高圧受電設備・24時間緊急対応のコストを10分の1に削減！担当者の負担を劇的に軽減したBONZのソリューション

高圧受電設備の管理会社が直面していたのは「24時間対応の重圧」と「膨らみ続けるコスト」でした。
ボンズはIVRによる自動音声応答とチャットワーク連携を組み合わせたソリューションを提案。
その結果、人件費を10分の1に削減しながら、担当者の負担を大幅に軽減することに成功しました。

ボンズの電話代行は、業務効率化とコスト削減の両立が可能です。
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お客様の概要と業務特性

社会インフラを支える高圧受電設備の管理は、緊急時の即応が使命です。その一方で、24時間体制は運用負荷を伴います。

高圧受電設備会社の使命と24時間対応

漏電や停電などの緊急事態には、24時間365日の対応が不可欠です。
生活と事業の継続を守るため、いつでも確実に受電し判断できる体制が求められます。
お客様はこの社会的責務を果たすべく、昼夜を問わない待機と対応を継続してきました。

緊急連絡が事業継続に直結する背景

初動が遅れれば安全と稼働に直接影響するため、連絡の取りこぼしは許されません。
そこで全ての連絡を一本化して受ける運用を敷いていました。
結果として、緊急でない通知まで同じ窓口に集約される構造的な負荷が生じていました。

導入前に直面していた課題

献身的な体制の裏側では、無駄な着信や膨大なコストが積み重なり、担当者の心身を圧迫していました。

無駄な着信と通知の氾濫

点検完了や軽微なアラートなど、緊急度の低い連絡まで24時間窓口に流入していました。
電話が絶えず鳴り続け、重要な案件が埋もれやすい状態でした。
情報の質より量が優先され、現場の集中力を削いでいました。

担当者が休めない労働環境と精神的負担

深夜や休日でも着信に備える必要があり、常時緊張が続いていました。
睡眠の質や私生活にも影響が及び、疲弊とストレスが蓄積します。
長期的には人材定着やスキル継承にも悪影響が及ぶ懸念がありました。

24時間体制維持による高額な人件費

常時待機と即応のための人員配置は、月次コストを大きく押し上げていました。
収益性を圧迫する一方で、安全性を理由に簡単には縮小できません。
品質とコストの両立が、経営課題として突きつけられていました。

解決へのコンセプトと方向性

解決の鍵は「緊急度の可視化」と「標準化された運用」です。真に必要な対応だけを確実に届けます。

緊急度を判別し必要な情報だけを届ける仕組み

入口で緊急度を自動判定し、優先度の高い連絡だけを即時に担当者へ届けます。
軽微な用件は適切な窓口や時間帯に振り分け、混線を防ぎます。
こうして初動の確実性と現場の集中を両立させます。

属人化を排しデジタルで最適化する方針

判断や振り分けを個人の経験に依存せず、ルールと仕組みで再現性を担保します。
標準化されたフローにより引き継ぎや教育の負担が減り、品質のばらつきも抑制されます。
結果として、運用の持続性とスケールを確保できます。

導入したソリューション

IVRと通知選別の二段構えで、受電と情報共有を自動化しました。
緊急対応の質と効率を同時に高めます。

IVRによる受電と自動振り分け

IVRが用件を聴取し、緊急は24時間窓口へ、非緊急は営業時間内の窓口へ誘導します。
これにより、不要な着信は入口で抑制されます。担当者は本当に必要なコールに集中できるようになりました。

通知の自動選別とチャットワーク連携

設備アラートは自動でフィルタされ、重要度の高いものだけが即時共有されます。
チャットワークへの自動連携で、関係者の認知と初動が揃います。
情報伝達の遅延や漏れを予防し、判断の速さと正確性を確保しました。

導入後に得られた効果

定量のコスト削減に加え、現場の負荷軽減と対応品質の向上が同時に進みました。

月70〜80件の効率化と人件費削減

入口の振り分けで電話対応の手数が削減され、月70〜80件の効率化を達成しました。
人件費は約100万円から約10万円へと大幅に圧縮されました。
運用の無理を減らしながら、財務面でも明確な成果が生まれています。

無駄な電話削減とコミュニケーション効率化

必要な連絡だけが適切な窓口に届くため、やり取りの無駄が減りました。
確認や取次の往復も抑えられ、伝達が一点で完結します。
現場の可処分時間が増え、対応スピードも向上しました。

必要情報に集中できる体制と緊急対応の質向上

雑多な通知に妨げられず、重大案件に集中できます。優先度の高い情報が確実に上がることで、判断が速くなりました。
結果として、対応の確度と顧客からの信頼が高まりました。

休日も安心して休める環境と担当者満足度の向上

深夜や休日の無用な着信が減り、休息の質が戻りました。
緊張の常態化が解消され、心身の負担が軽減されています。
働きやすい環境は定着にもつながり、組織の安定性を高めました。

ボンズコミュニケーションが選ばれた理由と今後の展望

お客様がボンズコミュニケーションを選んだ理由は、単なる受電代行ではなく、課題の本質に向き合い解決に導く「提案型パートナー」としての姿勢にありました。

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デジタルツール活用による業務最適化

まず、属人化や非効率な運用に対し、デジタルツールを組み合わせた最適な仕組みを設計しました。
IVRと通知選別を連動させることで、不要な着信を入口で抑えつつ、緊急案件は確実に担当者へ届ける体制を整えています。
この設計力が、お客様の信頼を集める大きな要因となりました。

課題に即したカスタマイズ提案力

ボンズの電話代行は、課題に即した提案力が強みです。
お客様の業務フローや実際の課題を深く理解したうえで、運用に即した仕組みをカスタマイズしました。
ルールや振り分け条件を現場に合わせて調整し、要件定義から定着化まで一貫して伴走しています。
机上の提案にとどまらない実効性の高さが評価されました。

コスト削減と効率化を両立する伴走スタイル

私たちは、コスト削減と効率化の両立をゴールに据えて支援を続けています。
短期的な成果だけでなく、運用が成熟していく過程での改善も見据えた提案を行っています。
お客様にとって単なる外注先ではなく、持続的成長を支えるパートナーとして伴走するスタイルです。

まとめ

本事例では、緊急対応の確実性を守りながら、無駄な連絡を入口で抑えることで、人件費の大幅削減と現場負担の軽減を両立しました。
IVRと通知連携の仕組み化は、対応の速さと精度を引き上げ、働きやすさと信頼性を同時に高めます。
持続可能な24時間体制の実現に向けた有効な打ち手です。

ボンズコミュニケーションでは、今回のように24時間体制が求められる業務や、効率化と品質向上を同時に実現したいというご要望に合わせて最適なご提案を行っています。
コールセンター業務や電話対応に関するお悩みがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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