上司との電話での注意点やマナーはある？適切な対応で信頼を獲得しよう

社会人になると、電話をする機会が増えます。

業界や部署によっては、上司と電話でやり取りすることも多くあります。

しかし、電話対応に慣れていない人は、上司との電話のなかで、マナーや正しい言葉遣いができているか不安を抱えている人も多いでしょう。

そこで本記事では、上司と電話をする際のマナーや注意点について解説します。

上司への電話対応に苦手意識のある方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。

上司に電話をかけるときのマナー

はじめに、上司に電話をかけるときのマナーを紹介します。

電話をかける際は、きちんと準備をしてから電話をかければ、落ち着いて対応できます。

自信を持って対応できるよう、以下のマナーをしっかり身につけましょう。

用件をまとめておく

上司に電話をかけるときは、伝えることを事前にまとめておきましょう。

上司が相手だと、緊張して用件を伝え忘れてしまったり、言葉がまとまらず上手く伝えられなかったりするかもしれません。

スムーズに用件を伝えるためにも、話すことを書き出しておくとよいでしょう。

なお、話し言葉でメモすると、会話が噛み合わなくなってパニックになってしまう可能性があるので、箇条書きで書き出すのがおすすめです。

さらに、相手から質問される可能性が高い内容は、その回答も用意しておくと安心です。

上手く話せるか心配な人は、電話をかける前にメモを見ながらシミュレーションしてみてください。

手元にメモを用意する

上司との電話では指示や伝言を受けることも多いため、電話をかけるときは必ずメモが取れるよう準備しておきましょう。

スムーズに電話をかけられるよう、電話機の近くにメモ帳と筆記用具を用意しておくのがおすすめです。

また、メモを取りやすいよう利き手と逆の手で電話機を持つのもポイントです。

メモを取ることは電話を受けるときにもマストなので、電話をする際はメモを用意することを習慣づけましょう。

名前を名乗る

上司が電話に出たら、まずは自分の名前を名乗りましょう。

自分とは違う部署に所属する上司に電話をかける場合は、「〇〇部の〇〇（名前）です」と、自分の所属部署もあわせて名乗ります。

また、「おはようございます」「お疲れさまです」などと、名乗る前にひと言あいさつを添えることもマナーです。

電話ができる時間があるか確認する

上司に電話をかけるときは、電話ができる時間があるか確認することも大切です。

急ぎの用件ではないときや、休日にどうしても連絡しなければならない場合は、今電話をしてもよいかメールやメッセージなどで確認してから電話をかけるとよいでしょう。

早めに伝えたい用件がある場合は、メールなどで確認を取らずにいきなり電話をかけてもかまいません。

ただし、電話には出たものの時間がない場合もあるので、あいさつをした後に「◯◯の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか？」と確認してください。

話せる時間があれば、そのまま本題に入れます。

時間がなければ、「後程あらためて連絡いたします。本日ご都合のよい時間はありますか？」などと上司の予定を聞いて、都合のよい時間にかけ直しましょう。

もし、上司が電話に出なかった場合は、何の件で連絡をしたのか留守電にメッセージを残したり、メールで伝えたりすることもマナーです。

用件を端的に伝える

上司と電話で話す際は、用件を端的に伝えましょう。

上司は忙しい仕事の合間を縫って電話を取っています。

そのため、無駄に時間をかけないためにも、できるだけ短く簡潔に伝えることが重要です。

用件を端的に伝えるためには、はじめに結論を伝えてから理由や根拠などの詳細を付け加えるのがポイントです。

結論から先に述べることで、相手にもわかりやすくスマートに伝えられます。

電話を終えるときは上司が先に切るのを待つ

電話は、かけた側が先に切るのがマナーです。

しかし、上司に電話をかけた場合は、敬意を示すためにも相手が先に切るのを待ちましょう。

もし上司がこちらが先に電話を切るのを待っているようであれば、自分から切っても問題ありません。

終わりのあいさつをして5秒ほど待っても切らない場合は、先に切りましょう。

なお、電話を切る際は、「ガチャ」などの雑音が入ると印象が悪くなるため、音が入らないよう注意してください。

最後まで気を抜かず丁寧な対応を心がけましょう。

上司からの電話を受けるときのマナー

次に、上司から電話がきたときのマナーについて解説します。

重要な連絡がくる可能性もあるので、正確に聞き取ることを心がけましょう。

電話がなったらできるだけ早く出る

上司から電話がきたら、できるだけ早く出ましょう。

出るのが遅いと、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

会社によっては、マニュアルに何コール以内で出るかの目安が書かれている場合もあるので、確認しておきましょう。

やむを得ず出るのが遅くなってしまったときは、「お待たせしました」とひと言添えましょう。

重要な内容は復唱してメモを取る

上司から電話がきた際は、伝えられた用件を正確に聞き取るために、必ず復唱・メモをしましょう。

復唱をすることで、もし聞き間違いがあった場合に相手に訂正してもらえるため、聞き間違いを防げます。

また、上司にきちんと話を聞いていることをアピールでき、安心感を与えられます。

さらにメモを取れば、伝えられた用件を忘れることもなくなり、上司からの信頼を損なうことも防げるでしょう。

なお、もし上司が話したことが聞き取れなかった場合は、そのまま流さず必ず聞き返してください。

聞き返すことは失礼だと考えてうやむやにしてしまうと、後に大きなトラブルやミスに発展する恐れもあります。

丁寧な聞き返し方をすれば印象が悪くなる心配もないので、上司が話した内容はすべて正確に聞き取りましょう。

上司との電話で注意すべきポイント

上司と電話する際には、注意したいポイントもいくつかあります。

良い印象を与えて上司からの信頼を得るためにも、以下のポイントに気をつけて対応しましょう。

社用の電話がある場合は、プライベートの電話にはかけない

内線電話や社用の携帯に連絡できる場合は、プライベートの携帯には電話をかけないよう注意してください。

急ぎの連絡があるものの社用の電話がつながらないなど、緊急の場合を除き、プライベートな電話に仕事の連絡をすることは避けましょう。

電話をかける時間帯に注意する

上司に電話をかけるときは、時間帯にも注意してください。

よほどの緊急事態ではない場合は、始業直後や終業間際などの忙しい時間帯を避けて電話をかけましょう。

また、就業時間外や昼休みなど、労働時間外に電話をすることも控えてください。

電話を避けるべき時間帯にどうしても連絡をしなければならない場合は、「お忙しいところ恐れ入ります」「休憩中に恐れ入ります」など、気遣いのひと言を添えましょう。

言葉遣いに気をつける

上司と電話をするときは、NGフレーズや敬語などの言葉遣いにも気をつけましょう。

以下に、使ってしまいがちなフレーズ・ワードをまとめたので、参考にしてください。

無意識に使ってしまうフレーズも多いので、改めて正しい言葉遣いを確認しておきましょう。

＜NGフレーズ・ワード　→　正しいフレーズ・ワード＞

・「もしもし」　→　「お疲れさまです」

・「ご苦労さまです」　→　「お疲れさまです」

・「なるほど」　→　「おっしゃるとおりです」

・「わかりました」「了解しました」　→　「承知しました」

・「〜でよろしかったでしょうか？」　→　「よろしいでしょうか？」

名前には敬称をつける

上司との電話のなかで上司や社内の人の名前を呼ぶときは、必ず敬称をつけましょう。

社外の人との電話では、社内の人の名前には敬称をつけないため、間違って呼び捨てしないよう注意してください。

役職がある人は「〇〇部長」など役職をつけ、役職がない人は「さん」付けして呼びましょう。

明るくハキハキと話す

上司と電話で話す際は、声のトーンや大きさ、話し方にも注意しましょう。

声のトーンが暗かったり声が小さかったりすると、マイナスな印象を与え、上司からの信頼を得にくくなります。

また、「お疲れさまですー」「ありがとうございまーす」などと語尾を伸ばす話し方をすると、幼稚で頼りない印象になります。

上司からの信頼度を高めるためにも、明るく聞き取りやすいトーンでハキハキと話すことを心がけましょう。

上司とのコミュニケーションには電話以外のツールも活用しよう

電話は迅速なやり取りができるものの、相手の作業の手を止めてしまうことも多くあります。

上司とスムーズなコミュニケーションを取るためにも、状況や目的に合わせてメールやチャットなど電話以外のコミュニケーションツールも活用しましょう。

メールやチャットは自分のタイミングでチェックできるため、相手の作業のペースを乱したくないときに便利なツールです。

電話やメール、チャットなどを上手く使い分けることでスムーズなやり取りが可能となり、業務効率もアップするでしょう。

まとめ

上司との電話に上手く対応できる自信がない人は、今回紹介したマナーや注意点をよく確認しながらシミュレーションしてみてください。

話し方や言葉遣いは、何度も練習するうちに自然と正しいものが身につくでしょう。

スムーズな電話対応ができれば、上司からの信頼度アップも期待できます。

さまざまな業務を任せてもらえるよう、まずは電話対応のスキルアップを目指してみてくださいね。