電話代行や秘書代行を検討しているものの、具体的な対応内容がわからないと安心して依頼できない、とお考えの企業様も多いことでしょう。
そこで今回は、ボンズコミュニケーションの電話代行・秘書代行サービスの業務内容についてご紹介いたします。電話対応に悩みを抱えている企業様は、ぜひ参考にしてみてください。

電話代行・秘書代行の主な業務内容

電話対応・秘書代行とは、貴社の社員に代わってお問合せの一次対応や電話の取り次ぎを行うサービスです。ここでは、ボンズの電話対応の代表的な業務内容をご紹介しましょう。

ご担当者様宛の電話の一次対応

オフィスには、既存の取引先からの電話が頻繁にかかってきます。担当者が外出や会議で出られないこともあるでしょう。

ボンズの電話代行では、ご指示頂いた内容にもとづき、社名・お名前・ご連絡先・ご用件等をお伺いします。ご担当者様が外出の際は、外出中の旨をお伝えし、先方のお名前やご用件をお伺いいたします。
スケジュールを共有頂ければ、戻り予定時間をお伝えすることも可能です。

伺った用件や伝言はリアルタイムでご担当者様宛に共有いたしますので、タイムラグの心配もいりません。なお、緊急時には直接取り次ぎの対応も可能です。

お問合せ対応

既存の取引先からの電話のほかによくあるのが、商品やサービスについて、エンドユーザーや新規のお客様からのお問い合わせです。これらのお問い合わせにも、一次対応いたします。

商品やサービスについてより詳しい説明が必要な場合は、お客様のご連絡先をお伺いのうえ、担当者から折り返しする旨をご案内いたします。

営業電話などの対応

電話対応の現場で悩ましいのが以下の対応です。

・営業電話の一次対応
・間違い電話の一次対応
・無言電話の一次対応

これらの電話は重要度は高くありませんが、対応によっては会社の評判やイメージを傷つけてしまいます。とはいえ、営業電話や間違い電話に長く時間を取られてしまうと、業務効率が下がってしまいます。ボンズでは、これらの電話の一次対応も代行可能です。
具体的には次のような案内をします。

営業電話の一次対応

新規の取引につながるお問い合わせかもしれませんので、まずは営業電話かどうかの判断をします。相手にアポイントの有無を確認し、営業の電話と判断したら、ホームページのお問い合わせフォームなどに誘導します。

間違い電話

自社のサービス内容を説明のうえ、相手のかけ間違いではないかを確認します。それでも相手が同じ要望を伝えてくるようであれば、ご要望を承ることができない旨をお伝えし、終話します。

無言電話

スマートフォンの誤操作などからも、無言電話がかかってくるケースがあります。何度か声かけをして応答がなければ、ご用件があれば再度ご連絡いただくようお伝えのうえ、電話を切ります。

電話代行、秘書代行導入のメリット

ここまで、電話代行・秘書代行の具体的な業務内容をお伝えしました。次に代行サービス導入のメリットについてみていきましょう。

社員がコア業務に集中

オフィスにかかってくる電話は、どのタイミングでかかってくるか、どれくらいの対応時間を要するのか、を読めないところが悩ましいところです。
電話番をする社員は、電話の度に業務を中断させられていては、集中力が続かず、業務効率も下がってしまいます。

電話業務を丸ごと代行すれば、業務を中断される機会が減り、社員はコア業務に集中できるようになります。会社全体の生産性向上にもつながるでしょう。

顧客満足度

電話対応の専門スキルを磨いたスタッフが対応することにより、顧客満足度の向上が期待できます。

電話対応は、社内の状況把握や臨機応変な対応が求められ、慣れや高いスキルを要する業務でもあります。そのうえ、近年は、スマートフォンの普及により、若手社員に固定電話への苦手意識が広まっているといいます。それらの課題も、代行サービスの利用で解決できます。

取りこぼしがない

社員が他の業務と兼務しながら電話対応をしている場合や、人手不足の現場では、かかってきた電話全てに対応しきれないこともあるでしょう。

電話は会社の窓口でもありますから、電話の取りこぼしがあると、機会損失や顧客満足度の低下にもつながります。電話対応専門のスタッフに代行することで、取りこぼしを防ぐことができます。

コスト削減

電話対応や秘書業務をするために社員を採用すると、当然コストがかかります。社員の給料だけでなく、採用コストや教育コスト、社会保険料などもふまえると、人材採用には思いのほか、労力もお金もかかります。

必要な工数だけを依頼できる代行サービスなら、同じ稼働時間で比較した場合、自社採用よりもコストを抑えられるケースが多いでしょう。コスト面からも、自社採用と委託を比較検討してみることをおすすめします。

ボンズの電話代行・秘書代行の特徴

ボンズコミュニケーションは、約10年間に渡り、多岐にわたる業種・業界のお客様のサポートをしてまいりました。これまでの実績を活かし、お客様のご要望に対応いたします。

・24時間365日対応可能
営業時間外や休日の対応も可能です。人手不足や時間外の対応にお困りの企業様は、ぜひご検討ください。

・低コスト高品質
システム化できることはシステム化し、徹底して業務の効率化を図ってきました。それにより、低価格で高品質なサービスを実現しました。

・経験豊富なオペレーター
電話対応の経験豊富なオペレーターが貴社の名を名乗り対応します。高い応対品質で、顧客満足度の向上に貢献します。

・マニュアルやトークスクリプトからサポート可能
業務フローやトークスクリプトを作成するノウハウやリソースがない、という企業様も心配いりません。マニュアルやトークスクリプトの作成からサポートします。

・リアルタイム報告
受けた電話の内容は、ご指定の連絡ツールでリアルタイムに報告します。報告ツールは、メール、Chatwork、LINEなど、9種類のツールからお選び頂けます。新たなツールの導入は不要ですので、ご安心ください。

サンプル音声はこちらから

実際に対応している様子を知りたい！というご要望にお応えし、サンプル音声をご用意しました。
こちらからご視聴ください。

まとめ

今回は、電話代行・秘書代行の具体的な業務内容についてご紹介しました。具体的なイメージがわきましたでしょうか。サンプル音声もぜひ、ご視聴ください。

また、今回は代表的なサービスをご紹介しましたが、ご要望に応じてカスタマイズも可能です。ぜひ、お気軽にご相談ください。

BONZクロスメディア事業部

株式会社ボンズコミュニケーションは、「実際に行ってきた中小企業に役立つ情報を」というテーマのもと、
リモートワーク可能な組織構築やコスパの高い集客方法が、どなたでもできるような社会へ向けて貢献し続けます。