格安電話代行サービス5選！安くても失敗しない選び方

電話対応は企業イメージを左右する重要な業務です。しかし、すべて自社で対応すると、現場の負担が大きくなるという課題が発生します。

そこで活用したいのが「電話代行サービス」です。
特に格安サービスを利用すれば、コストを抑えつつ、顧客対応の品質を維持できます。

本記事では、電話代行サービスの基本から、導入のメリット、選び方、さらには、おすすめの格安電話代行サービス5選をご紹介します。

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電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、具体的にどのようなサービスなのでしょうか。はじめに、電話代行サービスの基本情報についてみていきましょう。

基本的な仕組み

電話代行サービスは、企業に代わって専門のオペレーターが電話対応を行うサービスです。

顧客からの電話は、事前に指定した電話番号へ転送され、代行業者のオペレーターが対応する仕組みです。
オペレーターは、企業の指示に基づいて対応します。問い合わせ内容や折り返しの要否など必要な情報を報告し、スムーズに社内対応ができるようサポートします。

対応業務

電話代行サービスでは、企業ごとのニーズに応じてさまざまな業務を代行できます。

主な対応業務には、顧客からの問い合わせ対応、予約受付、社内連絡の取次ぎなどがあります。

また、サービスによっては、商品説明や注文受付、カスタマーサポート業務も対応可能です。
自社の業種や業務形態に合わせて、適切なサービスを選択することが大切です。対応範囲を事前に確認し、業務効率が向上するようなプランを選びましょう。

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電話代行を利用するメリット

電話代行サービスを利用することで、企業はさまざまなメリットを得られます。ここでは、主なメリットについて解説していきます。

業務効率化

電話対応は重要な業務ではありますが、対応に時間を取られすぎると、本来の業務が進まなくなってしまいます。

特に、作業中に何度も電話が入ると、そのたびに業務が中断され、再び集中するまでに時間がかかります。これが繰り返されると、生産性の低下につながります。

電話代行サービスを導入すれば、こうした業務の中断を防ぎ、社員が本来の業務に集中できる環境を整えられます。その結果、作業効率が向上し、生産性を高めることができます。

コスト削減

専任の電話受付スタッフを雇う場合、人件費や社会保険料などの固定費が発生します。

しかし、電話代行サービスを利用すれば、必要な時間や件数に応じた料金プランを選択できるため、大幅なコスト削減が可能です。

特に、少人数で運営する企業やスタートアップにとっては、費用対効果の高い選択肢となります。無駄なコストを抑えながら、質の高い電話対応を実現できる点が魅力です。

対応品質の向上

電話代行サービスのオペレーターは、電話対応のトレーニングを受けた専門スタッフであり、正確で丁寧な対応が可能です。
そのため、社内で電話対応に不慣れなスタッフが対応するよりも、安定した品質を保てます。

さらに、オペレーターは適切な敬語や話し方を徹底しており、クレーム対応や重要な取引先からの電話にも落ち着いて対応できます。電話対応を高いレベルで均一化することができ、企業としての信頼と顧客満足度の向上にもつながります。

顧客満足度向上

迅速で丁寧な電話対応は、顧客の満足度を高める重要な要素です。

電話代行サービスを利用することで、営業時間外でも顧客対応が可能になり、顧客の利便性が向上します。
さらに、専門のオペレーターによる対応は、応対品質の統一にもつながり、よりスムーズな対応が実現できます。

こうした対応の積み重ねが、長期的な顧客満足度向上にもつながります。

電話代行導入にかかる主な費用

電話代行サービスを導入する際には、さまざまな費用が発生します。次に、電話代行導入にかかる主な費用項目について、解説していきます。

初期費用

電話代行サービスの導入時にかかる初期費用には、契約手数料やシステム設定費用が含まれます。

サービスによっては、初期費用無料のプランもありますが、対応範囲が限定されることがあるため、事前に確認が必要です。

特に、カスタマイズが必要な場合は、追加料金が発生する可能性があるため、しっかりと確認をしましょう。

月額費用

月額費用は、サービスを利用するための基本料金で、代行会社やプランごとに異なります。

受電回数や対応時間によって料金が変動するケースが多いですが、プランによっては、夜間や休日の対応が含まれているものもあります。

自社の業務スタイルに合ったプランを選ぶことで、無駄なコストを抑えつつ、業務効率化を図れます。

コールオーバー料

契約プランの受電件数を超えると、「コールオーバー料」という追加料金が発生します。

月額料金が安いプランでも、受電件数の上限が低いと、想定以上にコールオーバー料がかかることがあるため注意が必要です。
特に、コールオーバー料を高めに設定しているプランもあるため、事前に料金体系をしっかり確認しましょう。

予想よりも多くの電話がかかると、思わぬコストが発生することがあるため、プラン設定時には受電件数を正確に見積もることが重要です。

格安電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、料金だけでなく、サービスの質や対応範囲も考慮することが重要です。ここでは、格安電話代行サービスを選ぶ際のポイントを紹介します。

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格安電話代行サービスの特徴

格安の電話代行サービスは、低コストで基本的な電話応対を提供する点が特徴です。

そのうちの多くが月額3,000円〜15,000円程度で利用可能であり、一次対応や伝言の受け取りが主な業務となります。

また、オペレーターが複数のクライアントを兼任で担当するケースが多いため、個別対応の細かさは限定的になることもあります。
そのため、自社が求める業務と対応範囲がマッチしているかを事前に確認することが大切です。

自社のニーズに合ったサービスの選定ポイント

自社の業務に適した電話代行サービスを選ぶためには、以下の点をチェックしましょう。

■対応時間
営業時間外や休日も対応しているか

■対応範囲
電話の一次対応だけでなく、取り次ぎや予約受付などのサービスが含まれているか

■専門知識
弁護士などの士業、不動産業界など業界に特化した知識が必要な場合、専門知識があるオペレーターの対応が可能か

■外国語対応の有無
海外の顧客に対応する場合、英語対応などが可能か

これらを比較しながら、自社のビジネスモデルに適したサービスを選ぶことが重要です。

料金プランとサービス内容の比較方法

格安電話代行サービスは、プランによって対応内容が異なります。以下の比較ポイントを押さえましょう。

基本料金と対応範囲のバランス
コールオーバー料金の有無と金額
追加オプションの料金と内容

特に、コールオーバー料金が発生する場合、想定以上のコストがかかる可能性があるため、平均のコール数を考慮した上で契約することが望ましいです。

格安サービスを選ぶ際の注意点

格安サービスを選ぶ際には、いくつかの注意点もあります。主な注意点は以下の通りです。
オペレーターの品質：格安サービスでは、対応の質が標準的なレベルに留まる場合があるため、事前に口コミや評判を確認しましょう。

■対応可能な業務範囲
基本的な電話応対に限定されることが多いため、自社にとって必要な対応がカバーされているかをチェック。

■契約期間の縛り
中には契約期間の縛りがある場合があるため、解約条件を事前に確認する。

■追加料金の発生要因
オプション料金や超過料金が発生する条件を明確に理解しておく。

まとめ

電話代行サービスを導入することで、業務効率化やコスト削減、顧客対応の質向上が期待できます。
しかし、適切なサービスを選ばなければ、思わぬコストや対応品質の低下につながる可能性があります。
今回ご紹介した選び方やポイントを参考に、自社に最適な格安電話代行サービスを見つけましょう。

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