業務効率化を実現する秘書代行サービス！依頼できる業務やサービスのメリット・選び方を解説

業務の一部をアウトソーシングできる秘書代行サービス。

プロのスキルを活用できるため、業務効率化や顧客に対する応対品質の向上が期待でき、サービスの利用を検討している企業も多いでしょう。

本記事では、秘書代行サービスを利用するメリットや依頼できる業務、サービスを利用するメリットについて解説します。

後半では、秘書代行サービスを利用する際の注意点も解説しているので、最後までチェックしてくださいね。

秘書代行サービスとは

秘書代行サービスとは、具体的にどのようなサービスなのでしょうか。

まずは秘書代行サービスの概要とともに、秘書代行サービスと混同されがちな電話代行サービスとの違いについて解説します。

秘書代行サービスとは？

秘書代行サービスとは、電話対応やスケジュール管理などの業務を代行するサービスです。

代行会社によって依頼できる業務はさまざまですが、日々の対応に追われがちな業務をプロのスキルを持つスタッフに外注することができます。

これにより、従業員はほかの業務に専念でき、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

また、人手不足解消にも役立ち、中小企業や個人事業主など人材が限られている企業にも重宝されています。

秘書代行サービスと電話代行サービスの違い

電話代行サービスは、依頼者の代わりに、かかってきた電話に対応するサービスです。

一次対応や商品やサービスに関する問い合わせへの対応、受注受付などが主な業務で、電話対応業務の負担を軽減したいときに利用されます。

一方で秘書代行サービスは、電話対応だけでなくスケジュール管理や資料作成、データ入力などさまざまな業務に対応します。

そのため、幅広い業務をサポートしてほしい場合は、秘書代行サービスの利用がおすすめです。

ただし、秘書代行サービスと電話代行サービスの違いに明確な定義はないため、電話代行業者でも秘書代行サービスを提供している場合もあります。

秘書代行サービスを利用するメリット

秘書代行サービスの利用にはさまざまなメリットがあります。

企業が抱える課題を効率的かつ効果的に解決するためにも、どのようなメリットがあるのか把握しておきましょう。

コア業務に専念できる

秘書代行サービスを利用することで、従業員がコア業務に専念できるメリットがあります。

入電が多かったり人手が足りなかったりすると、電話対応や事務作業に追われてコア業務になかなか手が回らなくなってしまうこともあるでしょう。

秘書代行サービスを利用すれば、電話対応や事務作業に割いていた時間を重要なタスクやコア業務に当てることができ、効率よく業務を進められます。

業務効率が上がると残業時間の削減や従業員のモチベーションアップにもつながり、生産性の向上も期待できます。

電話対応の品質が向上する

電話の応対品質が向上することも、秘書代行サービスを利用するメリットです。

代行会社には、高い応対スキルを持つプロのスタッフが在籍しています。

そのため、秘書代行サービスを利用することで高品質な電話対応が可能となり、顧客満足度の向上にも役立ちます。

応対品質の向上は企業のイメージアップにもつながり、新規顧客の獲得なども期待できるでしょう。

コスト削減が期待できる

秘書代行サービスの利用は、コスト削減にも効果的です。

自社で秘書を雇う場合、採用や研修に多くの時間と経費を費やします。

一方で秘書代行サービスは、すでにスキルを持つ人材を必要なときのみ活用できるため、最低限の費用で高品質なサポートをすぐに利用することが可能です。

また、なかには地方運営により格安なプランの提供を実現する業者や、シンプルなサービス内容でコストを抑えたプランを用意する業者もあり、さらなるコスト削減も期待できます。

秘書代行サービスに依頼できる業務

秘書代行サービスに依頼できる業務は、代行会社や契約プランによって異なります。

基本的に、自社のニーズに合わせて依頼内容をカスタマイズして、業務の効率化を図ります。

ここでは、秘書代行サービスに依頼できる代表的な業務例を紹介します。

電話対応

一次対応や担当者への取り次ぎ、受注受付、営業電話への不在対応などを行います。

プロフェッショナルなスキルを持つスタッフによる高品質な対応を提供し、顧客や取引先とのスムーズなコミュニケーションが可能です。

また、なかには架電やクレーム対応も行っているサービスもあります。

ひとくちに電話対応と言っても、代行会社によって対応可能な範囲が異なるので、事前に確認しておきましょう。

スケジュール管理

会議やその他の予定を調整したり、スケジュールの立て込みを回避したりするための管理を行います。

状況に合わせてスケジュールを柔軟に調整し、従業員が業務をスムーズに進められるようサポートします。

これにより、従業員は取り組むべきタスクに集中しやすくなり、作業効率もアップします。

データ収集

インターネット調査や市場調査など、データ収集に関する業務をサポートします。

収集したデータは、重要な情報を整理して依頼者へ提供されます。

的確なデータ収集により、客観的な事実に基づいた意思決定が可能となります。

データ入力

文字入力だけでなく、データの整理や集計、分析なども行います。

単純かつ時間がかかる業務を委託することで、従業員はコア業務に専念しやすくなり、会社の生産性アップにつながります。

また、正確で整ったデータが維持されることで、業務プロセスの効率化にも役立ちます。

資料作成

レポートやプレゼン資料などの文書作成を行います。

専門的なスキルや知識を有するスタッフによる、魅力的なデザインや的確な文章表現などを駆使した完成度の高い資料を迅速に作成することが可能です。

従業員が資料作成に時間や労力を費やせない場合でも、ハイクオリティな資料を用意できます。

会議サポート

資料整理・アジェンダ作成・議事録作成・参加者の調整や案内など、効率的な会議運営をサポートします。

細かい事務作業をアウトソーシングすることで、生産的かつ円滑な会議進行が可能となります。

その他のサポート業務

ほかにも、秘書代行サービスにはさまざまな業務を依頼できます。

たとえば、メール対応や出張の手配、イベントのサポートなど、企業のニーズに応じて柔軟に対応します。

秘書代行サービスの選び方

次に、秘書代行サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

秘書代行サービスをより効果的に活用するためにも、自社に適した代行会社を選びましょう。

依頼できるサービスを確認

秘書代行サービスを選ぶ際は、自社が依頼したい業務に対応している代行会社を選ぶことが重要です。

秘書代行サービスは、代行会社により提供されるサービス内容はさまざまなので、まずは自社で依頼したい内容について整理するとよいでしょう。

柔軟性の高い代行会社を選ぶと、後から追加で依頼したい業務がある場合もスムーズに対応してもらえます。

また、対応可能な時間帯や使用するコミュニケーションツールの確認も行っておくとよいでしょう。

サービスの品質をチェック

秘書代行サービスは、サービスの品質の高さに注目して選ぶことも大切です。

たとえば、電話の応対品質が低いと、顧客満足度は低下し自社のイメージダウンにつながります。

その他の業務も、品質が悪いとスムーズな進行ができなかったり、かえって手間が増えてしまったりする可能性があります。

品質の高さを確認するためには、実績や口コミなどを参考にするとよいでしょう。

実績が多く口コミの評価が高ければ、サービスの品質も高く、信頼できる秘書代行であると言えます。

適切な価格設定

サービス内容に対し、適切な価格設定がされているか確認することも、秘書代行サービスを選定するうえで重要なポイントです。

とくに、オプション料やコールオーバー料などの追加料金は、しっかり把握しておきましょう。

基本プランが格安でも、オプション料やコールオーバー料が高いと予想外の費用がかかってしまう場合があるので注意してください。

さらに、サービスの品質と価格のバランスにも注目しましょう。

費用の高い安いだけで判断せず、提案されるサービス内容に見合った価格設定がされているか慎重に見極めてください。

セキュリティ対策は十分か確認

秘書代行サービスを利用することは、企業情報や顧客情報などの機密情報を代行会社へ提供することになります。

そのため、代行会社を通じて情報が漏洩することのないよう、十分なセキュリティ対策が行われているかも、しっかり確認しておきましょう。

プライバシーマークやISMS認証を取得済みかチェックしたり、スタッフへのセキュリティ研修について注目したりして、安心して依頼できる代行会社を選んでください。

BCPを準備している代行会社が狙い目

BCPとは、災害やシステム障害など、非常事態が発生した場合でも、事業資産の損害を最小限に抑えつつ、事業を復旧・継続するための計画のことです。

日本は自然災害が多いため、万が一の事態が起こっても事業を継続できる準備ができている代行会社を選ぶと安心です。

たとえば、自然災害の影響が少ない地域に事業所を構えていたり、全国各地に事業所をおいてすぐに連携を取れる状態にしていたりするなど、代行会社によってさまざまな対策が行われています。

非常事態に備え、BCPにも注目してみてください。

秘書代行サービスを利用する際の注意点

最後に、秘書代行サービスを利用する際の注意点を解説します。

あらかじめ注意点を把握し、それに対する対策を講じておくことで、秘書代行サービスをより効果的に活用できます。

自社に対する適切な理解が必要

秘書代行サービスに業務を委託する際は、自社のニーズや期待値を適切に理解してもらう必要があります。

これらが伝えられていないと、効率的かつ効果的な業務の遂行が難しくなるので注意してください。

代行会社とのコミュニケーションを密に行い、自社のニーズや期待値を明確に伝えておきましょう。

また、フィードバックを積極的に行うことで、細かい修正や調整が可能となり、より自社に寄り添ったサービスの活用が実現します。

イレギュラーな依頼には対応できない場合もある

秘書代行サービスでは、イレギュラーな依頼には対応できないケースもあります。

たとえば、専門的知識を必要とする業種・業務の場合は、対応ができない可能性があります。

ただし、なかには士業など専門性の高い業種の対応も行っている業者もあるので、該当する場合は事前にチェックしておきましょう。

まとめ

秘書代行サービスを利用することで、依頼者は業務の効率化や顧客満足度の向上、コスト削減などさまざまな恩恵を受けられます。

これにより、新しいビジネスへの挑戦なども実現でき、企業のさらなる発展も期待できます。

本記事を参考に、自社に適した秘書代行サービスを利用して、企業の成長を推進しましょう。