電話代行と秘書代行は、企業の事務業務を外部に委託するサービスです。
電話対応や事務作業に多くの時間を割くことが難しい中小企業の経営者や管理者にとって、これらのサービスは大きな助けとなるでしょう。
しかし、メリットやデメリット、サービスの違いを理解していないと、期待通りの結果を得られない可能性があります。
本記事では、サービスの違いや、選定時に考慮すべきポイントについて詳しく解説します

1電話代行サービスと秘書代行サービスの違い

忙しい日々の中で、電話対応や事務作業に多くの時間を割くのが難しいと感じる場合、電話代行や秘書代行サービスが役立ちます。
代行サービスを利用することで、様々な業務を依頼でき、業務負担を軽減できるからです。
電話代行サービスは、電話対応を専門の会社に委託することができます。
一方、秘書代行サービスは、一般的な事務業務に加えて、専門的な業務も依頼できるのが特徴です。
両サービスの違いを一覧にまとめました。

	電話代行サービス	秘書代行サービス
依頼できる業務の例	・日程の調整 ・サービスに関する質問への回答 ・クレーム対応 ・見積もり依頼や契約手続き ・電話で受けた情報のデータベースへの入力 ・顧客への支払い期限やアポイントメントの確認連絡など	・一般的な事務 ・営業リスト作成 ・請求書作成 ・採用応募者の対応 ・レポート作成

サービスによっては、一般的な事務業務を委託できるだけでなく、課題に合わせて依頼する業務をカスタマイズできるものもあります。

2電話代行サービスと秘書代行サービスのメリット

電話代行サービスと秘書代行サービスの導入メリットは主に次の3つです。

・業務負担の軽減
・コスト削減
・高いスキルの提供

メリットを把握することで、自社の課題を解決できるかどうかの判断がしやすくなるので、参考にしてください。

業務負担の軽減

スタートアップや中小企業では、限られたリソースで多くの業務をこなさなければならず、コアな業務に集中するのが難しいだけでなく、新たに人材を採用し育成する時間を確保することも困難です。

電話代行や秘書代行を活用すれば、専門知識や経験を持つスタッフが業務を先回りして対応してくれるため、新人教育の手間が省け、仕事のスピードも向上します。

例えば、スタートアップ企業では、営業責任者が採用業務を兼務することもありますが、電話代行や秘書代行を利用することで業務負担が軽減され、生産性が向上するでしょう。

コスト削減

社内で電話対応ができる従業員が不足している場合、新たに人材を採用し育成する必要があり、そのための時間とコストが多大にかかります。
採用後も電話対応スキルの習得には時間がかかり、即戦力となるまでに時間が必要です。
電話代行や秘書代行を利用すれば、すでに豊富な経験と専門知識を持つスタッフが対応するため、人材育成や採用活動の手間を大幅に省き、コストを削減できます。
例えば、社内での電話対応にかかる人件費や研修コストを削減し、その分を他の重要な業務に充てられます。
さらに、対応した内容をデータベースに入力してもらうことで、顧客からの問い合わせ状況を把握でき、戦略を立案する際の参考になるでしょう。

高いスキルの提供

電話代行や秘書代行は、様々な業務に関する知見を持つスタッフを厳選して採用しており、個々のスキルにばらつきがないのが特徴です。

また、多くのサービスでは、正社員として業務に従事しながら、顧客のニーズに応えられるよう、数百時間に及ぶ研修にも力を入れています。

業務スキルだけでなく、最新の業界知識や技術も習得できるため、どのスタッフに依頼しても高品質なサービスが期待できるでしょう。

例えば、集客に力を入れたい場合、ノウハウがなければ新たにマーケティング担当者を採用するか、自社で試行錯誤しながら対応するしかありません。

秘書代行を活用すれば、すでにスキルを持ったスタッフに業務を依頼できるため、スピード感を持って業務に臨むことができ、成果も期待できるでしょう。

3電話代行サービスと秘書代行サービスのデメリット

多くのメリットがある電話代行サービスと秘書代行サービスですが、以下の2つのデメリットも考慮する必要があります。

・セキュリティリスク
・ノウハウの蓄積が難しい
・コミュニケーションコストがかかる

セキュリティリスク

サイバー攻撃によって情報漏洩やシステム障害が発生すると、企業の信頼を失うだけでなく、顧客や取引先から損害賠償を請求されるリスクもあります。

また、システムが停止する可能性もあり、通常の業務が行えなくなるだけでなく、売上にも影響を及ぼし、機会損失につながるでしょう。

業務を依頼する前に、代行業者が適切なセキュリティ対策を行っているか確認することが重要です。

ノウハウの蓄積が難しい

顧客からの問い合わせ対応について、適切な対策を考えたり、経験を積む機会がないと、次のような問題が発生する可能性があります。
・知見が不足し、対応に時間がかかり、顧客満足度が低下する可能性がある
・従業員の経験が蓄積されず、スキルアップが難しくなる
・問題が発生した際に適切に対応できず、顧客からの信頼を失う可能性がある
業務を依頼するだけでなく、対応した内容をデータベースに記録し、成功事例や失敗事例をまとめることが大切です。

コミュニケーションコストがかかる

顧客からの問い合わせに対して、代行業者が誤った回答をした場合、正しい対応方法を案内する必要があります。

また、代行業者は製品などに関する専門知識を持っていないことが多く、依頼元に確認しなければならないため、回答に時間がかかり顧客を待たせてしまうだけでなく、対応時間が長引くことでクレームにつながる可能性もあります。

よくある質問に対するQ&Aをまとめたり、対応の流れがわかるフローチャートを用意するなど、代行業者がスムーズに業務に取り組めるように調整する必要があるでしょう。

4電話代行サービスと秘書代行サービスを検討する比較ポイント

電話代行サービスと秘書代行サービスは、依頼できる業務範囲が異なります。

どちらに依頼するか悩んだ場合は、以下の3つの項目を比較してみましょう。

項目	電話代行サービス	秘書代行サービス
価格	月3,000円〜	月60,000円〜
対応時間	・月～金 9:00～18:00 ・24時間365日	・20時間〜
依頼できる業務の例	・日程の調整 ・サービスに関する質問への回答 ・クレーム対応 ・見積もり依頼や契約手続き ・電話で受けた情報のデータベースへの入力	・一般的な事務 ・営業リスト作成 ・請求書作成 ・採用応募者の対応 ・レポート作成

例えば、コストを抑えて電話対応の一次対応を依頼したい場合は、電話代行サービスが向いています。
一方、コストがかかっても、一般的な事務業務だけでなく、請求書の作成や帳簿の管理など、専門的な業務も依頼したい場合は、秘書代行サービスが適しています。
代行業者にどのような業務を依頼し、どのような課題を解決したいのかを、あらかじめ明確にしておくことが重要です。

5格安で依頼できる電話代行サービス5選

ここからは、格安で依頼できる電話代行サービスを5つ紹介します。

各サービスの詳細は、公式サイトのリンクからご確認ください。

fondesk

fondeskは、電話に一時対応した後に、ビジネスチャットやメールで内容を共有してくれる電話代行サービスです。

PCやスマートフォンから電話履歴を確認でき、手続きやセットアップが全てオンラインで完結します。

迅速に情報共有が可能なため、業務を円滑に進められるでしょう。

会社名	株式会社うるる
住所	東京都中央区晴海３丁目１２-１ KDX晴海ビル９Ｆ
サービス内容	・BPO事業 ・CGS事業 ・クラウドソーシング事業
リンク	公式サイト

 

オフィスのでんわばん

会社名	株式会社バルテック
住所	東京都新宿区西新宿六丁目22番1号 新宿スクエアタワー3階
サービス内容	・通信機器等の製造や販売、レンタル ・電気通信設備及びソフトウェア事業 ・ICT機器の販売
リンク	公式サイト

 

AirCall24

AirCall24は、24時間365日対応で、顧客のニーズに応じた柔軟な電話対応を提供する代行サービスです。

緊急時の問い合わせにも対応できるため、業務負担を軽減できるでしょう。

また、累計1000社以上の契約実績があり、様々な業種に対応できます。

会社名	株式会社ボンズコミュニケーション
住所	横浜市港北区新横浜2-15-12 共立新横浜ビル2F
サービス内容	・コールセンター事業 ・DX・アライアンス事業 ・EC・卸売・OEM製造/販売事業 ・クロスメディア事業
リンク	公式サイト

渋谷オフィス

渋谷オフィスは、25年にわたり運営され、12,000社以上の実績を誇る電話代行サービスです。

個人事業主や小規模事業者向けに特化しており、月3,000円から利用できます。

会社名	渋谷オフィス Jyovial, co,ltd.
住所	東京都渋谷区渋谷2丁目7-14 VORT青山5F
サービス内容	・電話代行サービス
リンク	公式サイト

ハートフルコールセンター

ハートフルコールセンターは、月4,000円から利用できる電話代行サービスです。

CTI機能を活用し、顧客情報をリアルタイムで表示することで、顧客の問い合わせに合った対応が可能です。

30日間の無料試用後の継続率が99%という数値を誇り、顧客満足度が高いことが特徴です。

会社名	渋谷オフィス Jyovial, co,ltd.
住所	東京都文京区千石4-44-8
サービス内容	・電話代行サービス ・IVRサービス ・時間外ガイダンスや留守番電話サービスなど
リンク	公式サイト

6格安で依頼できる秘書代行サービス5選

ここからは、格安で依頼できる秘書代行サービスを5つ紹介します。

各サービスの詳細は、公式サイトのリンクからご確認ください。

HELP YOU

HELP YOUは、累計700社以上の実績を誇る秘書代行サービスです。

総務省から「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞し、高く評価されています。

500人のアシスタントが在籍し、厳しい選考基準を通過したスタッフが、幅広い業務を担当してくれます。

会社名	株式会社ニット
住所	東京都港区芝5丁目29番20号 クロスオフィス三田501号室
サービス内容	・オンラインアウトソーシングサービス ・オウンドメディア
リンク	公式サイト

CASTER BIZ

CASTER BIZは、一般的な業務から経理などの専門的な業務まで、顧客の要望に合わせて柔軟にカスタマイズが可能な秘書代行サービスです。

採用率1%を通過した優秀なアシスタントが在籍しており、高い専門知識と経験を持つスタッフが、さまざまな業務を効率的にサポートします。

会社名	株式会社キャスター
住所	宮崎県西都市鹿野田11365-1 神楽酒造内 アグリ館2階
サービス内容	・人材事業
リンク	公式サイト

オンラインアシスタント「フジ子さん」

オンラインアシスタント「フジ子さん」は、累計1,000社以上のユーザー実績を誇る秘書代行サービスです。

依頼する業務量に応じてプランの変更が可能で、無料トライアルも提供しているため、初めての方でも安心して利用できます。
また、徹底したセキュリティ対策が講じられており、データの安全性を確保した上でサービスを提供しています。

会社名	ＢＰＯテクノロジー株式会社
住所	東京都中央区銀座6-14-8 銀座石井ビル4F
サービス内容	・インターネットサービス ・人材紹介 ・Work Transformation プラットフォーム
リンク	公式サイト

i-STAFF（アイスタッフ）

i-STAFF（アイスタッフ）は、530社以上の導入実績を持ち、個人事業主から上場企業まで幅広いクライアントにサービスを提供している秘書代行サービスです。

特に、Web運用サポートをはじめとする多岐にわたる業務に対応しており、サービスに満足できなかった場合は、返金保証が付いているため、安心してサービスを利用できます。

会社名	ファイブスターネット株式会社
住所	東京都渋谷区渋谷1-1-3アミーホール3F
サービス内容	・秘書代行サービス
リンク	公式サイト

SUPPORT＋iA（サポ―ティア）

SUPPORT＋iA（サポーティア）は、10年間で1,500社以上の実績を誇る秘書代行サービスです。

500時間に及ぶ徹底した研修プログラムを受けた専門知識を持つ正社員が対応するため、安心して業務を任せられるでしょう。

特に、財務・経理業務に特化していることが強みです。

会社名	グランサーズ株式会社
住所	東京都港区赤坂2-21-4
サービス内容	・バックオフィス支援 ・システムエンジニアリングサービス ・IPOコンサルティング
リンク	公式サイト

7[まとめ]自社に合った電話代行サービスと秘書代行サービスを選択しよう

電話代行サービスと秘書代行サービスは、知見や経験を持つスタッフが業務を肩代わりしてくれるため、業務負担の軽減や効率化が期待できます。
本記事で紹介したメリット・デメリットや比較ポイントを参考に、自社に合ったサービスを選択してください。
なお、電話対応を委託するなら、ボンズコミュニケーションの「Air Call24」がおすすめです。
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