大阪の秘書代行サービスを紹介！メリットや選び方も解説

秘書代行は、全国各地に多くのサービスが存在します。

電話対応が主な業務のため、基本的に場所を選ばず対応可能です。

しかし、直接打ち合わせを行いたいときや、企業が担当するエリアの情報に詳しいサービスを選びたいときなどは、同じエリアにある代行会社に依頼したいと考えている方もいるでしょう。

そこで本記事では、大阪に焦点を当て、大阪にある秘書代行サービスをいくつかピックアップしてそれぞれの特徴を紹介します。

関西圏の企業の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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秘書代行を利用するメリット

秘書代行サービスを利用すると、コア業務に専念しやすくなり、機会損失防止や応対品質の向上などさまざまなメリットが期待できます。

どのようなメリットがあるのか把握したうえで、サービスの利用を検討しましょう。

コア業務に専念しやすくなる

秘書代行サービスを利用することで、電話業務をアウトソーシングできるため、従業員がコア業務に専念しやすい環境を整えられます。

人手が足りなかったり着信が多かったりすると、電話対応に追われ、コア業務の進行に支障が出てしまう場合もあります。

秘書代行に電話業務を委託すれば、着信があるたびに作業を中断する必要もなくなり、効率よく業務が進められます。

業務を効率化できることで残業時間の削減につながり、従業員もモチベーションもアップするでしょう。

機会損失を防止する

秘書代行サービスの導入で、機会損失を防げるメリットもあります。

テレワークや外出が多いと、会社にかかってきた電話に出られず、新規の問い合わせや契約に関わる重要な電話を取り逃がしてしまうこともあるでしょう。

秘書代行を利用すれば、不在時の電話も取りこぼすことなく、機会損失のリスクを防げます。

なかには夜間や休日の対応も可能なサービスもあり、より多くのビジネスチャンス獲得につながります。

また、いつでも電話がつながることで顧客に安心感を与えられ、企業の信頼度もアップするでしょう。

応対品質が向上する

秘書代行に電話業務を依頼することで、応対品質の向上も期待できます。

秘書代行サービスには電話対応のプロが在籍しているため、高クオリティな対応が可能です。

応対品質が高まると顧客満足度の向上にもつながり、企業の印象も良くなります。

イメージが良くなることで新規顧客の獲得なども期待でき、売上アップも見込めます。

コスト削減につながる

コストを削減できることも、秘書代行サービスを利用するメリットです。

自社で新たに従業員を雇う場合、採用や教育のために費用も時間もかかります。

秘書代行サービスを利用すれば、すぐにプロのスキルを持つオペレーターが対応にあたるため、採用や教育にかかるコストの削減が可能です。

また、採用や教育のために人材を割く必要もなく、リソース不足といった課題の解決にも役立ちます。

 

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秘書代行を利用するうえでの注意点

秘書代行を利用する際は、注意点も把握しておかなくてはなりません。

以下のような注意点があることを理解し、対策を考えたうえで、導入を検討しましょう。

セキュリティリスクがある

秘書代行を利用する際は、顧客情報や社内情報を代行会社と共有するため、情報漏洩のリスクがあります。

多くの代行会社は徹底したセキュリティ対策を講じていますが、リスクがゼロになるわけではありません。

少なからずセキュリティリスクはあることを理解し、万が一、情報漏洩が起こった場合にどのような対応をすればよいか、対策を考えておきましょう。

イレギュラーな問い合わせには対応できないケースもある

秘書代行では、自社の従業員にしかわからない問い合わせなど、イレギュラーな問い合わせには対応できない場合があります。

すぐに回答できない問い合わせの場合は、担当者へ確認してから折り返すなどして対応しますが、顧客を待たせてしまうことになり、満足度低下につながる恐れもあるので注意が必要です。

できるだけスムーズな対応ができるよう、イレギュラーな問い合わせが来た際の対応についても、事前に確認しておくとよいでしょう。

依頼内容によっては費用が高くなる可能性もある

コストダウンを目的に秘書代行を利用する企業も多いと思いますが、依頼内容によっては費用が高額になる場合もあるので注意しましょう。

24時間対応や専門的知識が必要な高度な依頼などは、費用が高くなる傾向にあります。

コストダウンを重視する場合は、自社で対応を行う場合と秘書代行に依頼する場合の費用をそれぞれ割り出し、どちらの方が費用を抑えられるかよく確認したうえで導入を検討しましょう。

秘書代行サービスの選び方

秘書代行を導入する際は、自社のニーズに適したサービスを選ぶことが重要です。

ここでは、秘書代行サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

依頼できる業務を確認

秘書代行は、サービスによって依頼できる業務内容が異なります。

専門的な知識が必要な業務や多言語対応が必要な場合などは、対応できないサービスもあるので確認が必要です。

また、夜間や休日の対応も依頼したい場合は、対応可能な時間も必ずチェックしましょう。

なかには24時間365日対応可能なサービスもあります。

依頼したい業務を整理し、すべて対応可能なサービスがあるか探してみてください。

応対品質をチェック

秘書代行を利用する際は、オペレーターの応対品質が高いサービスを選ぶことも重要です。

応対品質が悪いと、企業のイメージダウンにつながり、顧客の信頼も失います。

オペレーターに対し、ビジネスマナーやヒアリング力、迅速な課題解決力などを習得するための教育がしっかり行われているかチェックしましょう。

また、定期的にモニタリングを行ったり、外部の専門業者が応対品質を診断するサービスを活用したりしている代行会社は、オペレーターの品質維持に取り組んでいると評価できます。

応答率が高い会社を選ぶ

秘書代行サービスを選ぶ際は、応答率が90％以上の会社を選びましょう。

代行会社によっては、回線数や人手が足りず、電話がつながりにくい場合もあります。

機会損失防止や顧客満足度の向上を目的に契約をしたにもかかわらず、電話がつながらなければ意味がありません。

課題解決や目標達成に役立てるためにも、応答率の高さにも注目して選んでください。

セキュリティ対策に注目

情報漏洩のリスクを少しでも抑えるため、代行会社がどのようなセキュリティ対策を行っているのかもチェックしましょう。

プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証バッジの取得の有無に加え、スタッフに対するセキュリティ研修がしっかり行われているか確認するのがポイントです。

できる対策はすべて行っているサービスなら、情報漏洩のリスクは低くなり、安心して利用できます。

 

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大阪の秘書代行サービスを紹介

大阪に事業所を構える秘書代行サービスをいくつかピックアップしてご紹介します。

それぞれの特徴やおすすめの企業も紹介するので、参考にしてくださいね。

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスは、応対品質の高さが魅力です。

もしもし検定・秘書検定を取得かつ、1020時間以上の研修を受けた正社員が対応するため、高品質な電話対応を実現しています。

電話対応で好印象を与えたい場合や、ブランドイメージを重視する企業におすすめです。

個人事業主向けのプランや英語対応プラン、受付代行などさまざまなプランが用意され、依頼者のニーズに適したプランが見つけやすいサービスです。

ベルシステム24 e秘書®

e秘書®は、大規模コールセンターの運営で数多くの実績のある株式会社ベルシステム24が提供する電話代行サービスです。

全国15都市に31の拠点を持ち、大阪にも2つの拠点を構えています。

1日から利用できるスポット対応から、夜間・休日の対応も可能な24時間対応まで行っており、柔軟な利用が可能です。

英語・中国語・韓国語の多言語サービスも展開し、オペレーターが翻訳を行う三者間通話も行っているため、海外顧客を抱える企業にも適しています。

有限会社アシスト

有限会社アシストは、35年以上の実績を持つ代行会社で、教育を受けた正社員が電話対応を行っています。

印象の良い対応や正確性を重視した対応で、契約継続率は99％を誇ります。

月30コールまでで6,000円のライトプランも展開され、月のコール数が少ない分安く利用したいという方にもおすすめのサービスです。

株式会社ベルセンター大阪

株式会社ベルセンター大阪は、依頼者の希望に応じた完全オーダーメイドで受付マニュアルや資料の作成が可能な柔軟性のあるサービスが強みの代行会社です。

短期利用や24時間365日の対応も可能で、依頼者のニーズに応じた利用が叶います。

通販受付や水道修理受付、求人受付、病院・サロンなど、業種別の対応も行っているため、専門性の高い業種の方にもおすすめです。

株式会社オフィスジャパン

株式会社オフィスジャパンは全国展開する代行会社で、大阪にも営業所を構えています。

18000社以上との契約実績があり、蓄積した多くのノウハウにより高品質なサービスを受けられます。

インバウンド業務だけでなくアウトバウンド業務にも対応しているため、電話業務の大部分を委託したいと考えている企業におすすめです。

電話自動応答システム（IVR）の提供も行っており、電話代行とIVRを連携させて利用したい場合にも適しています。

株式会社大阪・梅田秘書センター

株式会社大阪・梅田秘書センターは、40年以上の歴史がある代行会社です。

資格専門業事務所やクリニック、飲食店など、さまざまな業界で実績があります。

フルカスタマイズでの対応を行っており、オプションサービスでは24時間対応やDM作業も提供しています。

自社のニーズに合わせて柔軟な利用がしたい企業におすすめです。

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は、東京と大阪に事業所を構える代行会社で、8600社以上の契約実績があります。

応対品質にこだわり、独自の教育体制により優秀なオペレーターを育成。

顧客のニーズを的確に把握し、迅速かつ丁寧な対応を行っています。

基本的な秘書代行サービスのほか、業種別・用途別のサービスを提供しており、幅広い企業にマッチする代行会社です。

 

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まとめ

秘書代行・電話代行サービスは、企業の信頼性を高め、業務の効率化を図る心強いパートナーです。
特に24時間対応や多様な業種・シーンへの柔軟な対応は、顧客満足度の向上につながります。
人手不足や対応品質にお悩みの企業様は、電話代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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