架電における適切な言葉遣いは、相手との円滑なコミュニケーションを確保するために非常に重要です。
この記事では、架電で使用する際の一般的な言葉遣いのポイントをまとめました。

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言葉遣いのポイント

敬語を使用する

ビジネスの架電では、相手に対して敬意を示すため、敬語を使用することが一般的です。丁寧な表現や敬称（「さん」「様」など）を適切に使い、相手との関係や状況に応じて適切な敬語を選びましょう。

「です・ます調」を使用します。

例えば、「日程はお決まりですか？」、「お待たせしました」など、丁寧な表現を用います。

「お＋名詞」を使用します。

「お電話口の方のお名前は何ですか？」

お客様への対応では、相手に対して敬意や親切さを示す言葉遣いが重要です。
「お手続きをお手伝いいたします」などの表現を使います。

謙譲語を使って自分の行為や状態を謙遜します。

自分の行為や状態を謙虚に表現するために、謙譲語を使用します。
「お待たせしてしまい申し訳ありません」などです。

大切なのは、お客様に対して敬意を持ち、丁寧で親切な態度を示すことです。
そのため、言葉遣いや態度に心を配り、相手のニーズや要望に真摯に対応することが求められます。

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丁寧な挨拶

架電の最初には、相手に対して丁寧な挨拶をすることが重要です。

相手の状況を伺い、その後の本題を話してよいか判断してから進めるようにします。

・おはようございます。お忙しいところ恐れ入りますが
・お打ち合わせの時間をいただきありがとうございます。
・お忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございます。
・ご連絡が遅くなりまして申し訳ありません。
・ご多忙の折、お手数をおかけして申し訳ございません。〇〇に関してご連絡があります。
・ご対応いただきましてありがとうございます。早速、ご検討いただけると幸いです。
・お忙しい中、お電話いただきましてありがとうございます。大変助かります。

簡潔で明瞭な表現

架電では、簡潔で明瞭な表現を心掛けましょう。長文や専門用語は相手の理解を妨げることがありますので、適切な言葉遣いで要点を伝えることが重要です。

また、相手が理解しやすいよう、丁寧かつ分かりやすい言葉を使いましょう。

不明瞭な表現は、誤解を招く可能性があります。簡潔な表現は、意図を明確に伝えることで、誤解を回避し、円滑なコミュニケーションを実現します。

具体的な数字や事例を挙げることも有効です。

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謙虚な表現

相手とのコミュニケーションでは、謙虚な態度を持つことも大切です。
自身の意見や要求を伝える際にも、相手の意見を尊重し、敬意を持って接することが求められます。

また、感謝の意を示す表現も適切です。

「お手数をおかけしますが」「ご協力いただければ幸いです」など、相手に対して感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

感謝をお伝えする

架電はこちらのタイミングで連絡をして、お時間を頂いているので相手に感謝の意を示したり、
「お忙しいところお時間をいただきありがとうございました」といった言葉を使って、会話を適切に締めくくりましょう。

まとめ

架電においては相手との関係や状況に応じて、適切な言葉遣いを選ぶことが重要です。

以下に一般的な架電の言葉遣いの例をいくつか挙げますが、具体的な状況によって適切な表現を選択してください。

・お電話いただきありがとうございます。
・お世話になっております。○○と申します。
・失礼ですが、○○さんはお在りですか？
・お忙しいところ恐れ入りますが、○○にお話ししたいことがあります。
・申し訳ありませんが、お手数ですが〜できますでしょうか？
・もしよろしければ、ご協力いただけますと幸いです。
・ご検討いただければと思います。
・お時間をいただきありがとうございました。
・何かご不明点やご質問がありましたら、お気軽にお知らせください。

これらは一般的な例ですが、相手の文化や状況によって微妙なニュアンスの違いが生じることもあります。

相手との信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを実現するために、相手の反応やフィードバックに敏感に対応し、適切な表現を選択しましょう。

フレーズをいくつか覚えておくだけでお客様との会話が中断せずスムーズなコミュニケーションが取れるようになります。

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BONZクロスメディア事業部

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