日本の企業は生産性が低く、利益を上げることが困難になっています。そのため、企業競争力も年々低下しているのが問題です。従業員一人ひとりの生産性が上がれば、コスト削減にもつながり、余裕資金で新しいサービス開発などの投資ができる機会も生まれます。

しかし、どうやって生産性を上げればいいか分からない経営者も多数いるでしょう。そこで今回は、生産性向上のポイントとメリット、そして生産性向上を成功させた企業の事例を紹介します。少しでも生産性を上げて利益を増やしたいと考えている経営者は、最後まで読み進めてみてください。

生産性向上と課題

企業が限られた人材で利益を上げていくためには、生産性の向上が課題になっています。そもそも生産性向上とは何か、なぜ生産性向上が必要になっているのかを解説して、日本の現状と課題に向き合っていきましょう。

生産性向上とは

生産性向上とは、少ない資源と労働力で多くの成果を生み出すことです。現在の成果のまま資源を減らすか、資源はそのままでさらに成果を上げていくかのどちらかになります。生産性向上には、一人あたりの労働時間に対して、どのくらい付加価値を作り出せるかがポイントです。

たとえば、従業員10人で1000万円だった売り上げを同条件で2000万円に伸ばせた場合、生産性が向上したことになります。そのためには、業務の効率化やコスト削減が必要です。同時に、時代や顧客のニーズに合ったサービスや商品設計も、収益をあげるためには重要です。

企業の資源にあたる「人・物・お金」を最大限に活用して、はじめて生産性向上は実現します。

生産性向上が必要な理由

下の図にある公益財団法人長寿科学振興財団の統計によると、日本の高齢化は2010年より世界第1位を独占しています。推計値を見ると、2020年以降も日本の高齢化は増加する一方でしょう。

引用：日本は世界一の高齢社会

日本の人口の推移は、65歳以上の高齢者数は増加傾向にありますが、15歳〜64歳の人口は1995年を境に減少の一途をたどっています。同様に14歳以下の人口も緩やかに減少しており、高齢化が進んでいる事実が把握できます。

引用：第1部　特集　データ主導経済と社会変革

少子高齢化が進んだ結果、労働者人口がどんどん減り、企業は今後ますます人材不足になると予測されています。日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2022」の資料によると、日本は一人あたりの労働生産性がOECD加盟38カ国中29位と低く、生産性の向上が急務です。

政府の働き方改革が動き出したことにより、個人が勤務時間や休暇の取得などを柔軟に選択できる環境づくりの整備も求められています。

生産性を向上させた企業の特徴

生産性を向上させた企業には、以下の特徴があります。

• 労働時間の見直し
• 業務の効率化

それぞれの特徴がどのように生産性の向上につながったか、詳しく解説していきましょう。

労働時間の見直し

長時間労働をすれば生産性が上がるとは限りません。時間を決めて会議をおこなったり、事務作業をITツールを使って自動化したりして業務内容の改善が必要です。業務内容を改善することで作業時間が短くなり、定時退社が可能になります。

また、マニュアルの作成も重要です。今まで担当者が固定されていた新人研修は、マニュアルを作成して誰でも参加できるようにすれば、業務を分担できます。特定の従業員にしか分からなかった業務も、マニュアルを用意することで平等に作業できます。業務を分担することで、労働時間の偏りを改善できるようになるでしょう。

業務の効率化

業務の効率化は、生産性を向上させるために重要な改善項目です。業務を効率化できれば人件費の削減につながり、企業の利益率が向上するためです。現場で働いている従業員の意見を聞き、無駄な作業や効率の悪い作業を改善していきましょう。

ただし、成果と仕事の質を上げるという本来の目的を忘れてはいけません。目的を忘れてしまうと、生産性の向上も、業務の効率化も実現しないからです。それどころか、作業工程が疎かになり、低品質の商品を生産してしまう可能性もあります。

生産性を向上させる方法5選

日本では、一人あたりの生産性の向上が求められています。労働者人口の減少と働き方改革で十分な人材確保が難しくなってきている現在、従業員のワークライフバランスを尊重しながら生産性を向上させる必要があるためです。そのためには、以下の5つの方法を使って生産性を向上させる必要があります。

• ITツールの導入
• 個性を活かした人材活用
• 業務の外注化
• 業務の外注化従業員の育成
• 働き方改革

それぞれの方法を導入すべきかどうか判断するため、詳しく解説していきましょう。

ITツールの導入

パソコンで日常的におこなっている単純な業務は、ITツールを使うことで工数を削減できます。繰り返しおこなっていた作業を記憶させて自動化すると、スピードアップと人的ミスを最小限に抑えられるでしょう。

また、今まで紙で管理していた情報をデータとしてパソコンで保管できるため、ペーパーレス化が可能になります。その結果、用紙代やインク代といった事務費用のコスト削減が可能です。

さらに、テレワークでも円滑に連絡やコミュニケーションが取り合えるように、チャットツールを利用している企業も増えています。オンライン上で情報やデータの共有ができるので、移動時間の削減と作業の効率化を実現し、生産性向上に直結します。

個性を活かした人材活用

生産性を向上させるためには、従業員一人ひとりのスキルや性格に合った業務の適性を判断し、適切な部署に配置しましょう。自分に合った業務は、能力を最大限に発揮しやすいうえにモチベーションが向上します。モチベーションが向上すると積極的に仕事に取り組めるようになるので、従業員の成長とこれまで以上の活躍が期待できます。

また、個性を活かした人材活用ができると、精神的ストレスが減って離職の防止になります。従業員に離職されてしまうと、採用のための広告費や新人の教育コストがかかるでしょう。離職を防止できれば、人件費や必要経費の削減が可能になります。労働意欲を向上させるためには、努力している従業員を正当に評価する人事評価制度の整備も欠かせません。

人材の配置後は、評価の偏り防止のため、定期的に従業員からヒアリングをおこなってください。現状の配置で活躍できていない従業員は、再度配置を変えることでお互いにメリットが生まれる可能性があります。

業務の外注化

企業内でおこなわなくてもよい単純な業務は、外注化することも視野に入れましょう。外注化を上手く利用することで、従業員の負担になっていた業務が減り、本来力を入れるべき重要な業務に集中できます。外注化のメリットは、協力企業の高い専門知識やスキルを活用できる点と、従業員の教育に時間やコストがかからない点です。

また、効率良く作業ができるため業務の品質が向上し、生産性が上がります。需要に合わせた業務の拡大や縮小が容易に行える点も、外注化のメリットの1つです。外注化をすると人手不足でも長時間労働を防げるので、従業員のワークライフバランスも守れます。

従業員の育成

企業が業績を上げ続けるためには、一人ひとりが戦力となれるように技術や能力の向上が必要です。労働者人口が減ってきている現代では、自社の優秀な人材の流出を防ぐために、人材育成に力を注がなくてはなりません。

具体例としては、資格取得に向けてのサポートや研修、自身のスキルよりも上のレベルの業務の体験です。従業員の育成を続けて、やりがいやモチベーションの維持をサポートしましょう。

また、個々のスキルや知識にばらつきがあると、どうしても作業に違いが生じてしまいます。同じ業務に携わる者は、同じ知識と技術を平等に身に付けられる環境づくりが重要です。業務を通じて成長できると感じられると、従業員はモチベーションが上がってより仕事に積極的になります。

働き方改革

日本では、働き方改革と称して、労働者一人ひとりの事情に合わせた柔軟な働き方を選べるように促進しています。理由としては、少子高齢化によって労働者人口が減少しているためです。労働者人口が少ない現状でも労働できる人材を確保しなければならないため、政府が動き出しました。

個々のライフスタイルに合わせた働き方が可能になることで、これまで様々な理由で働きに出られなかった人も働けるようになります。同時に、長時間労働の規制や有給休暇の義務化によって十分な休息が取れるようになり、心身の健康を守れるようにもなりました。

従業員は、プライベートを楽しみながら働けるので仕事のモチベーションが向上し、生産性の向上が期待されています。

生産性向上がもたらす企業と従業員へのメリット

企業が持続的に利益をもたらし成長し続けるためには、生産性の向上が必須です。生産性を向上させると企業と従業員の双方にメリットがあります。それぞれのメリットについて、詳しく解説していきましょう。

企業のメリット

従業員一人ひとりの生産性を上げられると、残業時間が減って人件費や光熱費の削減ができます。コスト削減で生まれた費用は、人材教育や研修などに回せば企業の利益アップにつながるでしょう。

少ないコストで多くの成果が出せるようになると、国内外の企業競争力の向上も期待できます。日本市場は人口減少によって経済活動が縮小しているため、今後はより一層グローバル視点で物事を考えなければいけません。

また、労働者人口が減少してきている中での人材確保は難しいため、一人ひとりの生産性を向上させて生産力を維持していくことが必要です。各種ツールや先端技術の導入などで業務の効率化を図り、今と同じ従業員数でいかに生産性を向上させるかが課題です。

従業員のメリット

従業員が、本来力を入れるべき業務で能力を発揮できるようになると、個々の生産性も向上していきます。適材適所の人材配置によって、従業員は挑戦したい業務に関われたり、少しレベルの高い仕事を担当できたりと、モチベーションを上げられるためです。

また、生産性が向上すると今まで以上の成果が出せるので、残業時間が減少します。働き方改革の推進により、これまで以上にワークライフバランスも整いやすくなりました。多様な働き方ができるようになったことで、子育てや介護などと両立しながら、安定した収入を得ることも可能です。

生産性向上を実現した企業の取り組み事例

ここからは、実際に生産性の向上に成功した企業の事例を紹介します。生産性の向上を実現させるために他社がどのような取り組みをおこない成功させたのか、ぜひ参考にしてみてください。

介護業界の事例

ある訪問介護事業所では、職員から受ける利用者の体調変化などの情報伝達にムラがありました。職員によって判断基準が異なるため、伝えるべき情報量が異なるためです。ムラのある報告では、ケアマネージャーは正しい情報が得られません。

改善点としては、まず利用者の状況報告の実績に応じて職員を3パターンに分類しました。報告率が高い人にインセンティブを付与した結果、自主的に利用者の情報を報告する人が増えます。それでも報告が少ない職員には観察方法の改善をおこない、端末の入力方法が分からない職員には操作方法の指導をおこないました。

その結果、業務の改善後は利用者の様子が申し送りに詳しく書かれ、ケアマネージャーが適切なアドバイスをできる環境になります。

そのほかにも、ケアマネージャーに報告すべき内容の判断基準書を作り、一目で分かるようにしました。この取り組みの結果、3ヶ月で労働生産性が15％アップしています。

引用：第4章：中小企業における具体的な取組事例

製造業の事例

ある支援事業の利用者は、自動車部品をはじめ、様々な製品製作をおこなっていました。しかし、エクセルでの原価管理や生産管理を同時におこなっていたため、負担が大きく時間もかかります。利用者の業務管理を効率化するために、助成金を使ってシステムを導入しました。

その結果、作業時間の短縮につながり、空いた時間で環境整備に力を入れることが可能になりました。賃金の引き上げや生産管理業務の効率化にもつながり、生産性向上に成功したといえるでしょう。

もう1つは、顧客データをUSBメモリなどで管理していた企業の事例です。この企業は、セキュリティ面に不安を抱いていました。賃金計算も手入力でおこなっていたため、時間がかかるうえに人的ミスも頻発します。

そこで、助成金を活用して顧客データの管理にクラウド型の給与計算システムを導入しました。データの入力時間が短くなったことで、他の業務に従業員を配置したり、増えた利益のおかげで賃金の引き上げが実施できたりと、職場環境の改善に成功しています。

まとめ

生産性の向上を図るには、現場で働いている従業員の声に耳を傾けることが大切です。必要に応じて、ITツールや最新の設備の導入も視野に入れましょう。業務の効率化ができるようになると、従業員の心身の負担軽減にもつながります。

生産性が向上すると、残業時間が減るため、従業員はワークライフバランスが保てるようになります。業務の中の「ムリ・ムダ・ムラ」を可能な限りなくすことで、人件費の削減や時間短縮にもつながるでしょう。

電話代行を外注化するなら、電話代行のボンズコミュニケーションがおすすめです。電話対応を外注化すると、事務員の人手不足を解消できるためです。電話対応がなくなれば書類作成やその他の業務に集中できるので、生産性向上につながるでしょう。

ボンズコミュニケーションは、士業や大手飲食チェーン店など、業種を問わずに年間約50万コールの実績があります。電話対応はプロに任せることで、高い品質の提供と生産性向上を両立させてください。

電話対応なら24時間任せて安心のボンズコミュニケーション

BONZクロスメディア事業部

株式会社ボンズコミュニケーションは、「実際に行ってきた中小企業に役立つ情報を」というテーマのもと、
リモートワーク可能な組織構築やコスパの高い集客方法が、どなたでもできるような社会へ向けて貢献し続けます。