COLUMN

電話代行の上手な利用方法とは?現場の人が喜ぶ使い方3選

電話代行を使ってみたいと考えられている皆様へ朗報です!

本日は、弊社が考える電話代行というサービスの「賢い使い方」について、説明させていただきたいと思っております。

電話代行を使うにも勿論コストがかかりますので、それ以上のメリットがないと使いたくないというのが実際のところですよね。

今回は、あと一歩が踏み出せないというお客様に向けて、ご提案させて頂きたいと思っておりますので、ぜひ最後までご一読いただけましたら幸いです!

「電話代行」のメリットとは?

まず初めに、このページを見てくださっている皆様はもうご存じかとは思いますが、改めて簡単にご説明させていただきます。

電話代行とは「企業に掛かってくる電話を転送し、電話代行業者のコールセンターで対応するサービス」です。

電話代行の種類にもよりますが、基本的には稼働時間内の電話はすべてコールセンターで受付・対応まで行います。

メリットは本当に沢山ありますが、簡単に言うとこのような感じです。

  • 電話対応業務以外の業務に集中することができる
  • 仕事の効率が格段にアップする
  • 人件費削減にダイレクトに繋がる
  • 電話がつながらない…という事態を減らすことができる
  • 祝日なども受付・対応可能

これ以外にも沢山のメリットがありますが、簡単に言うと「電話対応業務が格段に減る」という事が一番大きくメリットとして感じられるかと思います。

電話対応に追われる日々に悩みをお抱えの企業様はもちろん、人手が足りない…といったお悩みも低コストで解決できちゃうんです。

とにかく沢山のメリットを持った「電話代行」サービスですが…今回のコラムでは、この電話代行の賢い使い方についてお話していきたいと思っております。

電話代行の「上手な利用方法」とは?

では早速本題に入っていきましょう!

電話代行の上手な利用方法について、今回は3つのテーマに絞ってお話していきたいと思います。電話代行ご利用イメージの参考にしてみてくださいね!

1、日中の電話に出る人が決まってない(電話機の近くにいた人が出ている)

これは先程からメリットの方でもお伝えしていましたが、これが一番イメージしやすい利用の仕方であり、賢い使い方だと思います。

多くの会社が特定の社員やスタッフ、受付などを配置し対応を行っていると思います。企業様にもよりますが大手ECサイトや大企業の方、電話をメインに対応を行っている企業などは、一日に掛かってくるコール数などは計り知れません。そんな時に大活躍するのがこの「電話代行」サービスです。

システムは会社によっては違いますが、受付・受注などを行ってくれる事はもちろんの事、その対応・報告の仕方まで本当に様々な対応を行ってくれます。

例えばECサイトを運営されているのであれば、電話代行サービスを導入することによって「電話窓口を増やすと注文数も増え売り上げが上がる+受注作業と他の業務を同時進行できる」という2大メリットが完成するのです◎

このように、日中の電話対応だけで終われてしまったり、人手が足りないという企業様にとってはうってつけのサービスになっているのです。

2、ほとんどの電話が代表や特定の営業担当への取次ぎをしている

次に、受付・電話番や電話対応を行っている方によくあるお仕事なのですが「特定の方へのお電話を取り次ぐ対応」というのはどんな企業様でも多々あるかと思います。こんな時に役に立つのが電話代行サービスなのです。

この電話を取る→取り次ぐ→いなければ再度取次の約束を確認…などなど、一瞬で終わればいいですが、終わらない際はどんどん電話対応時間が増えていってしまいます。

また、人が足りない時などは電話にすら出れない…何てことも。取り次ぐ以前の問題ですよね。

こうなってしまわないようにする為に、電話代行サービスを使って他者への取次対応を行ってもらえば良いのです◎

弊社ではこういった際、担当者の方のスケジュールなどをリアルタイムで共有いただければ、

当日の予定に合わせて、ご案内をすることが可能です。

3、取引先か分からず営業電話の対応もしている

地味な出来事のようではありますが、日々のストレスが加速する案件にもなりかねない「営業電話」。営業電話って断る作業だけでも非常に大変ですし、未だに営業電話が絶える事ってないですよね。

企業様によっては、受電するうちの3~4割が営業電話だった…という事もあるんだとか。

そんな無駄な営業電話から解放されるために有効なのが電話代行サービスなんです。

不要な営業電話はすぐに切ったとしても、受電して数分話している為、塵も積もれば山となる…どんどん無駄な時間が増えていってしまいますが、電話代行サービスを使えば電話自体をコールセンターが受付で受電してくれるので、そういったストレスや不要な作業からも解放されるのです。

また、その他の大切な電話もしっかりと通達してくれ、さらに営業電話まで無くなるとなれば結構良いものだと思いませんか?

お忙しい企業様は特に不必要な工程はどんどん削除をしていきたいと思われるでしょう。ぜひこういった賢い使い方をしてみるのも一つの手だと思いますよ◎

まとめ

今回は、電話代行サービスの「賢い使い方」についてお話させていただきましたが、いかがでしたでしょうか?

電話代行サービスは本当に様々な使い方ができます。上記3つのほかにも「休日対応」してくれたり、「テレワーク」をしながら転送することも可能になっています。

逆に言うと、一重に電話代行サービスといっても使い方次第では無駄なコストになってしまう可能性もあるのです。

しっかりと電話代行業者と話し合いを重ねて「本当に必要なサービス・対応」をしっかり見定めて契約してみてくださいね!

無駄なコストはどんどん省いて、かしこく電話代行サービスを使っていきましょう◎

この様に、弊社でも様々な取次対応を行っておりますので、ぜひ一度お気軽にお問合せくださいませ!

 

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