電話をかける際のポイントやマナーを把握しておくと、業務を円滑に進められるだけでなく、信頼関係も構築できます。
そこで本記事では、電話をかける際のポイントやマナーを紹介します。
・目上の人や上司に対して電話をかける際のマナーや適切な言葉遣いに自信がない
・失礼な対応をしてしまうのが怖い
・上司や目上の人との電話が長引くことが多く、どのように自然に切り上げるかがわからない
このような課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。

1 目上の人に電話するときのポイント

目上の人に電話するときのポイントは以下の5つです。
事前準備を行う
電話の目的を伝える
長電話にならない工夫をする
不明点はそのままにしない
電話後のフォローアップをする
詳細を解説します。

事前準備を行う

目上の人と電話をする時は事前準備を行いましょう。
目上の人は業務で忙しいため、短い時間で端的に要件を伝えることが重要です。
要件がまとまっていない状態で電話をしてしまうと「何が言いたいのかわからない」と指摘を受けるだけでなく、信頼を失ってしまうかもしれません。
例えば、要件を5W1Hに沿ってまとめると、伝えたい内容を整理できます。

When いつ What 何 Where どこで Why なぜWho 誰 How どのように

また、電話をする前にチェックリストを用意しておくと、抜け漏れがなく対応ができるでしょう。
チェックリストの例は以下の通りです。
・電話の目的を明確にする
・必要な資料を準備する
・相手のスケジュールを確認する
・電話のシミュレーションを作成する
・敬語や言葉遣いを確認する
・静かな場所で電話をする
・通信状態が悪くないか確認する

電話の目的を伝える

目上の人に電話をするときは、まず目的を伝えましょう。
目的を最初に伝えることによって、話の全体像を理解しやすくなるからです。
相談したいことがあるのであれば、内容と理由や背景を伝えます。
例文は以下の通りです。
「更新を迎えるお客様から5%値下げの相談を受けたため電話をしました。長期的に見ると解約されるより、値下げをした方がメリットがあるように考えたので資料を送付いたします。お忙しいところ恐縮ですが、ご判断の程よろしくお願いいたします」

長電話にならない工夫する

上司は多くの業務を抱えており、長電話をされると重要な決定や対応が遅れることになり、業務全体に悪影響を及ぼすことがあります。
電話をするときは、「お忙しいところ恐縮ですが、5分ほどお時間いただけますか」と確認し、時間内で終わるように意識することが重要です。
仮に、上司が長電話をしてきて、どのように切り上げたらいいか困っている場合は、失礼のないよう対応をしましょう。
例えば、「すみません、この後すぐにミーティングが入っておりまして、そろそろ失礼させていただきます」などと理由を伝えてから電話を切ります。

不明点はそのままにしない

理解が曖昧なままで業務を進めてしまうと上司の意図と異なる結果を招くだけでなく、人間関係や評価に悪影響を及ぼすかもしれません。
不明点は質問をしてクリアにしましょう。
以下の点に気をつけて質問をすると明確になります。
・Why（なぜ上司は指示をしてきたのか）
・What（上司は何をして欲しいのか）
・How（どのように対応するのか）
・Now（今から優先順位をあげて行うことは）

電話後のフォローアップをする

上司との電話のやり取りの中で質問された回答ができないことがあります。
回答できなかったことは、電話を切った後に迅速に対応することで信頼を高められます。
例えば、最新の売上レポートについて質問を受けて、まとめられていなかった場合は、「30分後にまとめてご連絡いたします」などと回答しましょう。
また、電話で会話した内容の認識にズレが生じないように、会話した内容をメールやビジネスチャットに残しておくと、後からでも確認でき、仮に認識が間違えていた場合は、すぐに指摘できます。

2 目上の人に電話をするときに知っておきたいビジネスマナー

目上の人に電話をするときに知っておきたいビジネスマナーは以下の3つです。
適切な言葉遣い
話し方と声のトーン
メモを取る
詳細を解説します。

適切な言葉遣い

電話対応に必要な敬語と言葉遣いを覚えることによって、相手に失礼がないように電話対応ができるようになります。

具体的には、以下の表現を使い回せるようにしましょう。

	尊敬語	謙譲語	丁寧語
行く	いらっしゃる	伺う	行きます
来る	お見えになる	伺う	来ます
見る	ご覧になる	拝見する	見ます
言う	おっしゃる	申し上げる	言います
会う	会われる	お目にかかる	会います
知る	ご存知	存じ上げる	知っています
尋ねる	お尋ねになる	伺う	尋ねます
聞く	聞かれる	伺う	聞きます

最初は思うように口に出せず困惑してしまうこともあるかもしれませんが、練習を重ねると無意識に話せるようになります。

話し方と声のトーン

声が小さかったり、声のトーンが暗いと上司は仕事を任せてもいいのか不安になるだけでなく、顧客に対しても同じような対応をしていないか心配をかけてしまいます。

例えば、新人のAさんとBさんの電話対応をした録音データを比較してみると以下の特徴がわかったとします。

新人担当者
特徴
Aさん
声が明るく安心感がある
Bさん
声が暗く、声量小さいため自信がない印象を受ける

Bさんは、話し方と声のトーンを改善しないと、相手にマイナスな印象を与えてしまい、損をしてしまうでしょう。

具体的には深呼吸をして話すテンポをゆっくりにしたり、口を大きく開けて話すことを意識するだけでも、声のメリハリがつき、自信を持って対応している印象が与えられます。

メモを取る

上司と電話をする時は、メモを取りましょう。
メモを取ることによって、指示の内容を電話を切った後から確認できるだけでなく、対応の抜け漏れをなくせます。
例えば、電話で上司に資料の作成を頼まれた場合、以下の点を確認しながらメモを取るようにすると意思疎通ができるようになります。
・資料作成の目的を確認する
・いつまでに作成する必要があるか確認する
・今後の進め方を確認する
また、メモを取った内容を上司に共有しておくと、タスクの進捗や優先順位を明確にできるだけでなく、効率的に業務を進めることができるでしょう。

3 目上の人に電話をかけるときの第一声

目上の人に電話をかけるときの第一声をまとめました。
簡潔かつ礼儀正しく要件を伝えることで、相手に失礼なく電話を進めることができます。
例文は以下の通りです。
・「お疲れ様です。〇〇部の佐藤です。」
・「お忙しいところ失礼いたします。」
・「本日は〇〇についてお伺いしたく、お電話させていただきました。」
この例文を参考に、より良いコミュニケーションを心がけましょう。

4 目上の人に電話をかけてもよい時間帯

目上の人に電話をかける際は、相手の仕事のスケジュールや業務の流れを考慮した時間帯を選ぶことが重要です。
一般的に適切な時間帯は、午前10時から午前11時半です。
朝の忙しい時間帯の午前9時から午前10時を避け、業務が落ち着く頃に電話をするようにしましょう。
他には、午後2時から午後4時も有効です。
昼食後の時間帯で、午後の業務が始まったばかりの時間にするのが望ましいです。
一方で電話を避けるべき時間帯は以下の通りです。
・午前9時から午前10時
朝の忙しい時間帯で、メールの確認や会議が多く入ることがあるため、電話をかける前に上司のスケジュールを確認しましょう。
・正午から午後1時
昼休みの時間帯のため電話をかけるのは避けましょう。
・午後4時半から午後6時
夕方の忙しい時間帯で、業務の締めや会議が多く行われることがあります。
緊急の用件であれば、「緊急の用件でお電話させていただきました」と冒頭で伝えてから電話をするようにしましょう。
目上の人に電話をかける際の時間帯を選ぶことで、相手の負担を減らし、円滑なコミュニケーションが図れます。

5 目上の人に電話をするときの例文

目上の人に電話をする際には、礼儀正しく、端的に要件を伝えることが重要です。

今回は5つの例文を紹介します。

一般的な依頼の場合

「お疲れ様です。〇〇部の佐藤です。本日は、先日お送りした稟議書についてご確認いただきたくお電話いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？」

会議のスケジュール調整の場合

「お疲れ様です。〇〇部の佐藤です。会議の件でご連絡いたしました。次回の会議の日程についてご都合をお伺いしたいのですが、○月○日と○月○日のどちらがご都合よろしいでしょうか？」

フォローアップの連絡の場合

「お疲れ様です。〇〇部の佐藤です。先日の会議でお話ししました件について、進捗状況をお伝えしたくお電話いたしました。少しお時間を頂戴してもよろしいでしょうか？」

クレーム対応の場合

「お疲れ様です。〇〇部の佐藤です。今後の対応の流れについてご相談させていただきたくお電話いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？」

進捗報告の場合

「お疲れ様です。〇〇部の佐藤です。先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。本日はその後の進捗についてご報告いたしたく、お電話いたしました。少しお時間を頂戴してもよろしいでしょうか？」

状況に応じて適切な言葉遣いやフレーズを使用することによって、上司やクライアントとの円滑なコミュニケーションを図れるようになるでしょう。

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7 【まとめ】電話をマナーを身につけて信頼関係を構築しよう

今回は、目上の人へ電話をかける際のマナーについて解説しました。
目上の人に電話するときのポイントは以下の通りです。
・事前準備を行う
・電話の目的を伝える
・長電話にならない工夫をする
・不明点はそのままにしない
・電話後のフォローアップをする
上司は様々な業務に追われているため、相談できる時間が限られています。
相談したい内容を整理できていない状態や、忙しい時間帯に電話をしてしまうと、業務の負担をかけるだけでなく、人間関係や評価にも悪影響を与えてしまうかもしれません。
電話マナーを身につけて上司との信頼関係を構築しましょう。