電話対応で担当者が会議中の場合はどうすべき？会議中ならではの対応方法を解説

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電話の対応時に、担当者が会議中で不在となっているケースも考えられます。会議を理由に担当者がいない場合に、どのような対応をすべきなのか、事前に確認しておくことがスムーズな電話対応を実現するポイントです。本記事では、電話対応時に担当者が会議中で不在の場合における対応方法や、注意点について解説します。電話代行サービスのメリットについても解説するので、業務効率化の一環としてぜひ参考にしてください。

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担当者が会議中の場合の対応方法

担当者が会議中の場合には、それに合わせた電話対応が求められます。以下では、担当者が会議中の場合の具体的な対応方法を解説します。

社内で会議中の場合には取り次ぐことも可能

社内で会議中の場合には、電話をそのまま取り次ぐことも可能です。会議の内容次第では、会議の最中に担当者に連絡をして、電話に出てもらうことも考えられます。一方で会議の内容や状況によっては、担当者が席を外せない可能性もあります。担当者が対応できることを確認したうえで、電話相手に取り次ぐと伝える必要があります。

会議中であることを理由に電話対応できないことを伝える

担当者が会議において重要な役割を担っているケースなどでは、電話対応ができない可能性もあります。その場合には電話相手に担当者が会議中であることを説明し、現在は対応できないことを伝えます。ただ「対応できない」と突き放すのではなく、いつ会議が終わるのかを伝え、折り返しの電話などでの対応を提案することが重要です。必要に応じて会議詳細を改めて確認し、終了の予定時間を明確にすることも重要です。

会議中の電話対応は会社によって異なる

会議中の電話対応の方法は、会社によって異なります。そのため事前に担当者が会議をしているケースでの対応方法を確認し、それに合わせて対応する必要があります。自分で勝手に判断せず、会社の方針に沿った対応が求められます。会議が頻繁に行われない場合、明確なルールが制定されていないことも多いです。社内で会議中の担当者に電話をつなぐ明確なルールがない場合には、上記の手段で臨機応変に対応します。

会議中の担当者に電話を取り次ぐ場合のポイント

会議中の担当者に電話を取り次ぐ場合には、チェックしておくべきポイントがあります。以下では、会議中の担当者に電話を取り次ぐ際のポイントについて解説します。

会議の邪魔にならないように取り次ぐ

会議の邪魔にならないように、担当者だけに分かるように取り次ぐことが1つのポイントです。会議を中断させる結果になると、担当者が困る可能性もあります。会議室には静かに入室し、担当者に直接伝えます。もしくは担当者にメールなどで連絡し、会議室から出てきてもらう方法があります。いずれにしても会議を中断するような形にならないように、配慮をしながら担当者に取り次ぐことがポイントです。

しっかりと電話の内容をメモに残す

スムーズに用件を伝えられるように、きちんと電話の内容をメモに残しておくことも重要です。担当者にメモを直接渡して、状況を伝えるのも1つの方法です。電話の内容をメモに取る際には、まずは簡易的な内容で記載し、あとから分かりやすい形に書き直す方法があります。電話しながら丁寧なメモを作成しようとすると、コミュニケーションが疎かになるリスクがあります。電話中は会話に集中し、メモは簡易的な内容で留めるのがコツです。

しばらく電話に出られないようならその旨を伝える

会議が長引く可能性があり、担当者がしばらく対応できない場合には、早めにその旨を相手に伝えます。会議の状況次第では、予定の終了時間を大幅に超過するケースもあります。電話対応時にあらためて、何時ごろまで会議をするか確認することが重要です。予定時間を踏まえたうえで、電話対応の方法を相手側と話し合います。会議が長引きそうなら、こちらから折り返し電話をする方法を提案すると良いでしょう。

会議中を理由に電話対応できないことを伝えるポイント

会議中を理由に担当者が電話対応できないことを伝える際には、把握しておくべきポイントがあります。以下では、会議によって電話対応ができないことを伝えるポイントを解説します。

会議の終了時間を伝える

担当者が会議中の場合には、まず会議の終了予定時間を伝えて、改めて対応することを提案します。会議の終了時間が分かっていて、かつ遅くならない場合に考えられる方法です。終了時間が曖昧な場合には、一旦電話を保留して正しい時間を確認します。「たぶん〇時に終わります」といった曖昧な回答をせず、明確な時間を情報として提供することがポイントです。

折り返しの提案をする

会議がいつ終わるのか分からないケースでは、折り返しの連絡をすることを伝えます。相手側も急な用事でないのなら、折り返しで問題ない可能性も高いです。折り返しの電話をする際には、連絡先・電話の相手・何時にかけるべきかなど、いくつかの情報を確認する必要があります。とくに何時にかけるべきかは重要となるため、折り返しの電話を約束する際には必ず確認しましょう。

こちらで対応できないか確認する

担当者以外で対応できる従業員がいないか、もしくは自分が対応できないか確認することも1つの対応方法です。対応可能な用件であれば、その場で必要なことを終わらせることも考えられます。電話相手から用件を詳しく聞き出し、対応方法をその場で模索することも検討されます。用件の内容や担当領域によっては、ほかの従業員に任せた方がスムーズに話が進む場合もあります。対応方法に迷ったときは、担当者に近い位置にいる先輩や上司に頼り、代わってもらえないか確認してみましょう。

会議を理由に電話に出ないことは失礼なのか？

社内の用事である会議を理由に電話に出ないことを、「失礼」と捉えられるケースもあります。以下では、会議を理由に電話に出ないことを失礼と捉えられてしまう場合の対処法を解説します。

「会議中」と明言しない方が良い場合もある

「会議中だから電話に出られない」となると、社内の事情を優先する担当者と判断される可能性もあります。電話対応がきっかけとなって、その後の関係性に影響が出るケースも懸念されます。電話相手との関係次第では、会議中と明言せずに、「〇〇は席を外しています」などの表現を用いることも1つの方法です。

付き合いの長い取引先などは「会議中」で問題ない場合も

付き合いの長い取引先などが電話相手の場合、「会議中」と伝えても問題ないケースが多いです。担当者の事情などをよく分かっている可能性があるため、失礼と思われない可能性が高いです。担当者が事前に会議に出ていることを伝えているケースもあるため、会議中で電話対応ができないと説明する方が、スムーズに話が進みます。

電話の相手によって対応方法を変えられるのがベスト

会議中を理由に電話に出られないことを失礼と思うかは、結局電話の相手次第となります。そのため電話の相手に合わせて、その場で対応を変えられるのがもっとも良い方法となります。例えば電話相手と信頼関係が築けているのかを、1つの基準にすることが考えられます。普段から頻繁に電話連絡を取っている相手なら、会議中でも失礼と思われる可能性は低いです。逆に最近取引を始めた相手の場合、「会議中だから」といった理由が失礼に感じられるケースが懸念されます。

まだ信頼関係を構築できていない場合には、「席を外している」などの言葉に言い換えるのがポイントです。

「会議中」を使わずに電話に出られないことを伝える方法

「会議中」という言葉を使わずに、電話に出られないことを伝える方法はいくつかあります。以下を参考に、「会議中」を使わないで担当者の不在を伝える方法をチェックしてみてください。また、適切な電話対応を社内に導入する際には、電話代行サービスの利用も検討されます。電話のプロに対応を委任できるため、電話方法を教育するコストを削減できます。

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「ただいま席を外しております」と伝える

会議中の担当者への電話時には、「ただいま席を外しております」と伝える方法があります。「席を外しているため対応できない」と説明することで、会議という理由を伝えることなく不在であることを理解してもらえます。席を外している理由を詳細に説明する必要はないため、特別に理由を聞かれない限りは、この対応で問題ありません。

「外出中です」と伝える

担当者が会議中の場合には、「外出中です」と伝えるのも1つの方法です。外出しているため連絡が取れないと説明すれば、電話相手も別の方法を考えてくれる可能性があります。会議の終了時間を、外出から戻る時間として説明し、対応方法を模索することが可能です。電話が終了したあとには、担当者に外出していることを理由にしたことを説明します。担当者と連携が取れていないと、あとから矛盾が発覚して良好な関係が築けなくなる可能性があります。

会議中を理由に電話に出ないデメリットとは？

会議中を理由に電話に出ないことには、さまざまなデメリットがあります。以下では、会議によって電話に出ないことによるデメリットを解説します。

重要な情報を逃す可能性がある

緊急性の高い用件の場合、電話に出ないことで重要な情報を逃す可能性があります。ひいては利益を失う結果になりかねないため、担当者の抱えている案件によっては、迅速な電話対応が求められます。緊急性の高い電話がある場合には、担当者から事前に通達があるケースが多いです。電話対応する際には担当者の事情を把握し、適切な判断をする必要があります。

取引先から信用を失う可能性がある

先に解説したように、会議中を理由とした不在を、快く思わない方も多いです。たった1度の対応が、今後の関係性に悪影響を与えるリスクも懸念されるでしょう。そのためなるべく電話対応ができるように、会議中でも連絡を取りやすい環境を構築することがポイントです。会議中だからと外部からの連絡を絶ってしまうと、企業にとっての損失を招く可能性が高まります。会議中でも風通しの良い状況を作ることが、会社の対応として検討できます。

柔軟な対応が難しくなる

電話の内容によっては、担当者の判断や指示が必要なケースもあります。会議中を理由に電話を避けると、柔軟な対応が難しくなる可能性も懸念されるでしょう。担当者の意見や判断が必要だと思われる場合には、まず担当者に連絡を取ることがポイントです。会議中でも抜け出せる状況であれば、担当者に直接対応してもらえます。どうしても抜け出せない場合には、少しでも早く連絡が取れるように電話で調整することが役割になります。

会議中を理由に電話を逃さないためのポイント

会議中を理由に電話を逃さないためには、いくつかのポイントがあります。日常的に会議が多い企業は、以下を参考に電話対応時のポイントをチェックしてみてください。

電話がある可能性を会議の参加者に伝えておく

電話の可能性がある場合には、担当者が会議の参加者に事前に伝えておくことがポイントです。緊急の電話があることが分かっていれば、周囲もそれに合わせた対応がしやすくなります。担当者だけでなく、社内全体で用件に対応できる環境づくりが、1つの対応策となります。情報共有できるツールの活用や、朝礼の時間などを使った連絡など、自社に合わせた方法で連携を取るのがおすすめです。

会議中でも電話を優先するルールを設ける

そもそも「会議中に電話に出ても問題ない」ルールを作ることも、1つの方法となります。「会議中＝ほかの仕事をしてはいけない」という固定概念を取り外し、従業員が自由に動ける職場の構築を進めることがポイントです。社内会議の内容はあとから伝えられるように備え、中座しても情報が共有できるように環境を整えます。会議の優先度を今一度見直して、電話対応の方法を考えるのもポイントです。

電話代行サービスを活用する

電話代行サービスを活用して、適切な対応をしてもらうのもポイントです。電話対応における取り次ぎは難しく、従業員によって差が出ることもあります。電話を受けた人によって対応の質が変わると、相手から信頼を得られなくなる可能性も懸念されます。そこで電話代行サービスを利用し、プロに電話対応を任せる方法があります。電話代行サービスでは、適切かつ迅速な電話対応が可能となります。従業員が電話対応に追われる心配がなくなるため、業務負担の軽減につながるなどのメリットもあります。

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まとめ

会社の会議中に電話がかかってきたために、対応できないという事例は珍しくありません。そのため基本として、会議中の担当者にかかってきた電話への対応方法を事前に確認しておくことが重要です。電話での応対方法や会議中の担当者への連絡方法などをチェックし、適切な対応ができるように備えてみてはいかがでしょうか。電話対応を最適化するのなら、電話代行サービスの利用がおすすめです。「ボンズコミュニケーション」はこれまでに高品質・低コストの電話代行サービスを、数多く提供してきました。