電話番号を外部から借りて、かかってきた電話を転送できる「電話番号サービス（貸出）」は、すでに多くの企業で利用されています。電話対応の効率化や最適化を目指す際には、電話番号サービス（貸出）の利用がおすすめです。本記事では電話番号サービス（貸出）の基本やメリット、注意点やサービスの選び方などを解説します。

電話番号サービス（貸出）の概要について

電話番号サービス（貸出）を活用するには、まずサービスの概要を把握する必要があります。以下を参考に、電話番号サービス（貸出）の基本から確認してみましょう。

電話対応を任せられるサービス

電話番号サービス（貸出）とは、電話対応を外注して任せられるサービスです。従来は自社の従業員が対応していた電話による受付を、外部の専門家に任せられます。電話対応は企業にとって欠かせない業務ですが、コア業務とは異なります。そのため電話対応に追われてしまい、本来やるべき業務に遅れが出ると、事業の展開に支障が出る可能性があります。

そこで電話番号サービス（貸出）を活用し、毎日の電話対応を外部に依頼する方法に注目が集まっています。

サービスによっては取次や文章化も可能

電話番号サービス（貸出）によっては、緊急の電話取次や対応内容の文章化などを依頼できます。単純な電話対応だけでなく、事業に応用できる情報収集や、顧客の要望を尊重した柔軟な対処も任せられます。電話番号サービス（貸出）を上手に活用できれば、自社の電話対応の評価が高まり、新しいつながりを生むきっかけにもなり得ます。

電話番号サービス（貸出）とコールセンターの違いについて

コールセンターとは、複数人のオペレーターを確保して、問い合わせなどの電話対応を請け負うサービスです。企業の製品に関する質問やクレームなどに対応し、適切な処置をできる点が特徴です。一般的にコールセンターは電話番号サービス（貸出）とは異なり、規模が大きくなりやすいです。

そのため中小企業や小規模の電話対応で十分なケースでは、コールセンターよりも電話番号サービス（貸出）が有効です。電話番号サービス（貸出）は比較的、簡易な導入と安価での利用が可能なため、コールセンターよりも使いやすいケースも多いです。

電話番号サービス（貸出）を使うメリットとは

電話番号サービス（貸出）を使うことには、さまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか知っておくことで、導入後スムーズにその効果を得られるでしょう。以下では、電話番号サービス（貸出）を使うメリットについて解説します。

プロによる電話対応を簡単に導入可能

電話番号サービス（貸出）を使うことで、プロによる電話対応が行える環境をスムーズに導入できます。社内に電話対応のマニュアルがないと、最適な応対が難しくなるケースがあります。対応次第では電話相手に不快な思いをさせてしまい、今後の取引や評判に影響が出る可能性も懸念されます。

そこで電話番号サービス（貸出）を利用し、プロの技術を活用する方法が考えられます。電話番号サービス（貸出）で電話対応を代行してくれるのは、専門の知識・技術を持つ人材です。さまざまなパターンが想定される電話対応の業務において、最適な方法を選択してくれます。

電話対応にかかる従業員の負担を軽減できる

電話番号サービス（貸出）は、自社の従業員にかかる負担軽減にもつながります。本来の担当業務をしつつ、電話対応も並行して行う環境では、仕事の進捗に支障が出る可能性が高いです。普段から電話による問い合わせが多い場合、電話対応に時間を使ってしまい、業務にかけるリソースが不足するケースもあり得ます。

電話対応は慣れていないと、精神的な負担となる可能性もあるため、従業員の仕事におけるモチベーション低下につながることも想定されます。そこで電話番号サービス（貸出）を導入し、従業員がコア業務に集中できる環境を構築して、日常にかかる電話業務の負担を軽減することにメリットがあります。

取引先や顧客からの信頼を得られる

電話番号サービス（貸出）を使うことで、適切な電話対応が可能となります。会社の窓口となる電話受付が丁寧で誠実だと、多くの人から信頼を得られます。取引先との関係を強化したり、顧客との距離感を縮めたりできる点も、電話番号サービス（貸出）のメリットです。電話対応がいいかげんだと、会社の印象が悪くなって信頼を損なう可能性があります。

自社で電話対応に関する教習や勉強会を開き、従業員全体でスキルアップに励む方法もあります。しかし、この方法は時間がかかるうえ、退職されるとせっかくの教育の成果を活かせなくなります。そのため電話番号サービス（貸出）を利用することが、スムーズに信頼を得るための方法になり得ます。

営業時間外も丁寧な対応ができる

電話番号サービス（貸出）を導入することで、会社の営業時間外も電話対応が可能となります。営業時間外に重要な電話がかかってくるケースは珍しくないため、電話番号サービス（貸出）を利用して備えておくことにメリットがあります。営業時間外の電話対応が、自動音声によるものだけだと、「別の会社・サービスに頼もう」と判断される可能性も懸念されます。

しかし、電話番号サービス（貸出）で人による対応を挟むことで、「また営業時間内にかけ直そう」と考えてくれる可能性が高まります。また、緊急性の高い案件に関しては、営業時間外であっても担当者に取次いでくれるサービスもあります。

安価で利用できるサービスが多い

電話番号サービス（貸出）は、比較的安価で利用できるサービスが多い点もメリットです。電話対応を外部に任せたいけど、あまり多くのコストはかけられないというケースでも、導入が検討しやすいです。電話番号サービス（貸出）の多くは、会社の規模や求めるサービスごとに最適なものを選べるように、複数のプランを用意しています。

自社の規模に合ったプランを選択すれば、無駄なコストを削減しつつ高い効果を得られます。まずは自社が電話番号サービス（貸出）に求める内容と、かけられるコストを明確にすることがポイントです。

電話番号サービス（貸出）の利用に向いているケース

電話番号サービス（貸出）は、さまざまなシーンでの活用に期待できます。特に以下で紹介するケースでは、電話番号サービス（貸出）を有効に活用可能です。

電話番号を分けて利用したい場合

社内で複数の電話番号を用途ごとに分けて使用したい場合には、電話番号サービス（貸出）が役立ちます。例えば普段事務所で使用している固定電話とは別に、別の電話番号を取得して特定の要件に対応するといった方法が可能です。また、期間限定の電話番号を取得して、キャンペーンなどの施策を打ち出すことも考えられます。

電話番号を複数使う際には、従業員の負担軽減とサービスの効率化を図るるためにも、電話番号サービス（貸出）の利用がおすすめです。

営業時間外の電話内容を把握したい場合

電話番号サービス（貸出）は、会社の営業時間外の電話にも通常通りの対応をしてくれます。事前に対応方法を指示しておけば、自社の臨む形での電話応対が営業時間外でも可能となります。電話番号サービス（貸出）によっては、営業時間外に受けた電話の内容を、通知・転送してくれます。具体的にどのような電話があったのかを、あとから確認可能です。

適切な電話対応ができる企業だとアピールしたい場合

先に解説したように、電話番号サービス（貸出）は電話のプロが対応してくれます。適切な言葉遣いや受け答えができる人材に、社内向けの電話対応を任せられるため、外部からの印象がよくなります。メールやチャットによる連絡が多くなった現代でも、電話を通じたコミュニケーションの重要性は変わりません。

丁寧でスムーズな電話対応ができるかどうかは、企業の評価に影響します。そのため電話での問い合わせが多い事業を展開している場合、電話番号サービス（貸出）への依頼がおすすめです。

電話番号サービス（貸出）を使う際の注意点

電話番号サービス（貸出）を利用する際には、いくつかの注意点があります。的確に電話番号サービス（貸出）のメリットを活かすには、注意点の把握も重要です。以下では、電話番号サービス（貸出）を使う際に注意すべきポイントを解説します。

あくまで「電話対応のみ」を任せられるケースが多い

電話番号サービス（貸出）は、あくまで「電話対応」を専門としたサービスです。そのため基本となる電話対応以外の業務は、任せられないケースがあります。例えばクレームの処理、商品やサービスにおける注意事項の案内、顧客への営業電話などは、委託できない可能性があります。

事前に依頼できる業務範囲を明確にして、電話番号サービス（貸出）を活用する準備をすることが重要です。

事前に予算を把握しておく必要がある

電話番号サービス（貸出）を導入する際には、事前に予算を組んでおく必要があります。長期的な利用が検討されるため、ランニングコストとして計上し、余裕のある予算を設定することがポイントです。途中で予算が厳しくなると、電話番号サービス（貸出）の利用を中断せざるを得なくなります。

それは電話対応のレベル低下につながり、適切な対応が難しくなる可能性があります。長く利用し続けられるように、予算をきちんと組んだうえで利用を始めるのがコツです。

従業員の電話対応力の低下に注意

電話番号サービス（貸出）に任せっきりになると、自社の従業員が電話対応に慣れる機会が少なくなります。電話でのコミュニケーション経験が少ないと、いざというときに適切な対応ができなくなる可能性があるでしょう。電話番号サービス（貸出）を使う場合でも、適宜従業員に電話対応を任せて、対応力が高まるように意識することがポイントです。

電話番号サービス（貸出）の選び方について

電話番号サービス（貸出）を選ぶ際には、いくつかのチェック項目があります。具体的な選び方を確認したうえで、自社のニーズに合ったサービスを探すのがおすすめです。以下では、電話番号サービス（貸出）の選び方について解説します。

実績のある電話番号サービス（貸出）を選ぶ

すでに多くの実績を持つ電話番号サービス（貸出）であれば、高いクオリティに期待できます。これまでの実績を確認し、高い評価を得ている電話番号サービス（貸出）を選ぶことで、安心して自社を代表する電話対応を任せられるでしょう。累積契約数、継続利用率、累計電話対応数など、具体的な数値を参考にして選ぶのがポイントです。

臨機応変に委託内容をカスタマイズできるサービスを選ぶ

電話番号サービス（貸出）を選ぶ際には、どの程度依頼の内容をカスタマイズできるかも重要です。臨機応変にこちらの要望に応えてくれるサービスであれば、より電話番号サービス（貸出）のメリットを引き出しやすくなります。公式ホームページなどを確認し、基本の電話対応以外に、どのようなサービスに対応しているか確認しておくことも重要です。

短期間で始められるサービスを選ぶ

電話番号サービス（貸出）を利用する際には、なるべく契約からサービスの開始まで短期間で済むものを選ぶのもポイントです。利用開始まで時間がかかると、その間の電話対応を自社で賄う必要があります。「重要な仕事が入ったから、電話番号サービス（貸出）に依頼しよう」となっても、導入に時間がかかるとそのメリットを活かしきれません。

「ボンズコミュニケーション」の「AirCall24」なら、最短即日でサービスをスタートできます。なるべく早く電話対応を外部に委託したい場合には、「AirCall24」の利用がおすすめです。

複数のプランがあるサービスを選ぶ

複数のプランから自社に合ったものを選べるかどうかも、電話番号サービス（貸出）を選別する際のポイントです。プランが少ない、もしくは1つしかない場合、自社に最適化されていないサービスになる可能性があります。その点、複数のプランがあるサービスなら、自社の環境やニーズに合わせて、最適なものを選んで契約できます。

無料で試せるサービスを活用してみる

電話番号サービス（貸出）を利用した経験がない場合、「実際にどんな形で使うのか分からない」と不安になり、利用を躊躇するケースもあります。そこでまずは無料で試せる期間を設けているサービスを選び、電話番号サービス（貸出）の使い心地やメリットを実際に確認するとよいでしょう。

「ボンズコミュニケーション」の「AirCall24」は、2週間の無料トライアルキャンペーンを実施しています。サービスの品質やメリットを試したうえで契約に移行できるため、安心して電話番号サービス（貸出）を導入可能です。

電話番号サービス（貸出）を導入するなら「AirCall24」がおすすめ

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電話番号サービス（貸出）を導入する際には、多くのメリットを持つ「ボンズコミュニケーション」の「AirCall24」がおすすめです。「AirCall24」は、24時間対応の電話代行サービスです。営業時間外にかかってきた電話に対応し、翌営業日の折り返しを案内可能です。各種チャットツールと連携することで、電話内容を文章化して通知できます。

すべての通話内容が録音できるため、その後の対応もしやすくなります。追加サービスとして複数のカスタマイズ機能があり、例えば条件に応じて通知先を変更したり、緊急時の対応方法を設定したりできます。自社に使いやすい形にサービスを構築できるため、最もメリットのある状態で利用を開始可能です。

まとめ

電話番号サービス（貸出）は、会社が対応すべき電話受付を代わりに請け負ってくれるサービスです。電話対応は企業に欠かせない業務であるゆえに、従業員の負担にもつながります。電話対応によって作業が中断されることが増えると、効率的な仕事が難しくもなるでしょう。

電話対応の多さに悩んでいるのなら、この機会に電話番号サービス（貸出）の導入をぜひご検討ください。電話番号サービス（貸出）を活用するのなら、高品質かつ柔軟な対応が可能な「AirCall24」がおすすめです。電話対応だけでなく、必要に応じて担当者様に取次いだり、電話を受けた際に名乗る名称を自由に設定したりできます。

料金も従量課金制となるため、無駄なコストをかけることなく最適なプランで利用可能です。まずは「AirCall24」のメリットや特徴について、ぜひお気軽にお問い合わせください。

AirCall24

BONZクロスメディア事業部

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