24時間対応の電話代行がおすすめな理由とは？サービスの選定ポイントも解説

電話代行サービスを導入する際、サービスを利用する時間帯を迷う人も多いのではないでしょうか。

なかには、24時間対応のサービスも展開され、ビジネスチャンス拡大のために導入を考えている人もいるでしょう。

そこで今回は、24時間対応の電話代行サービスがおすすめな理由について解説します。

あわせて、電話代行サービスとコールセンターの比較や、24時間対応の電話代行サービスの導入がおすすめな業種、サービスの選び方も紹介するので、参考にしてみてください。

 

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24時間対応の電話代行がおすすめな理由

まずは、なぜ24時間対応の電話代行サービスがおすすめなのかについて解説します。

24時間対応の電話代行サービスを利用することで、人件費が削減できたり業務効率がアップしたりと、さまざまなメリットを得られます。

電話対応における課題解決にも役立つので、しっかりチェックしておきましょう。

人件費が削減できる

24時間対応の電話代行サービスを導入することで、自社で電話番スタッフを採用する必要がなくなるため、人件費の削減が可能です。

とくに、24時間電話対応を行う場合、深夜手当や早朝手当がかかるため、自社で対応すると相当な人件費がかかるでしょう。

また、採用や教育にかかるコストを考えると、費用はさらに膨れ上がります。

電話代行サービスを利用すれば、規模にもよりますが月額数千円〜数万円程度で導入できるので、人件費の大幅な削減が期待できます。

業務効率がアップする

業務効率が向上することも、24時間対応の電話代行サービスをおすすめする理由の一つです。

電話対応業務は、ほかの業務と並行して行うため、入電があるとそれまで行っていた作業を中断して対応しなければなりません。

そのため、入電が多いと作業の進行に支障をきたす可能性もあります。

電話代行サービスを利用すれば、電話対応業務にかかる負担が大幅に軽減して従業員がほかの業務に集中しやすくなり、業務効率が向上します。

集中力の低下によるミスも減り、生産性もアップするでしょう。

顧客満足度の向上につながる

24時間対応の電話代行サービスを利用すれば、顧客満足度の向上にもつながります。

早朝や夜間にも対応できるため、日中はなかなか電話ができない顧客のニーズに応えられます。

営業時間外の問い合わせにも対応できることで利便性がアップし、満足度の向上が期待できるでしょう。

受電漏れを防げる

24時間対応の電話代行サービスをおすすめする理由の一つに、受電漏れを防げることも挙げられます。

自社で電話対応を行うと、外出中や営業時間外にかかってきた電話には対応できず、新規顧客を取りこぼしてしまう可能性があります。

24時間対応の電話代行サービスを利用すれば、いつ電話がきても対応できるため、受電漏れを防止し、機会損失のリスクも回避できます。

これにより、ビジネスチャンスや利益の拡大も狙えるでしょう。

企業の信頼度がアップする

なかなか電話がつながらないと、企業の信頼度は下がってしまいます。

業種や提供するサービスの内容によっては、緊急性の高い問い合わせが時間を問わずかかってくることもあります。

24時間対応の電話代行サービスを導入して、いつでも電話がつながる体制を整えれば、顧客の安心感も高まり、企業の信頼度もアップするでしょう。

 

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業務効率化や負担軽減に役立つ！電話代行で電話番の課題を解決しよう

 

24時間対応の電話代行サービスとコールセンター、どちらがおすすめ？

電話代行とよく似たサービスに、コールセンターがあります。

しかし、サービスの内容は異なる点もあるため、それぞれの特徴を把握したうえで、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。

電話代行サービスとコールセンターの違い

電話代行サービスは、代行会社のオペレーターが自社にかかってきた電話に対応するサービスです。

用件の聞き取りや取り次ぎ、注文受付など幅広いサービスを受けられます。

勧誘や営業など、企業にとって不要な電話にも対応するため、電話業務の負担を大幅に軽減できるのが魅力です。

コールセンターと比べると小規模で、企業の事務員のような役割をしてくれます。

コールセンターは、企業の電話番号とは別の独立した番号が用意されており、「コールセンターのオペレーター」として電話対応を行うサービスです。

注文受付やよくある問い合わせへの回答、クレーム対応など、toC向けのサービスを展開しています。

一定数の入電が予想される場合に利用されることが多いのが特徴です。

電話代行は中小企業や個人事業主、コールセンターは大企業向き

電話代行サービスは、企業の一員として柔軟な電話対応を行うため、電話対応スタッフを採用する余裕のない中小企業や個人事業主におすすめのサービスです。

一方で、コールセンターは、大量の問い合わせや注文受付、クレームへの対応が常に必要となる規模の大きい企業に活用されています。

ただし、いずれもコール数が少ないプランから多いプランまで幅広く展開しているため、企業のニーズに合わせた利用が可能です。

 

電話代行を利用すれば、即時に電話対応のプロによる対応が可能になります。
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24時間対応の電話代行の利用がおすすめな業種

ここでは、24時間対応の電話代行サービスの利用がおすすめな業種を一部紹介します。

どのような業種におすすめなのかをチェックして、自社にも必要かどうか、参考にしてみてください。

不動産管理業

不動産管理業には、住宅に関するさまざまな問い合わせが寄せられます。

水回りのトラブルや鍵の紛失など、緊急性の高い問い合わせも多く、迅速な対応が求められます。

これらのトラブルは24時間365日いつ起こるか予測できないため、早朝や夜間にかかってきた電話にもすぐに対応できるよう、24時間対応の電話代行サービスの利用がおすすめです。

士業

士業には、事件・事故・トラブルに関する急な連絡がくることもあるため、24時間いつでも迅速に対応できる体制を整えておく必要があります。

また、担当者が忙しくて電話を取れないケースも多いため、電話代行サービスを利用していつでも電話がつながる状態にしておくことで、業務をスムーズに進められるでしょう。

システム保守・メンテナンス業

システムトラブルはリスクが大きいため、速やかな対応が求められます。

そのため、システム保守・メンテナンス業は、障害やシステムエラーが発生した場合に備えて、24時間体制での対応が必須です。

24時間対応の電話代行サービスを利用して、すぐに対応できる体制を整えておきましょう。

通信販売業

通信販売業は、顧客からの注文や問い合わせを取り逃がさないためにも、24時間体制での電話対応が必要です。

とくに、テレビショッピングは深夜や早朝に放送されることが多く、電話が集中することも考えられるため、対応人数が多い電話代行サービスを利用するとよいでしょう。

 

参考：COLD X NETWORK｜ケース単位からパレット複数まで、預けたい期間、必要なスペースだけ利用できる冷凍保管サービスを展開

参考：LOGI FLAG｜賃貸型冷凍冷蔵倉庫をはじめとする、環境に配慮した冷却設備や自動化設備を導入した先進的な物流施設を提供

医療機関

医療機関には、とくに緊急性の高い問い合わせが時間帯を問わず入るため、24時間迅速な対応を行わなければなりません。

電話代行サービスを利用して、24時間いつでも電話がつながる体制を整えておきましょう。

また、命に関わる可能性もあるので、しっかりとしたヒアリングができるよう信頼できる代行サービスを選ぶことも重要です。

葬儀業

葬儀業は、急な問い合わせに即座に対応することが求められます。

また、不安を抱える利用者が安心してサービスを利用できるよう、丁寧な対応を心がけなければなりません。

24時間対応の電話代行サービスなら、いつでもすぐに対応できるうえ、電話対応のプロによる丁寧な応対が可能です。

24時間対応可能な電話代行のおすすめの選び方

最後に、24時間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイントを解説します。

ポイントを一つ一つ比較し、自社に適したサービスを選びましょう。

利用料金とサービス内容のバランスをチェック

24時間対応の電話代行サービスを選ぶ際に最も重要なのが、利用料金の確認です。

電話代行サービスの料金は、基本的に月ごとのコール数で決まります。

一般的な相場は、50コール以下で5,000円、100コール以下で1万円、200コール以下で3万円程度です。

安さだけで決めてしまうと、サービス内容が乏しくオプション料金が必要以上にかかってしまったり、利便性が悪かったりする可能性もあります。

適正な料金設定か確認しつつ、料金に含まれるサービスの範囲も確認しましょう。

応答率が高いサービスを選ぶ

24時間対応の電話代行サービスは、応答率が高いサービスを選ぶことも重要です。

応答率とは、かかってきた電話に対して実際に対応できた割合を示す指標です。

受電漏れを防ぐためにサービスを導入したにも関わらず、応答率が低いと意味がありません。

とくに、深夜や早朝の問い合わせは緊急性が高い場合が多いため、確実に電話を受け、すばやく対応することが求められます。

電話がつながらないと顧客からの信頼度も下がってしまうので、応答率の高さも必ずチェックしましょう。

応対品質を確認

電話対応は、企業の第一印象を左右する重要な業務です。

応対品質が悪いと企業のイメージダウンにもつながるので、オペレーターの対応の質にも注目して選びましょう。

迅速かつ丁寧な対応はもちろん、状況に応じて柔軟に対応できるスキルがあると、顧客の満足度も向上します。

オペレーターの教育制度や口コミを確認して、高品質な対応が可能なサービスを選んでくださいね。

実績があるサービスを選ぶ

代行会社の信頼度を測るうえで参考になるのが、その会社の実績です。

事業年数や導入実績、サービスの継続利用率などをチェックして、実績の多いサービスを選びましょう。

たとえば、自社と同じ業種の会社の導入実績が多かったり、大手企業が長期間利用しているという実績があったりすると、信頼度も高まります。

安心して電話対応を任せるためには、信頼できるサービスを選ぶことも重要なポイントです。

自社の業種に対応しているか確認

士業や医療関係など、専門性の高い業種の場合は、専門的知識を持つオペレーターが在籍しているサービスを選びましょう。

専門性の高い業種は、専門的な問い合わせを受けることも多く、知識がないと適切な対応ができないこともあります。

適切な対応ができないと顧客満足度の低下にもつながるので、サービスを選ぶ際は、自社の業種に対応できるかチェックしましょう。

 

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まとめ

自社で電話対応を24時間体制で行うことは、リソース不足など課題が多く、実現が難しい面もあります。

電話代行サービスを利用すれば、新たに人員を確保する手間や人件費を抑えられるうえ、従業員の負担軽減や業務効率化など、さまざまなメリットも得られます。

今回紹介した選び方も参考に、ぜひ自社に合った24時間対応の電話代行サービスを探してみてください。

 

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