顧客と電話でやり取りすることも多い税理士にとって、電話対応は重要な業務です。

しかし、電話対応に追われてほかの業務に手が回らなかったり、電話に出られないことが多く対応が遅れてしまったりと、多くの税理士が電話対応に課題を抱えています。

そこでおすすめなのが、電話代行サービスの導入です。

本記事では、税理士が電話代行サービスを利用するメリットや、サービスの選び方などについて解説します。

サービスの利用を迷っている方は、ぜひチェックしてみてください。

税理士が抱える電話対応の課題

まずは、税理士が抱える電話対応の課題について確認しましょう。

課題を把握したうえで、その課題を解決するために電話代行サービスは有効か判断しましょう。

ほかの業務に専念できない

税理士の業務は、税務相談や税務書類の作成、税務調査への立ち会い、コンサルティングなど多岐にわたります。

電話が来ると、それまで行っていた作業を中断して対応しなければなりません。

そのため、ほかの重要な業務が後回しになり、業務全体の進行が遅れてしまうこともあります。

電話対応自体にはあまり時間がかからなかったとしても、集中力を取り戻して作業を再開するまでに時間がかかる場合もあるでしょう。

また、税理士事務所には営業電話がかかってくることもあります。

営業電話に対応するために作業を中断することで、貴重な時間を失ってしまいます。

電話対応にかかる時間が増えると、ほかの業務に専念できなくなるのに加え、業務効率が低下して顧客サービスの品質にも悪影響を及ぼすリスクもあります。

電話に出られないことが多い

税理士は、クライアントに直接会って相談を受けることもあり、外出することも多くあります。

小規模な事務所の場合、全員外出してしまい事務所を空けてしまうこともあるでしょう。

そのため、事務所にきた電話に出られないという事態が発生してしまいます。

また、基本的に顧客対応中は電話に出られないため、折り返しの対応が増えます。

緊急性の高い要件や仕事の依頼には迅速な対応が求められますが、電話に出られず対応が遅れてしまうことも、税理士が抱える課題です。

税理士が電話代行サービスを導入するメリット

ここでは、税理士が電話代行サービスを導入するメリットについて解説します。

電話代行サービスを導入することで、ほかの業務に集中しやすくなったり業務効率が向上したりと、多くのメリットがあります。

ほかの業務に集中できる

電話代行サービスを利用することで、電話対応の負担が大幅に軽減できるため、ほかの業務に集中しやすくなります。

税理士の業務は専門性が高く、高度な集中力が必要です。

しかし、電話対応をしなければならない状況では、電話が鳴るたびに集中力が途切れ、思うように業務が進められないこともあるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、電話が鳴ることも少なくなるためほかの業務に集中でき、仕事の質も高められます。

業務効率がアップする

税理士事務所には、本来の業務とは関係のない営業電話がかかってくることもあります。

不要な電話への対応で無駄に時間を費やしてしまうと、ほかの業務に遅れが出てしまうこともあるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、営業電話などの不要な電話にも代行のオペレーターが適切な対応をしてくれるため、業務を中断することなくスムーズに進められます。

なお、急ぎでない電話の内容はメールやSNS、専用システムなどを通じて報告されることが多く、時間が空いたときにまとめてチェックできるので時間を有効活用できます。

緊急の要件や重要な内容の電話は依頼者へ転送もできるので、すぐに電話に出ることもできます。

機会損失を防げる

税理士は外出中や顧客対応中で電話に出られないことが多いため、新規の依頼を逃してしまうこともあるでしょう。

既存の顧客から連絡があった場合も、なかなか電話がつながらなければ信頼を失い、顧客離れが起こることも考えられます。

電話代行サービスを利用すれば、外出中や顧客対応中でもオペレーターが対応してくれるので、電話の取りこぼしはほとんど発生しません。

顧客からの電話を逃さずオペレーターがきちんと対応することで機会損失を防げるのも、電話代行サービスを利用するメリットです。

応対品質が向上する

電話代行サービスを利用することで、応対品質の向上も期待できます。

電話代行では電話対応のプロフェッショナルであるオペレーターが対応するため、丁寧かつスムーズな対応が可能になり、税理士が直接電話に出るよりも信頼感を与えられるでしょう。

電話の応対品質が高まることで税理士のイメージも良くなり、顧客満足度の向上にもつながるメリットもあります。

事務員を雇うよりもコストを抑えられる

税理士が電話対応を担当する事務員を雇用しようとすると、求人や教育にかなりの費用と時間がかかります。

また、せっかく雇用して教育をしても、突然退職されてしまうリスクもあります。

電話代行サービスならいつでも必要なときにすぐ利用できるため、新たにスタッフを雇うよりもコストを抑えられるのも大きなメリットです。

月額数千円から利用できるプランもあるので、小規模な事務所や個人事務所でも気軽に利用できます。

なかには365日24時間対応のプランもあるので、ニーズに合わせて柔軟な対応も可能です。

税理士が電話代行サービスの具体的な活用例

税理士が電話代行サービスを利用するには、主に2つの方法があります。

事務所の状況やサービスを利用する目的に合わせて、適切な利用の仕方を考えてみてください。

コストを抑えるなら不在時や繁忙期のみ利用する

費用をできるだけ抑えたい場合は、不在時や繁忙期のみ利用するのがおすすめです。

なかには、専用の番号にダイヤルするだけで事務所に来た電話を代行会社へ転送できるサービスもあり、外出時や来客時に利用したいときに重宝します。

また、税理士は繁忙期になると電話対応に手が回らないことも多々あります。

コストを抑えつつ電話対応の課題を解決するなら、繁忙期のみの利用も検討するとよいでしょう。

確定申告の時期や決算期などはとくに忙しく、電話対応の取りこぼしが増えやすいので、ぜひ電話代行を利用してみてください。

電話対応の負担を軽減するなら一次対応はすべて任せる

電話対応の負担軽減を最優先するなら、繁忙期に限らず、一次対応はすべて電話代行に任せるのがおすすめです。

電話を気にせずほかの業務に専念できるため、業務を予定通り進めやすくなります。

事務スタッフを雇うほどではないものの、満足な電話対応ができていない場合は、電話代行を最大限活用するとよいでしょう。

税理士が電話代行サービスを選ぶ際のポイント

最後に、税理士が電話代行サービスを選ぶ際のポイントを解説します。

電話代行サービスを有効活用するためにも、ニーズに合ったサービスを選びましょう。

税理士向けの電話代行サービスを選ぶ

税理士にかかってくる電話は、専門的知識を必要とする内容が多いため、税理士向けの電話代行サービスを選ぶのがおすすめです。

知識が不足していると、適切な対応ができずに信頼を失うリスクがあります。

安心して電話対応を任せられるよう、税理士の業務に関する基本的知識を備えている代行会社を選びましょう。

応対品質に注目

電話代行サービスを選ぶ際は、応対品質に注目することも重要です。

応対品質が低いと、顧客満足度の低下を招いたり事務所のイメージが悪くなったりする恐れがあります。

業務に支障をきたす恐れもあるので、安心して任せられるオペレーターが在籍しているサービスを選びましょう。

実績や良い口コミが多い代行会社は応対品質が高い傾向にあるので、参考にしてみてください。

対応可能な時間帯をチェック

電話代行サービスは、代行会社やプランによって対応可能な時間が異なります。

夜間や早朝なども対応してほしい場合は、対応可能時間をしっかりチェックしましょう。

なかには24時間対応可能なサービスもあり、いつでも迅速な対応ができるよう備えたいときにおすすめです。

また、土日祝日や年末年始なども対応が必要な場合は、対応可能な曜日もあわせて確認しましょう。

セキュリティ対策が万全な会社を選ぶ

税理士は、顧客の個人情報や企業情報など多くの機密情報を扱います。

万が一情報が漏れると、税理士としての信用を失い、存続も危ぶまれます。

電話代行サービスを利用すると、機密情報を提供する代行会社から情報が漏れるリスクもあるため、必ずセキュリティ対策もチェックしましょう。

PマークやISMS認証、ISO認証などの取得の有無や、オペレーターの教育などセキュリティに関するガイドラインを確認し、信頼できるサービスを選んでください。

セキュリティ対策が十分に行われているサービスを選ぶことで、外部委託のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

料金プランを確認

電話代行サービスの料金体系は、主に月額基本料と超過分のコールオーバー料金、オプション料金で構成されています。

月額基本料が安いサービスは魅力的に見えますが、コールオーバー料金が高く設定されていたり、基本プランの内容が乏しかったりするケースもあります。

安さに釣られて選ぶと、かえって想定以上の費用がかかってしまう場合もあるので、プラン内容や基本料金以外の費用もしっかり確認しましょう。

まとめ

外出や顧客対応が多く、なかなか電話に出られない税理士にとって、電話代行サービスの利用は電話対応の課題解決のための有効な手段です。

電話代行サービスを利用することで、機会損失を防げるうえにほかの業務に集中しやすくなるため、生産性の向上も期待できます。

業務効率をアップしてより良いパフォーマンスをするためにも、電話代行サービスの導入を検討してみてください。