税理士事務所向け｜電話代行サービスのメリットと選び方ガイド

税理士事務所では、電話対応が顧客との関係構築において重要な役割を果たします。一方で、業務時間外や繁忙期の電話対応に課題を抱えている現場も多いようです。

本記事では、税理士事務所が電話代行サービスを活用することで得られるメリットや、代行サービスの選び方のポイントを具体的に解説していきます。

 

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税理士事務所における電話対応の役割と課題

電話対応は税理士事務所にとって欠かせない業務のうちのひとつです。その反面、電話対応の負担が他の業務に影響を与えることもあります。
ここでは、電話対応の役割と、税理士事務所が抱えている電話業務の課題について説明します。

電話対応の役割

電話対応は、税理士事務所が顧客との信頼関係を構築するために、非常に重要な役割を担っています。丁寧な電話対応がクライアントに安心感を与え、事務所のイメージアップにもつながります。

また、電話対応が与える第一印象が新規顧客獲得にも影響します。
電話をかけてきた顧客の疑問や不安に迅速かつ正確に応答することで、信頼感をより一層高められます。

このように、電話対応は日々の業務の進行だけでなく、顧客との信頼関係構築や新規顧客獲得にも影響を与える重要な要素です。

電話対応が負担

税理士事務所では、電話対応がスタッフにとって大きな負担になる場合があります。

電話の度に業務を中断すると、その度に集中力が途切れてしまいます。さらには、業務時間外に急ぎの問い合わせが入ったり、複雑な内容の相談を受けたりするケースがあります。

このような対応に時間を取られ、他の業務を圧迫することもあります。
こうした負担が続くと、スタッフのモチベーション低下や業務全体の効率低下につながることがあります。

これらの課題を解決する手段として、電話代行サービスの活用が注目されています。

電話代行サービスとは

電話代行サービスは、専門のオペレーターが事務所に代わって電話対応を行うサービスです。
事務所にかかってきた電話に、オペレーターが応答し、用件を聞き取ります。なかには、一次対応だけでなく、必要に応じて個別の対応や顧客との調整も行うサービスもあります。

電話代行は、忙しい税理士事務所にとって、日常業務を円滑に進めるための有効なサポートとなります。

 

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税理士事務所が電話代行サービスを導入するメリット

次に、税理士事務所が電話代行サービスを導入するメリットを詳しくみていきましょう。

応対品質の向上

電話代行サービスでは、電話対応専門のトレーニングを受けたオペレーターが対応します。

そのため、顧客への応対品質が高い水準で安定することが特徴です。
経験豊富なオペレーターが礼儀正しい言葉遣いや適切な態度で対応するため、顧客に安心感や好印象を与えるでしょう。

また、電話対応のためのオペレーターを配置することで、事務所にかかってきた電話への応答率があがり、顧客からの信頼向上や事務所の評判向上にもつながります。

機会損失を防ぐ

電話代行サービスを利用することで、業務時間外や繁忙期の電話対応が可能になります。

営業時間外に入った問い合わせにも対応可能になることで、新たな顧客を獲得できるチャンスを増やすことができます。
さらに、忙しい時期でも確実に電話を受けられるため、重要な連絡を取りこぼす心配がありません。

このように、機会損失を防ぐ仕組みを構築することで、事務所の業務拡大や業績向上も期待できるでしょう。

業務効率化

電話対応を代行業者に委託することで、スタッフの負担が軽減します。それにより、税理士やその他のスタッフは、本来の業務であるコア業務に集中できるようになります。

また、電話対応にかかる時間を削減することで、全体的な業務効率が向上します。
その結果、事務所全体の生産性が高まり、より質の高いサービスを顧客に提供できるようになります。

顧客満足度の向上

税理士業務は、顧客との打ち合わせや客先での業務など、事務所を不在にする機会も多いものです。顧客の電話に出られない場面もあることでしょう。

電話代行サービスでは、オペレーターが待機していますので、いつでも迅速な対応が可能です。顧客からの問い合わせにいつでも応答があることで、顧客満足度が高まります。

このような安定した対応を維持できれば、既存顧客との関係を強化するだけでなく、新規顧客の信頼獲得にもつながります。

コスト削減

電話代行サービスは、直接雇用に比べて人件費のコストパフォーマンスが高くなるケースが多いです。

スタッフを新たに雇用する場合、採用費用や教育費用がかかりますが、電話代行サービスではこれらのコストを削減できます。

また、直接雇用の場合、業務量を問わず固定費がかかりますが、電話代行サービスは、必要な時間や範囲に応じたプランを選べるため、無駄なコストを抑えることができます。

税理士事務所の電話代行サービス活用法

税理士事務所が電話代行サービスを活用する方法には、主に2つの選択肢があります。
事務所の業務状況や課題に応じて、最適な活用方法を検討しましょう。
ここでは、それぞれの活用方法をご紹介します。

不在時や繁忙期のみ利用する

電話代行サービスは、特定の時期や時間帯の活用も可能です。
コストを抑えたい場合には、不在時や繁忙期だけの利用が効果的です。

代行サービスでは、専用の番号に転送するだけで、事務所にかかってきた電話を代行会社が受けられる仕組みが整っています。外出中や来客時でもスムーズに電話対応を行えます。

また、税理士にとって特に多忙となる確定申告や決算の時期には、電話対応に手が回らないことが少なくありません。
こうした繁忙期に電話代行を利用することで、問い合わせや連絡の取りこぼしを防ぎ、クライアントの満足度を維持することができます。

一次対応をすべて任せる

電話対応の一次対応を、全て代行業者に委託することもできます。電話対応そのものが事務所の大きな負担となっている場合には、この選択肢が有効です。

電話が業務の進行を妨げることがなくなるため、スタッフや税理士自身が他の業務に集中しやすくなります。スケジュール通りに業務を進めることができるようになり、全体的な効率も向上します。

電話業務のボリュームが事務員1人を新たに雇うほどではない場合や、電話対応の質に課題を感じている場合にも、この方法が適しています。

税理士事務所が電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスを導入する際には、どのサービスを選ぶかが非常に重要です。事務所のニーズにマッチしたサービスを選ぶことが、電話代行導入の効果を最大化するための鍵となります。
ここでは、選定時に注目すべきポイントを解説します。

 

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税理士向けの電話代行サービスを選ぶ

税理士事務所が利用する電話代行サービスを選ぶ際には、税理士業務に特化した対応が可能かを確認するとよいでしょう。

税務に関する専門的な問い合わせが多いため、税理士業務を十分に理解しているオペレーターが対応するサービスを選ぶことをおすすめします。

税理士特有の業務フローに知見がある業者を選ぶことで、事務所の信頼性を維持しつつ、業務負担の軽減ができます。

応対品質に注目

電話代行サービスを選ぶ際は、応対品質の高さを重視することが大切です。

オペレーターの言葉遣いや対応スピード、顧客に対する態度などが、事務所のイメージに直結します。質の高い対応が可能なオペレーターが在籍しているかどうかを確認するために、サンプル音声やトライアル期間を活用するのもおすすめです。

また、顧客からのフィードバックを受けて対応を改善できる柔軟な仕組みがあるサービスを選ぶと、顧客満足度の向上につながります。

 

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対応可能な時間や対応範囲

電話代行サービスを利用する目的や状況に応じて、対応可能な時間帯や範囲を確認することが必要です。
24時間365日対応など、業務時間外や土日祝日にも対応しているサービスは、税理士事務所にとって大きなメリットとなります。

また、柔軟な対応ができるサービスを選ぶことで、顧客のニーズに応えられる体制を整えることができます。

料金プランとコストパフォーマンス

料金プランの内容をしっかりと把握し、事務所にとってコストパフォーマンスがよいかを検討することも重要です。
固定費だけでなく、通話ごとの料金やオプション費用が発生する場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

また、業務量に応じてプランを変更できるなど、柔軟なサービスを提供している業者であれば、無駄なコストを削減することが可能です。
基本料金だけでなく、サービス内容とのバランスを考慮することが大切です。

セキュリティ対策

税理士事務所では、顧客情報を取り扱う機会が多いため、セキュリティ対策は欠かせません。
顧客情報の管理体制や、オペレーターが情報漏洩を防ぐための教育を受けているかを確認しましょう。
プライバシーマークの取得や、情報管理に関する第三者機関の認証があるサービスは信頼性が高いといえます。

顧客との信頼関係を損なうことがないよう、安心して顧客対応を任せられるサービスを選びましょう。

まとめ

今回は、税理士事務所が電話代行サービスを活用することで得られるメリットや、代行サービスの選び方のポイントを解説しました。

税理士事務所が直面する電話対応の課題に対して、電話代行サービスの導入は有効な解決策です。
本記事でご紹介しましたメリットや活用法、選び方を参考に、ぜひ、電話代行サービスの導入を検討してみてください。

 

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