中国語に対応する電話代行サービスの必要性とは？利用するメリットや選び方も解説

中国人と接する機会の多い企業にとって、中国語に対応する電話代行サービスは心強い存在です。

中国語で電話対応ができれば、中国人顧客からの信頼性が高まり、新規顧客の獲得やサービスの拡大なども期待できます。

本記事では、中国語に対応する電話代行サービスを利用するメリットや、サービスの選び方などを解説します。

コスト削減や業務効率化にも役立つので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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中国語に対応する電話代行サービスの必要性

グローバル化が進んで海外の顧客が増え、英語・中国語・韓国語など多言語に対応できる体制を整えることが多くの企業の課題となっています。

最近では、インバウンドの増加により、これまで多言語対応をあまり必要としていなかった企業でも、競争力を高めるために多言語対応を強化して海外顧客の獲得に力を入れているケースも見受けられます。

とくに日本には中国からの観光客が多く、また、ビジネスでもつながりが深いため、中国語への対応を強化することがビジネスチャンスを広げるためのカギとなるでしょう。

しかし、中国語が堪能な人材を確保するには時間もコストもかかり、対応を進められない企業も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、中国語対応が可能な電話代行サービスです。

電話代行サービスを利用すれば、自社で中国語対応専門の従業員を確保する手間がかからず、また、必要なときだけ利用できるのでコストも抑えられます。

中国人顧客を抱える企業にとっては、ニーズの高いサービスと言えるでしょう。

中国語に対応する電話代行サービスの利用がおすすめな企業

実際に、中国語対応が可能な電話代行サービスは、どのような企業が利用するのでしょうか。

ここでは、中国語に対応する電話代行サービスの利用がおすすめな企業を紹介します。

中国人の顧客が多い企業

中国人観光客が多い観光施設や宿泊施設、飲食店など、中国人顧客が多い施設や企業は、電話での問い合わせも多いでしょう。

中国語での対応ができないと、相手の要求に応えられず、ビジネスチャンスを失ってしまうかもしれません。

中国語でやり取りができるスタッフがいれば、スムーズなコミュニケーションが可能となり、どんな問い合わせにも対応できます。

中国語に対応する電話代行サービスを利用することで、顧客の疑問や不安を解消でき、安心して施設やサービスを利用できるでしょう。

中国語での問い合わせが増えている企業

最近では、SNSなどの口コミにより中国の人々の間で商品やサービスが注目され、急に中国語でのメールや電話の問い合わせが増えている企業も多いでしょう。

そのような場合は、いち早く中国語に対応する体制を整える必要があります。

メールなら翻訳機能を使って対応することもできますが、電話はその場で対応しなければなりません。

中国語での対応が可能な電話代行サービスなら、すぐに中国語でやり取りができるオペレーターを用意できるので、急に中国語での問い合わせが増えても慌てず対応できます。

中国に本社や支店がある企業

中国に本社や支店がある企業は、中国人スタッフと中国語でやり取りをしなければならない場面もあります。

しかし、日本支店のスタッフ全員が中国語を話せるわけではないため、中国語ができるスタッフが外出していたり休んでいたりすると、コミュニケーションがスムーズにいかないケースもあるでしょう。

このような場合でも、中国語対応が可能な電話代行サービスを利用すれば、中国語が話せるスタッフを自社で新たに雇わずとも、中国の本社や支店との円滑なコミュニケーションが可能になります。

 

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中国語に対応する電話代行サービスを利用するメリット

中国語に対応できる電話代行サービスを利用することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。

中国語に対応する電話代行サービスを利用するメリットをよく理解したうえで、導入を検討しましょう。

業務を効率化できる

電話対応業務は、他の業務と並行して行うのが一般的です。

電話が鳴るたびにそれまで進めていた業務を一時中断して電話対応にあたるため、集中力が途切れてコア業務が思うように進まないというケースも多く見られます。

とくに、対応に慣れていない中国語の問い合わせが来ると、より電話対応に手間取って他の業務に支障をきたしてしまうこともあるでしょう。

中国語に対応できる電話代行サービスを利用すれば、電話が鳴るたびに作業を中断する必要がなくなり、業務効率化に大きく貢献します。

また、電話代行は間違い電話や営業電話などにも対応しているため、不要な電話に対応する無駄な時間も削減でき、より効率的に業務を進められます。

コスト削減が期待できる

自社で中国語に対応できるスタッフを雇うとなると、給与に加え、採用活動や電話対応スキルを身につけるための教育にかかる費用など、多くのコストがかかります。

中国語に対応する電話代行サービスを利用すれば、即戦力となるオペレーターが対応するため、採用や教育にかかる費用や時間を削減することが可能です。

求人をかけてもなかなか人が集まらないという状況も避けられるため、時間と費用を無駄にする心配もありません。

また、自社でスタッフを雇って給与を支払うよりも利用料金の方が安く、大幅なコスト削減が期待できます。

スタッフの負担を軽減できる

電話でのコミュニケーションが苦手な人にとって、電話対応は精神的負担がかかりやすい業務です。

とくに、中国語に不慣れなスタッフが中国語の電話に対応することは、大きなストレスとなります。

中国語対応が可能な電話代行サービスを利用すれば、電話対応の負担を大きく軽減できるため、自社のスタッフが働きやすい環境を整えられます。

働きやすい環境を整えることで、スタッフのモチベーションアップや離職防止などにもつながるメリットもあります。

機会損失を防げる

中国語がわからないと、中国人顧客からの問い合わせに対応できず、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。

中国語対応が可能な電話代行サービスを利用すれば、中国人顧客ともスムーズにコミュニケーションが取れるため、機会損失を防止できます。

また、電話代行サービスを利用すれば、営業時間外や休日の対応も可能なため、より多くのビジネスチャンスを獲得することが期待できるメリットもあります。

 

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中国語に対応する電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを利用する際、どのような点に着目してサービスを選べばよいのかわからない人も多いでしょう。

最後に、中国語に対応する電話代行サービスの選び方について解説します。

オペレーターの言語スキルと応対品質をチェック

電話代行サービスに中国語対応を依頼するときは、オペレーターの中国語スキルとともに、日本語のスキルも確認しましょう。

一定の中国語スキルが必要であることはもとより、日本人の依頼主ともスムーズなやり取りができる日本語スキルも必要です。

両言語で一定のスキルがない場合、認識のズレや伝達ミスが発生するリスクがあるので注意しましょう。

なお、サービスの説明やクレーム対応を行う場合は、高度な中国語スキルが求められます。

依頼内容に合わせて、適切なスキルを持つオペレーターが在籍するサービスを選ぶことが重要です。

また、オペレーターの応対品質にも注目しましょう。

応対品質が低いと、企業もイメージが悪くなる可能性があります。

顧客満足度を向上し、企業の印象を良くするためにも、オペレータの応対品質が高いサービスを選びましょう。

サービスの内容と料金のバランスに注目

中国語に対応する電話代行サービスを選ぶ際は、サービスの内容や品質と料金のバランスにも注目しましょう。

安さばかりに注目してしまうと、中国語スキルが足りなかったり応対品質が低かったりすることもあります。

また、月額基本料が安かったとしても、オプション料が割高な場合もあるので注意が必要です。

サービスやプランによっては、中国語対応はオプションとなる場合もあるので、サービス内容やプラン内容を料金とよく比較して、バランスの良いサービスを選んでくださいね。

依頼したい内容に対応しているか確認

依頼したい内容に対応しているサービスを選ぶことも、重要なポイントです。

中国語に対応可能かに加えて、対応可能な時間帯や業務範囲などを把握しておきましょう。

加えて、オペレーターとの連絡方法や各種ツールの連携が可能かどうかも確認しておくと、サービスをスムーズに利用しやすくなります。

導入後のサポートが充実しているサービスが狙い目

中国語に対応する電話代行サービスを選ぶ際は、導入後のサポートの充実度もチェックしておきましょう。

サポートが充実していれば、契約後でもニーズに合わせて利用内容を変更できたり、想定外の事態が発生した場合にも柔軟に対応できたりして便利です。

サポートが充実していないと、また新たに代行業者を探さなくてはならない可能性もあるので、事前にどのようなサポートを受けられるのか確認しておいてください。

セキュリティ対策をチェック

電話代行サービスを利用する際には、企業の機密情報や顧客の個人情報などを共有する必要があります。

そのため、少なからず情報漏洩のリスクは発生します。

情報漏洩のリスクを少しでも抑えるために、しっかりとした厳しいセキュリティ対策を行っているサービスを選びましょう。

具体的には、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証など、情報保護に関する認証を取得しているかチェックするとよいでしょう。

また、オペレーターへ情報管理や取り扱い方に関する教育などが適切に行われてるか、事前に確認することも重要です。

 

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まとめ

さまざまな業界で国際化が進むなか、電話代行でも中国語や英語をはじめとする、多言語に対応するサービスが増えています。

流暢な中国語を話せるオペレーターが対応すれば、中国人の顧客も安心して商品やサービスを利用できるでしょう。

また、電話代行サービスを利用することで、従業員の負担軽減やコスト削減など、多くのメリットが期待できます。

中国人と電話でやりとりする機会の多い方は、ぜひ、中国語に対応する電話代行サービスの利用を検討してみてくださいね。

 

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