昨今はオフィスの受付に専用の「受付システム」を設置し、無人での対応を実践する企業も増えています。適切な環境・システムが整備されていれば、その場に人がいなくても受付が可能です。一方で、来訪者とスムーズにコミュニケーションを取るために、電話を使うケースも多いです。

受付システムの導入時には、電話を使うメリットを把握しておくのも重要となるでしょう。本記事では受付システムにおける電話の必要性や、役割について解説します。

受付システムにおける電話の役割とは？

受付システムを利用するには、まずその基本的な概要・特徴を知ることがポイントです。導入に向けた具体的な計画を立てるためにも、基本から把握することがおすすめとなります。以下では、受付システムの基本を解説します。

受付の業務を代行してくれるシステム

受付システムとは、その名の通り企業における受付業務を代行してくれるシステム・サービスです。一般的には来客対応における、あらゆる業務を代行するのが受付システムの基本機能です。受付システムは、新型コロナウイルスの感染拡大による対面での接触を回避する動きに合わせて、多くの企業で導入が進められました。

例えばオフィスの来客スペースにタブレットを設置し、顧客に情報を入力してもらうといったシステムが利用されています。従来は人を設置していた場所にIT機器を導入し、無人での対応を可能とする点が受付システムの特徴です。受付システムの導入後は、基本的に直接従業員がオフィスの出入り口に出向く必要がありません。

受付システムには電話が使用されることも多い

基本的に無人で利用できる受付システムですが、コミュニケーションのために電話が使用されるケースも多いです。電話を設置しておけば、万が一来訪者が上手く入室できないときや、操作方法がわからないときなどにも、スムーズな対応が可能となります。

すべての企業が受付システムを導入してIT化しているわけではないため、利用方法がわからない人もまだまだ多いです。そのため直接声でコミュニケーションが取れる電話の需要は、受付システムにおいても高いものとなっています。仮に受付を無人化する場合も、電話を設置することは検討されるでしょう。

受付システムで電話を活用するメリット

受付システムに電話を活用することには、従業員にとって大きなメリットがあります。具体的なメリットを把握することで、電話を導入する理由を見つけられるでしょう。以下では、受付システムで電話を使うメリットを解説します。

受付業務の効率化を進められる

受付システムの導入は、来訪者に対する受付業務の効率化を進められる点がメリットです。直接オフィスに向かわずとも、来訪者と予定時刻に所定の場所で会えるため、直前まで仕事をしていても約束に間に合わせられます。結果的に受付業務にかかる時間が減り、最低限の対応だけで済むようになるでしょう。

業務効率化の一環として活用できる点は、受付システムとそこで利用する電話機能が持つメリットの1つです。

来訪者と電話でスムーズなコミュニケーションが取れる

受付システムで電話を使う場合、来訪者とスムーズなコミュニケーションが取れます。受付システムでわからないことをサポートしたり、到着したことを伝えて職場内で待ち合わせをしたりといったことが、簡単に実践できます。無人の受付に対して不安を覚える人も、電話を使えることがわかると安心してくれるケースがあります。

来訪者に対して安心感を与えられる点も、受付システムで電話を使うメリットになるでしょう。

顧客満足度の向上につながる

受付システムに電話を設置することで、顧客満足度の向上につながる可能性があります。これから顧客となり得る人と商談を行う際に、オフィスの受付で不備があると、最初の勢いがなくなってしまいます。電話の設置はそういった問題を取り除き、スムーズに商談を進めるきっかけとしても役立ちます。

受付における評価を高め、顧客満足度に貢献するためにも、受付システムと電話はセットで利用するのがおすすめです。

従業員のスマートフォンやパソコンに直接連絡が届く

受付システムを導入することで、来訪者の到着に合わせて従業員のスマートフォンやパソコンに直接連絡がいくように設定できます。社内の電話を鳴らすことなく対応ができるため、電話業務を邪魔しない点もメリットです。受付システムから電話をかける際にも、直接担当の従業員につながるように設定可能です。

電話業務と切り離して受付システムの電話単体として活用できるのも、メリットに数えられます。

従業員の業務負担を軽減できる

受付システムと電話の利用は、従業員の業務負担を軽減する1つのきっかけとしても作用します。受付システムに任せておけば、来訪者の出迎えなどを担当する必要がなくなります。緊急時にも電話などで簡単に対応できるため、特別な準備をなくても問題ないことが多いです。

従業員をコア業務に集中させられる

受付システムと電話の併用は、従業員をコア業務に集中させるための環境づくりにもなります。受付システムがあれば、予定にない来訪者がきても、いちいち作業を中断する必要がありません。予定外の来訪者をあらかじめ入室できないように設定しておけば、直接対応することなくセールスなどを避けられるでしょう。

これまで突然の来訪者に割いていた時間を、コア業務にそそげるようになる点はメリットになり得ます。

受付システムを提供しているおすすめサービス5選

受付システムを導入する際には、いくつかのサービスを比較して最適なものを選ぶのがポイントです。まずはどのようなサービスがあるのかを確認し、その機能やメリットを比較する準備をするとよいでしょう。以下では、受付システムを提供しているおすすめのサービスを紹介します。

おすすめの受付システム1.Smart at reception

「Smart at reception」は、iPadを使って受付をする無人受付システムです。受付にiPadを設置するだけで準備が完了するため、大掛かりな工事などは必要ありません。来訪履歴などのデータはクラウド上で管理されるので、簡単に確認が行えます。連絡方法も複数あり、電話・メール・チャット・Teamビデオなどを利用可能です。

受付方法も発行されたQRコードをかざすだけとなるため、後処理もスムーズに終わらせられます。完全な無人受付を簡単に実現できるとして、「Smart at reception」の注目度は現在も高いです。

参考：Smart at reception

おすすめの受付システム2.RECEPTIONIST

「RECEPTIONIST」は、年間200万人が利用しているクラウド型の受付システムです。こちらもiPad1台で環境を整備し、来客受付の自動化を実現します。iPadを経由して担当者に直接連絡がいくため、取次にかかる手間が削減されます。従来の業務にかかっていた負担を95%削減し、コストを85%削減した実績も評価されています。

見た目もおしゃれで、オフィスにおいても違和感のないデザインが特徴的です。

参考：RECEPTIONIST

おすすめの受付システム3.おくだけレセプション

「おくだけレセプション」とは、AIを活用した受付システムです。タブレットを置くだけの簡単作業で準備が完了し、あとは来訪者の操作によって受付が行われます。タブレットから直接担当者につながるため、ほかの人の手を煩わせる心配がありません。

シンプルなUIを採用しているため、来訪者から見ても使いやすい点はメリットです。受付から直接担当者に電話もできるため、取次を省略しつつスムーズに来訪者とコミュニケーションが取れます。

参考：おくだけレセプション

おすすめの受付システム4.ラクネコ

「ラクネコ」も簡単導入を可能としている、受付システムの1つです。費用は利用人数に応じて決まるため、低コストでの導入も可能となっています。一般的な受付システムの機能に加えて、カレンダーアプリとの連携やQRコードによる認証、名刺撮影による情報入力などに対応しています。

スムーズに受付を済ませられるため、本来の目的に集中しやすいのが「ラクネコ」の特徴です。担当者への通知は専用アプリ「ラクネコMobile」を使うことで、来訪時に自動音声による通知を受けられます。そのほか、電話や内線通話などを使って、来訪者と会話も可能です。

参考：ラクネコ

おすすめの受付システム5.ロボコネクト

「ロボコネクト」とは、ロボット型の通信端末を利用できるクラウド型のロボットプラットフォームサービスです。かわいらしい見た目のロボットがオフィスの受付や施設案内など、さまざまなサポートを行うのが特徴です。

無人受付にありがちな無機質で固い雰囲気を一変する効果があり、来訪者の緊張を解くのにも一役買ってくれます。ロボットを使うことで人件費削減にもつながるため、コスト面でのメリットにも期待できます。また、ロボコネクトは多言語対応が可能なため、英語・中国語・韓国語での対応が必要な場合にも役立ちます。

参考：ロボコネクト

受付システムを導入する際の準備について

便利な受付システムを導入する際には、それに合わせて環境を整えることも考えられます。事前に導入準備ができていれば、スムーズに受付システムのメリットを活かせるでしょう。以下では、受付システムを導入する際の準備方法を解説します。

受付システムを導入する目的を明確にする

受付システムの利用時には、まず導入目的を明確にしましょう。なぜ受付システムが必要なのか、どんな効果に期待するのかを確認したうえで、必要性を社内に提示するのがコツです。目的もなく受付システムを導入しても、有効活用できる場面が少ない可能性があります。

費用対効果が悪くなり、結果的に廃止につながる可能性もあるでしょう。新型コロナウイルスの流行が落ち着いている昨今、オフィスを再び有人化する動きも広まっています。オフィスは会社の顔であるため、やはり人の接触があった方がよいと判断するケースも多いです。

そのため特別な目的がない場合、受付システムを導入しても使いこなせない可能性があるでしょう。

具体的に機能を比較する

受付システムを導入する際には、具体的な機能を比較するのも大切なプロセスです。先に紹介した各サービスを見るとわかるように、利用できる機能やシステム基盤にはさまざまな違いがあります。そのため事前に機能を比較して、自社にマッチするサービスを優先できるように備えるのもポイントです。

1つ2つを比較するのではなく、なるべく多くのサービスをチェックするのが重要です。比較したサンプルが少ないと、あとからより自社に合った受付システムに出会う可能性もあります。できるだけ多くの受付システムを比較し、納得のいくまで効果検証をするとよいでしょう。

実績やサポートの充実度を参考にする

受付システムの導入時には、そのサービスが提示している実績やサポートの充実度を参考にするのも1つのポイントです。これまで多くの導入実績や支援実績を持つ受付システムであれば、安心して利用を開始できます。逆に実績がないサービスは、どの程度の効果に期待できるのか予想が難しいため、避けた方が無難でしょう。

また、サポートが充実している受付システムほど、万が一のトラブル時にもスムーズに対応してくれます。来訪者を待たせることのないように、素早く問題を解決できる体制が整っている受付システムを利用して、顧客満足度を下げないように備えましょう。

かけられるコストを決めておく

受付システムを導入するのなら、事前にかけられるコストを決めておく必要もあります。予算内で利用を継続できるように調整することで、受付システムの長期利用が可能となります。コストを度外視して機能だけで選んでしまうと、途中で受付システムを解約する結果になる可能性もあるでしょう。

受付のシステムが変わると、顧客を混乱させる原因にもなるため、コストと予算のバランスを取って余裕のある運用を計画するのもポイントです。

電話対応を委託できるサービスの併用も検討する

業務効率化や従業員の負担軽減を考えているのなら、受付システムと合わせて電話対応の代行サービスの利用も検討されます。電話対応もまた、来訪者の受付と同様に時間を取られる業務です。受付システムと同じように専門のサービスに対応を任せることで、業務負担の軽減が実現できるでしょう。

電話対応の代行サービスにも、さまざまな種類があります。どこまで代行してくれるのか、どんなサポートをしてくれるのかは、サービスごとに変わります。この機会に電話対応の代行サービスもチェックし、導入計画を本格的に立ててみてはいかがでしょうか。

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まとめ

受付システムの導入には、多くのメリットがあります。業務にかかる負担を少しでも軽減したい場合には、先に紹介したサービスの導入が検討されるでしょう。同時に、電話対応にかかる負担軽減のために、代行サービスを使うのもおすすめです。

「ボンズコミュニケーション」なら最適なサービスをお客様のニーズに合わせて提供できるので、ぜひお気軽に導入についてご相談ください。

BONZクロスメディア事業部

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