企業に電話する際は、避けた方がいい時間帯があることを知っていますか。企業に電話する際の基本的な流れや電話をかける際のマナーを知っておくことはとても重要です。そこで本記事では、電話に対応しづらい避けておきたい時間帯や電話をかける際の基本的な流れを解説します。

企業が電話に対応しやすい時間を知りたい人や、電話をかける際のマナーを知りたい人はぜひ参考にしてみてください。

電話に対応しづらい避けておきたい時間帯は

企業への電話では、避けておきたい時間帯があります。時間帯を意識して電話をかけることで企業側は、余裕を持った対応が可能になります。ここでは、電話に対応しづらい避けておきたい時間帯を3つ紹介します。

・始業の直後

・休憩の最中

・終業の直前

下記では、それぞれの時間帯について解説します。

始業の直後

始業の直後は、多くの人が電話をかけるため電話がつながりにくい傾向にあります。また、始業直後は、企業で働いている人の業務の準備や打ち合わせが行われるため、電話に出ることが難しいです。

また、繋がっても余裕を持って電話に対応することが難しくなります。そのため、始業直後は、できるだけ電話を避けて、メールなどのコミュニケーション手段を利用することをおすすめします。

休憩の最中

昼食などの休憩の最中もできるだけ電話を避けましょう。昼食を摂る時間帯は企業によって異なりますが、通常は2時から13時の間になります。休憩の時間帯は席をはずしている人も多く繋がりにくい傾向があります。また、昼食の時間帯は、仕事や学校の休憩時間でもあり、お客様が電話をかける機会が増えるため、電話回線が混み合うことがよくあります。

したがって、企業が休憩の時間帯は、お客様に対応しづらいため、できるだけ避けましょう。

終業の直前

電話に対応しづらい避けておきたい時間帯として終業直前が挙げられます。終業の直前は多くの従業員が仕事をまとめるため忙しくなります。仕事に集中している人にとって、電話に出ることは作業の妨げになります。また、電話が長引くことで営業時間を超えてしまう恐れもあります。したがって、終業時間直前は電話をかけるのを控えましょう。

電話をかける際の基本的な流れ

次に、電話をかける際の基本的な流れを紹介します。

・名乗る

・用件を言う

・取次をお願いする

・お礼をして先に切る

下記では、それぞれについて詳しく解説します。

名乗る

電話をかける際に、相手に自分の名前を最初に伝えることは必要なマナーです。これにより、企業は、電話の目的や内容を把握できます。企業はたくさんのお客様の情報を抱えており、電話口のお客様の情報を知るためには、名前を知る必要があります。そのため、電話をかけたら初めに名乗りましょう。

用件を言う

次に、用件を言います。企業は、お客様がどのような意図で電話をかけてきたのかを知ることで問題解決を行うことができます。そのためには、結論を最初に伝えることが望ましいです。また、要件を明確に伝える必要があるため簡潔に伝えることも意識しましょう。

取次をお願いする

担当者が不在の場合は、取次をお願いしましょう。大きな企業になればなるほど、お客様を抱えている数が多くなるため、担当者の不在も多くなります。担当者が出るまで何度も電話をかけることは、企業の迷惑になります。

お礼をして先に電話を切る

最後は、お礼をして先に電話を切りましょう。電話の終わりにお礼を言うのは、相手の時間を尊重するためです。また、電話対応のマニュアルとしてお客様が電話を切るまで待つ企業は多いため、先に電話を切りましょう。お礼をして相手に先に電話を切る旨を伝えることで、丁寧なコミュニケーションを取ることができます。

電話をかける際に知っておきたい対応時間等のマナー

電話をかける際はマナーを守る必要があります。ここでは、電話をかける際に知っておきたい代表的なマナーを3つ紹介します。

・忙しい時間や繁忙期はできるだけ避ける

・20時以降はかけない

・受話器は優しく置く

下記では、それぞれのマナーについて解説します。

忙しい時間や繁忙期はできるだけ避ける

本記事の最初の方でも解説しましたが、企業に電話をかける際のマナーとして1番大事になってくるのが、忙しい時間や繁忙期はできるだけ避けることです。忙しい時間や繁忙期は企業によって異なりますが、昼食の休憩時間帯や始業直前、終業直前はどの企業も忙しくなり、電話対応に応じにくくなります。

また、できるだけ週末や祝日は避けましょう。さらに、企業によっては月末や年末などの締め切りや決算期間が忙しい時期があります。この時期は多くの業務が集中するため、スケジュールが詰まり、忙しくなります。また、業界別の繁忙期を知りたい人はこちらを参考にしてください。

参照：インディード　業界別の繁忙期

20時以降はかけない

夜間営業する企業は少なく、営業中でも終業の準備で忙しいことが多いです。緊急の場合や企業の了承がある場合を除き、夜遅くに電話をかけることは避けましょう。夜遅くに電話をかけることは企業に迷惑をかけ、仕事の効率を下げる可能性があります。

企業の都合を考慮し、適切な時間帯に連絡を取ることが重要です。また、20時以降の電話は緊急でない限り、一般的に常識がないと思われます。

受話器は優しく置く

受話器を優しく置くことは、相手への敬意を示す行為です。相手がまだ電話を切っていない時に受話器を強く置くと、音が響いて相手の耳を痛める原因になります。電話対応ではお客様の声を聞きやすくするために、電話の音量を大きく設定しています。そのため、電話を切る際は、受話器を優しく置きましょう。

受話器を優しく置くことで、相手に配慮を示し、その後の関係を円滑に進めることができます。

営業電話をかける際は対応時間に注意するのと同等に事前準備が大切

営業電話をかける際はより対応時間に注意する必要があります。また、営業電話が成功するかどうかは、どれだけ事前準備をしておくかに左右されます。営業電話をかける際の主な事前準備は3つあります。

・相手企業の下調べをしておく

・営業電話の目的を明確にしておく

・トークスクリプトを用意しておく

下記では、それぞれの事前準備について解説します。

相手企業の下調べをしておく

相手企業の業種や事業内容を把握することは、とても重要です。相手企業の業種や事業内容を知ることで、その企業の重要な課題やニーズを理解することができます。これにより、スムーズにコミュニケーションを図ることができます。

さらに、相手企業の問題や課題を把握することで、自社の商品やサービスがどのように役立つかを具体的に説明することができます。相手企業が抱えている課題に対して、自社の商品やサービスがどのように解決策となるのかを明確に伝えることで、相手企業の関心を引くことができます。

営業電話の目的を明確にしておく

営業電話をかける際の事前準備として、営業電話の目的を明確にしておくことが挙げられます。営業電話の目的を明確にしてない状態で営業電話をかけると、相手企業に電話をかけた意図が伝わりません。その結果、営業が成功しづらくなります。

トークスクリプトを用意しておく

営業電話でトークスクリプトを使用することは、営業を成功させる重要な要素です。トークスクリプトを用意しておくことで、話すべき要点を明確にしたり、自信を持って話すことができます。そのため、トークスクリプトには必要な情報や質問事項をまとめておきましょう。これにより、効果的なコミュニケーションが可能になります。

また、トークスクリプトを用意しておくことで企業が抱えている問題や要望に対して適切な情報を提供することができます。したがって、トークスクリプトを用意しておくことは、営業の成功を左右する重要な要素といえます。

電話の対応時間外などで担当者に繋がらない場合

企業に電話がつながっても、担当者が不在の場合はよくあります。ここでは、担当者に繋がらない場合にしておきたいことを2つ紹介します。

・留守番電話にて用件を伝える

・メールにて用件を伝える

下記では、それぞれについて詳しく解説します。

留守番電話にて用件を伝える

担当者に繋がらない場合にしておきたいこととして、留守番電話にて用件を伝えることが挙げられます。留守番電話にメッセージを残す際は、まず自分の名前と連絡先を明確に伝えましょう。具体的な連絡方法も伝えることで、相手がどのように連絡を取ればいいのかが分かります。

自分の名前と連絡先を伝えたら、次に、用件を簡潔に伝えましょう。留守番電話はリアルタイムでコミュニケーションを取れないため、長い留守番電話だと用件がいまいちわからなくなります。

また、留守番電話の最後には、返信を待つ旨を伝え、連絡を待つ期間を明示しましょう。これにより、相手は返信までの時間を把握でき、円滑なコミュニケーションが可能となります。

メールにて用件を伝える

電話対応時間外や担当者不在時は、メールで連絡することも可能です。メールは24時間受け付けているため、いつでも送信できます。メールで用件を伝えると、担当者が確認して、対応してくれます。また、メールにて用件を伝える際も、留守番電話にて用件を伝える際と同様に、自分の名前と連絡先を記載し、用件を簡潔に伝えましょう。

メールの利点は、時間や場所に制約がないため、忙しい時や移動中でも用件を伝えられることです。また、電話のように避けておきたい時間もない点もメールにて用件を伝える利点だといえます。

担当者に繋がらない場合のメールの送り方

次に、担当者に繋がらない場合のメールの送り方を2つ紹介します。

・電話をかけた際に不在だったことを伝える

・用件をわかりやすくまとめる

下記では、それぞれのメールの送り方について解説します。

電話をかけた際に不在だったことを伝える

担当者に繋がらない場合のメールの送り方として、電話をかけた際に不在だったことを伝えることが挙げられます。メールでの連絡は、何度かラリーが必要になるため、問題解決に時間がかかり、コミュニケーションコストがかかります。また、期限や納期に関する場合、電話で連絡が取れなかったことを伝えることで、自分の真剣さを示すことができます。

用件をわかりやすくまとめる

メールを送る際は、用件をわかりやすくまとめることも重要です。また、件名に具体的な用件を明確に記載することも重要になります。企業は多くのお客さんと連絡をとっているため、長文のメールは返信時間がかかり迷惑になる恐れがあります。したがって、メールでの連絡では、要件や問題点を簡潔に伝える意識を持ちましょう。

不在着信に折り返す際にしておきたいマナー

不在着信に折り返す際のマナーを守れていない人は多くいます。ここでは、不在着信に折り返す際にしておきたいマナーを2つ紹介します。

・時間帯に気を付ける

・留守番電話に用件を伝えていた場合は回答を用意しておく

下記では、それぞれのマナーについて解説します。

時間帯に気を付ける

不在着信に折り返す際にしておきたいマナーとして、時間帯に気を付けることが挙げられます。不在着信は、できるだけ早めに折り返す必要があります。着信がきていたということは、相手が自分に対して用件がある場合がほとんどです。そのため、不在着信に気づいたらすぐに折り返しましょう。

また、不在着信に気づいたのが、企業が終業している時間であれば、翌日の始業の直前に折り返しの電話をしましょう。

留守番電話に用件を伝えていた場合は回答を用意しておく

留守番電話で用件を伝えていた場合は、事前に回答を用意することが重要です。事前に回答を用件しておくことで、スムーズに問題解決をすることができます。反対に、回答が用意していないと、考える時間が必要になり、電話が長引く可能性があります。

長時間の電話は、企業の迷惑になるため、留守番電話で用件を伝える際には、回答を用意することが大切です。

まとめ

本記事では、電話に対応しづらい避けておきたい時間帯や電話をかける際の基本的な流れを解説しました。企業に電話する際の基本的な流れや電話をかける際のマナーを理解できたかと思います。また、企業はお客様の問題解決を迅速に行うために、適切な電話対応ができる従業員の雇用が必須になります。

しかし、人手不足などの理由で、お客様の問題解決を思うようにできていない企業はたくさん存在します。お客様の電話対応が迅速にできるかどうかは、企業の長期的な売り上げに影響します。

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