業務効率化に役立つ！秘書代行・電話代行サービスのメリットや選定ポイントを解説

昨今の人手不足により、電話対応やメールの返信などの対応に追われ、本来の業務に手が回らなくなっている企業も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、業務の一部をアウトソーシングできる秘書代行・電話代行サービスです。

本記事では、秘書代行・電話代行サービスの概要やメリット、サービスの選び方に加え、サービスを利用する際の注意点を解説します。

サービスの利用を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

秘書代行・電話代行サービスとは？

はじめに、秘書代行・電話代行サービスとはどのようなサービスなのかを解説します。

依頼できる業務や、秘書代行と電話代行の違いについても触れているので、チェックしておきましょう。

秘書代行・電話代行サービスとは？

秘書代行・電話代行サービスとは、自社の従業員に代わり、代行会社のスタッフが業務の一部を請け負うサービスです。

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、従業員はコア業務に専念することができ、業務の効率化を図れます。

多くの企業が課題とする人手不足の解消にも役立ち、リソースが限られる中小企業や個人事業主などの小さな組織にも重宝されています。

秘書代行・電話代行サービスに依頼できる主な業務

秘書代行・電話代行サービスに依頼できる主な業務として、電話対応が挙げられます。

具体的には、受電の一次対応や担当者への取り次ぎ、受注代行、営業や勧誘電話への不在対応などを行うことが可能です。

また、電話対応のほかにメール対応やスケジュール管理、資料作成の補助などを請け負うサービスもあります。

代行会社によって依頼できる業務が異なるので、事前に確認しておきましょう。

秘書代行と電話代行に違いはある？

秘書代行サービスと電話代行サービスの違いに、明確な定義はありません。

一般的には、電話対応業務に特化しているのが電話代行で、電話対応だけでなく広範囲な業務に対応しているのが秘書代行と認識されていることが多いようです。

しかし、電話代行と謳っていても、電話対応以外の業務にも対応しているサービスもあります。

そのため、自社のニーズに合ったサービスを見つけるためには、各サービスを比較するのがおすすめです。

秘書代行・電話代行サービスを導入するメリット

秘書代行・電話代行サービスを導入することで、コア業務に専念しやすくなるうえ、人手不足問題の解決や教育コストの削減などさまざまなメリットが期待できます。

どのようなメリットがあるのかを把握し、自社が抱える課題の解決に役立ててください。

コア業務に集中できる

人手が少なかったり入電が多かったりすると、ノンコア業務に追われてコア業務に集中できる時間が減ってしまうことも多いでしょう。

秘書代行・電話代行サービスを導入すれば、電話対応などのノンコア業務を委託できるため、コア業務に集中しやすくなります。

効率よく業務が進められることで残業時間も削減でき、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

その結果、生産性の向上も期待できます。

機会損失を防げる

秘書代行・電話代行サービスを導入することで、機会損失を防げるメリットもあります。

テレワークや外回りなどでオフィスを空けることが多いと、電話の取りこぼしが発生しやすくなります。

新規の問い合わせや重要な契約に関わる電話を取りこぼしてしまうと、大きな機会損失になる可能性があります。

秘書代行・電話代行サービスに電話対応を依頼すれば、従業員の不在時にも電話を受けられ、ビジネスチャンスを失うリスクを防げるでしょう。

なかには夜間や休日など営業時間外の対応を行うサービスもあるので、チェックしてみてください。

人手不足を解消できる

中小企業や個人事業主など従業員の数が限られている場合、電話対応に追われて本来の業務に手が回らなくなったり、逆に手が足りずに電話を受けることができなかったりすることがあります。

しかし、電話対応のためだけに新たに従業員を雇うことも難しいでしょう。

秘書代行・電話代行サービスを利用すれば、自社で新たに従業員を雇うことなく電話対応を行うことができるため、人手不足問題の解決にも役立ちます。

応対品質が向上する

秘書代行・電話代行サービスに電話対応を依頼することで、応対品質が向上するメリットもあります。

代行会社には、手厚い研修を受けた高いスキルを持つスタッフが在籍しています。

応対品質の高いオペレーターが対応することで顧客満足度が向上し、企業のイメージアップにもつながります。

イメージの良い口コミが広がると新規顧客の獲得なども期待でき、売上アップも見込めるでしょう。

教育コストを削減できる

電話対応は企業の窓口でもあるため、対応した人の印象がそのまま企業の印象につながります。

そのため、自社で電話対応を行う場合は、マナーや話し方などの電話対応教育にリソースを割かなくてはなりません。

秘書代行・電話代行サービスでは、はじめからプロのスキルを持つオペレーターが対応するため、教育コストを削減できるのもポイントです。

秘書代行・電話代行サービスを選定する際のポイント

秘書代行・電話代行サービスを最大限に活用するためには、自社に適したサービスを選ぶことが重要です。

ここでは、サービスを選定する際のポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

依頼できるサービスをチェック

秘書代行・電話代行サービスは、代行会社によって依頼できる業務が異なります。

電話対応のみのところもあれば、スケジュール調整やメール対応などさまざまな業務に対応するサービスもあります。

また、電話対応でも、一次受付のみの場合もあれば、注文受付やクレーム対応まで行う場合もあります。

依頼できるサービスの内容をよく確認して、自社のニーズに合うサービスを提供する代行会社を選びましょう。

依頼できるサービスの幅が広い柔軟性の高い会社を選ぶと、追加で依頼したい業務がある場合でもスムーズに対応してもらえるのでおすすめです。

サービスによって対応可能な時間帯も異なるので、あわせて確認しておくとよいでしょう。

サービスの品質に注目

秘書代行・電話代行サービスを選ぶ際は、サービスの品質の高さに注目することも重要です。

たとえば、オペレーターの応対品質が低いと、顧客満足度の低下や企業のイメージが悪くなる恐れがあります。

電話対応以外の業務も、品質が低いとスムーズな進行ができずかえって手間が増えてしまう場合もあります。

品質の高いサービスを選ぶためには、実績や口コミを確認するのがおすすめです。

実績や良い口コミが多いところは、サービスの品質に期待できます。

また、スタッフの研修に力を入れている会社も、比較的高い品質のサービスを提供しているのでチェックしてみてください。

サービスの内容と料金のバランスを見る

サービスの内容に見合った料金設定か見極めることも、秘書代行・電話代行サービスを選ぶうえで重要なポイントです。

とくに注意すべきなのがオプション料やコールオーバー料などの追加料金です。

基本料金が格安でもオプション料やコールオーバー料が高く設定されていると、予算を大きくオーバーしてしまう場合があります。

また、24時間対応のサービスや専門的知識が必要な業務に対応するサービスは、費用が高い傾向です。

サービスを選ぶ際は、基本料金だけでなくオプション料金まで細かくチェックし、しっかりと料金シミュレーションをしましょう。

セキュリティ対策は万全かチェック

秘書代行・電話代行サービスを利用するにあたり、社内情報や顧客情報を代行会社へ提供するため、情報が漏れてしまうリスクが高まります。

そのため、しっかりとしたセキュリティ対策ができている会社を選ばなければなりません。

多くの代行会社が徹底したセキュリティ対策を行っていますが、 念の為サービスを選ぶ際は、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証を取得しているか確認するとよいでしょう。

また、スタッフへの情報の取り扱い方に関する教育などをチェックすることも重要なポイントです。

自社の信頼を失わないためにも、安心して依頼できる代行会社か見極めたうえでサービスを利用しましょう。

BCP対策ができている会社が狙い目

BCPとは、災害やシステム障害といった非常事態が発生した際に、事業資産の被害を最小限に抑えつつ、事業を復旧・継続するための計画や対策のことです。

日本は地震や水害など自然災害が多いため、非常事態が発生しても事業を継続できる対策ができている代行サービスを選ぶのがおすすめです。

具体的には、全国各地に事業所をおいて連携を取れるようにしたり、自然災害の被害を受けにくい場所に事業所を構えたりするなどの対策が行われているかチェックするとよいでしょう。

万が一の事態に備え、BCPにも注目してサービスを選んでみてください。

秘書代行・電話代行サービスの注意点

秘書代行・電話代行サービスを利用することで多くのメリットを得られる一方で、注意しなければならない点もあります。

サービスをより効果的に活用できるよう、あらかじめ注意点を把握して対策を講じておきましょう。

イレギュラーなケースには対応できない場合がある

顧客から従業員にしか回答できない問い合わせや、専門性の高い問い合わせなど、イレギュラーなケースには対応できない場合もあるので注意しましょう。

このような場合は、代行会社が依頼者に確認した後で顧客に折り返すなどして対応しますが、迅速な解決ができず満足度の低下を招く恐れもあります。

また、そもそも専門性の高い依頼内容には対応できず、サービスを利用できない場合もあるでしょう。

とくに、士業や医療関係など専門性の高い業種は、専門的知識が必要なケースも多いので、該当する場合は対応できるか事前に確認してください。

依頼する業務のノウハウが自社に蓄積されない

秘書代行・電話代行サービスを利用することで、電話対応など依頼する業務のノウハウが自社に蓄積しにくくなる点にも注意が必要です。

継続してサービスを利用する場合は問題ありませんが、将来的に自社での対応に切り替える予定がある場合は、ノウハウを蓄積できるような利用の仕方をしましょう。

なかには業務のアドバイスをしたりマニュアル作成をしたりするサービスもあるので、チェックしてみてください。

まとめ

秘書代行・電話代行サービスを利用することで、業務効率化や顧客満足度の向上、機会損失防止などさまざまなメリットを得られます。

コスト削減も期待できるため、新たなビジネスにも挑戦しやすくなり、事業拡大も目指せます。

企業のさらなる成長を実現するためにも、ぜひ秘書代行・電話代行サービスを利用してみてください。