「kintone」の便利な使い方・作業効率化
我々が業務を行っていく上で欠かせないツールがあります。
それは、「kintone」というツールです。
今回はその「kintone」について、少し詳しくお話していきたいと思います。
これからkintoneを導入を検討されている方の参考になれば幸いです。
kintoneとは？
kintone(キントーン)とは、cybozu社が提供するクラウドサービス名です。
kintoneは一言で言えば、”日常業務をシステム化するプラットフォーム”です。
業種別、部門別、業務別、作業別、顧客別、様々な用途に合わせて、「アプリ」をkintone内で自由にサクセスすることが可能です。
ボンズコミュニケーションでは、コールセンターの業務を、黒電話+Excelで対応していた時代もありました。
ですが、電話回線をシステム化し、kintoneを導入することで、企業様ごとに専用の受付アプリを作成し、顧客管理をクラウド化できました。
その結果、業務効率も上がり、サービス品質も向上しました。
さらに、kintoneは「API連携」と呼ばれる、全く別物のクラウドサービス同士を連携することができます。
様々なシステムと結合させることで、kintone内で作業を実行することで、その他のアクションを一元化し、自動的に次のアクションも実行することを可能にしました。
また、次回以降にご紹介させていただきますが、kintoneの標準サービスだけでなく、”プラグイン”をアップデートさせることができ、日常業務を限りになくシステム化させることに無限の可能性があります。
プラグインとは？
”プラグイン”とは拡張機能のことであり、有料サービスがほとんどですが、課題解決を一瞬で実現することが可能になる機能です。
例えば「構築が複雑になってしまう」、「他の業務との融和性が低い」、「アプリのクオリティを上げたい」など、様々な問題が出てきてしまう場合がありますよね。
そんな時には、アプリの改良が必要な時にすでに構築されているプロットをインストールすることで解決することができます。
プラグインを使った事例の一覧はこんな感じです。
| 入門編内容 | ボンズで行っている事例 | 企業様で行っている事例 |
| レコードをカスタマイズ | 企業様ごとにアプリを分けて管理することが可能 | 顧客ごとにレコードを保存して管理することが可能 |
| ラベルをカスタマイズ | 企業様ごとに注意箇所やルールを記載することが可能 | 入力の仕方やURLを貼り付けることが可能 |
| 種別ごとのレポートが可能 | グラフ機能で、レコードの条件と値を指定することで簡易的に作成が可能 | ExcelやPowerPointでグラフを手作業で作成 |
| ルックアップが可能 | 別のアプリから担当者や物件情報などを検索をかけて紐付けることが可能 | 専用のシステムなどに取り込んで管理をしているが他のシステムとは独立している |
| 関連レコードでQ&Aが作成可能 | Q&Aをカテゴリごとに分けて、関連する記事のみ絞り込むことが可能 | 共有フォルダにデータ化をするか、紙をバインダーにまとめて手作業で探す |
| CSVへエスクポートが可能 | 特定の権限者のみ、入電情報を指定したフォーマットで書き出しが可能 | 他のCRM(顧客管理ソフト)などにインポートすることが可能 |
何よりすごいと感じたのが、私は今までプログラミングやシステム構築など、エンジニアのような知識が一切なくてもアプリの作成や構築などができたことです。
それはつまり、kintoneのプラットフォームが”分かりやすい”からです。
最初は見よう見まねでクオリティも低いアプリでしたが、スタッフの「見やすさ」「分かりやすさ」「使いやすさ」をヒヤリングして、改良を重ねることでクオリティは高くしていき、日常業務になくてはいけない存在になりました。
それからはプラグインを導入したり、様々な他サービスと連携させることで、できる範囲をさらに広域にしながら私も勉強し知識をつけていくことができました。
まとめ
kintoneというツールについて、少しでもご理解いただけましたでしょうか？
このツールを使い始めることによって、私たちの業務は目に見えて質が上がり、効率化を図ることができました。
未だに進化を続けるkintoneは、私が知らない、気づいていない、理解していない機能・効果・可能性を秘めている、現代を代表するシステムソフトウェアであることは間違いないでしょう。
是非、kintoneを使って作業効率化を目指してみてくださいね！
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