電話のデメリットとは？知っておきたいポイントと対策方法

ビジネスにおいて、電話は重要なコミュニケーションツールです。とはいえ、多忙なビジネスの現場では電話のデメリットや課題も無視できません。

本記事では、電話のデメリットと、その解決策や代替手段について解説していきます。
電話のデメリットを解消し、業務効率化を図りたいとお考えのご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

 

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電話のデメリットとは

電話は便利なツールである一方で、電話の特性が業務の生産性に影響を与えることがあります。はじめに、電話のデメリットを具体的に掘り下げていきます。

仕事を中断される

電話対応専門のスタッフがいない職場では、電話が鳴る度に、スタッフの誰かが他の業務を中断して応答する必要があります。集中している状態が中断されると、再び深く集中するまでに時間がかかります。

電話がいつかかってくるか読めないうえに、電話によって集中力が中断される状態が頻繁に繰り返されると、業務の生産性が下がってしまいます。

即時対応が求められる

ビジネスシーンでは、電話は3コール以内に出るのがマナーとされているように、電話は即時対応が求められます。

忙しいタイミングだからと、電話に応答するのを後回しにはできませんし、電話に応答しなければビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

また、電話に出たら、用件を聞いて対応する必要もあります。

このように、対応するタイミングを調整しにくい点も、電話のデメリットといえるでしょう。

記録に残らない

電話でのやり取りは、テキストとして記録に残りません。そのため、内容を後で確認したり共有するのが難しいという側面があります。

また、聞き間違いのリスクや、言った言わないのトラブルが発生する可能性もあります。

重要な話し合いや契約内容については、電話のあとに確認のメールを残すことや録音機能を利用するなどの工夫が必要です。

1対1の対応になる

電話は基本的に1対1のコミュニケーション手段です。ですので、複数の関係者がいる場合には、同じ内容を繰り返し説明しなければならない手間が発生します。

また、全員の意見をその場で聞くことが難しく、チームでの意思決定に時間がかかる場合があります。
複数人で共有する必要がある事項に関しては、電話よりもメールやグループチャットの活用が有効です。

視覚情報を伝えられない

電話では、図や写真、動画のような視覚的な情報を共有することができません。
複雑な説明や技術的な指示を伝える際には、電話だと誤解が生じやすくなります。

特に技術職やクリエイティブな分野では、視覚情報が重要ですので電話だけの情報伝達には限界があります。
この場合、画面共有をしながら行うビデオ通話やグループチャット、メールなどの活用が適しています。

電話のメリット

ここまで、電話のデメリットを解説してきました。電話の利用がデメリットばかりであれば、使用を中断しても構わないでしょう。
しかし、電話にはビジネスシーンで有効なメリットもあります。次に、電話の代表的なメリットをみていきましょう。

迅速なコミュニケーションが取れる

電話の最大のメリットは、相手と直接話し合えるため、迅速に意思疎通ができる点です。
一方、メールやチャットの返信を受け取るタイミングは、相手の状況や都合によるため、タイムラグが生じます。

また、電話ならテキストでは伝わりにくい細かいニュアンスを伝えやすいというメリットもあります。
そして、スピード感のあるコミュニケーションは、ビジネスにおける信頼感の向上にもつながります。

双方向のコミュニケーションである

電話は、リアルタイムでの双方向コミュニケーションが可能です。疑問や確認事項に即座に対応できるため、効率よく情報伝達できます。

さらに、相手の声色や反応をその場で確認できるため、テキストでは伝わりにくい感情や意図を把握しやすいというのもメリットです。

緊急時の対応に適している

緊急事態やトラブルが発生した際は、即座にコミュニケーションを取れる電話が適しています。
たとえば、システム障害のような多くの業務に影響が出てしまうトラブルには、メール等のテキストツールよりも、即時対応可能な電話が向いているでしょう。

また、緊急の意思決定を迅速に行う場面でも、直接、当事者同士が話せる電話の利便性は高いです。

固定電話があるメリット

近年は、スマートフォンの普及で、ビジネスシーンでも固定電話を利用しないケースも増えていますが、固定電話があるメリットもあります。
ここでは、固定電話が果たす役割について解説していきます。

固定電話の番号を即日取得するには？効率的な電話対応のヒントも解説はこちら

固定電話の番号を即日取得するには？効率的な電話対応のヒントも解説

社会的信用性

固定電話の番号を持つメリットは、社会的信用が得られる点です。

固定電話の番号は、発信元の地域と紐づいているため、企業がオフィスを構えて実在しているという証明にもなります。
固定電話に比べて比較的、契約や解約が簡単な携帯番号は、詐欺に使われるケースもあるため、警戒されやすい傾向にあります。

法人口座や法人カードの開設時

法人口座や法人カードを開設する際、固定電話番号が求められる場合があります。
これは、固定電話の番号が事業者の信頼性や安定性を証明する要素とみなされているためです。
こうした手続きのために固定電話を導入する企業も少なくありません。

法人登記が煩雑に

法人登記の際、固定電話番号があることは必須ではありません。しかし、先述しました通り、固定電話があることで社会的信用が得られるというメリットがあります。

また、携帯電話の番号で法人登記をした場合、携帯番号が変わると、その度に煩雑な手続きをする必要が生じます。

緊急時のつながりやすさ

固定電話は、電話回線を利用しており、インターネットに依存しないため、災害時や通信障害時にも通話が可能です。そのため、災害対策や緊急連絡の手段としても信頼されています。
特に法人にとっては、安定した連絡手段の確保が社会的信用にもつながります。

電話以外のツールのメリット

電話以外にも便利なコミュニケーションツールがあります。
ここでは、代表的なツールをあげ、それぞれの特徴や活用のメリットを解説していきます。

メール

メールは、やり取りの内容をテキストとして記録に残すことができる点がメリットです。
言った言わない、といったトラブルを回避し、重要な情報や契約内容の確認にも向いています。

また、お互いの都合に合ったタイミングで送信や確認ができる点も利点です。
相手からの連絡に対して、十分な検討を重ねてから応答することもできますので、詳細な説明や議論が必要な場面で役に立ちます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、リアルタイムでのやり取りができ、特に複数のメンバーと同時に情報を共有できる点で優れています。

効率的なコミュニケーションが可能になり、過去のやり取りを検索して確認できる機能も便利です。
プロジェクトの進行管理にも重宝するツールです。

クラウドPBX

クラウドPBXは、インターネットを介して電話機能を利用できるシステムです。

比較的低コストで高機能なサービスが利用できる点が魅力です。

リモートワークの環境下でも会社の電話番号を使った通話ができるなど、柔軟な働き方を実現するのに便利な仕組みです。
近年は、多くの企業で導入が進んでいます。

AIチャットボット

AIチャットボットは、データや自己学習をもとにAIが質問に回答するプログラムです。
特に、繰り返しの多い質問に適したツールです。

問い合わせに自動応答が可能になり、カスタマー対応の効率化に役立ちます。24時間対応が可能で、簡単な質問に即座に答えられるため、顧客満足度の向上も期待できます。

また、AIチャットボットの活用で人手を減らせれば、コスト削減にもつながるでしょう。

電話のデメリット解決方法

電話のデメリットを完全に無くすことは難しいですが、工夫次第でデメリットを抑えることが可能です。ここでは、電話のデメリット解決策について解説していきます。

コミュニケーションツールの使い分け

電話、メール、チャットツールなど、各ツールの特性を活かした使い分けが重要です。

必ずしも、電話でなくてよい連絡は、他のツールに置き換えることによって、電話のデメリットを抑えることができます。
たとえば、緊急の連絡は電話で、詳細な指示や記録が必要な場合は、メールを使用するといった使い分けです。

また、チャットツールやビデオ通話を併用することで、グループ内での素早い情報共有が可能になります。こうした使い分けにより、コミュニケーションの効率が格段に向上します。

電話代行を導入

ビジネスにおいては、社会的信用や顧客満足度を保つために、やはり電話は欠かせないツールです。
電話のデメリットの解決策として、電話対応を専門のサービスに委託するという手段もあります。

電話代行サービスは、貴社の社員に代わりオペレーターが電話に対応するサービスです。

プロによる対応で顧客満足度を高めるだけでなく、社員が本来の業務に集中できる環境を整える助けにもなります。

また、忙しい時間帯や緊急時のサポートとしても有効です。特に人手不足の職場では、有効な解決手段となるでしょう。

 

電話代行を利用すれば、即時に電話対応のプロによる対応が可能になります。
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さまざまな企業が電話代行サービスを提供しています。その中で、ボンズコミュニケーションの電話代行は、低価格で高品質なサービスとして、多くの企業様からご好評を頂いています。
ここでは、ボンズコミュニケーションの電話代行の特徴をご紹介します。

サービスの特徴

ボンズコミュニケーションの電話代行は、24時間365日対応可能です。
夜間や休日対応にお悩みを抱えている企業様の課題を解決します。

また、対応した内容はリアルタイムでご報告します。各種チャットツールからご希望のツールをお選び頂けますので、新たなツールの導入は不要です。

通話は録音できますので、トラブル発生時には、通話内容を確認のうえ、より正確な対応が可能です。

導入のメリット

電話代行を導入することで、社員の負担軽減や業務効率化が期待できます。
さらに、プロのオペレーターが対応することで、対応品質が向上するため、顧客満足度を高めることにもつながります。

さらには、電話代行を導入すれば、即時にプロの対応が可能になるため、採用コストや教育コストがかかりません。
対応の業務量に合わせてプランを調整できますので、長い目でみれば固定費削減にもつながるでしょう。

ボンズが選ばれる理由

ボンズコミュニケーションは、約10年に渡り、多種多様な業界のお客様の業務をサポートしてまいりました。

豊富な実績を活かし、お客様の業態に合った最適なプランをご提案いたします。
ご要望に応じてプランのカスタマイズも可能ですので、お気軽にご相談ください。

また、業務フローの作成から伴走しますので、社内にノウハウがない場合や初めて電話代行を利用するお客様にも、安心してご利用いただけます。

 

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まとめ

電話はビジネスの現場に欠かせない便利なツールですが、デメリットも存在します。

電話対応に関する社員の負担が大きいと、生産性の低下を招きかねません。
このような課題を解決するためには、電話以外のツールや電話代行サービスの導入が効果的です。

電話代行サービスは、業務効率化と顧客対応の品質向上に役立ちます。
電話のデメリットを解決し、電話の特性を最大限に活用するために、電話代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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