電話代行サービスは転送料金がかかる？転送料金がかからない方法は？

業務効率化やコスト削減など、利用することでさまざまなメリットが期待できる、電話代行サービス。

月額数千〜数万円程度で利用できるサービスもあり、多くの企業で導入されています。

しかし、電話代行サービスの利用には、月額料金に加えて転送料金がかかることもあります。

本記事では、電話代行サービスで転送料金がかかる仕組みや料金を抑える工夫について解説します。

少しでもコストカットを実現させたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

電話代行サービスを利用する際は転送料金かかる

電話代行サービスは、月額利用料だけでなく転送料金もかかります。

なかには、転送料金がかかるのを知らずに利用し、請求書を見てはじめて転送料金がかかっていることを知る人もいるのではないでしょうか。

まずは、電話代行サービスで転送料金がかかる仕組みと、転送料金の相場について解説します。

電話代行サービスの利用で転送料金がかかる仕組み

企業が自社の電話番号をそのまま使用して電話代行サービスを利用する場合、企業にかかってきた電話は、代行会社へ転送されます。

通常、通話料は電話をかけた側が負担します。

しかし、かかってきた電話を転送すると、転送元から転送先への通話料が発生し、その通話料は転送元が負担する仕組みになっています。

そのため、電話代行サービスの利用には転送料金がかかるのです。

転送料金の相場

転送料金は、月額基本料と通信料がかかり、それぞれの料金は使用しているキャリアやサービスにより異なります。

大手電話会社を例にとると、月額基本料は500〜800円ほどです。

通信料は、転送先が固定電話か携帯電話かIP電話かによっても異なり、固定電話なら3分8円程度、携帯電話なら1分15〜17円程度、IP電話なら3分10〜11円程度です。

仮に1日に1回6分ほどの電話を20回IP電話へ転送したとすると、1日の転送料は10×2（6分）×20（回）＝400円となります。

さらに、1ヶ月22営業日毎日この程度利用する場合、400円×22営業日＝8,800円の通話料がかかります。

別途電話代行サービスの利用料金もかかるため、電話代行サービスの利用には思ったよりもコストがかかると感じる人も多いのではないでしょうか。

間違い電話や営業電話にも転送料金がかかる

企業には、間違い電話や営業電話がかかってくることもあります。

これら不要な電話も電話代行サービスへ転送されるため、転送料金がかかってしまいます。

電話代行サービスによっては、よくかかってくる迷惑電話や営業電話を着信拒否することも可能です。

しかし、不要な電話をすべて阻止できる訳ではありません。

電話代行サービスを利用することで、わずかではあるものの無駄なコストがかかってしまうケースがあることも理解しておきましょう。

転送料金がかからない電話代行サービスの利用方法

ここまで、電話代行サービスの利用には転送料金がかかるとお伝えしてきましたが、転送料金がかからない利用の仕方もあります。

入電が多く転送料金が嵩んでしまう場合は、以下の方法も検討してみてください。

代行会社が提供する電話番号を使う

電話代行サービスを利用する際、自社の電話番号をそのまま使うのではなく、代行会社が提供する番号を使用することで、転送費用をカットできます。

かかってきた電話は転送されず直接代行会社につながるので、転送料金がかかりません。

企業専用の電話番号として使用できるので、会社のHPや名刺などにも掲載できます。

新事業の立ち上げや企業など、新たに電話番号を取得するタイミングで電話代行サービスを利用する場合におすすめです。

専用の機能を備えたサービスを利用する

電話代行のなかには、転送料金のかからない独自の機能を使用するサービスもあります。

自社の電話番号をそのまま使用できるため、入電が多くなったので電話代行サービスの導入をしたい、などというときに便利です。

スマートフォンへ転送できるサービスもあり、リモートで電話対応を行っている電話代行サービスでも採用されています。

電話代行サービスにかかる転送料金以外の費用

電話代行サービスを利用するためには、初期費用・月額基本料・オプション料金など、さまざまな費用がかかります。

ここでは、電話代行サービスを利用する際にかかる転送料金以外の費用をまとめました。

それぞれの相場も紹介しているので、参考にしてみてください。

初期費用

初期費用は、電話代行サービスを導入する際にかかる費用です。

契約料やオペレーターの研修費、マニュアル作成費などが含まれます。

初期費用の相場は1〜3万円程度で、シンプルな内容のプランほど安い傾向です。

なかには初期費用無料キャンペーンや割引キャンペーンを行っているサービスもあります。

月額基本料

月額基本料は、電話代行サービスを利用するにあたって、ベースとなる費用です。

基本的に月間のコール数によって料金は変動し、月50コールまでで5,000円前後、月200コールまでで2万円前後が相場です。

提供されるサービスの内容によっても基本料は異なり、提供されるサービスの範囲が広いほど料金は高くなります。

また、夜間対応や土日祝日の対応も行うプランは、平日の営業時間内のみ対応するプランよりも割高になります。

オプション料金

オプション料金は、プランに含まれていないサービスを利用する場合にかかる費用です。

オプションには、予約・注文受付時のデータ入力や、営業時間外の自動音声ガイダンスの発信などがあります。

また、サービスによっては、夜間・休日の対応はオプションで行っているケースもあります。

オプション料金の相場は、データ入力が1件300円〜800円前後、自動音声ガイダンス発信が月額2,000〜3,000円前後、夜間・休日の対応は月額基本料金の約5倍です。

オプションは基本料金よりも高く設定されているため、オプションを加えすぎると高額になる場合もあるので注意しましょう。

コールオーバー料金

コールオーバー料金は、契約しているプランのコール数を超えてしまった場合に発生する費用です。

プランで定められたコール数を超えなければ、コールオーバー料金は発生しません。

そのため、プランを決める際は、自社への入電数を想定して、適切なコール数のプランを選びます。

しかし、想定以上の入電があり、プランに含まれるコール数を超えてしまう月もあるでしょう。

コール数を超えた場合は、1コールごとに追加料金が発生します。

コールオーバー料金の相場は、1コールあたり100〜150円程度です。

なお、基本利用料が安いサービスは、コールオーバー料金が高めな傾向にあるので、事前にしっかり確認しておきましょう。

電話代行サービスの費用を抑えるための工夫

転送料金がかからない方法はすでにお伝えしましたが、最後に電話代行サービスの利用にかかる費用を少しでも抑えるためにできる工夫についても紹介します。

限られた予算で電話代行サービスを利用しなければならない中小企業や個人事業主など、できる限り費用を抑えたいという方は、ぜひ参考にしてくださいね。

低価格なプランを選ぶ

電話代行サービスのなかには、相場よりも安い低価格なプランを提供し、顧客を集めているサービスもあります。

月額利用料が安ければ、転送料金がかかってしまっても費用を抑えやすくなるでしょう。

ただし、月額利用料が安いサービスは、オプション料金やコールオーバー料金が割高な場合もあるので注意が必要です。

また、サービスの内容が乏しかったり、オペレーターの品質が良くなかったりするケースもあります。

安さだけでなく、サービスの内容やオペレーターの品質にも注目して、利用するサービスを選びましょう。

月額利用料や初期費用が無料のサービスを選ぶ

電話代行サービスには、月額利用料が無料のものもあります。

月額利用料が無料のサービスは、月ごとのコール数で料金が決まるシステムを採用しています。

たとえば、1コール130円で1ヶ月30件対応してもらった場合、その月の利用料金は3,900円となります。

コール数が少ない企業におすすめのサービスなので、月の平均コール数が30件を下回る場合は検討してみてください。

また、なかには初期費用が無料のサービスもあります。

サービスによっては、期間限定で初期費用無料キャンペーンを行っていることもあるので、こまめにチェックしてみましょう。

入電が多い月のみ利用する

入電が増えることが予想しやすい場合は、入電が多い月のみ電話代行サービスを利用するのもおすすめです。

入電が少ない月は自社の従業員のみで対応し、入電が多い月のみ代行サービスを利用すれば、利用料や転送料を削減できます。

繁忙期の従業員の負担も軽減できるので、業務効率化にも役立つでしょう。

電話代行以外のサービスも検討する

受電数が多い場合などは、どうしても利用料や転送料金が高くなってしまう場合もあるでしょう。

どんなに工夫してもコストが抑えきれないという場合は、電話代行以外のサービスも検討してみてください。

電話の一次対応や予約・注文などの基本的な対応なら、自動音声応答システムでも可能です。

自社のニーズに合う電話対応サービスを活用し、コスト削減や業務効率化に役立ててくださいね。

まとめ

今回は、電話代行サービスを利用する際に見落としがちな転送料金について取り上げました。

1コールあたりの料金はさほど高くはありませんが、入電が多くなればなるほど、転送料金も増して結構なコストがかかってしまいます。

電話代行サービスの利用を検討している場合は、転送料金を含めたうえで利用するかどうか判断しましょう。

また、今回紹介した費用を抑える工夫や転送料金がかからない利用方法も参考に、コスト削減も目指してみてください。