電話対応をする際、言葉遣いや話し方、用件の伝え方などに気をつけてスムーズに対応できていたとしても、電話を切る時のマナーが身についていないとマイナスな印象を与えてしまう恐れがあります。

そこで本記事では、電話を切る時に着目し、マナーや注意したいポイントについて解説します。

電話対応に慣れておらず、どのように電話を終えたらよいかわからないという人は、ぜひ参考にしてみてください。

電話を切る時のマナーを習得するメリット

電話を切る時のマナーを身につけることで、個人としても企業としても周りからの信頼を得やすくなるメリットがあります。

電話対応のモチベーションをアップさせるためにも、まずは電話を切る時のマナーを習得するメリットについて詳しく見ていきましょう。

社会人としての評価がアップする

電話を切る時のマナーを身につけることは、社会人としての評価にも影響します。

社会人としての評価を上げるためには、まず正しいマナーを身につけなければなりません。

マナーに沿った適切な言葉遣いや対応ができれば、電話対応の評価が上がり、社会人としてのレベルもアップします。

高い評価が得られれば、周りからの信頼度も高まり、さまざまな業務を任されるようになります。

電話を切る時のマナーなど、一つ一つのマナーをしっかり習得し実行することで、印象が良くなり、社会人としての評価も高くなるでしょう。

企業の信頼獲得につながる

マナーを習得することで、企業の信頼獲得につながるメリットもあります。

とくに、電話対応は企業の窓口業務でもあるため、電話対応の印象で企業の印象が大きく左右されます。

マナーを守った適切な電話対応ができれば、充実した指導体制が整っている企業であることをアピールでき、信頼できる企業であることを印象づけられるでしょう。

顧客や取引先からの信頼を得られれば、新規契約の獲得やリピート率アップなどが期待でき、収益増進も見込めます。

電話をかけた側が切る時のマナー

電話を切る時のマナーは、かけた時と受けた時で異なります。

ここでは、電話をかけた側が切る時のマナーについて解説します。

電話をかけた側が先に電話を切る

電話は、かけた側が先に切るのが基本のマナーです。

電話をかけた側は、何か用件があって電話をかけています

そのため、聞きたいことや伝えたいことなど用件をすべて終えられたかどうか判断し、適切なタイミングで電話を終えられるのは架電側になります。

先に電話を切ることは失礼だと感じる人もいると思いますが、電話をかけた側が先に切らないと、相手は「まだ用件があるのかな？」と思って電話を切れず困ってしまうかもしれません。

また、相手が電話を切る時のマナーを知っていれば、こちらが先に切るのを待っているでしょう。

相手を困らせないためにも、電話をかけた時は自分から切ってください。

終わりの挨拶を言ってから切る

自分から電話を切る時は、電話を終える挨拶をしてから切るのがマナーです。

用件が終わったからといって急に電話を切るのは失礼であることはもちろん、相手が補足を加えるタイミングを逃してしまう可能性があります。

用件がすべて済んだら、電話を切る前に「では、失礼いたします」「お時間をいただきありがとうございました」といったひと言を添えましょう。

終わりの挨拶をすることで相手に電話を切る旨を伝えつつ、丁寧な印象を与えられます。

以下に、よく使われる終わりの挨拶をまとめました。

状況に合わせて使い分けられるよう練習しておきましょう。

＜よく使われる終わりの挨拶＞

・それでは、失礼いたします。
・お電話ありがとうございました。
・お忙しいところありがとうございました。
・今後ともよろしくお願いいたします。
・また改めてご連絡いたします。

雑音が入らないように切る

電話を切る時は、雑音が入らないよう静かに切ることもマナーです。

最後の最後で気を抜いて雑音が入ってしまうと、雑な印象になり、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

とくに、受話器を置いて切るタイプの電話機は、無造作に置いてしまうと「ガチャ」と大きな音が入りやすいので注意しましょう。

最後まで丁寧な対応を心がけ、受話器を置く時は音が入らないよう静かに置いてください。

なお、受話器を置く場所にある「フック」と呼ばれるボタンを指で静かに押して切ると、音が入りにくいのでおすすめです。

スマホやボタンを押して切るタイプ電話機は、比較的雑音が入りにくいものの、最後まで丁寧な対応をすることを身につけるために、静かに切ることを意識するとよいでしょう。

電話を受けた側が切る時のマナー

次に、電話を受けた側が切る時のマナーを解説します。

電話を受けた場合は、相手の用件を正確に把握するために、最後まで確認を怠らないようにしましょう。

電話を終える前に用件を再確認する

相手が用件をすべて伝え終わったら、電話を切る前に改めて用件を確認しましょう。

伝えられたことを正確に把握できていないと、トラブルやクレームに発展する恐れがあります。

相手や担当者に迷惑をかけてしまう可能性もあるので、相手の用件は正確に把握しましょう。

用件を再確認することで、聞き間違いや聞き逃し、認識のズレを防ぐことが可能です。

また、正確に用件が伝わっているという安心感を相手に与えることもできます。

名前や発注数などの数字、時間などは、間違えると大きなトラブルにつながるリスクがあるので、念入りに確認することをおすすめします。

相手が切ってから受話器を置く

電話を受けた際は、相手が先に切るのを待ちましょう。

前述したように、ビジネスシーンでは電話をかけた側が先に切るのがマナーです。

終わりの挨拶をした後は、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置いてください。

電話を切る時に注意したいマナー

状況によっては、これまで解説してきたマナーとは異なる対応をしなければならないケースもあります。

イレギュラーなシーンでも臨機応変な対応ができるよう、注意したいマナーもチェックしておきましょう。

相手が目上の人の場合は相手が先に切るのを待つ

電話はかけた側が先に切るのがマナーと説明しましたが、相手が目上の人の場合は、自分が電話をかけた側でも相手が先に切るのを待つのがマナーです。

ただし、こちらが先に切るのを待っていて、相手が切らない場合もあります。

相手が電話を切らないようであれば、「お先に切らせていただきます」などと伝えてから切るとよいでしょう。

相手が電話を切らない場合は先に切ってよい

自分が電話を受けた側で相手が切るのを待っている時、相手がなかなか電話を切らない場合もあるでしょう。

電話を受けた側でも、相手がこちらが先に切るのを待っているようであれば、先に切っても問題ありません。

もしくは、「どうぞお先にお切りください」と伝えて、先に切ってもらうよう促してもよいでしょう。

電話を切る時以外のマナーもおさらい

マナーをしっかりと身につけておくことで、自信を持って電話対応ができるようになります。

最後に、電話を切る時以外の電話対応の基本的なマナーもおさらいしておきましょう。

電話が鳴ったら3コール以内に出る

ビジネスシーンでは、電話がかかってきたら3コール以内に出るのがマナーです。

3コール以上かかってしまうと、相手を待たせてしまい、マイナスな印象を与えてしまう恐れがあるので注意しましょう。

電話を取るのに3コール以上かかってしまった場合は、「大変お待たせしました」とひと言添えるのがポイントです。

「もしもし」は使わない

「もしもし」を使わないことも、電話対応の基本的なマナーです。

カジュアルな電話では一般的に使われる言葉ですが、ビジネスシーンの電話対応ではNGです。

「もしもし」は使わずに、電話に出た時は「お電話ありがとうございます」、電話をかけた時は「いつもお世話になっております」などと挨拶から会話をはじめましょう。

正しい言葉遣いを身につける

正しい言葉遣いを身につけておくことも、ビジネスシーンにおける電話対応のマナーです。

とくに注意したいのが、尊敬語と謙譲語の使い分けや、「よろしかったでしょうか」のような間違った表現です。

正しい言葉遣いが身についていないと、周りから信頼を得にくくなるので、注意しましょう。

言葉遣いに自信がない人は、ビジネスシーンでよく使われるフレーズや間違えやすい表現を覚えておくのがおすすめです。

以下に、電話対応でよく使われる丁寧な言い回しと間違った表現をまとめたので、参考にしてください。

＜丁寧な言い回し＞

・わかりました → かしこまりました／承知しました
・そうですね → おっしゃるとおりです
・すみません → 申し訳ございません
・どうしますか → いかがなさいますか
・大丈夫ですか？ → 問題ございませんか？

＜間違った表現＞

・〜になります → 〜でございます
・よろしかったでしょうか？ → よろしいでしょうか？
・ご覧になられましたか → ご覧になりましたか
・拝見させていただきます → 拝見いたします
・お帰りになられます → お帰りになります
・お見えになられます → お見えになります
・とんでもございません → 恐れ入ります

まとめ

電話を切る時のマナーは、かけた時と受けた時で異なるので注意が必要です。

また、イレギュラーな対応が必要なケースもあります。

状況に応じて適切な対応ができるよう、さまざまなシーンを想定した切り方の練習を行いましょう。

相手に良い印象を持ってもらえるよう、最後までマナーを守った対応をしてくださいね。