COLUMN

24時間対応の電話代行で業務効率化!導入メリットと成功の秘訣

24時間体制で顧客対応を行うことは、企業が競争力を高めるためにも重要事項です。24時間対応で電話受付の体制を取りたいとお考えの企業も多いことでしょう。

しかし、24時間体制で電話対応を行うことは、多くの企業にとって大きな負担がかかるのも事実です。そのような背景から、24時間対応の電話代行サービスが注目されています。

本記事では、24時間対応の電話代行サービス利用のメリットや導入の成功ポイントについて解説していきます。

 

ボンズコミュニケーションは、約10年にわたり電話代行サービスを提供し、多種多様なお客様をサポートしてきました。
電話代行にご興味のある企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
2週間の無料トライアルキャンペーンを実施中です。
お問い合わせはこちら▶

24時間体制の電話対応が必要な理由

企業が24時間体制の電話対応を導入するのには、いくつかの理由があります。順に詳しくみていきましょう。

顧客の多様なニーズに応えるため

現代のビジネス環境では、顧客は24時間体制での対応を求めることが多くなっています。

特に、ライフラインや健康に関する事業、時間に縛られないサービスを提供する企業にとっては、夜間や休日の対応が必須です。

たとえば、宿泊業、鍵業界、医療、EC、駐車場業界などが当てはまります。それらの業界では、顧客からの問い合わせや要望が休日や深夜に発生することや、緊急性を要することが多いものです。

企業は、こうしたニーズに応えることで、顧客満足度を高め、競争優位性を保つことができます。

緊急時のトラブル対応力の強化

24時間体制での対応が特に求められるのは、緊急のトラブル対応です。
トラブルや問題が発生するタイミングは誰にも予測できませんので、夜間や休日にも対応できる体制を整えておくことが重要です。

製品やサービスに何らかのトラブルが起きた際は、顧客が大きなストレスを抱えます。そのときの対応が、企業の評判を左右するといってもよいでしょう。

緊急のトラブルに迅速に対応することで、顧客ロイヤルティを高めるきっかけにもなります。

競合との差別化

ビジネスの競争が激化する中で、24時間体制の顧客対応を実現することは、競合との差別化要素となります。

同業他社が対応できない時間帯に顧客対応が可能になることで、顧客にとっては競合よりも利便性が高いという魅力が生まれます。

また、顧客はどのタイミングでも対応してくれる企業に対して安心感を抱き、長期的な支持へとつながるでしょう。

24時間対応の電話代行サービスのメリットとは?

企業が、24時間対応の電話代行サービスを利用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。具体的なメリットを詳しくみていきましょう。

迅速な緊急対応

緊急の問い合わせやクレームに対する対応は、顧客満足度を大きく左右します。

24時間対応の電話代行サービスを導入することで、時間を問わず迅速な対応が可能となり、顧客の信頼を維持しやすくなります。

トラブルへの対応が遅れると、トラブルが拡大して二次クレームに発展するリスクもあります。
24時間体制が整備されていれば、夜間や休日に発生する緊急事態にも迅速に対応できるため、トラブルが拡大するリスクを最小限に抑えることができます。

 

トラブルやクレーム電話の対応には、迅速な対応と高いコミュニケーション能力が求められます。
電話代行を利用すれば、即時に電話対応のプロによる対応が可能になります。

トラブル時の電話の対応にお悩みの企業様は、コールセンター代行の導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
無料でダウンロードできる資料をご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

顧客満足度の向上

顧客が問い合わせをする機会は、必ずしも一般的な営業時間に発生するとは限りません。
営業時間内は、一般消費者は勤務中であることも多く、時間が取れないこともあります。

そのうえ、顧客は自分の問い合わせやクレームに対して、即時の対応を期待しています。

24時間体制の電話代行サービスを導入することで、常に迅速な対応が可能となり、且つ、電話対応のプロが対応するため、高い応対品質が維持できます。

その結果、顧客満足度を向上させることができます。

コスト削減と業務効率化

24時間体制で電話対応を行うためには、多くのリソースがかかります。自社の社員が24時間体制で電話対応を行うと、それだけ人件費がかさみます。

電話代行サービスを活用すれば、これらのコストを大幅に削減できます。

また、代行業者に委託することで、電話対応専門のスタッフによる高品質な対応が可能となります。自社で教育コストをかける必要がありません。

加えて、従業員は本来の業務に集中できるため、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

従業員満足度の向上

24時間対応の電話代行サービスを導入することで、従業員の負担が軽減できます。

従業員のワークライフバランスが維持され、離職率の低下や生産性の向上にもつながるでしょう。
離職率が高い職場は、ノウハウも蓄積せず、採用にかかるコストがかさみます。
電話代行の導入は、長い目でみるとメリットが大きい投資といえるでしょう。

ビジネスの拡大と信頼の確保

従業員が別の業務と兼業で電話対応をしていると、どうしても取りこぼしが起きてしまうことがあります。

24時間対応の電話代行サービスを導入することで、業務時間外でも顧客対応が可能になり、電話の取りこぼしも解消します。

その結果、新規顧客獲得のチャンスが増え、既存顧客との信頼関係も強化されるでしょう。長期的なビジネスの安定にもつながります。

24時間対応の電話代行サービス活用法

ここでは、24時間対応の電話代行サービスの効果的な活用方法についてご紹介します。

電話業務の効率化

社員が持ち回りで電話対応を行っている現場では、電話代行を利用することで、電話業務の効率化ができます。

社員が電話対応の度に業務の手を止めていると、業務効率が下がってしまいます。そのうえ、近年では固定電話に馴染みのない社員が増え、電話対応がストレスになるケースも増えています。

電話対応を代行業者に委託することで、社員のストレスが軽減し、コア業務に集中できるようになります。
業者に委託すると、対応品質の向上とコスト削減もできて、結果として電話業務の効率化が実現します。

イベントやキャンペーン期間中などのスポット利用

小売業やエンターテインメント業界、旅行業界などは、大規模なイベントやキャンペーン時、季節によっても、一時的に電話対応の負担が増えることがあります。

その際に、24時間体制の電話代行サービスを活用すると、企業はイベント運営やプロモーション活動に専念できます。

顧客の問い合わせ対応は代行業者の専門スタッフが行いますので、取りこぼしがなく機会損失も防げます。

夜間・休日の対応

夜間や休日にも顧客対応を維持することは、顧客満足度や信頼性の向上につながります。

しかし、自社で24時間体制を構築するには、人員やコストの面で大きな負担がかかることがあります。

24時間対応の電話代行サービスを活用すれば、専門のオペレーターが緊急連絡や問い合わせに迅速に対応してくれるため、企業は安心して運営を続けられます。

特に緊急対応が求められる業種では、トラブルの拡大防止や顧客の不満解消に効果的です。

 

緊急対応には、高いコミュニケーション能力が求められます。
電話代行を利用すれば、即時に電話対応のプロによる対応が可能になります。

緊急の電話対応にお悩みの企業様は、コールセンター代行の導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
無料でダウンロードできる資料をご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

海外顧客対応のための24時間体制導入

グローバルに展開する企業にとって、時差を考慮した24時間体制の顧客対応も必要になります。
電話代行サービスを利用すれば、海外の顧客からの問い合わせにもリアルタイムで対応することができ、顧客満足度を高めることができます。

グローバル市場でのビジネス拡大のチャンスも期待できるでしょう。

24時間対応が求められる業種例

24時間の電話対応のニーズが特に高い業種があります。
ここでは、24時間対応が求められる業種それぞれの特徴やニーズについて解説します。

宿泊業

宿泊業界では、深夜や早朝にも利用者からの問い合わせや予約が発生します。
特に海外からのゲストが多い施設では、時差の影響で夜間の連絡が増えることもあります。

また、急なキャンセルや予約変更、そのほか設備の不具合などの緊急対応にも迅速に応じる必要があります。24時間対応の電話代行サービスを活用することで、宿泊客からの信頼を得られ、満足度の向上にもつながります。

鍵業界

鍵の紛失や故障は、時間を選ばないトラブルの代表例です。深夜や早朝でも緊急対応が求められるため、鍵業界では24時間対応が必須と考えた方がよいでしょう。

24時間対応の電話代行サービスを利用すれば、オペレーターが迅速に顧客の状況を把握し、担当者や技術者への手配をスムーズに行うことが可能になります。
それにより、クレームを未然に防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります。

ネットショッピング

ネットショッピングの普及により、24時間365日対応可能なカスタマーサポートの需要が高まっています。

顧客からの商品に関する質問や配送状況の確認、返品・交換の依頼は、夜間や休日にも頻繁に発生します。

電話代行サービスを導入することで、顧客の問い合わせに迅速に対応し、売上の維持やリピーターの獲得につながる効果が期待できます。

駐車場業界

コインパーキングや月極駐車場の運営では、深夜のトラブル対応が避けられません。
たとえば、機器の故障、料金トラブル、誤停車に関する問い合わせなど、迅速な対応が求められるケースが多々あります。

24時間対応の電話代行サービスを活用すれば、顧客対応をスムーズに行い、トラブルの拡大を防止できます。運営の効率化と利用者の信頼確保が可能になります。

不動産業

不動産業界では、賃貸物件の入居者や購入希望者からの問い合わせが深夜にも発生することがあります。
たとえば、水漏れや停電などの緊急トラブルの対応や、時間外の内見予約リクエストなどがあげられます。

24時間対応の電話代行サービスを導入すれば、それらのニーズに迅速な対応が可能となり、入居者や顧客の満足度を向上させると同時に、信頼感を高めることができます。

24時間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。次に、代行業者の選び方について解説していきます。

サービス内容と料金の比較

電話代行サービスを選ぶ際には、サービス内容と料金のバランスを考慮しましょう。

ひとくちに電話代行といっても、各社が提供するプランはさまざまありますので、自社のニーズと照らし合わせて比較しましょう。

また、オプションとして提供されるサービスや、契約形態、プランのカスタマイズの自由度なども事前に確認しておくとよいでしょう。

信頼できる代行業者を選ぶ

信頼できる業者を選ぶためには、実績や口コミ、業界での評判を確認しましょう。
対応品質や緊急時のサポート体制、イレギュラー対応なども詳しく確認しておくと、ミスマッチを防げます。

トライアル期間があれば利用して、実際のサービス品質を確認することをおすすめします。顧客満足度を高めるためには、信頼できる業者を見つけることが重要です。

導入後のフォローアップ体制

電話代行サービスを導入した後に、継続的なフォローアップ体制が整っているかも重要なポイントです。
サービス導入後の改善点や、予期しない問題が発生した際のスムーズな対応が、顧客対応の品質を維持するための大切な要素です。

定期的なレポートや対応状況のフィードバックがある業者であれば、安心して業務を委託できます。

ボンズコミュニケーションの電話代行は、リアルタイムでの報告体制が整っていますので、緊急対応も安心です。お客様のご要望に合わせて、プランのカスタマイズも可能です。

 

「電話代行サービスに興味はあるけれど、たくさんサービスがあってどこにすればいいのかがわからない…」という時は、ぜひ、下記の資料をご活用ください。
コールセンターの選び方についての資料を無料でダウンロード可能です。

まとめ

今回は、24時間対応の電話代行サービス利用のメリットや導入のポイントについて、解説しました。

夜間や休日対応も可能な24時間体制の電話代行サービスの利用で、企業の顧客満足度の向上や業務効率化が実現できます。新たなビジネスチャンスの獲得も期待できるでしょう。

貴社の競争力を高めるためにも、電話代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。

 

まずは、どんなサービスか試してみたい!という企業様は、ぜひ、こちらからお問い合わせください。
2週間の無料トライアルキャンペーンを実施中です。
お問い合わせはこちら▶

×
Application

お申し込み

無料キャンペーンのお申し込み、
資料請求・ご質問を
いつでも受け付けております。