メールやチャット、SNSなど、さまざまな連絡ツールが普及し、以前よりも電話を使うことが少なくなった人も多いでしょう。

しかし、シーンによっては電話を使わなければならない場合もあります。

本記事では、電話のメリット・デメリットに加え、電話連絡が適しているシーンについて解説します。

メールやビジネスチャットなど電話以外の連絡ツールについても紹介しているので、適切な使い方ができるよう、それぞれの特徴を押さえておきましょう。

電話のメリット・デメリット

電話での連絡は、迅速なやり取りができるなどのメリットがある一方、時間や行動が拘束されてしまうなどのデメリットもあります。

適切な使い方をするためにも、電話のメリット・デメリットを押さえておきましょう。

電話のメリット

電話はリアルタイムでのやり取りができるため、迅速に情報を共有できるメリットがあります。

また、直接声を聞くことで表情や温度感が伝わりやすく、相手の反応を見ながら適切なアプローチが可能です。

口頭のほうが文面よりも細かいニュアンスを伝えやすく、よりスムーズな情報伝達やコミュニケーションができる点も、電話のメリットと言えるでしょう。

電話のデメリット

電話のデメリットとして、時間や行動が拘束されてしまうことが挙げられます。

そのため、電話をかけたら迷惑にならないかと不安を感じ、電話をすることを躊躇ってしまう人もいるでしょう。

スムーズに会話を進めるためには、事前に話すことを整理して、用件を端的に伝える準備をしておくことが重要です。

また、電話には、やり取りの内容が記録に残らないというデメリットもあります。

明確な記録がないことで、トラブルが起きた際に言った言わないの問題が発生することもあるので注意が必要です。

重要な内容はメールでも確認を行い、エビデンスを残しておくとよいでしょう。

電話以外の連絡ツールのメリット・デメリット

電話以外の連絡ツールにも、それぞれメリット・デメリットがあります。

各ツールの特徴を押さえて、適切に使い分けましょう。

メール

メールは、場所や時間を気にせず任意のタイミングで送信したり受診したメールの内容をチェックしたりできるのがメリットです。

リアルタイムなやり取りではないのでプレッシャーも少なく、内容をよく練ってから連絡できるのもポイントです。

メールでのやり取りは証拠として残るため、言った言わないのトラブルが起こる心配もありません。

一方で、受信メールの確認漏れや、送信したメールが読まれないリスクがあります。

メールを送ったつもりがシステムトラブルなどで送信できていなかったり、迷惑メールフォルダに入ってしまって気づかなかったりする可能性もあるので、こまめなチェックが必要です。

また、メール独自のマナーや形式も多く、文章や表現によっては誤解を生んでしまうこともあるので注意しましょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットのメリットは、簡潔な文章でテンポの良いやり取りができることです。

とくに、社内連絡で利用する場合はマナーや形式にとらわれず気軽に利用できるので、スピーディーな情報交換ができます。

また、ビジネスチャットは管理機能や通話機能などチャット以外の機能を備えているものも多く、連絡ツールだけではない使い方ができるのも魅力です。

ただし、ビジネスチャットは情報量が多く、重要な内容を見落としてしまうデメリットがあります。

重要な情報をすぐに確認できるよう、ブックマーク機能などが利用できるサービスを選ぶと良いでしょう。

SMS

電話番号しか知らない場合でもメッセージを送れるのが、SMSのメリットです。

SMSは、携帯電話番号を使ったメッセージツールのため、メールアドレスがわからなくても文字でのやり取りができます。

一方で、1回で送れる文字数が制限されているため、短いメッセージしか送ることができません。

また、送料がかかる上に、料金は文字数に応じて増加するデメリットもあります。

ほかのツールに比べると汎用性が低いため、メールアドレスを教えてもらうために利用するなど、使い方の工夫が必要なツールです。

SNS

SNSは、導入の手間が少なく、気軽に利用できる点が魅力です。

しかし、プライベートでもよく利用されるツールであるため、通知や連絡が混同しやすく誤送信のリスクが高いデメリットもあります。

セキュリティにも課題があるため、適切な使い方が求められます。

電話連絡が適しているシーン

次に、電話のメリット・デメリットを踏まえたうえで、電話はどんなときに使用するのがよいのか解説します。

電話連絡が適しているのは、以下のようなシーンです。

迅速な対応が必要なとき

電話は、リアルタイムなやり取りができるため、スピーディーに情報を伝えられます。

そのため、緊急性の高い要件を早く伝えたいときには、電話連絡が適しています。

もし相手が出なかったとしても、留守電を残せたり、相手が不在着信に気づき次第折り返し連絡が来たりする可能性も高く、迅速な対応を促せます。

細かいニュアンスを伝えたいとき

文字では伝わりにくい細かいニュアンスを伝えたいときにも、電話での連絡が適しています。

電話は、声のトーンや話し方で相手に感情をや意図を伝えることができます。

文字では伝えにくいことや、自分の感情をしっかり相手に伝えたいときは、電話での連絡がおすすめです。

電話以外のツールに使い慣れていない人に連絡するとき

人によっては、デジタルツールに使い慣れておらず、メールやチャットなどが苦手な場合もあります。
 
とくに年配の人は、電話以外の連絡ツールが使えない人も多いでしょう。

誰もが使える電話は、幅広い年代とのやり取りをしたい場合にもうってつけの連絡ツールです。

電話以外の連絡ツールが適しているシーン

メールやチャットなど電話以外の連絡ツールも、それぞれ使用するのに適しているシーンがあります。

不適切な使用を防ぐためにも、それぞれの適した使い方を理解しておきましょう。

メールが適しているシーン

メールでの連絡が適しているのは以下のようなシーンです。

・長文での説明が必要なとき
・やりとりの内容を残したいとき
・複数人に情報を送りたいとき
・商品やサービスのプロモーション

一方で、メールは届いてもすぐに読まれない場合もあるため、緊急時には不向きな連絡ツールです。

また、迷惑メールに振り分けられてしまうケースもあるため、メールを利用する際は迷惑メールの設定などにも注意する必要があります。

ビジネスチャットが適しているシーン

ビジネスチャットでの連絡が適しているのは以下のようなシーンです。

・スピーディーなやり取りがしたいとき
・複数人でやり取りしたいとき

ビジネスチャットは早く会話が進められるため、テンポよくやり取りしたいときに向いています。

グループチャットを使用すれば、複数人でのやり取りも可能です。

また、メールに比べてフランクなやり取りがしやすく、気軽にコミュニケーションを取りたいときにも適しています。

文章に注意すれば、社外の人との連絡にも利用できます。

SMSが適しているシーン

SMSでの連絡が適しているのは以下のようなシーンです。

・短いメッセージを送りたいとき
・相手の電話番号しか知らないとき

SMSは、電話番号だけでメッセージを送れるため、ほかの連絡手段がない場合や、電話がつながらない場合の代替手段として利用できます。

ただし、文字数に文字数に応じて送信料がかかるため、長い文章を送りたいときや頻繁なやり取りをしたいときには不向きです。

SNSが適しているシーン

SNSでの連絡が適しているのは以下のようなシーンです。

・プライベートなやり取り

SNSでの連絡は、プライベートのみの使用に留めるのがおすすめです。

SNSはほかのツールに比べるとセキュリティ面に不安があるため、ビジネス上のやり取りを行う場としては適しません。

仕事とあまり関係ないコミュニケーションやプライベートなやり取りを行う場合に利用しましょう。

電話を効果的に活用するためのポイント

電話でよりスムーズなコミュニケーションを取ることができれば、業務の効率化や顧客満足度の向上も期待できます。

電話を効果的に活用するために、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

電話対応のマナーを身につける

電話対応のマナーを身につけることで印象が良くなり、円滑なコミュニケーションに役立てられます。

電話対応の基本的なマナーには、以下のようなものが挙げられます。

・電話がなったら3コール以内に出る
・電話をかけるときは時間帯に注意する
・はじめに会社名と名前をはっきり名乗る
・正しい言葉遣いをする
・相手から伝えられた用件は必ずメモを取り復唱する
・静かに切る

マナーを守ることで相手からの信頼度も高まり、業務にも良い効果をもたらすでしょう。

聞き取りやすい口調で話す

電話は音声でやり取りを行うため、聞き取りやすい口調で話すことも重要なポイントです。

聞き取りにくいトーンで話したり早口になってしまったりすると、相手が電話でやり取りをすることに不快感を抱いてしまう可能性があります。

相手が気持ちよく電話でのコミュニケーションができるよう、ほどよい明るさのある落ち着いたトーンで、ゆっくりはっきり話すことを意識しましょう。

ほかの連絡ツールと併用する

電話を効果的に活用するためには、ほかの連絡ツールと併用することも必要です。

電話を終えたあと、メールやメッセージで要件の確認を行えば、ミスコミュニケーションを防ぐことができます。

また、電話に対応していただいたお礼のメールを送ることで、相手との信頼関係の構築にも役立てられます。

状況に合わせて必要があれば、ほかの連絡ツールとの併用も行いましょう。

まとめ

電話は、リアルタイムでのコミュニケーションや細かいニュアンスを伝えたいときに便利な連絡ツールです。

一方で、相手の時間を拘束してしまったり、会話の内容が残せなかったりするデメリットもあります。

メールやチャットなどのほかの連絡ツールを利用することで、電話のデメリットをカバーし、より効率的かつ効果的なビジネスコミュニケーションが可能になります。

それぞれのツールの特徴をよく理解し、シーンに合わせて適切なツールを使い分けましょう。

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