営業時間外の電話対応には音声アナウンスがおすすめ！メリットや活用例を解説

企業や店舗には、営業時間が終了したにもかかわらず、電話がかかってくることも多いでしょう。

しかし、営業時間外の電話に従業員が対応するとなると、残業が発生して負担も増えてしまいます。

そこでおすすめなのが、営業時間外アナウンスの導入です。

本記事では、営業時間外アナウンスを導入するメリットや活用例について解説します。

記事の後半では、営業時間外アナウンス以外の対応方法も紹介しているので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

 

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営業時間外アナウンスの概要

はじめに、営業時間外アナウンスの概要を説明します。

営業時間外アナウンスとはどのようなものなのかをよく理解したうえで、導入を検討しましょう。

営業時間外アナウンスとは

営業時間外アナウンスとは、営業時間外にかかってきた電話に対して、営業時間外であることを知らせるためのアナウンスを流すサービス・機能のことです。

営業時間に合わせてアナウンスを流したい時間を設定したり、状況に応じてアナウンス内容を変更したりすることもできるので、臨時休業やトラブル時にも対応できます。

ビジネスフォンのなかには、時間外アナウンスを流せる機能が備えられているものもあり、気軽に利用できるのが魅力です。

また、電話代行会社などでも、営業時間外アナウンスを流すサービスを行っています。

なかには、営業時間外に着信があった場合に、メールで着信のあった電話番号の通知を受け取れるサービスもあり、取引先など重要な電話にはすぐ折り返したいときにも対応できます。

営業時間外アナウンスと自動音声応答システムの違い

営業時間外アナウンスは、営業時間外や休日に着信があった場合に自動的に時間外アナウンスを流す機能です。

自動音声応答システム（IVR）は、着信時に「〇〇に関するお問い合わせは①を…」のような音声ガイダンスを流し、発信者の操作に応じて着信先を振り分ける機能です。

営業時間外アナウンスは、営業時間外に電話が繋がらないことを回避して企業の印象を良くする効果があります。

一方で自動音声応答システムは、電話の一次対応を自動化することで、電話対応業務の効率化や従業員の負担軽減が期待できます。

営業時間外アナウンスを導入するメリット

営業時間外アナウンスを導入することで、企業のイメージダウンを回避したり、臨時休業やトラブル発生時にも対応できたりするなどさまざまなメリットがあります。

ここでは、営業時間外アナウンスを導入するメリットについて解説します。

企業のイメージダウンを回避できる

営業時間外に電話をかけてくる相手は、営業時間外であることを知らない人がほとんどです。

そのため、電話がつながらないとストレスを感じ、企業に対するマイナスな印象を与えてしまいます。

最悪の場合、クレームなどのトラブルにつながることもあるでしょう。

営業時間外アナウンスを導入すれば、相手に営業時間外である旨を伝えることが可能です。

また、アナウンスで営業時間を知らせることで、相手はすぐに次の行動を考えられます。

アナウンスを流すことで、いつまで経っても電話がつながらない状態を避けられ、企業のイメージダウンも回避できるでしょう。

緊急時にも対応できる

営業時間内にもかかわらず、トラブルが発生して電話に出られない場合もあるでしょう。

営業時間外アナウンスは、アナウンスの内容を自由に設定できるため、臨時休業やトラブルが発生した際にも対応できます。

営業時間内に電話をかけているのにつながらないと、相手は困惑し、企業のイメージが悪くなる恐れもあります。

緊急時にも慌てず対応できるよう、すぐにアナウンスを流せるサービスを利用するとよいでしょう。

従業員の負担を軽減する

なかには、営業時間外の電話にも対応するため、従業員が残業をしているケースもあるでしょう。

また、別の業務の残業中に電話がかかってきて、残業が延びてしまうこともあります。

営業時間外の対応が重なると、従業員の負担が増え、精神的にも体力的にも悪影響を及ぼします。

営業時間外の入電には営業時間外アナウンスで対応すれば、従業員の負担を軽減でき、モチベーションの低下も防げるでしょう。

導入にかかる手間や費用が少ない

営業時間外アナウンスは、自動音声応答システムや電話代行などほかのサービスに比べ、導入にかかる手間や費用が少ないのもメリットです。

電話機によっては、音声ガイダンスが搭載されている製品もあり、営業時間外アナウンスの設定が簡単に行えます。

時間外アナウンスを提供するサービスも月数千円程度から利用できるものが多く、費用もあまりかかりません。

アナウンスの内容を決めて音声を用意するだけで利用できるので、サービスを導入するハードルが低く、気軽に利用できるのも営業時間外アナウンスの魅力です。

 

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営業時間外アナウンスの活用例

営業時間外アナウンスは、電話をかけてきた相手に営業時間外であることを伝える役割がありますが、利用できるシーンはさまざまです。

ここでは、営業時間外アナウンスの代表的な活用例を例文とともに紹介します。

営業時間外であることを伝える

営業時間外アナウンスが最もよく使われるのが、深夜や早朝、休日などの営業時間外にあった入電への対応です。

営業終了時間から営業開始時間まで、営業時間外であることを伝えるアナウンスを設定しておけば、相手も営業時間内にかけなおそうと考えてくれるでしょう。

▼営業時間外であることを伝えるアナウンス例

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。大変申し訳ございませんが、只今の時間は営業時間外となっております。営業時間は、土日祝日を除く平日〇時から〇時までです。恐れ入りますが、営業時間内におかけなおしくださいますようお願い申し上げます。」

長期休暇中であることを伝える

年末年始・GW・お盆休みなどの長期休暇の際にも、営業時間外アナウンスが活用できます。

長期休暇のアナウンスは、相手がいつ電話をかけなおせばよいか判断できるよう、いつからいつまで休みなのかを必ず伝えましょう。

▼長期休暇中であることを伝えるアナウンス例

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。大変申し訳ございませんが、〇月〇日から〇月〇日まで夏季休暇とさせていただいております。〇月〇日より通常通り営業いたしますので、恐れ入りますが改めてお電話くださいますようお願い申し上げます。」

臨時休業を伝える

営業時間外アナウンスは、臨時休業時の対応にも活用できます。

営業時間内であるにもかかわらず、電話がつながらないと企業のイメージが大きく低下してしまう恐れがあります。

営業時間外アナウンスで臨時休業する旨を伝えられれば、相手も納得して、改めてかけなおすことを検討するでしょう。

▼臨時休業を伝えるアナウンス例

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。大変申し訳ございませんが、本日は臨時休業とさせていただいております。誠に恐れ入りますが、明日以降に改めてお電話くださいますようお願い申し上げます。」

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営業時間外アナウンス以外の対応方法

最後に、営業時間外アナウンス以外の対応方法も紹介します。

営業時間外の電話に対応する方法は、自動音声応答システムや電話代行サービスなど、営業時間外アナウンスのほかにもあります。

それぞれの特徴を把握し、自社のニーズに適したサービスを利用しましょう。

自動音声応答システム（IVR）

自動音声応答システムとは、音声アナウンスの指示に従って番号を入力することで、担当者へ自動的に取り次ぐシステムです。

「IVR（Interactive Voice Response）」とも呼ばれ、電話対応の効率化を図りたいときに活用されます。

自動音声応答システムを利用すれば、営業時間外でも注文受付やよくある問い合わせなどに対応できます。

機会損失防止に役立ち、また、応答システムのみで完結する電話も増え、電話対応の負担を軽減することも可能です。

留守番電話サービス

留守番電話サービスは、営業時間外にどんな電話がかかってきたか、録音して確認したいときに便利です。

メッセージを確認次第、折り返すことができるため、相手が電話をかけなおす手間を省けるメリットがあります

多くの電話機にあらかじめ搭載されているため、利用しやすい機能です。

電話転送サービス

電話転送サービスは、会社にかかってきた電話を携帯電話などに転送するサービスです。

いつでもどこでも対応できるため、営業時間外にかかってきた電話も取り逃がしたくないときにおすすめです。

月数百円から利用できるため導入しやすいサービスですが、電話対応の負担が増えるデメリットがあることも理解しておきましょう。

電話代行サービス

柔軟な電話対応を行うなら、電話代行サービスがおすすめです。

代行会社のオペレーターが対応するため、状況に応じて適切な対応ができます。

プロのオペレーターに電話対応を任せられるため、応対品質が高まり、顧客満足度の向上が期待できるのもメリットです。

24時間365日対応可能なサービスもあるので、時間外の電話対応もしっかり行いたい場合は検討してみてください。

 

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まとめ

営業時間外アナウンスを利用することで、顧客満足度の向上や従業員の負担軽減など、さまざまなメリットがあります。

ほかのサービスに比べて導入のハードルも低いため、リソースが限られる企業でも利用しやすいのも魅力です。

電話機によっては、メッセージを録音して簡単に設定できるものもあるので、ぜひ活用してみてください。

 

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