【失敗しない】秘書代行サービスの選び方｜5つの比較ポイントを解説

「ノンコア業務を効率化したいけど、どの秘書代行サービスを選べばいいか分からない…」
そんなお悩みはありませんか？
秘書代行は、選び方を間違えると期待した効果が得られません。

この記事では、秘書代行会社の比較検討に役立つ失敗しない選び方の5つの重要ポイントをプロの目線で解説します。
ぜひ、貴社にぴったりのサービス選びの参考にしてください。

 

「秘書代行サービスに興味はあるけれど、たくさんサービスがあってどこにすればいいのかがわからない…」という時は、ぜひ、下記の資料をご活用ください。
コールセンターの選び方についての資料を無料でダウンロード可能です。

秘書代行サービスとは

秘書代行サービスとは、具体的にどのようなサービスなのでしょうか。
まずは秘書代行サービスの概要とともに、秘書代行サービスと混同されがちな電話代行サービスとの違いについて解説します。

秘書代行サービスとは？

秘書代行サービスとは、電話対応やスケジュール管理といった、企業のノンコア業務を代行するサービスです。

代行会社によって依頼できる業務はさまざまですが、日々の対応に追われがちな業務をプロのスキルを持つスタッフに外注できます。
これにより、従業員は本来注力すべきコア業務に専念でき、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

人手不足の解消にも役立つため、中小企業や個人事業主など、人材リソースが限られている企業にとって心強い味方となります。

秘書代行サービスと電話代行サービスの違い

電話代行サービスは、依頼者の代わりに、かかってきた電話に対応するサービスです。
一次対応や商品・サービスに関する問い合わせ対応、受注受付などが主な業務で、電話対応の負担軽減に特化しています。

一方で秘書代行サービスは、電話対応だけでなくスケジュール管理や資料作成、データ入力など、より幅広い事務業務に対応します。
幅広いバックオフィス業務をまとめてサポートしてほしい場合は、秘書代行サービスの利用がおすすめです。

ただし、両者に明確な定義はなく、電話代行業者でも秘書代行サービスを提供している場合も多いです。

【失敗しない】秘書代行サービスの選び方5つの重要ポイント

ここからは、本記事で最も重要な「秘書代行サービスの選び方」を5つのポイントに絞って解説します。
以下の基準で比較検討すれば、自社に合わないサービスを選んでしまうリスクを大きく減らせます。

Point1. 自社の課題に合う業務を依頼できるか

まず、自社が「何を解決したいのか」「どの業務を任せたいのか」を明確にしましょう。その上で、依頼したい業務に対応している代行会社を選ぶことが重要です。

• 電話対応だけを任せたいのか？
• スケジュール調整や資料作成までお願いしたいのか？
• 専門的な知識が必要な問い合わせにも対応してほしいのか？

代行会社によってサービス内容や対応範囲は大きく異なります。後から「この業務も追加で頼みたい」となった場合に対応できるよう、プランの柔軟性が高い会社を選ぶと安心です。

Point2. 対応品質は信頼できるか

秘書代行スタッフは、いわば「会社の顔」です。特に電話応対の品質が低いと、顧客満足度の低下や企業イメージのダウンにつながりかねません。
サービスの品質を見極めるには、以下の点を確認しましょう。

• 導入実績: 自社と同じ業界や規模の企業での実績が豊富か。
• 口コミや評判: 実際に利用したユーザーの声はどうか。
• オペレーターの教育体制: どのような研修を受け、スキルを担保しているか。

実績が多く、利用者からの評価が高い会社は、高品質なサービスを提供している可能性が高いと言えます。

Point3. 料金プランは明確で自社に見合っているか

料金体系が分かりやすく、自社の規模や予算に見合っているかを確認することも重要です。
特に注意したいのが、基本料金以外にかかる追加料金です。

• 規定コール数を超えた場合の「コールオーバー料」
• 時間外対応や特定業務の「オプション料」

基本プランが安くても、追加料金が高額で、結果的に予算を大幅に超えてしまうケースもあります。必ず料金体系の全体像を把握し、自社の利用状況をシミュレーションした上で見積もりを取りましょう。

Point4. 情報漏洩リスクはないか

秘書代行サービスには、企業情報や顧客情報といった機密情報を共有することになります。万が一の情報漏洩を防ぐため、代行会社のセキュリティ対策は必ず確認してください。
客観的な指標として、以下の認証を取得しているかは大きな判断材料になります。

• プライバシーマーク（Pマーク）： 個人情報の取り扱いが適切であることの証明
• ISMS認証： 情報セキュリティ管理体制が国際基準を満たしていることの証明

スタッフへのセキュリティ研修の実施状況なども確認し、安心して情報を預けられる会社を選びましょう。

Point5. 緊急時も事業を止めないか（BCP対策の有無）

BCP（事業継続計画）とは、自然災害やシステム障害といった不測の事態が発生した際に、事業への損害を最小限に抑え、業務を継続・復旧させるための計画です。
災害大国である日本では、万が一の事態に備えている代行会社を選ぶと安心です。

• 災害リスクの少ない地域に拠点を置いているか
• 複数の拠点でバックアップ体制を整えているか

自社の事業を止めないためにも、代行会社のBCP対策にも注目してみてください。

関連記事はこちら

電話代行Aircall24を徹底解説！料金・導入ガイド付き

高品質な秘書代行ならボンズコミュニケーションへ

株式会社ボンズコミュニケーションの電話代行・秘書代行は、豊富な実績と高いカスタマイズ性でお客様のビジネスをサポートします。
ボンズのサービスの特徴をご紹介します。

特徴1：累計1,000社以上の導入実績と信頼性

累計契約数1,000社以上、継続利用率98%以上の実績が、多くのお客様にご満足いただいている証です。
また、大切な情報をお守りするため、プライバシーマークを取得しており、万全のセキュリティ体制で安心して業務をお任せいただけます。

特徴2：24時間365日対応＆柔軟なカスタマイズ

人手が足りない時間帯や曜日だけの利用も可能で、24時間対応でも同一料金でご提供します。
応答方法や通知方法（Chatwork、Slack、LINEなど9種類に対応）も貴社のご要望に合わせて細かくカスタマイズでき、まるで自社の社員のように対応します。

特徴3：最短即日導入＆手軽な料金体系

最短で申込当日から利用可能なため、急な人手不足にもすぐに対応できます。
初期費用は0円で、無駄なコストがかかりません。

まずは、2週間の無料トライアルで、サービスの品質をぜひお確かめください。
面倒な書類の提出は一切不要です。
▶お問い合わせはこちら

【結論】秘書代行導入で得られる2つの大きなメリット

秘書代行を導入する最大のメリットは「コア業務への集中」と「人件費などのコスト削減」です。
ノンコア業務をプロに任せることで、従業員は本来注力すべき業務に時間を使えるようになり、企業の生産性向上や事業成長を加速させることができます。

 

秘書代行のメリットについて、さらに具体的に知りたい方は以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事はこちら

秘書代行がいま必要な理由とは

 

どこまで頼める？秘書代行サービスに依頼できる業務内容一覧

秘書代行サービスに依頼できる業務は多岐にわたります。
ここでは代表的な業務例をご紹介します。
自社が任せたい業務が含まれているかチェックしてみましょう。

電話対応

一次対応や担当者への取り次ぎ、受注受付、営業電話への不在対応などを行います。
プロのスキルによる高品質な対応で、顧客や取引先との円滑なコミュニケーションを実現します。

スケジュール管理

会議やアポイントメントの調整、リマインドなど、複雑なスケジュール管理を代行します。
従業員は目の前のタスクに集中しやすくなり、業務効率が向上します。

データ収集

インターネットや市場調査など、データ収集に関する業務をサポートします。
客観的なデータに基づいた、的確な意思決定を支援します。

データ入力

単純ながらも時間のかかるデータ入力を代行します。
従業員はより創造的な業務に時間を割けるようになり、生産性アップにつながります。

資料作成

レポートやプレゼン資料など、ビジネス文書の作成をサポートします。
専門スキルを持つスタッフが、分かりやすく見栄えの良い資料を迅速に作成します。

会議サポート

アジェンダ作成、議事録作成、参加者の日程調整など、会議運営を円滑にするためのサポートを行います。

その他のサポート業務

上記以外にも、メール対応や出張・会食の手配、イベントのサポートなど、企業のニーズに応じてさまざまな業務を依頼できます。

契約前に確認！秘書代行サービスを利用する際の注意点

最後に、秘書代行サービスを効果的に活用するための注意点を2つ解説します。契約前に把握しておくことで、導入後のミスマッチを防ぎましょう。

業務内容や要望を正確に共有する

代行会社に業務を委託する際は、自社の業務内容や「どう対応してほしいか」という要望を、具体的かつ明確に伝えることが不可欠です。
この共有が不十分だと、期待したようなサポートが受けられない可能性があります。

定期的にコミュニケーションを取り、フィードバックを行うことで、より自社にフィットしたサービスへと最適化していきましょう。

対応範囲外の業務もあると理解する

秘書代行は万能ではありません。非常に専門的な知識を要する業務や、契約範囲外のイレギュラーな依頼には対応できない場合があります。
特に、士業や医療など専門性の高い業種の場合は、その分野に対応したプランがあるか事前に確認することが重要です。

 

まとめ

本記事では、失敗しない秘書代行サービスの選び方から、依頼できる業務、注意点までを解説しました。

秘書代行は、ただ業務を外注するだけのサービスではありません。
選び方のポイントを押さえて自社に最適なパートナーを見つけることで、業務効率化やコスト削減はもちろん、顧客満足度の向上や企業イメージアップにも繋がり、事業成長を力強く後押ししてくれます。

ぜひ本記事を参考に、貴社のビジネスを加速させる秘書代行サービスを見つけてください。

 

まずは、どんなサービスか試してみたい！という企業様は、ぜひ、こちらからお問い合わせください。
２週間の無料トライアルキャンペーンを実施中です。
▶お問い合わせはこちら