COLUMN

社内ペーパーレス化について

幣コールセンターでは以下の観点からペーパーレス化を進め現状9割以上の削減をしております。

今回は、その「ペーパーレス化」についてお話していきたいと思います。

「ペーパーレス化」とは?

そもそも、ペーパーレス化とは何なのか、簡単にお話していきましょう。

ペーパーレス化とは、その名の通り「紙を減らすこと」を意味します。

具体的には、今まで紙に印刷していた資料をデータで共有することなどです。

普段の生活での身近な例でいえば…

  • 切符ではなくICカードを使った電車への乗車
  • 新聞・雑誌・本の電子化

なども、社会のペーパーレス化の一環です。

弊コールセンターでも、積極的にペーパーレス化を実現するべく、日々取り組んでおります。

ペーパーレス化前の問題点

ペーパーレス化をすることによる最大のメリットは、作業・業務の効率化です。

ペーパーレス化以前は、下記のような問題点がありました。

・複合機の印刷コスト トナー交換などのメンテナンス
・印刷用紙のコスト発注業務
・セキュリティの向上 個人情報の出力
・書類管理スペースの増大
・ファイリングの手間
・書類送付の手間
・書類の紛失(バックアップが取れない)
・誰が書類を持っているか把握しきれない
・同時に編集ができない
・最新の資料と古い資料が混在している
・情報の共有が瞬時にとれない

こちらのようなデメリット・問題点が、ペーパーレス化をすることによって少しずつ解決していきました。
紙やコピー機、書類棚、ファイリングなどのコストがかからなくったのも大きいですが、クラウド化を進め瞬時に欲しい情報にアクセスできるようにする事で、全業務が大幅に効率的になりました。

不必要な情報がある事で本当に重要な情報が埋もれてしまいトラブルや機会ロスに繋がることが悩みでした。
報連相に役立つツール5選でもご紹介しましたが、まず何に紙を使っているか洗い出し、目的別にクラウドに移行していきました。

月0円~数千円で利用可能なツールが多いので、少しずつ紙を削減していく領域を下記のように増やしていきたいと考えております。

①会議資料のペーパーレス化
②プレゼン資料をペーパーレス化
③研修資料のペーパーレス化
④経理資料のペーパーレス化
⑤進捗管理表のペーパーレス化
⑥社内通知のペーパーレス化
⑦請求書のペーパーレス化
⑧管理資料のペーパーレス化

この他、作業の最大効率化を図るために、随時更新していく予定です。

ペーパーレス化の注意点

ここからは、ペーパーレス化の注意点です。ペーパーレス化をすると、メリットだけではなく、デメリットも生じます。

それらのデメリットを、下記のように対策していきます。

セキュリティ問題

web上に情報を保管することになりますので、PASSやIDの管理、業務手順の整備、何より利用するツールが要求されるセキュリティ基準に達しているかを確認する必要があります。最重要項目と言っていいでしょう。

すぐにメモが取れない

紙だと余白に走り書きでメモをし、次の方に情報が洗練されて伝わるというメリットがありました。
多くの人の手に触れて完成する資料の場合は関係者の意見が共有されるツールを選ぶ必要があります。

PCが不得意な人にとってはデメリット

文字やデザインクリックできる箇所等わかりやすいツールを選ばなければPCが不得意な人は著しく効率が下がります。
出来ることが多いツール程見た目がゴチャゴチャしてしまいがちなので、シンプルなツールを組み合わせるほうが影響が出にくいスタートが出来るでしょう。

すべての資料が同時に紛失する恐れ

ペーパーレス化をすることによって、データ管理となった資料は一瞬にして壊れてしまう恐れがあります。各ツールのバックアップ基準は必ず確認するようにしましょう。
万が一誤って削除してしまった場合でも有償プランに入っておけば復元できる場合があります。
重要な資料に使うツールの場合は必ず確認する事が肝要です。

まとめ

ペーパーレス化は、一見メリットばかりにも思えますが、デメリットも少なからずあります。賛否両論あるかと思いますが、弊コールセンターでは積極的にペーパーレス化に取り組んでいきたいと考えております。デメリット以上にメリットの方が大きいと感じているからです。

しっかりとデメリット・問題点とも向き合い、より良い業務の発展を目指していきます。

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