人手不足はオンライン秘書で解決！依頼できる業務やサービスの選び方を解説

「人手不足により雑務に追われて業務が回りにくい」「業務を効率化して生産性を上げたい」などといった悩みを抱える企業も多いでしょう。

そこでおすすめなのが、さまざまな業務を依頼できるオンライン秘書サービスです。

本記事では、オンライン秘書サービスに依頼できる業務やサービスを利用するメリット、サービスの選び方などについて解説します。

オンライン秘書サービスに興味がある、サービスの導入を迷っている方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。

オンライン秘書サービスの概要

オンライン秘書サービスは、「オンラインアシスタント」とも呼ばれ、幅広い業務に対応できるのが特徴です。

まずは、オンライン秘書サービスの概要について詳しく見ていきましょう。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、オンライン上で業務をサポートするサービス・アシスタントのことです。

スケジュール管理や資料作成などの秘書業務に加え、経理・人事・マーケティング・カスタマーサポートなど、幅広い業務を依頼できるのが特徴です。

対応に追われがちなノンコア業務をアウトソーシングすることで、自社の従業員がコア業務に集中しやすくなり、業務効率化を図れます。

さまざまな業務を一つのサービスに依頼できるため、外注先の管理がしやすいのもオンライン秘書の魅力です。

秘書とオンライン秘書の違い

そもそも、オンライン秘書は一般的な秘書と何が違うのか、疑問に思う人もいるのではないでしょうか。

一般的な秘書は、役職者のサポートが主な業務です。

スケジュール管理や来客対応、電話・メール対応、資料作成など、役職者がスムーズに仕事を進めるためのサポートをします。

一方でオンライン秘書は、役職者に限らず、企業全体のサポートができるのが特徴です。

秘書業務はもちろん、総務・経理・人事など、一般的な秘書よりも幅広い業務に対応できるため、複数の部署で少しずつリソースが足りていない場合などにうってつけのサービスです。

このように、対応できる業務の範囲が異なるのが、秘書とオンライン秘書の大きな違いと言えます。

オンライン秘書サービスを利用するメリット

オンライン秘書サービスを利用することで、コア業務に集中できたり人件費を削減できたりするなど、さまざまなメリットがあります。

ここでは、オンライン秘書サービスを利用するメリットについて詳しく解説します。

コア業務に専念できる

オンライン秘書サービスを利用する最大のメリットと言えるのが、自社の従業員がコア業務に専念できるようになることです。

ノンコア業務は、直接利益につながらないものの、企業の運営には欠かせない業務です。

人手が足りない企業などは、ノンコア業務に追われ、コア業務に集中できないことも多いでしょう。

オンライン秘書にノンコア業務を依頼すれば、従業員がコア業務に専念できる環境が整い、業務効率化にもつながります。

従業員の負担も軽減でき、モチベーションアップも期待できるでしょう。

コストを削減できる

オンライン秘書サービスを利用することで、人件費などのコストを削減できるメリットもあります。

自社で従業員を雇う場合、毎月の給料に加え、福利厚生費や社会保険料、教育研修費など多くのコストが発生します。

一方で、オンライン秘書は利用料金しかかからないため、人件費削減が叶います。

また、繁忙期のみ利用することも可能なので、業務効率化を図りながらコストを必要最低限に抑えられます。

採用や教育の手間がかからない

自社で従業員を採用・教育する手間がかからないことも、オンライン秘書サービスを利用するメリットです。

一定のスキルを持つ人材を1から探したり、業務を任せるために教育をしたりすることは、企業に大きな負担がかかります。

オンライン秘書サービスには、業務経験が豊富な人や大手企業に勤めていた経験がある人など、一定以上のスキルを持つスタッフが在籍しているため、即戦力になります。

そのため、リソースが限られ、従業員を雇ったり教育を行ったりする余裕がない中小企業や個人事業主にもうってつけのサービスと言えるでしょう。

また、オンライン秘書なら退職のリスクも回避できるため、業務を安定して進められます。

外注先を一元化できる

オンライン秘書サービスは対応可能な業務の範囲が広いため、外注先を一元化できるのもメリットです。

電話対応は電話代行サービス、データ入力は事務代行、人事業務は人事アシスタントなどというように、業務ごとに外注先が異なると管理に手間がかかります。

一元化することで管理がしやすくなり、業務をよりスムーズに進められるでしょう。

オンライン秘書サービスに依頼できる仕事

オンライン秘書サービスは、幅広い業務に対応しています。

ここでは、オンライン秘書サービスに依頼できる主な仕事についてまとめました。

なお、サービスによって依頼できる業務は異なるので、事前に対応範囲をチェックしておくことも重要です。

秘書業務

秘書業務は、スケジュール管理や出張先のホテル予約、会食場所のリサーチ・予約など、さまざまな雑務を依頼できます。

コア業務が忙しくスケジュール管理まで手が回らない場合に便利です。

▼秘書業務の主な内容

・スケジュール管理
・出張先のホテル予約
・航空チケットの手配
・会食場所のリサーチ・予約
・各種問い合わせ
・議事録・資料作成
・電話、メール対応　など

一般事務

一般事務は、データ入力や電話対応、資料作成など、事務業務に幅広く対応します。

特別なスキルは必要ないものの、どんな業種でも必要不可欠な業務です。

一般事務を自力でこなそうとすると煩雑になりやすいため、外注することが多い業務でもあります。

▼一般事務の主な内容

・電話、メール代行
・資料作成、整理
・データ集計
・在庫管理
・受発注、出荷業務
・納品物のスケジュール管理　など

経理業務

オンライン秘書サービスは、経理業務も幅広く対応しています。

公認会計士や税理士などの資格保有者が在籍するサービスもあり、決算業務まで依頼することも可能です。

▼経理業務の主な内容

・請求書・見積書・注文書・決算書・事業計画書の作成
・経費精算
・仕訳入力
・売上管理
・財務支援業務　など

人事業務

人事業務は、採用活動や社員育成のための研修サポートなどに対応します。

人事業務は直接的な利益は生み出さないものの、企業運営には欠かせない業務です。

オンライン秘書を活用することで、採用活動や研修にかかる経費や労力を削減でき、業務効率化やコスト削減を実現できます。

▼人事業務の主な内容

・求人票作成
・応募者対応
・スカウト候補者のピックアップ
・面接のスケジュール調整
・入社・退職の手続き
・育成セミナー研修　など

営業業務

営業業務も、アポ取りや顧客のアフターフォロー・クロージング用の書類作成、プレゼン資料作成など幅広い業務に対応します。

コミュニケーション能力や資料作成スキルなど、多くのスキルが必要な業務を経験豊富なスタッフに依頼でき、アポ獲得率アップや顧客満足度の向上などが期待できます。

▼営業業務の主な内容

・アポ取り
・顧客のアフターフォロー・クロージング用の書類作成
・名刺のデータ入力
・プレゼン資料作成
・顧客リサーチ、分析　など

マーケティング業務

オンライン秘書サービスには、SNSやWebを利用したマーケティング業務も依頼できます。

SNSやWeb広告を利用し、企業の認知度を上げたいときなどにおすすめです。

マーケティング会社よりも費用が安いので、気軽に依頼できます。

▼マーケティング業務の主な内容

・SNS運用
・広告運用
・コンテンツ作成
・Webアクセス解析
・プロモーションイベントの準備　など

オンライン秘書サービスの選び方

オンライン秘書を提供するサービスは複数あるため、どのサービスを選ぶか悩んでしまいますよね。

ここでは、オンライン秘書サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

一つ一つのポイントを比較して、自社のニーズに適したサービスを選びましょう。

対応業務を確認する

オンライン秘書サービスを利用する際は、依頼できる業務を確認しましょう。

オンライン秘書に依頼できる業務は、サービスにより異なります。

対応業務を確認せず契約してしまうと、依頼したい業務を受けてもらえない可能性があるので注意しましょう。

幅広い業務に対応するのが魅力のオンライン秘書ですが、スムーズに契約を進めるためにも、依頼したい業務に対応しているか事前に確認してくださいね。

料金プランをチェック

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、料金プランも細かくチェックしましょう。

とくに注意すべきポイントは、稼働時間と費用のバランスです。

費用が安いサービスは稼働時間が短いだけというケースもあるため、安さだけで決めるのはリスクがあります。

また、費用が安いと対応範囲が狭く、オプション料金が高い可能性もあるので注意が必要です。

料金とプラン内容を確認し、予算内に収まりつつ、依頼したい業務や稼働時間をクリアしているサービスを選びましょう。

実績があるサービスを選ぶ

オンライン秘書を利用する際は、実績があるサービスを選ぶことも重要です。

自社の業種と同じ企業の実績があれば、業務をスムーズに進めやすい可能性が高いのでおすすめです。

また、実績とあわせてサービスの継続率もチェックするとよいでしょう。

継続率が高いほど、そのサービスに満足して利用している企業が多いと言えるため、サービスのクオリティも期待できます。

実績や継続率は公式サイトで確認できるので、チェックしてみてください。

セキュリティ対策にも注目

オンライン秘書に依頼する業務には、顧客や従業員の個人情報や企業の機密情報を取り扱うものもあります。

万が一、サービス会社を通じて情報が漏れてしまうことがあれば、企業は大きなダメージを受けます。

情報漏洩を防ぐためにも、万全のセキュリティ対策がとれているサービスを選びましょう。

情報の取り扱いに関する教育が徹底されているか、PマークやISMS認証は取得しているかなどに注目して選んでみてくださいね。

オンライン秘書サービスを利用する際の注意点

オンライン秘書サービスを利用する際には、注意しなければならない点もあります。

スムーズにサービスを利用するためにも注意点を理解したうえで、導入を検討しましょう。

コミュニケーションはオンライン

オンライン秘書とのコミュニケーションは、基本的にチャットツールを使い、オンライン上で行います。

オンラインでのやり取りは、対面でのコミュニケーションに比べて、業務の説明がしにくかったり相手の温度感を確かめにくかったりします。

そのため、齟齬が生じ、トラブルにつながる可能性もあるので注意しましょう。

スムーズなコミュニケーションを行うためには、こまめなやり取りが必要です。

また、ビデオ通話を利用すれば相手の顔を見ながらコミュニケーションが取れるため、定期的なビデオ会議を実施するとよいでしょう。

オフライン業務には対応できない

オンライン秘書はリモートで業務を行うため、オフライン業務には対応できません。

来客対応や紙の書類の整理、郵便物の受取・発送など、出社が必要な業務は依頼不可能です。

一部のオフライン業務に対応しているケースもありますが、そのようなサービスはごく僅かです。

基本的に依頼できるのはオンラインで対応できる業務のみであることを理解したうえで、オンライン秘書サービスの導入を検討しましょう。

まとめ

多くの業種で人手不足が問題となっている昨今、オンライン秘書サービスの需要は高まっています。

自社のニーズに合わせて上手くオンライン秘書を活用できれば、業務効率化に加え、コスト削減や従業員の負担軽減も実現できます。

企業のあらゆる課題解決にも期待が持てるので、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか。