COLUMN

秘書代行のメリットって?格安秘書代行の実態とは

皆さんは「秘書代行」という言葉をご存じでしょうか?ここ最近ではよく耳にする機会も多くなってきたかと思います。

電話代行、一時対応など、コールセンターで扱う業務には様々な種類があります。

今回は、弊社でも取り扱いのある「秘書代行」サービスのメリットについてお話していきたいと思っております。

また、格安で秘書代行を頼むのはちょっと怖い…と思われている方にもご安心頂ける様に、弊社の秘書代行システムについて詳しくご紹介していきたいと思っておりますので、是非最後までご一読いただけましたら幸いです!

「秘書代行」って何?

まずは、秘書代行というものが何なのか、簡単に説明させて頂きます。

秘書代行とは、その名の通り「秘書を代行で行うサービス」になります。実は秘書代行というのは1970年代ごろから開業されたという歴史あるサービスなんです。

代行という名前が付いている様に、雇用主の秘書を代わりに務めてくれる…というのが一番イメージしやすいかと思います。

電話番はもちろんの事、契約内容によっては打合せの取り付け、必要であれば折り返し対応まで行ってくれるというサービスになっています。

電話代行ではなく、秘書専門とするからこそ高い技量と品質を持ち、それにより雇用主の業務をサポートしてくれる、とっても心強いパートナーなのです◎

1、代行として電話対応を行う

これが一番の基本のサービスになります。基本的にはコールセンターで受電を行い、必要があればお電話を差し上げる、といった事ももちろんできます。

事務員や秘書、受付窓口といった形が一番よくあるイメージなのではないでしょうか。例えば弊社では、弁護士事務所の対応の一環として、顧客の予約受付・折り返し予約の受付…なども行っております。

受電し終わったらすぐにメールで通話内容記録が送信されるシステムになっておりますので、毎回弊社から連絡を受ける必要もありませんし、ご自身のタイミングで確認いただく事が可能です。

電話がかかってきた時間や、相手、内容を自分のペースでスムーズに把握できることから、決まった時間内での導入を行っている企業様も多くいらっしゃいます。

また、電話の対応した内容は必ず通話記録として録音を残しておりますので、コールセンターの対応に不安な方にはご視聴いただく事ももちろん可能ですので、ご安心ください。

逆に言うと、当たり前の事ですが、いつ誰に聞かれてもおかしくないサービス・対応品質を心がけております。

2、電話番号貸し出しサービスがある

こちらはよく問い合わせがあるのですが…まだ会社を設立したてで、固定電話回線を引いてない…という会社さんも多くいらっしゃるかと思います。

そういった方にとてもメリットになるのがこの「固定電話番号貸し出しサービス」なのです。電話応対は依頼者が行ないますので、電話代行業者へとかかってきた電話を依頼者へと転送する形で成り立っている…というわけなのです。

固定電話じゃなきゃダメ、という事はありませんが、固定電話だからこそ安心できる…という事も確実にあります。

初めて会社のHPを見たときに、問い合わせ先が携帯電話だった時、ちょっとだけ不信感を感じたりしませんか…?そういった感覚をお持ちの顧客もいるわけなので、こういったサービスが人気を博しているわけです。

「秘書代行」のメリットって?

では次に、秘書代行を契約する際のメリットについてお話していきたいと思います。メリットは本当に沢山あるのですが、今回はわかりやすく3つにまとめてみました!

1、安心感のある対応・サービス

先程も記述しましたが「秘書代行」と謳っているからにはやはり「安心感」が大切だと弊社では考えます。

秘書として電話受付をするという事は、その企業様の「顔」というべき存在にならなければなりません。オペレーターとして責任重大な事ですよね。

しっかりと取引先の人に対して失礼がないか、顧客に対しての対応はしっかりしているのか…など、契約前には不安なこともたくさんあるかと思いますが、弊社では事前の打ち合わせを最重要視しております。その為、しっかりと御社に合ったプラン、サービスのご提供ができるのです。

言葉遣いやNGワード、転送する際の注意など、事細かに打合せを行い、ご満足いただけるプランを必ずご提案させて頂きます。

また、御社のお客様に対しても直通で対応させていただくため、そのお客様に対しても安心感をもって頂きたいですよね。

弊社ではしっかりとした言葉遣い、話すスピード、ワードなどを細かく研修いたしますので、ご安心してお任せいただけます。

2、時間の有効活用ができる様になる

秘書代行サービスを頼む事によって、普段ご自身で行っていたお仕事や受付、電話対応業務などをすべてお任せする事が可能になります。

普段から外回りが多く、オフィスを空けてしまいがちになる方にとって、固定電話にかかってくる電話の取りこぼしはかなり深刻なお悩みなのではないでしょうか。

そういった事をすべて解決してくれるのがこの秘書代行サービスなのです。

また、電話が鳴りやまない!業務に集中できない!といったお悩みも、秘書代行サービスがあれば一瞬で解決する事が可能です。

電話での内容や通話記録などはもちろん、対応後すぐにメールで転送するシステムもございますので、出先で忙しくてもパッと確認できます。

また、早急な折り返し対応が必要な際にも確認を取りやすい環境作りをしております。作業効率がグンと上がる事は間違いナシです!

3、大幅なコスト削減が可能

これは秘書代行のみならずですが、こういったコールセンターでのサービスをお願いした場合というのは、かなりのコスト削減が見込めます。

例えば、人件費として30日間人を雇う場合、おおよそ一日10,000円前後はかかってしまいますよね。月にすると300,000ほど。かなりの金額になってしまいますよね。

秘書代行・電話代行サービスならば、安いものであれば一か月5,000円~10,000円というお値段からスタートする事ができます。

また、新人を雇うとしたら御社で研修をするための「時間」も必要になってきてしまいますよね。そういったデメリット・コストを削減していく為に、私たちのサービスはあるのです。

さらに弊社ではプロフェッショナルなオペレーターをそろえておりますので、ビジネスパートナーとして新しいお仕事に繋げるお手伝いも契約後すぐに可能です。

人件費がかなりかさんでしまうとお悩みの方はもちろん、この金額からなら…と悩まれている方もいらっしゃるかと思いますので、是非一度弊社にお問合せください!

まとめ

今回は秘書代行についてお話させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか?

今回は3つほどメリットを上げさせていただきましたが、上記のほかにもまだまだメリットはあります。

弊社では上記のほかにも、様々なプランをご用意しております。ご希望であれば、御社のHPについてのお手伝いや、記事作成代行サービスなども追加でお付けする事ができます。

また、秘書代行としてメール代行業務なども行っております。

様々なプランをご用意してお待ちしておりますので、皆様のお問合せ・ご相談、お待ちしております!

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