会社で使用する電話を導入する際には、「クラウドPBX」も選択肢に挙がります。多くのメリットがあるクラウドPBXですが、使い方次第ではその魅力を引き出せず、導入に失敗するケースも懸念されます。本記事ではクラウドPBXの基本や失敗の原因、失敗しないためのポイントを解説します。

クラウドPBXとは何か

クラウドPBXを使いこなすには、まずクラウドPBXの基本を理解する必要があります。導入に失敗しないように、クラウドPBXの特徴から確認してみてください。

クラウドPBXとは「インターネット」を活用した通話サービス

クラウドPBXとは、インターネットを使って電話機能を提供するサービスです。従来の会社で使用されていたビジネスフォンは、契約時にオフィスに専用の装置を設置し、そこに複数の電話機をつなげる形でした。一方でクラウドPBXは、インターネットを通じて各電話機を結びつけます。

クラウドPDXを利用することで、より自由かつスムーズに電話機能を導入できます。

クラウドPBXならではの機能

クラウドPBXでは従来のPBXにはない、多くの機能が利用できます。例えば専門機器ではなく、世界中とつながっているインターネットを使うため、さまざまな場所にある電話機を簡単に接続できます。複数のオフィスにある電話機を接続することで、同じ電話番号への着信を別々の場所で受け取れます。また、スマートフォンやタブレット、パソコンにも接続できるため、固定の電話機を使わない電話対応も可能です。

昨今はテレワークなどによって、従業員の働く場所がオフィスだけに限らなくなっています。しかし、従来の電話システムを使用していると、電話番のために出社する従業員が必要になり、完全なテレワーク化が実現できません。

そこでクラウドPBXを使い、テレワーク中でもスマートフォンなどで電話対応が可能となる環境整備を進めるケースもあります。

クラウドPBXの契約方法

クラウドPBXを利用するには、サービスを提供しているベンダーと契約する必要があります。クラウドPBXを提供しているベンダーは複数あるため、自社にマッチするサービスやコスト面などを参考に、契約先を選択します。クラウドPBXの契約自体は、ネットや電話だけで簡単に完了します。

クラウドPBXのメリットについて

クラウドPBXは従来のシステムと比較して、多くのメリットがあるサービスです。これから会社に電話を引くケースはもちろん、すでに電話回線を完備している会社も、クラウドPBXへの乗り換えが検討されます。以下では、クラウドPBXの主なメリットを解説します。

簡単に導入が可能

クラウドPBXは、簡単に導入が可能な点が大きなメリットです。従来のように回線工事をして、電話を使うための環境を一から整備するプロセスは必要ありません。クラウドPBXを提供するベンダーによっては、契約して即日利用できるケースもあります。新規で起業した際などに、少しでも早く電話環境を整えたい場合には、クラウドPBXの利用が検討されます。

導入の負担が軽減されるため、従業員が自身の仕事に集中しやすい点もメリットです。

使う場所に制限がない

クラウドPBXはインターネットを使った電話システムであるため、使う場所に制限がありません。クラウドPBXにつなげた機器であれば、どこにいても会社宛の電話に対応できます。例えば担当者が会社にいない場合でも、スマートフォンに取次ぐことで、折り返し電話をする手間を削減可能です。

また、クラウドPBXでは内線もつなげられるため、社内のコミュニケーションが取りやすくなる点もメリットです。クラウドPBXの内線でかけた場合の電話料は無料になるため、電話料金を抑えられます。

各種システムとの連携が可能なものも

クラウドPBXは、会社で使用する各種システムとの連携が可能なケースも多いです。拡張性が高いため、社内の環境次第ではより便利なサービスとして活用できます。例えば顧客情報を管理するシステムと連携して、電話相手の情報を簡単に照合することも可能です。

専門性の高いシステムとつなげることで、利便性を高められる点もクラウドPBXのメリットになります。

クラウドPBXの導入が失敗する理由とは

クラウドPBXはメリットの多いシステムですが、導入に失敗するケースも珍しくありません。クラウドPBXを活かせないと、それまでにかかった時間やコストが無駄になる可能性もあります。以下では、クラウドPBXの導入に失敗する主な理由を解説します。

社内でシステムを使いこなせなかった

社内でクラウドPBXのシステムを使いこなせず、結果的に導入が失敗に終わってしまうケースもあります。クラウドPBXの特徴やメリットを理解できていないと、従業員がその機能を扱いきれず、一般的な電話と変わらない使い方になってしまう可能性が懸念されます。

クラウドPBXの導入によって、生産性向上や業務効率化を狙っていた場合には、機能を使いこなせないことが失敗の原因になり得ます。

音質が低下してしまった

クラウドPBXのなかには、音質が悪いサービスもあります。電話中にノイズが走ったり、通信が安定せずに途中で切れてしまったりする事例も存在します。状況によっては電話としての役割を果たせず、事業に支障が出る可能性もあるでしょう。

クラウドPBXと自社の導入環境の相性によっては、音質の低下や電話中のトラブルが発生し、失敗の原因となります。

コスト削減に失敗した

クラウドPBXは、使い方次第で電話にかかるコストを抑えられるサービスです。初期費用が安かったり、内線の電話料が無料だったりすることが多いため、コスト削減を目的にクラウドPBXを導入するケースも多いです。

しかし、実際に使用してみると、必要な機能が追加オプションになっていたり、電話を使う頻度によって料金が高くなったりすることもあり得ます。自社に必要な環境を整えた結果、これまでよりもコストが高くなってしまい、失敗したと感じることも1つのパターンです。

セキュリティのトラブルに悩まされた

クラウドPBXはインターネットを使うシステムであるため、セキュリティ面のトラブルに悩まされるケースもあります。例えばクラウドPBXでは、従業員がプライベートで使用しているスマートフォンをつないで、電話対応を任せることも可能です。

しかし、その結果従業員のスマートフォンがサイバー攻撃を受けたり、端末に蓄積された情報が流出したりするリスクも高まります。場合によっては会社が情報流出などの損害を保証することも考えられるため、大きな失敗につながることも懸念されます。

電話番号の変更が必要になった

すでに使用している電話番号がある場合、クラウドPBXに移行する際に、電話番号の変更が余儀なくされる可能性もあります。クラウドPBXを提供するベンダーによっては、現在使用している電話番号をそのまま引き継げないこともあり得ます。会社が電話番号を変更する場合、取引先だけでなく顧客への通知も必要です。

多くの労力がかかるだけでなく、電話番号が変わったことを認識してもらえず、機会損失につながる可能性も考えられます。クラウドPBXにして便利な環境を手にできたけれど、顧客や取引先との関係がなくなってしまった失敗事例もあります。

クラウドPBXの導入に失敗しないためのポイント

クラウドPBXの導入に失敗しないためには、いくつかのポイントを把握することが重要です。以下では、クラウドPBXの導入に失敗しないためのポイント・方法を解説します。

トライアル期間などを利用して品質を確かめる

クラウドPBXの導入時には、まずトライアル期間などを使って、サービスの品質を確かめるのがポイントです。無料で利用できる期間で実際の使い心地を試し、問題なく自社の環境で使えるか確証を得ておきましょう。

トライアルの期間は機能のチェックに加えて、実際に使った従業員の意見を聞いて導入すべきか判断することも重要です。

従業員向けにクラウドPBXの基本を解説する機会を設ける

クラウドPBXの導入前に、従業員に向けて「クラウドPBXの基本」をレクチャーすることもポイントです。従業員のなかには、クラウドPBXの特徴や機能を正確に把握できていない人もいます。分からないことが多いままクラウドPBXを導入しても、スムーズに使いこなすのは難しいでしょう。

そこでまずはクラウドPBXの基本を説明する機会を設けて、従業員の理解を促します。社内で説明会を開くだけでなく、外部に委託してプロのアドバイスを受けるのも1つの方法です。

必要コストを明確にしておく

クラウドPBXの利用時には、必要となるコストを明確にしておきます。クラウドPBXの利用料金は、契約するベンダーごとに変わります。使った分だけ料金がかかるシステムの場合もあれば、上限を設けて定額料金に設定している場合もあります。事前に料金を決める仕組みを確認して、具体的にかかるコストを計算しておきましょう。

クラウドPBXを利用し続ける限り、毎月ランニングコストがかかります。年間単位でどの程度の予算が必要になるのかも、確認が必要です。

セキュリティ環境を整える

クラウドPBXの利用時に考えられるセキュリティリスクを確認し、安全な環境を整えるのも失敗を防ぐポイントです。従業員が使うスマートフォンにセキュリティ対策アプリを導入するなど、安全性を高めてから利用を開始することがおすすめです。クラウドPBXの契約時には、IDやパスワードを設定します。

IDやパスワードをほかのサービスと同じものにすると、情報が漏れた際にクラウドPBXが悪用される恐れがあるため注意が必要です。また、従業員に対してセキュリティリテラシーを高める講習を実施し、セキュリティ意識を高めるのもクラウドPBXの失敗を防止する策の1つです。

ベンダーの実績を参考にして選ぶ

クラウドPBXのベンダーを選ぶ際には、これまでの実績を確認しましょう。多くの導入実績を持ち、契約継続率が高いベンダーであれば、安心して利用を開始できます。もちろん、「実績がある＝絶対に安心」というわけではないため、事前の情報収集は必要です。

実際に使用したユーザーの口コミをSNSなどで確認し、信用できるベンダーか判断するプロセスも失敗を防止する結果につながります。

サポート制度などを確認しておく

クラウドPBXのベンダーによって、提供しているサポート内容も変わります。手厚いサポートに期待できるほど、安心してクラウドPBXを利用し続けられます。逆にサポート体制が貧弱な場合、万が一のトラブルの際に適切な対応をしてもらえない可能性が懸念されます。

具体的に対応してくれるサポート内容を確認し、納得したうえで契約することが失敗を防ぐポイントです。

電話代行サービスの利用もおすすめ

電話環境の導入時には、クラウドPBXだけでなく電話代行サービスの利用もおすすめです。日常業務のなかで、電話対応は従業員にとって負担となります。そこで電話代行サービスを活用し、負担を軽減することが考えられるでしょう。以下では、電話代行サービスの特徴について解説します。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、専門業者が電話への対応を代わりに行ってくれるサービスです。あらかじめ取り決めた方法で電話に応対し、取引先や顧客とのコミュニケーションを取る点が特徴です。電話代行サービスは、電話の内容に合わせて社内への取次が可能なケースもあります。

そのためクラウドPBXを導入しなくても、オフィスの外にいる担当者などに電話を取次げます。固定電話を使用している場合には、電話代行サービスでテレワーク環境に対応することも可能です。

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスには、「営業時間外に電話対応ができる」「電話内容を記録として残せる」などのメリットがあります。多くのメリットがあるため、上手に活用できれば電話対応の負担を減らしつつ、業務の効率化を目指せます。電話代行サービスでは、プロの知識・技術を持つ人が担当するため、質の高い電話対応を実現できます。

社内の電話対応のレベルに不安がある場合にも、電話代行サービスの利用にメリットがあります。

電話代行サービス「AirCall24」の導入がおすすめ

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電話代行サービスの導入を検討するのなら、「AirCall24」がおすすめです。「AirCall24」は24時間対応が可能な、高品質の電話代行サービスです。専門番号への自動転送を設定するだけで、会社への電話を「AirCall24」のスタッフが代行します。

営業時間外の電話に対して、翌営業日をお伝えして折り返しを促したり、急ぎの案件に対して担当者に取次したりと、柔軟な対応が可能です。各チャットツールに電話の着信を通知し、内容を文章化してまとめるサービスも提供しています。そのほか、電話対応の業務を楽にする機能が多数備わっているため、ぜひ詳細をご確認ください。

まとめ

クラウドPBXは便利な電話サービスですが、導入方法や使い方によっては「失敗した」と感じるケースもあります。事前にクラウドPBXの特徴や失敗の原因を確認し、上手く活用できる環境を整えておくことが重要です。クラウドPBXの導入に合わせて、電話代行サービスの利用もぜひご検討ください。

電話代行サービス「AirCall24」なら、業務の負担となる電話対応を適切にサポートできます。営業時間外にかかってきた電話に対応し、機会損失を防ぐことも可能です。この機会に「AirCall24」の導入について、ぜひホームページからお問い合わせください。

AirCall24

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