「広告を出稿しているがアポイント数が足りない」

「アポイント数を増やすために何か効率がいい方法はないか」

このような悩みを持っていませんか？

実は、アウトバウンドコールをすることによってアポイント数を増やし、売上までのリードタイムを短くできます。

今回は、アウトバウンドコールについて解説します。

さらに、成功するためのコツやポイントも紹介するので参考にしてください。

1 アウトバウンドコールとは

アウトバウンドコールとは、取引をしていない顧客に電話を通してサービスを提案することです。

顧客の悩みを解決できる有益な情報を提供し、サービスに興味を持ってもらったら商談の場を設定します。

2 アウトバウンドコールとインバウンドコールの違い

アウトバウンドコールとは、取引をしていない顧客に電話営業するのに対して、インバウンドコールとは、顧客から問い合わせをもらい電話でサービスを提案することです。

サービスに関する疑問点について回答します。

アウトバウンドコールとインバウンドコールの違いをまとめた表は以下の通りです。

3 アウトバウンドコールのメリット

ここからは、アウトバウンドコールのメリットについて解説します。

メリットは3つあります。

・商談化するまでがはやい
・ニーズを把握できる
・サービスを認知してもらえる

メリット①商談化するまでがはやい

1つ目は商談化するまでがはやいことです。

営業リストを用意してコールをすれば顧客へアプローチができるからです。

アポイント数が足りない場合、広告を出稿することを考えると広告代理店に依頼する手間がかかります。

また、広告を出稿してサービスに興味を持ってもらっても他社と比較することが多く、即アポイントにつながるとは限りません。

アウトバウンドコールは、営業リストとトーク力次第ではサービスに興味を持ってもらい商談化できます。

メリット②ニーズを把握できる

2つ目はニーズを把握できることです。

顧客との会話から現状の悩みや状況を確認できます。

アウトバウンドコールをしていると、「サービスに興味はあるが、契約をするタイミングではない」といった回答をもらうことがあります。

以下の点を確認して、定期的に情報を提供することによって顧客が必要なタイミングで商談化することが可能です。

・なぜサービスに興味を持ったのか
・いつ頃からサービスの導入を検討しているのか

メリット③サービスを認知してもらえる

3つ目はサービスを認知してもらえることです。

サービスによっては知名度が低いことがあるからです。

興味がある方からは、「資料はありますか」と要望をいただくことがあります。

メールアドレスを確認して資料を送付しましょう。

送付したあとは数日後に再度、コールをして不明点等がないか確認します。

さらに、時間をいただけそうであれば商談日を設定しましょう。

4 アウトバウンドコールのデメリット

次にアウトバウンドコールのデメリットについて解説します。

デメリットは3つあります。

・受付で断られることが多い
・会社の信用を下げることがある
・モチベーションを維持することが難しい

デメリット①受付で断られることが多い

1つ目のデメリットは、受付で断られることが多いことです。

受付の担当者は、新規取引の案内は断るように指示を受けていることがあるからです。

さらに、リモートワークが普及したことにより自動アナウンスで「用件がある方は担当者に直接連絡してください」と返答されることもあります。

営業先によっては、アウトバウンドコールではアポイントに繋がらないこともあるため、別の施策を検討することも大切です。

デメリット②会社の信用を下げることがある

2つ目のデメリットは、会社の信用を下げることがあることです。

何度もコールをすると相手も迷惑だと感じるからです。

「必要ないので営業リストから外してください」と依頼を受けることがあります。

社内で情報が共有できていないと別の営業マンが後日、コールをしてしまい会社の信用を下げてしまいます。

機会損失にもなるため、注意しましょう。

デメリット③モチベーションを維持することが難しい

3つ目のデメリットは、モチベーションを維持することが難しいことです。

アウトバウンドコールは、営業先から断られることが多いため精神的な負担も大きいからです。

営業先によっては、厳しい言葉を受けることもあります。

モチベーションが下がってしまった場合は、1人では抱え込まず上司や同僚に相談をしましょう。

5 アウトバウンドコールを成功させるコツ

ここからは、アウトバウンドコールを成功させるコツを紹介します。

成功させるコツは以下の5つです。

・リストを作成する
・トークスクリプトを作成する
・業務を効率化するツールを導入する
・行動数を管理する
・BtoBの購買行動を把握する

リストを作成する

営業先のリストを作成します。

リストを作成しておくメリットは以下の3つです。

・重複を避けられる
・営業効率が上がる
・アプローチ先が一覧で確認できる

電話をかけながら、リストを作成すると時間がかかります。

午前中はリストを作成して、午後から電話をかけるなど作業をする時間をわけましょう。

また、営業リストを作成しておくと誰がいつ電話をしたのか確認ができ、重複が避けられます。

具体的には、以下の項目に沿ってリストを作成します。

・会社名
・住所
・従業員数
・業界
・電話番号
・コーポレートサイトのURL
・メールアドレス
・電話をかけた担当者
・電話をした日

リストを作成する場合、ITツールを導入することも有効です。

例えば、企業データベースをもつFORCASは、既存顧客リストをExcelでアップロードすると受注しやすい企業を抽出します。

契約につながりやすい案件からアウトバウンドコールをかけられるため、契約につながりやすくなります。

トークスクリプトを作成する

トークスクリプトを作成しましょう。

アウトバウンドコールはトークの内容によってアポイント率が変化するからです。

また、新人の方が入社した時にトークスクリプトがあると教育がしやすいです。

作成する場合は以下のポイントに気をつけましょう。

・電話をした理由を伝える
・相手の状況を聞き出す
・メールアドレスを確認する

電話をした理由を伝える

電話をした理由を伝えます。

顧客はいきなり電話がかかってきて営業の提案を受けると身構えてしまうからです。

例えば、以下のように案内をしましょう。

・コーポレートサイトを見て電話をしました
・テレアポ代行サービスを運営しており、アポイント数が2倍になった事例を紹介しております

一方的に電話をしているのではなく、相手にもメリットがあると感じてもらえることが大切です。

相手の状況を聞き出す

相手の状況を聞き出すと営業の提案がしやすくなります。

相手の情報量が多い程、戦略を考えやすくなるからです。

事前にどのようにヒアリングをするのか、質問の項目を決めておきましょう。

例えば、テレアポ代行サービスを提案する場合は以下の項目を確認します。

・現在の営業手法
・営業マンの人数
・営業マンの対応範囲

ヒアリングするコツは他社の状況を伝えることです。

「何かお困りごとはありませんか」と質問しても「ありません」と断られます。

「他社から営業のリソースが限られており、アウトバウンドコールまで余裕がないと相談を受けることが多いのですが御社はいかがですか」などと質問をしましょう。

メールアドレスを確認する

メールアドレスを確認しましょう。

営業先と接点を持ち続けることが可能だからです。

セミナーの案内や利用者の声をまとめた資料などを、MAツールを使用して定期的にメルマガを配信できます。

メルマガの開封率が高い方から、定期的にアウトバウンドコールすると効率よく営業ができます。

メールアドレスを確認するコツは、有益な情報を届けたいことを伝えることです。

「業界の最新の動向をまとめた資料を提供したいのですがよろしいでしょうか」など伝えメールアドレスを確認しましょう。

業務を効率化するツールを導入する

業務を効率化するツールを導入することも検討しましょう。

営業マンの負担を軽減できるからです。

例えば、Excelで各営業マンがリストを管理しておくと、退職をされたときにデータを削除されてしまうことがあります。

どこの企業にアウトバウンドコールをしていたのか把握できません。

一から営業リストを作成するとなると営業マンの負担も増えてしまいます。

SFA（セールス・フォース・オートメーション）などの営業支援システムを導入すると以下の情報が一元管理できます。

・いつ営業したか
・誰が営業したのか
・対応した内容
・ステータス

ツールを導入することによって、営業活動を可視化し業務を効率化できることがメリットです。

行動数を管理する

行動数を管理することは大切です。

管理をしていないと無駄な努力をしてしまい、結果を出せないからです。

目標に対して未達だった場合、行動数を管理していないと明確な対策ができません。

とりあえず「コール数を増やしなさい」と部下に指示をしても、効果がなければモチベーションを下げてしまいます。

例えば、行動数を管理しておくと以下の1月と2月の実績を比較した時に、コール数は同じだけどアポ数の転換率が違うことがわかります。

営業先の業界や会社の規模数を変更したら、アポイント数に変化があったなどが把握できると「リストを精査してみよう」などと具体的な対策が可能です。

BtoBの購買プロセスを把握する

The Digital evolution in B2B Marketingの調査結果によると、BtoBの購買プロセスは、営業と商談する前に57%が済んでいることがわかりました。

今までは、営業の提案を受けてから契約をするか判断することが主流でした。

しかし、現在は顧客自ら資料請求やセミナー等に参加し情報を収集してから、営業の提案を受けるか判断しています。

今後は、デジタルマーケティングに力を入れてリードを獲得し、契約につながりやすい案件から電話でアプローチをすることが重要です。

例えば、ウェビナーを開催する場合、申し込みフォームに以下の情報を入力してもらいます。

・会社名
・担当者名
・メールアドレス
・電話番号
・役職
・質問事項

役職がある方は決済権を持っているため、契約までのリードタイムが短くなります。

ウェビナーが終了したら優先的にアプローチをしましょう。

出典:The Digital evolution in B2B Marketingより

6 アウトバウンドコールのアポ率

アポ率とは、アウトバウンドコールにおいてサービスを提案した顧客のうち、実際に商談の場が成立した割合を指します。

業界やサービスによって異なりますが、アポ率は1％前後です。

アポ率をあげるためには、以下の改善を地道におこなうことが大切です。

・リストを精査する
・トークスクリプトを見直す
・定期的に顧客と接点をもつ

アポ率に変化があった場合は、原因や対策を考えましょう。

7 アウトバウンドコールがきついと感じた時の対処法

アウトバウンドコールをおこなうときついと感じるときがあります。

思うようにアポイントが取得できなかったり、クレームにつながることがあるからです。

対処法は以下の通りです。

・上司に相談をする
・きついと感じる原因を考える
・運動をするなどリフレッシュをする

アウトバウンドコールがきついと感じた時はストレスを溜めないようにしましょう。

8 アウトバウンドコールの代行サービス

リソースがない方は、アウトバウンドコールの代行サービスを利用することも有効です。

以下の業務を代行してくれるため、他の業務に専念できるからです。

・アウトバウンドコールをして商談化をしてくれる
・アポイントに繋がらなかった案件に定期的にアプローチしてくれる
・資料のダウンロードがあったら1時間以内に連絡をしてくれる

ボンズコミュニケーションでは、今まで300社以上のお客様の業務スキームを受託してきた実績があります。

業務効率化、事業成長のためにアウトバウンドコールの施策を検討している方は、サービスの紹介資料もあわせてチェックしてみてください。

⇒サービス紹介資料の無料ダウンロードはこちら

9 【まとめ】アウトバウンドコールを成功させよう

今回は、アウトバウンドコールについて解説しました。

成功させるコツは以下の5つです。

・リストを作成する
・トークスクリプトを作成する
・業務を効率化するツールを導入する
・行動数を管理する
・BtoBの購買行動を把握する

アウトバウンドコールして、アポイント数の増加を目指しましょう。

【執筆者】
ゆら

営業/Webライター/2つの顔を持つ一児のパパ。
ECとSaaS商材を扱うIT企業に在籍し、インサイドセールスの立ち上げ、ウェビナーの企画に取り組んだ経験を持つ。
現在は、Webライターとして、IT、営業、マーケティング分野を中心に執筆活動中。

BONZクロスメディア事業部

株式会社ボンズコミュニケーションは、「実際に行ってきた中小企業に役立つ情報を」というテーマのもと、
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