営業時間外にかかってくる電話に出られず、顧客を困らせてしまったりビジネスチャンスを逃してしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。

そのような場合に役立つのが、営業時間外や休業日であることを知らせることができる時間外電話アナウンスです。

本記事では、時間外電話アナウンスを利用するメリットや設定方法について解説します。

記事の後半では、時間外電話アナウンスの例文や、時間外にかかってきた電話へのその他の対応方法も紹介するので、チェックしてみてください。

時間外電話アナウンスを利用するメリット

そもそも、時間外電話アナウンスは本当に必要なのでしょうか。

導入を迷っている場合は、時間外電話アナウンスのメリットをよく把握し、自社に必要かどうか判断しましょう。

時間外電話アナウンスを利用するメリットには以下のようなものがあります。

営業時間外であることを知らせることができる

時間外電話アナウンスの大きなメリットは、営業時間外と知らずに電話をかけてきた顧客に対し、営業時間外であることを伝えられることです。

時間外の電話に対応できる環境が整っていないと、いつまでもつながらない電話に顧客は不満を抱くでしょう。

アナウンスが流れて営業時間外だということがわかれば、顧客はすぐに次の行動を考えられます。

時間外電話アナウンスを利用することで顧客の不満を軽減でき、企業のイメージダウンも防げるでしょう。

臨時休業やトラブル発生時にも対応できる

時間外電話アナウンスを利用すれば、営業時間内にもかかわらず電話に出られない場合にも、電話をかけた人に出られない旨を伝えられます。

アナウンスの内容は自由に設定できるため、従業員が全員出払っていたりトラブルが発生して臨時休業したりする場合にも利用可能です。

営業時間内にもかかわらず電話がつながらないと、顧客は戸惑ってしまい、企業の印象が悪くなる恐れがあります。

なかには、すぐにアナウンス内容を変更できるサービスもあり、緊急時に対応できる用意をしておきたいときにおすすめです。

導入コストが安い

導入にかかる手間や費用が少ないのも、時間外電話アナウンスのメリットです。

自動音声応答システムや電話代行などの他のサービスよりも比較的費用が安いため、導入のハードルが低めです。

また、音声の録音やアナウンスを流す時間帯を設定するだけなので、導入にかかる手間も少なく、スムーズに導入できます。

そのため、リソースが限られる小規模な企業や個人事業主でも利用しやすいでしょう。

時間外電話アナウンスの設定方法

時間外電話アナウンスの設定には、自社で音声アナウンスを用意する方法と、専門のサービスに依頼する方法があります。

それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、自社のニーズに適した方法で利用しましょう。

自社で音声アナウンスを用意する方法

できるだけ費用を抑えたいなら、自社で音声アナウンスを用意するのがおすすめです。

ビジネスフォンのなかには、自分で音声を吹き込めるものがあります。

オリジナルのアナウンスを設定できるため、状況に合わせたアナウンスを流せます。

ただし、音声に雑音が入ったり声がこもったりすると、企業の印象が悪くなってしまう恐れがあります。

音声を吹き込むときは静かな場所で行い、明るいトーンでハキハキと話しましょう。

専門のサービスに依頼する方法

専門のサービスに依頼すれば、プロによる高品質な音声アナウンスを流せるメリットがあります。

費用がかかるデメリットはあるものの、プロならではの発声・アクセントとクリアな音質のアナウンスで、良い印象を与えられるでしょう。

時間外電話アナウンスを設定する際のポイント

実際に時間外電話アナウンスを設定する際、どのような内容にすればよいかわからない人も多いでしょう。

ここでは、アナウンスの内容を考える際のポイントを紹介するので、参考にしてみてください。

会社名と営業時間は必ず入れる

時間外電話アナウンスも一般的な電話対応と同じく、はじめに会社名を名乗ることはマストです。

個人につながる番号であれば、氏名も伝えましょう。

また、相手がいつ電話をすればつながるのか判断できるように、営業時間も必ずアナウンスしてください。

簡潔にまとめる

時間外電話アナウンスの内容は、できるだけ簡潔にまとめましょう。

時間外電話アナウンスは、営業時間外であること(電話対応ができない理由)・営業時間(電話対応ができる時間)を伝えることが目的です。

余計な内容を加えたりまとまりのない文章であったりすると、相手に伝えたいことが上手く伝わらない可能性があります。

相手の時間を無駄にしないためにも、アナウンスは手短にまとめることを意識してください。

時間外電話アナウンスの例文

時間外電話アナウンスは、定休日や長期休暇中、臨時休業時など、さまざまなシーンで活用できます。

ここでは、時間外電話アナウンスの例文をシーン別に紹介するので、参考にしてみてください。

シーン①営業終了

時間外電話アナウンスの代表的な活用方法が、営業終了のアナウンスを流すことです。

営業が終了していることとともに営業時間をアナウンスすれば、相手は営業時間になったらまたかけ直そうとすぐに判断できるでしょう。

▼営業終了を伝えるアナウンスの例文

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。申し訳ございませんが、只今の時間は営業時間外です。営業時間は、土日祝を除く午前◯時から午後◯時まででございます。誠に恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

シーン②定休日

時間外電話アナウンスは、定休日であることを知らせるためにもよく利用されます。

相手が営業日を確認できるよう、休みであることに加えて営業日時も伝えましょう。

▼定休日であることを伝えるアナウンスの例文

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。申し訳ございませんが、本日は定休日でございます。営業日時は、土日祝を除く午前◯時から午後◯時まででございます。誠に恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

シーン③担当者や従業員が不在

時間外電話アナウンスは、営業時間内であるものの、担当者や従業員が不在で電話に出られない場合にも活用できます。

この場合は不在であることを伝え、改めてかけ直してもらうことをお願いするアナウンスをしましょう。

▼担当者や従業員が不在のときのアナウンスの例文

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。只今、担当者が不在にしております。誠に申し訳ございませんが、のちほどおかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。只今、スタッフが外出しております。誠に申し訳ございませんが、のちほどおかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

シーン④臨時休業・長期休暇中

年末年始やGW、お盆休みなどの長期休暇や、臨時休業などのイレギュラーな休みのときも、時間外電話アナウンスで対応できます。

相手がいつ電話をすればよいかわかるよう、営業再開日時をアナウンスしましょう。

▼臨時休業・長期休暇中であることを伝えるアナウンスの例文

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。〇〇年12月〇日から〇〇年1月〇日まで年末年始休業とさせていただいております。誠に恐れ入りますが、1月〇日〇時以降におかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。大変申し訳ございませんが、本日(〇〇の為)臨時休業とさせていただいております。誠に恐れ入りますが、営業再開の〇日◯時以降におかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

シーン⑤別の番号やお問合せフォームなどを案内する

時間外電話アナウンスは、営業時間外にかかってきた電話を別の電話やHPのお問合せフォームなどへ誘導したいときにも利用できます。

急ぎの要件がある顧客への対応ができるため、トラブルの予防や拡大防止に役立ちます。

▼別の番号やお問合せフォームなどを案内するアナウンスの例文

「(営業時間外であるアナウンスをした後)誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しくださいますようお願い申し上げます。お急ぎのご用件がございましたら、お手数ですが000-0000-0000までお電話ください」

「(営業時間外であるアナウンスをした後)誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただくか、弊社のメールアドレス〇〇@〇〇〇までご連絡くださいますようお願い申し上げます。メールをいただいた方には、確認次第ご返信いたします」

「(営業時間外であるアナウンスをした後)誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただくか、弊社HPのお問合せフォームよりご連絡くださいますようお願い申し上げます」

時間外電話アナウンス以外の対応方法もチェック

時間外電話アナウンス以外にも、営業時間外にかかってきた電話に対応する方法はあります。

それぞれの特徴を把握し、自社に適した機能やサービスを利用しましょう。

自動音声応答システム(IVR)

電話対応の負担を軽減するなら、自動音声応答システムがおすすめです。

自動音声応答システムとは、音声案内の指示に従って番号を入力することで、自動的に担当部署へ取り次ぐシステムです。

Interactive Voice Responseの略称である「IVR」とも呼ばれます。

自動音声応答システムを利用すれば、営業時間外であっても注文受付やよくある質問への回答などに対応できます。

応答システムのみで完結できる電話も増え、業務の効率化が可能です。

電話代行サービス

電話対応の品質向上を目指すなら、電話代行サービスがおすすめです。

高い電話対応スキルを持つオペレーターに電話対応業務を任せられるため、応対品質が高まり、顧客満足度の向上が期待できます。

重要な電話は取り次いでもらったり取りこぼし防止のために24時間対応できたりと、サービスの柔軟性が高いのも魅力です。

コストはかかりますが、業務効率化と応対品質の向上の両面を重視する場合に適しています。

留守番電話サービス

留守番電話サービスは、時間外アナウンスに加えて顧客からのメッセージを残したいときに便利なサービスです。

相手がメッセージ誰が何の用件で電話をしたのか確認できるため、メッセージを聞き次第こちらから折り返しができ、相手の手間を軽減できる利点もあります。

留守番電話サービスは導入コストがあまりかからないため、利用しやすいのもメリットです。

電話転送機能

時間外や会社にいないときでも電話に出られる状態にしたい場合は、電話転送機能の利用がおすすめです。

緊急の要件にも対応できるため、トラブルの予防や拡大防止に効果的です。

一方で電話対応の負担が増えるデメリットもあるため、重要な電話のみ対応するなどの対策を考える必要があります。

まとめ

顧客のなかには、営業時間外と知らずにかけてしまう人も多くいるでしょう。

電話がつながらないと顧客は不満を抱き、企業のイメージダウンにつながります。

時間外アナウンスがあれば、顧客も納得してイメージダウンや機会損失を防げます。

時間外電話アナウンスを利用して、顧客満足度の向上を目指してみてはいかがでしょう。

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