メール・チャット・SNSなど、さまざまな連絡ツールがよく活用されるようになり、電話をあまり使わなくなった人も多いのではないでしょうか。

しかし、電話にはメリットもあるため、とくにビジネスシーンでは電話が使われるケースが多々あります。

そこで本記事では、電話のメリットや電話を使うべきシーンについて解説します。

電話のデメリットや電話以外のツールを使うべきシーンもあわせて解説しているので、状況に合わせた連絡方法を判断するための参考にしてくださいね。

電話のメリット

電話は、リアルタイムでコミュニケーションが取れるうえ、感情を相手に伝えやすいため、ビジネスでも重要な役割を持つツールです。

まずは、電話にはどんなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

迅速なやり取りができる

電話の最大のメリットが、相手と迅速なやり取りができることです。

リアルタイムで会話ができるため、伝えたいことはすぐに伝えられ、即座に返答を得られます。

また、メールやチャットのように返事待ちの状態がないので、すばやく対応したいときに便利です。

迅速な返答や対応が可能な電話は、緊急時の連絡にも適しています。

感情が伝わりやすい

電話は、感情が伝わりやすいというメリットもあります。

声のトーンや話し方で感情の変化を伝えられるため、感謝や謝罪の気持ちを伝える際は電話での連絡がおすすめです。

また、相手の声も直接聞けるため、反応を見ながらアプローチの仕方を考えることもできます。

声のトーンや抑揚から細かいニュアンスや意図も読み取りやすく、よりスムーズなコミュニケーションが可能です。

電話のデメリット

電話にはメリットがある一方で、デメリットもあります。

どのようなデメリットがあるか確認しつつ、デメリットをカバーするための対策も考えておきましょう。

相手の時間や行動を拘束してしまう

電話のデメリットとして、相手の時間を奪ったり行動を制限してしまったりすることが挙げられます。

そのため、相手が忙しい時間帯など都合が悪いときに電話をかけると、迷惑になる場合もあります。

時間や行動の拘束を最小限にするためには、会話をスムーズに進めることが重要です。

事前に伝える内容を整理し、端的に伝えることを心がけましょう。

会話の内容が残らない

電話での会話は、メールやチャットのように文字で記録が残らないため、言った言わないの問題が発生しやすいというデメリットもあります。

そのため、重要な内容の会話を電話で行った場合は、メールでも内容の確認を行ってエビデンスを残すとよいでしょう。

メールでのやり取りが不可能な場合は、録音機能のある電話機やサービスを利用して、会話を記録できる環境を整えておくことをおすすめします。

ミスコミュニケーションが発生する可能性がある

電話は相手の表情や仕草が確認できないため、表情やボディランゲージを読み取ることができません。

そのため、言葉の奥にある意図を正確に受け取りにくく、誤解が生まれてしまう場合があります。

また、写真・図・表などの視覚情報がないと伝えにくい内容は、電話だけで正確に伝えることは難しく、認識のズレが生じてしまう可能性もあります。

複雑な内容やデリケートな話題の場合は、ビデオ通話や対面でのコミュニケーションが望ましいでしょう。

電話が適しているシーン

電話は、どのようなシーンで活用できるのでしょうか？

ここでは、電話のメリット・デメリットを踏まえ、電話での連絡が適しているシーンを紹介します。

至急連絡を取りたいとき

重要な連絡や緊急の案件など、至急連絡を取りたい場合には電話が適しています。

電話はリアルタイムでコミュニケーションが取れるため、緊急性の高い情報をスムーズに伝えることが可能です。

相手が電話に出ない場合でも、留守電にメッセージを残したり不在着信を残したりできるので、相手が気づき次第メッセージを確認したり折り返し連絡が来たりして要件を伝えられます。

細かいニュアンスを伝えたいとき

細かいニュアンスの内容を伝えたいときにも、電話での連絡が適しています。

電話は、声のトーンや抑揚などから、文字だけのやり取りよりも豊かなコミュニケーションができるツールです。

文字だけでは伝わりにくい内容の場合や、細かな感情を相手に伝えたいときは、電話を使用するとよいでしょう。

相手の状況や理解度を把握しながら話を進めたいとき

電話は、相手の状況や理解度を把握しながら話を進めたいときにもおすすめです。

メールやチャットは相手の反応を直接確認することはできませんが、電話は声のトーンや抑揚などから相手の状況を把握できます。

複雑な内容や重要な要件を伝える際など、相手の理解度をしっかり把握したい場合は、電話で声を確認することでスムーズにコミュニケーションを取ることが可能です。

用件を確実に伝えたいとき

用件を確実に相手に伝えたいときにも、電話が適しています。

メールやチャットは、返信や既読がつかないと相手がいつ確認したかわかりにくいのが難点です。

また、自分が送信したメールやメッセージが埋もれてしまい、確認漏れが発生する可能性もあります。

一方で、電話はリアルタイムで会話が進められるため、相手に直接かつ確実に用件を伝えられます。

メールやチャットなどに使い慣れていない人に連絡するとき

連絡をする相手のなかには、メールやチャットなどに使い慣れていない人もいるでしょう。

とくに年配の方は、電話以外の連絡ツールの使い方がわからない人も多くいます。

幅広い年代の相手とのやり取りがしたい場合にも、電話での対応がおすすめです。

電話以外の連絡ツールが適しているシーン

電話が適しているシーンがあれば、電話以外の連絡ツールの使用が適しているシーンもあります。

電話以外のツールはどのような場面での使用が適しているのか、見ていきましょう。

複数人に情報を伝えたいとき

同じ情報を複数人に同時に伝えたいときは、メールで一斉送信したりグループチャットを活用したりするのがおすすめです。

電話は基本的に1対1のやり取りのため、複数人に連絡しようとすると時間も労力もかかります。

メールやチャットなら一度で多くの相手に連絡でき、効率よく対応できます。

やり取りした内容を残したいとき

重要な内容を伝える場合など、やり取りを残しておきたいときには、メールでの連絡が適しています。

メールでやり取りした内容は文字で残るため、言った言わないの問題が起こりません。

また、聞き間違いも発生しないため、名前・場所・日時など聞き間違えやすい内容は、メールで伝える方が確実です。

あとから見返すこともできるので、やり取りした内容を忘れてしまってもいつでも確認できる安心感もあります。

業務時間外に緊急の連絡があるとき

業務時間外の連絡は、基本的に避けるべきです。

ただし、緊急事態が発生した際など、どうしても連絡しなければならない場合もあるでしょう。

しかし、相手が業務時間外は仕事の連絡を受け取らず、電話がつながらないケースもあります。

このような状況のときには、メールでの連絡がおすすめです。

メールなら受け取る側のタイミングで確認できるため、業務時間外であってもメッセージを残しておくことができます。

なお、業務時間外に連絡する場合は、業務時間外に連絡したことに対する理由とお詫びの一言を必ず伝えましょう。

固定電話を使うメリット

携帯電話が普及した今でも、多くの企業で固定電話が使用されています。

最後に、企業が固定電話を使用するメリットについても解説します。

企業の信頼性を高められる

固定電話があると、企業の信頼性を高められるメリットがあります。

名刺や公式HPに固定電話の番号があれば、実在している企業であることを証明できるため、社会から信用されやすくなります。

また、固定電話の有無は金融機関からの信頼にもつながります。

固定電話があることで、銀行の融資やローンを組む際の審査も有利に進めやすくなるでしょう。

防犯性が高い

固定電話は、携帯電話に比べて防犯性が高いというメリットもあります。

携帯電話は、インターネットに接続して使用するため、ウイルス感染やサイバー攻撃のリスクがあります。

アナログ回線を使用している固定電話なら、ウイルス感染などのセキュリティリスクを避けられます。

サービスによっては、迷惑電話や詐欺電話などへの対策機能を利用できる場合もあり、さらに防犯性を高めることも可能です。

また、通話以外の用途がない固定電話は、不正利用されたり私物化されたりすることも防げるため、コーポレートガバナンスの強化にもつながります。

災害時にもつながりやすい

固定電話のメリットとして、災害時につながりやすいことも挙げられます。

アナログ回線を使用している固定電話は、回線から電力を供給して稼働できるものもあり、災害で停電した場合でも回線がつながっていれば使用できる可能性があります。

また、通信障害が発生し、携帯電話がつながらなくなったときなどにも、固定電話があれば連絡を取ることが可能です。

通話料金が比較的安い

固定電話は、携帯電話よりも通話料金が安い傾向にあります。

そのため、電話をかける頻度が高い場合には、通話料金を安く抑えられる固定電話は魅力的です。

なお、インターネット回線を利用したIP電話は、アナログ回線の電話よりもさらに通話料が安い傾向にあるため、経費削減を重視するならIP電話の利用がおすすめです。

まとめ

電話は、感情をしっかり相手に伝えたいときや、迅速に対応したいときに便利です。

しかし、時間や行動を制限したり、やり取りの記録が残らないデメリットもあります。

より円滑なコミュニケーションを取るためには、メールやチャットなどほかのツールも併用するのがコツです。

それぞれの特徴を把握し、シーンに適したツールを使い分けましょう。