目上の人に電話をかける際には、しっかりとしたマナーが求められます。このガイドを読むことで、電話をかける前の準備から適切なタイミング、会話中のマナー、電話の切り方、さらに特別な状況での対応方法まで、総合的な知識と具体的な対処法を学ぶことができます。特にビジネスシーンでは、相手に対する敬意と配慮が重要です。当記事では、目上の人に失礼のないようにするためのポイントを徹底的に解説し、あなたが信頼されるビジネスマンとして認められるための一助となります。

目上の人に電話する前の準備

相手のスケジュール確認

まず相手のスケジュールを事前に確認することが重要です。取引先や上司の忙しい時間帯や定例会議の時間を把握しておくと、電話をかけるタイミングを選びやすくなります。もしスケジュールが確認できない場合は、同僚やアシスタントに事前に尋ねるか、メールで予定を確認する方法も有効です。

話す内容の事前整理

電話をかける前に、話す内容をしっかりと整理しておきます。これには、伝えるべきポイントや質問事項をまとめたメモを作成することが含まれます。以下のような内容を整理しておくと良いでしょう：
本題の目的や背景
必要な情報やデータ
確認すべき事項や質問

必要な資料や情報の準備

さらに、必要な資料や情報を手元に準備しておくことが大切です。例えば、過去のメールや契約書、会議の議事録など、話し合いの際に参照する可能性のある資料を用意しておきます。これにより電話中に慌てずに適切な対応ができるようになります。
関連する書類や資料を手元に置く
必要な情報をすぐに取り出せる状態にしておく

目上の人に電話をかける適切なタイミング

一般的なビジネスマナーに基づく時間帯

電話をかける際には、ビジネスマナーに基づいた時間帯を考慮する必要があります。以下の時間帯は避けることが推奨されます：
始業時刻直後
昼休憩中
終業時刻30分前
始業直後は朝礼や打ち合わせなどで忙しいことが多く、この時間帯は避けるべきです。そのため、始業時刻から30分間は電話をかけないのが無難です。
正午から午後2時ごろにかけての昼休憩の時間帯も、電話を控えたほうが良いでしょう。多くの企業でこの時間帯に休憩を取るため、相手が席を外している可能性が高いからです。
また、終業時刻30分前は相手が帰宅の準備を始めている可能性があり、この時間も避けるべきです。

緊急の場合の連絡方法

しかし、緊急や重要な用件がある場合には、避けるべき時間帯でも電話をかける必要があるかもしれません。その場合は、以下のような配慮を示す表現を使うことが大切です：
始業時刻直後：「お忙しいところ恐れ入ります」
昼休憩：「お昼休みに恐れ入ります」
終業時刻30分前：「終業間際に恐れ入ります」
これらの表現を使うことで、相手の状況に配慮していることを示すことができます。
その他に、電話をかける際のポイントとして、以下を守ることが推奨されます：
相手が電話できる状況かどうかを確認する
見知らぬ時間帯にかける場合、簡潔に要件を伝え、後程の連絡を依頼する

電話のかけ方と最初の挨拶

適切な挨拶の言葉とフレーズ

目上の人に電話をかける際には適切な挨拶の言葉を使うことが求められます。最初に名乗る際には、以下のように丁寧な言い回しを使用します。
例：『お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。』
例：『いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。』
「もしもし」はカジュアルな表現でありビジネスシーンにはふさわしくありません。適切な挨拶フレーズを用いることで、第一印象が大きく向上します。

自己紹介と会社名の伝え方

電話をかける際には、最初に自己紹介と会社名を明確に伝えることが重要です。これにより、相手に安心感を与え、スムーズな会話につながります。
具体的な手順としては：
初めに『お世話になっております』と挨拶する。
次に『株式会社〇〇の△△と申します』と名乗る。
相手が応答した後、『△△の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか』と尋ねる。
自己紹介の例
自己紹介の際には、はっきりとした声で丁寧に伝えることが重要です。以下は自己紹介の例です：
『お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。』
『株式会社〇〇の△△でございます。いつもお世話になっております。』

要件の簡潔な伝え方

電話での会話は時間が限られているため、要件を簡潔に伝えることが求められます。話す内容は事前に整理し、ポイントを押さえて伝えるようにしましょう。
以下の要点に注意して伝えます：
要件の概要を簡潔に述べる。
相手に伝わりやすい言葉を使用する。
相手の都合を伺う。
必要に応じて詳細を補足する。
具体例
『〇〇の件でお電話いたしました。少々お時間をいただけますでしょうか？』
『△△の打ち合わせについてご相談がありまして、お電話いたしました。ご都合のよろしい時間をお伺いしてもよろしいですか？』
このように要件を簡潔に伝えることで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

失敗しないためのポイント

電話をかける際に注意すべきポイントを把握しておくと、ミスを避けることができます。
相手の都合を確認する: 『今お時間よろしいでしょうか？』と尋ねる。
話し方に気を付ける: はっきりとした声でゆっくり話す。
必ず感謝の言葉を添える:『お時間をいただき、ありがとうございます。』
これらのポイントを押さえておくことで、相手に対して誠実な印象を与えることができます。

会話中のマナーと注意点

敬語の使い方

目上の人との電話では、適切な敬語を使用することが重要です。敬語の基本は「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の三種類です。尊敬語は相手を立てる言葉であり、謙譲語は自分をへりくだる言葉、丁寧語は文章を丁寧にする言葉です。例えば、「する」を尊敬語で言うと「されます」、謙譲語で言うと「いたします」になります。
敬語を正しく使うことで、相手に対する敬意を適切に示すことができます。逆に、敬語の誤用は相手に不快な印象を与えてしまう可能性があるので、注意が必要です。日常的に敬語を練習しておくとよいでしょう。

相手の話を丁寧に聞く姿勢

電話中は相手の話を丁寧に聞く姿勢が求められます。具体的には、相槌を打ちながら相手の話をしっかりと受け止めることが大切です。「はい」「そうですね」「承知いたしました」などの相槌を適度に入れることで、相手に対して真剣に話を聞いているという印象を与えることができます。
また、相手の話に対して適切なタイミングで質問を投げかけることも良い方法です。これにより、相手の話を正確に理解しようとしている姿勢を示すことができ、好感を持たれることが多いです。

メモを取る際のポイント

電話中はメモを取ることが非常に重要です。メモを取る際のポイントとして、以下の点を押さえておきましょう。
要点を簡潔にまとめること。
相手が伝えた重要な情報（日時、名前、具体的な内容など）を漏れなく記録すること。
電話を終える前に、メモした内容を相手に確認し、間違いがないようにすること。
メモを取ることで、後で確認が必要な際に迅速に対応できるため、自分だけでなく相手に対しても安心感を与えます。また、メモを取る姿勢自体が、相手に対する敬意を示すことにも繋がります。

話す速度と声のトーンに注意

電話では、相手が実際に顔を見ていないため、話し方に特に注意が必要です。話す速度と声のトーンに気を遣いましょう。早口で話すと相手が聞き取りづらくなり、情報が正確に伝わらない可能性があります。「ね、私」などの口癖を避け、落ち着いたペースで話すよう心掛けましょう。
また、声のトーンは明るく、ハキハキと話すことが重要です。顔が見えない分、声のトーンが相手に対する印象を大きく左右します。明るい声で話すことで、相手に対する友好的な態度を示せます。

電話中の気遣いの表現

電話中に相手に対して気遣いを示す表現も重要です。例えば、相手が忙しい可能性がある場合、「今、お時間よろしいでしょうか？」と確認することが大切です。また、相手が何かを探している様子の場合、「お待ちいたしますので、どうぞお探しください」といった言葉をかけることで、相手に配慮した姿勢を見せることができます。
さらに、電話が長引いた場合には、「この度は長いお時間お付き合いいただき、ありがとうございます」と感謝の意を示すことで、相手に対する敬意を示すことができます。

電話の切り方と後処理

適切な切り上げ方と終了挨拶

電話を終える際には、丁寧な切り上げ方や適切な終了挨拶が不可欠です。どんなに楽しい会話でも、自然に話を終えるコツを知っておくことは重要です。
終了挨拶の準備
会話の終盤になったら、終了挨拶の準備をします。たとえば、「本日は貴重なお時間をいただきありがとうございます。」と伝えることは、高評価を得るポイントです。
具体的な終了フレーズ
いくつかの終わりに使えるフレーズを準備しておきましょう：
「お時間を割いていただき、ありがとうございました。」
「それでは、これで失礼いたします。」
「どうぞよろしくお願いいたします。」

後続の対応（メールや書類送付など）の重要性

電話で伝えた内容をフォローアップする後続の対応は非常に重要です。電話を切った後も、相手に対する気配りを怠らないことが求められます。
お礼のメール
電話後は、速やかにお礼のメールを送ることが基本です。以下の点に留意して書きましょう：
件名：電話でのご対応ありがとうございます
内容：電話での要点のまとめとお礼
書類送付や報告の仕方
もし電話で話し合った内容に基づいて書類を送付する必要がある場合、次のステップを踏んで準備します：
書類の内容を再確認する
送付前に誤字脱字がないかチェックする
送付メールに添え書きを忘れない
これにより、相手の誤解を防ぎ、信頼関係を強化することができます。

目上の人に電話する際のNG行為

相手の名前の間違い

相手の名前を間違えることは極めて失礼です。特に目上の人に対しては、名前を確実に覚えておくことが重要です。電話をかける前に、相手の名前を再確認しましょう。また、名前の読み方が分からない場合は、あらかじめ他の人に確認するなどしておくと良いです。
対策
名刺や連絡先を事前に確認する。
メモに名前を書いておく。
難しい名前は複数回確認してから発音する。

会話の途中での遮り

相手の話を遮る行為は非常に無礼です。特に目上の人が話している最中に遮ることは避けるべきです。相手の話を丁寧に聞き、全てを理解してから自分の意見を述べるようにしましょう。また、相手が何かを説明している途中で失礼をしないために、メモを取りながら話を聞くことをおすすめします。
対策
相手が話し終えるまで待つ。
相槌を打ちながら話を聞く。
話の途中で口を挟まず、自分の意見はあとから述べる。

不適切な言葉遣いやフレーズ

目上の人に対しては、適切な敬語や丁寧な言葉遣いが求められます。不適切なフレーズや俗語の使用は敬意の欠如を示してしまいます。特に電話では相手の顔が見えないため、言葉遣いが非常に重要となります。
例
「ご苦労様です」：目下の人に対して用いる言葉です。目上の人には「お疲れ様です」と言いましょう。
「了解しました」：目上の人には「承知しました」や「かしこまりました」を使うことが一般的です。
「もしもし」：ビジネスでの使い方は避け、「お世話になっております」や「失礼いたします」を使用しましょう。
対策
正式な敬語を使用する。
俗語や砕けた表現を避ける。
文法的に正しい日本語を心がける。

特別な状況での電話のマナー

謝罪の電話の対応方法

謝罪の電話をかける際には、まず誠意を持って謝罪の言葉を伝えることが重要です。最初に電話口で確認しておきたいのは、相手が電話に出られるかどうかです。相手が出た場合、以下の手順で話を進めましょう。
最初の挨拶と謝罪の理由: はじめに名乗り、「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。」という形で挨拶し、続けて謝罪の理由を簡潔に伝えます。
具体的な状況説明: 何が起こったのかを具体的に説明し、「お忙しいところ恐れ入りますが、今回の件について謝罪させていただきたいと思います。」と伝えます。
再度の謝罪と改善策の伝達: 改めて謝罪の意を示し、「今回の件につきまして、心よりお詫び申し上げます。」と言い、すぐに再発防止策を講じ、改善策を説明します。
相手の声を丁寧に聞く: 相手の話をしっかりと聞き取り、理解する姿勢を示すことも大事です。中断せずに最後まで聞きましょう。

感謝の電話のポイント

感謝の電話は、相手に対する感謝の気持ちを誠意を持って伝えることが大切です。感謝の気持ちを伝える際には、以下の流れを参考にしましょう。
最初の挨拶と感謝の意: 電話をかけた際に名乗り、「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。」と挨拶し、「この度は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。」と伝えます。
具体的な感謝の理由: 何に対して感謝しているのかを具体的に述べ、「先日の〇〇の件で、大変ご協力いただきありがとうございました。」と具体的なエピソードを伝えます。
今後の意気込み: 続けて今後も良好な関係を築く意志を示し、「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」と伝えます。
相手への配慮: 相手が忙しい場合でも、お礼を述べる時間をしっかりと持ち、話の内容に重みを持たせましょう。

催促の電話の注意点

催促の電話をかける際には、強引な態度にならないよう注意が必要です。丁寧かつ冷静に対応することが大切です。まずは以下の流れで進めます。
最初の挨拶と要件確認: はじめに名乗り、「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。」と挨拶し、「〇月〇日にお約束しておりました件について、再度確認させていただきたく存じます。」と伝えます。
具体的な状況説明: 何が遅れているのか、またその件がどれほど重要であるかを説明し、「当初のお話では今月末のご予定になっておりましたが、進捗状況をお知らせいただけますでしょうか。」と尋ねましょう。
相手の都合を確認: 相手が何か事情があって遅れている場合もありますので、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合が悪い場合はお伝えください。」と配慮を示します。
再度の確認と次回の対応: 必要であれば、再度確認し、「次回の予定を再度確認させていただきます。」と伝え、具体的な日程を提示しておきましょう。

まとめ

目上の人に電話をかける際には、事前の準備や適切なタイミングの選定、そして会話中や電話終了後のマナーに至るまで細心の注意が必要です。相手のスケジュール確認や事前の資料準備、適切な敬語の使用などが重要なポイントです。また、緊急時の対応方法や謝罪、感謝の電話など特別な状況に応じたマナーも押さえておくと良いでしょう。
本記事で紹介した手順と注意点を守ることで、円滑かつ礼儀正しいコミュニケーションを実現できます。特に「相手の名前の間違い」や「会話の途中での遮り」といったNG行為は避けるべきです。電話が終わった後のフォローアップも大切で、メールや必要な書類の送付などが信頼関係の構築につながります。