電話を切る時の「失礼します」はなぜ大切？AI時代に見直したい電話対応のマナーと品質

電話を切る時の「失礼します」は、単なる締めの言葉ではありません。取引先や顧客との電話では、最後の一言や切り方によって、企業に対する印象が変わることがあります。
AIやボイスボットによる電話対応が広がるなかでも、不安や不満を抱えている相手は、機械的に会話が終わることに物足りなさを感じる場合があります。相手の気持ちに配慮し、最後まで丁寧に対応することは、電話対応の品質を考えるうえで重要です。

この記事では、電話を切る時の言葉選びや終話時の対応が企業の印象に与える影響を解説します。あわせて、社内で対応品質をそろえる方法や電話代行の活用についてもご紹介します。

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電話を切る時の「失礼します」が印象を左右する理由

電話の終わり方は、会話全体の印象を左右する大切な場面です。
はじめに、終話時の言葉や対応が、企業の印象や相手の安心感にどのように関わるのかをみていきます。

電話の終わり方は企業の印象として残りやすい

電話を切る時の「失礼します」は、会話を終えるための定番の言葉です。ビジネスシーンでは、取引先や顧客に対して失礼のない印象を与えるためにも、自然に使えるようにしておきたい表現です。

電話対応では、用件そのものだけでなく、話し方や終わり方も相手の印象に残ります。途中まで丁寧に対応していても、最後の言葉がそっけなかったり、相手が話し終える前に電話を切ってしまったりすると、雑な対応に感じられることがあります。

特に企業の代表電話や問い合わせ窓口では、電話を受けた人の対応がそのまま会社の印象につながります。最後まで落ち着いて対応し、「失礼いたします」などの一言を添えて電話を切ることで、丁寧な対応として相手の印象に残ります。

最後の一言が安心感や信頼感につながる

電話を切る時の「失礼します」や「失礼いたします」は、相手への敬意を示す言葉です。
どちらも電話の終話時に使える表現ですが、取引先や顧客、目上の相手には「失礼いたします」の方がより丁寧な印象になります。

相手から「失礼します」と言われた場合は、こちらも「失礼いたします」と返すのが基本です。あわせて「ありがとうございました」と感謝の言葉を添えると、会話の終わりがよりやわらかくなります。

電話の最後に「本日はありがとうございました。失礼いたします」と伝えるだけでも、相手にきちんと対応してもらえたという印象を残せます。
小さな一言ではありますが、終話時の言葉遣いが、安心感や信頼感につながります。

ビジネス電話で使いやすい終話フレーズ

電話を切る時の言葉は、相手との関係性や用件によって使い分けることが大切です。
次に、ビジネス電話で使いやすい基本フレーズと、避けた方がよい表現についてご紹介します。

基本は「ありがとうございました。失礼いたします」

ビジネス電話を切る時は、「ありがとうございました。失礼いたします」を基本のフレーズとして覚えておくと安心です。感謝の言葉と終話の挨拶が入っているため、取引先や顧客との電話でも使いやすい表現です。

「失礼します」だけでも間違いではありませんが、やや短く感じられる場合があります。
電話で案内を受けた時や、問い合わせに対応してもらった時は、「ありがとうございました」を添えることで、相手への感謝が伝わります。

電話を切る際は、言葉だけでなくタイミングも大切です。
相手が話し終えたことを確認し、「ありがとうございました。失礼いたします」と伝えてから、ひと呼吸おいて電話を切ると、最後まで丁寧な印象が残ります。

取引先・顧客など相手に応じて言葉を使い分ける

電話の終話フレーズは、相手との関係性や会話の内容に合わせて使い分けると、より自然な対応になります。
取引先や顧客との電話では、基本の「ありがとうございました。失礼いたします」に加えて、用件に応じた一言を添えるとよいでしょう。
取引先との打ち合わせ後であれば、「引き続きよろしくお願いいたします」と添えると、次のやり取りにつなげやすくなります。

顧客からの問い合わせ対応では、「ご不明点がございましたら、またお問い合わせください」などの一言があると、相手も安心して電話を終えられます。
社内の電話や日頃からやり取りのある相手であれば、「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」など、少し簡潔な表現でも問題ありません。

大切なのは、相手との関係性に合った丁寧さを保ち、会話の最後まで配慮を示すことです。

カジュアルすぎる終話表現に注意する

電話を切る時の「はーい」「では」「どうも」などの表現は、親しい相手との会話では自然に使える場合があります。しかし、ビジネス電話では軽い印象を与えることがあるため、取引先や顧客とのやり取りでは注意が必要です。

特に、問い合わせ対応やクレーム対応、初めて連絡を取る相手との電話では、最後の言葉が企業の印象として残ります。会話の途中まで丁寧でも、終話時の言葉がカジュアルすぎると、対応全体が雑に受け取られる可能性があります。

ビジネス電話では、「ありがとうございました」「失礼いたします」「よろしくお願いいたします」など、意味が明確で丁寧な表現が基本です。
終話フレーズを社内でそろえておくと、対応者による印象のばらつきも抑えやすくなります。

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AI・ボイスボット時代でも「人に対応して欲しい」と感じる場面

AIやボイスボットを活用すれば、電話対応の一部を自動化できます。
ここでは、自動化しやすい対応と、人による丁寧な受け答えが求められやすい場面について見ていきます。

定型的な案内は自動化しやすい

AIやボイスボットは、営業時間の案内や資料請求の受付、よくある質問への回答など、内容が決まっている問い合わせに向いています。
毎回同じ内容を案内する電話であれば、人がその都度対応しなくても、必要な情報を正確に伝えられます。

問い合わせ内容がシンプルで、相手が知りたい情報も明確な場合は、自動音声やチャット形式の案内で対応できます。
利用者にとっても、担当者につながるまで待つ必要がなく、必要な情報へ早くたどり着ける点はメリットです。

また、定型的な問い合わせをAIやボイスボットに任せることで、社内担当者は判断が必要な電話や個別対応に時間を使えます。電話対応のすべてを人が担うのではなく、自動化できる部分を切り分けることで、対応品質と業務効率を両立できます。

不安や不満がある電話では人の対応が求められやすい

問い合わせの内容によっては、AIやボイスボットだけでは対応しきれない場面があります。クレームや急ぎの相談、契約内容に関する確認などは、内容を聞いたうえで状況に応じた判断が必要です。

すぐに担当者へつなぐべき電話なのか、折り返し対応でよいのか、別部署へ共有すべき内容なのかは、用件の緊急度によって変わります。定型的な案内だけでは判断しにくい電話では、人が内容を確認し、適切な対応につなげる必要があります。

顧客対応や取引先からの相談では、一次受付の段階で対応を誤ると、その後の対応にも影響します。
急ぎの用件や個別判断が必要な電話では、人による確認と臨機応変な対応が企業への信頼につながります。

電話の最後に残る感情的欲求にも目を向ける

電話対応では、用件を確認したあと、どのように会話を終えるかも重要です。
必要な案内ができていても、最後の言葉がそっけなかったり、相手が納得しないまま通話が終わったりすると、対応全体の印象が下がります。

特に不安や不満を抱えて電話をかけてきた相手には、「ご不明な点がありましたら、またご連絡ください」「本日はお問い合わせいただき、ありがとうございました」など、最後に安心して電話を終えられる一言が必要です。

電話の最後に残るのは、説明内容だけではありません。
最後まで丁寧に対応してもらえたという感覚が、企業への安心感や信頼感につながります。だからこそ、終話時の言葉遣いや切り方まで含めて、電話対応の品質として考える必要があります。

電話の切り方が営業・社内業務・顧客対応に影響する具体例

電話の切り方は、マナーだけの問題ではなく、営業機会や社内業務、顧客対応にも関係します。
ここでは、終話時の対応が企業活動に与える影響を具体的にみていきます。

問い合わせでは最後の印象が商談意欲に影響する

商品やサービスに関心を持って電話をかけてきた相手にとって、電話の最後の印象はその後の検討意欲に影響します。終話時の対応がそっけないと、問い合わせ全体の印象まで下がることがあります。

反対に、用件を確認したうえで「お問い合わせいただき、ありがとうございました」「担当者より改めてご連絡いたします。失礼いたします」と丁寧に締めくくれば、相手は安心して次の連絡を待てます。
問い合わせを受けた時点で、 企業と見込み顧客の接点はすでに生まれています。

最後まで丁寧に対応することは、商談につながる可能性を逃さないためにも重要です。

終話時の確認不足が社内業務の手戻りにつながる

電話対応では、会話の最後に次の対応を確認しておくことが大切です。

折り返しの有無や連絡の目安、連絡方法が曖昧なまま電話を切ると、相手は「このあとどうなるのか」がわからず、再度確認が必要になることがあります。
確認の電話が増えると、電話をかけた側にも、受けた側にも手間が発生します。
社内では、担当者への確認や折り返しの調整が増え、本来進めたい業務の手が止まりやすくなります。
人手不足の職場では、こうした小さな手戻りの積み重ねが、業務全体の負担につながります。

電話を切る前に「担当者より本日中に折り返しいたします」「確認のうえ、明日午前中までにメールでご連絡いたします」など、次の対応を具体的に伝えておくと、相手も安心して待てます。
終話時の確認を丁寧に行うことは、相手への配慮であると同時に、社内業務を滞らせないためにも重要です

クレームや不安のある電話では終話時の一言が重要になる

クレームや不安のある電話では、用件を聞くだけでなく、相手がどのような気持ちで電話を終えるかが重要です。説明が終わっていても、最後の対応が事務的すぎると、相手に不満が残ることがあります。
すぐに解決できない内容であっても、「ご不安ななかご連絡いただきありがとうございます」「確認のうえ、改めてご連絡いたします」など、相手の状況に配慮した一言を添えることで、電話の印象は変わります。

クレームや不安を抱えた相手への対応では、終話時に今後の流れを伝えることも大切です。「担当部署で内容を確認し、今後の対応についてご案内いたします」など、次に何が行われるのかを伝えると、相手は状況を把握しやすくなります。

最後に「本日はご連絡いただき、ありがとうございました。失礼いたします」と丁寧に締めくくることで、相手は次の対応を待ちやすくなります。

電話対応の品質を社内でそろえるために必要なこと

電話対応の品質を安定させるには、担当者ごとの感覚に任せすぎないことが大切です。
この章では、終話時の基本ルールの設定と、電話対応を属人化しない体制づくりについて解説します。

終話フレーズと対応手順を決めておく

電話を切る時の言葉や対応手順が人によって異なると、相手に与える印象にも差が出てしまいます。
ビジネス電話では、「ありがとうございました。失礼いたします」を基本にし、折り返しが必要な場合は「担当者より折り返しいたします」、確認後に連絡する場合は「確認のうえ、改めてご連絡いたします」など、場面別のフレーズを決めておくと対応しやすくなります。

あわせて、電話を切る前に確認する項目も明確にしておきましょう。
用件は完了しているか、次の連絡は必要か、相手に不明点が残っていないかを確認してから終話することで、対応者によるばらつきを防げます。

終話フレーズや確認項目を社内で共有しておけば、電話対応に慣れていない社員でも迷わず対応できます。
個人の経験に頼らず、一定の品質で電話を終えられる仕組みをつくることが重要です。

電話対応が特定の社員に偏らない体制を整える

電話対応が一部の社員に偏ると、その社員の負担が増えるだけでなく、対応品質も属人化しやすくなります。
特定の人だけが対応方法を把握している状態では、不在時に引き継ぎが遅れたり、ほかの社員が判断に迷ったりする原因になります。

品質を安定させるには、誰が電話に出ても同じ流れで対応できる体制が必要です。
受付時に確認する項目、担当者への共有方法、折り返しの案内、終話時のフレーズを決めておけば、社内で対応をそろえやすくなります。

人手不足の職場では、すべての電話を社内で受け続けることが負担になる場合もあります。社内で対応すべき電話と外部に任せられる電話を分けることも、対応品質を保ちながら社員の負担を減らす方法です。

電話対応をスムーズに行うには、あらかじめ電話対応のフローを整理しておくことが必要です。
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電話代行を活用して終話まで丁寧な受付体制を整える

社内だけで電話対応の品質をそろえることが難しい場合は、電話代行という手段があります。 ここでは、電話代行によって終話まで丁寧な受付体制を整える方法をご紹介します。

一次受付から終話まで一定の品質で対応できる

電話代行を活用すると、問い合わせの一次受付から終話まで、電話対応のプロが対応するため、一定の品質で対応しやすくなります。

社内で電話を受ける場合、対応者によって言葉遣いや案内の仕方に差が出ることがあります。
電話代行では、あらかじめ決めた受付内容やルールに沿って応対するため、担当者不在時や忙しい時間帯でも、一定の品質で対応できます。

終話時も「お問い合わせいただきありがとうございます」「担当者に申し伝えます。失礼いたします」など、最後まで丁寧に対応することで、相手に安心感を残せます。
電話代行は、電話を受けるだけでなく、企業の窓口として対応品質を整える役割も担います。

AI・ボイスボットと有人対応を組み合わせやすい

AIやボイスボットを導入していても、すべての電話を自動対応だけで完結できるわけではありません。クレームや急ぎの相談、商談につながる問い合わせなどは、人が内容を確認して対応する体制が必要です。

電話代行を活用すれば、自動対応では受けきれない電話を、オペレーターが一次受付できます。
社内の担当者が不在の時間帯や、電話対応に手が回らない場面でも、用件を確認して社内へ共有できるため、重要な連絡を取りこぼしにくくなります。

AIやボイスボットで効率化しながら、必要な場面では電話代行でオペレーターが受付を行う。こうした組み合わせにより、電話対応の負担を抑えつつ、顧客や取引先に対して丁寧な受付体制を整えられます。

営業・顧客対応の機会損失を防ぎやすくなる

電話に出られない時間が続くと、商品やサービスに関心を持った相手からの問い合わせを取りこぼすことがあります。
特に商談につながる連絡や既存顧客からの相談では、最初の受付が遅れるだけで、相手の検討意欲が下がることもあります。

電話代行を導入すれば、担当者が会議中や外出中でも一次受付ができます。用件や連絡先を正確に受け取り、必要に応じて担当者へ共有できるため、商談や顧客対応の接点を逃しにくくなります。
営業や顧客対応では、電話を受けること自体が大切な接点です。

社内の状況に左右されず、終話まで丁寧に対応できる受付体制を整えることで、機会損失を防ぎながら、相手に安心して次の連絡を待ってもらえます。

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まとめ

電話を切る時の「失礼します」や「失礼いたします」は、電話対応の最後に企業の印象を決める大切な一言です。
用件を確認するだけでなく、最後まで丁寧に対応することで、相手に安心感を残せます。
AIやボイスボットによる効率化が進んでも、クレームや緊急対応が必要なケース、商談につながる問い合わせなどでは、人による丁寧な対応が求められます。

社内で終話フレーズや対応手順を整えることは、電話対応の品質をそろえるうえで重要です。社内だけで対応が難しい場合は、電話代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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