終業後や休業日などにかかってきた電話への対応ができる営業時間外アナウンス。

業務が終了していることを知らせたり、長期休暇中や臨時休業であることを伝えたりできる便利なシステムです。

営業時間外アナウンスを活用することで、顧客満足度の向上や機会損失防止に役立つこともあります。

本記事では、営業時間外アナウンスの特徴やメリットなどを解説します。

記事の後半では、営業時間外アナウンスの活用例や、営業時間外の入電へのそのほかの対応方法も紹介するので、ぜひ最後までチェックしてください。

営業時間外アナウンスとは？

営業時間外アナウンスとは、休業日や就業時間外にかかってきた電話に対して、営業時間外である旨を知らせる音声アナウンスを自動で流すシステムです。

営業時間に合わせてアナウンスを流す時間を設定でき、また、アナウンスする内容も自由に変えられます。

営業時間外アナウンスを利用することで電話がつながらないという状況を防ぎ、顧客の不満や戸惑いを軽減することが可能です。

なかには、日本語だけでなく英語のアナウンスに対応するサービスもあり、外国からの顧客が多い企業や店舗などでも重宝されます。

営業時間外アナウンスのメリット

次に、営業時間外アナウンスを利用することのメリットを紹介します。

利用するか迷っている場合は、メリットをよく把握したうえで自社にとって必要かどうかを判断しましょう。

営業時間外の入電に対応できる

営業時間外アナウンスの最大のメリットと言えるのが、休業日や終業後など、電話に出ることができない時間帯の入電に対応できることです。

営業時間外の入電に対応できる環境が整っていないと、顧客が営業時間外と知らずに電話をかけてきた場合、電話がつながらないことに不満を抱くでしょう。

電話がつながらないと、顧客の心が離れて機会損失の可能性も高まります。

営業時間外アナウンスを利用すれば、電話がつながらないという状況がなくなり、企業や店舗の状況も把握できるため、顧客はすぐに次の行動を考えられます。

営業時間外アナウンスがあることで、顧客の不満を軽減でき、企業のイメージアップや顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

緊急時にも対応できる

営業時間外アナウンスを利用すれば、トラブルが発生して電話に出ることができない場合などにも、電話をかけた人に出られない旨を伝えることができます。

利用者の予定や状況に合わせて音声アナウンスを設定できるため、オフィスの移転作業時や従業員が全員外出中で電話に出られないときなどでも対応可能です。

営業時間内にも関わらず電話がつながらないと、企業の印象が悪くなり、ビジネスチャンスをのがしてしまう恐れもあります。

営業時間外アナウンスを活用することで、緊急時の電話対応も可能となり、電話がつながらずに顧客が戸惑ってしまうようなケースを防げます。

サービスによっては、Web上ですぐに設定を変更できるものもあるので、緊急時に即座に対応できる用意をしておきたいときに便利です。

導入にかかる手間や費用が少ない

営業時間外アナウンスには、自動音声応答システムや電話代行サービスなどに比べて導入にかかる手間が少ないというメリットもあります。

アナウンスを流す時間帯や作成した音声を設定するだけなので、シナリオを設計したりトークスクリプトを用意したりする必要がありません。

汎用性が高い音声アナウンスを提供しているサービスもあるので、導入後の初期設定もスムーズにできます。

また、導入コストが少ないことも営業時間外アナウンスのメリットです。

なかには初期費用数千円、月額数百円程度で利用できるサービスもあり、小規模な企業や個人事業主なども導入しやすいでしょう。

営業時間外アナウンスの活用例【例文付き】

営業時間外アナウンスは、さまざまなシーンで活用できます。

ここでは、営業時間外アナウンスの活用例を例文付きで紹介します。

営業時間が終了したことを伝える

営業時間外アナウンスで最もよく活用されているのが、営業時間が終了したことを伝えるアナウンスを流すことです。

営業終了時間から営業開始時間まで設定しておけば、電話の相手に営業時間外であることを伝えられます。

営業終了のアナウンスを聞けば、相手は営業時間内にかけ直そうと考えてくれるでしょう。

▼営業時間が終了したことを伝えるアナウンスの例

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。

大変申し訳ございませんが、本日の営業は終了いたしました。

営業時間は土日祝日を除く、平日○時から○時となっております。

恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

定休日であることを伝える

営業時間外アナウンスは、定休日にかかってきた電話への対応でもよく利用されます。

営業時間外であるとともに定休日であることも伝えられ、相手に営業日時を覚えてもらえるメリットがあります。

▼定休日であることを伝えるアナウンスの例

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。

恐れ入りますが、土曜・日曜・祝日はお休みをいただいております。

営業時間は、平日○時から○時となっております。

お手数おかけしますが、営業時間内におかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

長期休暇中や臨時休業であることを伝える

年末年始・GW・夏季休暇などの長期休暇や臨時休業時にも、営業時間外アナウンスで休業日であることを伝えられます。

顧客は、長期休暇や臨時休業であることを知らずに電話をかけてくるかもしれません。

何度も電話をしているのにつながらなかったり、本来は営業日であるのに電話に出なかったりすると、企業の印象が悪くなる恐れがあります。

営業時間外アナウンスで休業日である旨を伝えられれば、顧客も納得し、改めてかけ直すことも考えてくれるでしょう。

▼長期休暇中であることを伝えるアナウンスの例

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。

恐れ入りますが、◯月◯日から◯月◯日まで夏季休暇をいただいております。

大変お手数ですが、◯月◯日の◯時以降におかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

▼臨時休業であることを伝えるアナウンスの例

「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。

本日〇〇のため、臨時休業とさせていただいております。

誠に恐れ入りますが、明日◯時以降に改めておかけ直しいただきますようお願い申し上げます」

営業時間外にかかってきた電話を別の電話やお問合せフォームなどへ誘導する

営業時間外アナウンスは、営業時間外にかかってきた電話を別の番号の電話やお問合せフォームなどへ誘導したいときにも利用できます。

営業時間外でも対応可能な電話番号やメールアドレスを伝えれば、急ぎの用件がある顧客への対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

また、急ぎではないものの、問い合わせをしたい用件がある顧客もいるかもしれません。

問い合わせフォームがある旨をアナウンスできれば、顧客は改めて電話をかけ直す手間がなくなり、企業の印象も良くなるでしょう。

▼お問合せフォームを案内するアナウンスの例

「（営業時間外であるアナウンスをした後）恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただくか、弊社HPのお問合せフォームよりお問い合わせください」

▼別の番号を案内するアナウンスの例

「（営業時間外であるアナウンスをした後）恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。

お急ぎのご用件がある方は、お手数ですが000-0000-0000までお電話くださいますようお願い申し上げます」

▼メールアドレスを案内するアナウンスの例

「（営業時間外であるアナウンスをした後）恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただくか、弊社のメールアドレス〇〇@〇〇〇までご連絡ください。

メールをいただいた方には、確認次第ご返信いたします」

営業時間外アナウンス以外のサービスもチェック

営業時間外にかかってきた電話に対応する方法は、営業時間外アナウンス以外にもあります。

それぞれの特徴やメリットを把握し、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。

自動音声応答システム（IVR）

自動音声応答システムとは、「〇〇に関するお問い合わせは1を、△△については2を〜」などのように音声案内の指示に従って番号を選択することで、取り次ぎ先を自動的に振り分けるシステムで、IVR （Rnteractive Voice Response）とも呼ばれます。

自動音声応答システムを利用すれば、よくある問い合わせへの回答や予約・注文受付などなら営業時間外でも対応可能です。

自動音声のみで完結する対応も増え、電話対応にかかる負担自体を軽減できるため、業務の効率化が期待できます。

留守番電話サービス

留守番電話サービスは、営業時間外アナウンスに加え、伝言メッセージを預かることができるサービスです。

誰からどのような用件で連絡があったのかを知れるため、相手からのかけ直しを待たずにこちらから折り返しができ、相手の手間を軽減できるメリットがあります。

留守番電話サービスは比較的設定が簡単でコストもあまりかからないため、気軽に利用できることも利点です。

電話転送機能

電話転送機能を利用すれば、営業時間外に会社や店舗にかかってきた電話を担当者のスマホへ転送できます。

営業時間外で会社や店舗にいない場合でも電話対応ができるため、緊急の電話があったときなどに便利です。

ただし、電話対応にかかる負担が増えるデメリットもあるため、必要な電話のみ対応するなどの対策も必要となります。

電話代行サービス

電話代行サービスを利用すれば、代行業者に電話対応をアウトソーシングできます。

営業時間外の電話対応のみならず、営業時間内の入電にも対応してもらうことができるため、電話対応の負担を軽減できるメリットがあります。

コストはかかりますが、応対品質の向上も期待でき、顧客満足度の向上を重視する場合におすすめです。

まとめ

今回は、営業時間外アナウンスについて紹介しました。

営業時間外と知らずに電話をかけてきた顧客は、電話がつながらないことに不満を抱き、企業の印象も悪くなってしまうでしょう。

営業時間外だという音声アナウンスがあれば、顧客も納得し、企業のイメージダウンや機会損失も防げます。

営業時間外の電話対応に悩んでいる場合は、ぜひ営業時間外アナウンスの導入を検討してみてください。