用しづらくなるでしょう。

可能な限りシンプルに導入を進められる24時間対応の電話代行サービスを選ぶのも、1つの基準になります。導入方法はサービスのホームページに記載されていることが多いため、簡単な流れを事前に確認しておくのがおすすめです。

導入後も成果を可視化して分析を繰り返す

24時間対応の電話代行サービスを導入する際には、その後の成果を可視化して分析を繰り返すことも大切です。導入前に想定していた成果が出ていない場合、使い方や利用するオプション・カスタマイズ機能の変更が検討されます。状況によっては別サービスへの移行も視野に入れて、成果を引き出す方法を考えるのがポイントです。

導入して終わりではなく、その後も具体的な成果を基準に使い方の改善・改良を進めるのが、24時間対応の電話代行サービスを使う際のコツになります。

24時間対応の電話代行サービスを有効活用するポイント

24時間対応の電話代行サービスを有効活用するには、いくつかのポイントがあります。事前にポイントを踏まえて、準備を進めるのも重要となるでしょう。以下では、24時間対応の電話代行サービスを有効活用する方法を解説します。

営業時間外にどれくらいの受電があるのか把握する

24時間対応の電話代行サービスの利用時には、まず営業時間外にどのくらい受電があるのかを把握しましょう。電話が少ない時間帯に24時間対応の電話代行サービスを導入しても、コストパフォーマンスは向上しません。トライアル期間などを活用して受電の多いタイミングを計測し、サービスを利用する時間帯を絞るとよいでしょう。

対応時間を柔軟に変更してコストを抑える

企業にかかってくる電話は、時期によって変動することもあります。商品・サービスの内容次第で、どの時期に電話が多いのかは変わってくるため、24時間対応の電話代行サービスの対応時間も柔軟に変更するのがポイントです。

例えば新生活が始まる時期に電話が多い場合には、春先を目安に24時間対応の電話代行サービスを使う時間を増やすことが検討されます。逆に営業時間外の電話が少なくなる時期があるのなら、それに合わせてサービスの利用時間を減らしてコストを抑えることが考えられます。

電話の内容をスムーズに把握するための機能を使う

24時間対応の電話代行サービスでは、かかってきた電話の内容をスムーズに伝える機能が備わっているケースがあります。各種チャットツールと連携して、電話の内容を通知してもらえるパターンもあります。

自社が確認しやすい方法を確立し、24時間対応の電話代行サービスが受けた電話内容を素早く把握して、最適な対応ができるように備えるのも有効活用のコツです。

電話代行サービスからの提案やアドバイスを積極的に受ける

24時間対応の電話代行サービスを活用するのなら、サービスの提供元から提案やアドバイスを受けるのもポイントです。24時間対応の電話代行サービスを提供しているベンダーは、電話受付に関する多くの実績・ノウハウを蓄積しています。

そういった情報を参考にしたアドバイスなどを受けられれば、サービスの有効活用が進めやすくなるでしょう。わからないことや不安なことがある場合にも、積極的に質問して活用方法を考えてもらうのがおすすめです。

無料トライアルで使い心地を確認する

24時間対応の電話代行サービスでは、お試しで使える無料トライアルを実施しているケースがあります。これまで電話代行サービスの利用経験がない場合、具体的にどんなかたちで使うのかイメージできないケースもあるでしょう。そこで無料トライアルを活用し、サービスの使い心地を確認しておくのもおすすめです。

24時間対応の電話代行サービスなら「ボンズコミュニケーション」がおすすめ！

24時間対応の電話代行サービスをお探しなら、「ボンズコミュニケーション」の「Air Call24」の利用がおすすめです。プロのオペレーターが24時間電話に対応し、最適な受付を可能とします。電話の転送設定を行うだけで利用を開始できるため、即日の導入も可能です。

9種類のチャットツールから通知方法を選べるので、自社に合った環境を構築できる点も「Air Call24」の特徴です。そのほか、「ボンズコミュニケーション」は機能をフルカスタマイズできる「みんなの電話代行」など、さまざまな関連サービスを提供しています。

この機会にどのようなサービスがあるのか、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

24時間対応の電話代行サービスの導入には、多くのメリットがあります。機能の特徴や導入時のメリット、サービスの選び方などを確認しておけば、24時間対応の電話代行サービスを有効活用するのも難しくありません。まずは24時間対応が可能な電話代行サービスをチェックして、その魅力を確認してみてください。

24時間対応の電話代行サービスを利用検討しているのなら、「ボンズコミュニケーション」の「Air Call24」がおすすめです。豊富な実績と安価な利用が特徴な「Air Call24」なら、初めての利用でも安心して導入できます。まずは「Air Call24」について、ぜひホームページからお問い合わせください。