社内における連絡手段として長く使われている社内電話。

メールやSNSが普及している現在でも、多くの企業で社内電話が導入されています。

しかし、最近では電話を使う機会が減っているため、社内電話のマナーに自信がない人も多いでしょう。

そこで今回は、社内電話をかけるとき・受けるときのマナーを例文付きで紹介します。

社内電話の活用方法や注意点もあわせて解説しているので、ぜひ最後までチェックしてくださいね。

社内電話とは？

社内電話とは、企業などさまざまな組織内の専用の電話ネットワークに接続された電話機や電話システムのことです。

「内線」や「ビジネスフォン」とも呼ばれ、一般的な外線通話や社内での内線通話、外線通話を別の人に取り次ぐ転送を行えるのが特徴です。

外部との連絡手段としてはもちろん、組織内のスムーズなコミュニケーションにも役立ちます。

社内通話は外線電話の回線を使用しないため、通話料金がかからないというメリットもあり、企業や店舗、学校、工場、病院、ホテルなどさまざまな施設で利用されています。

社内電話の活用方法

最近では、社内の連絡にもスマートフォンや携帯電話を使用している企業もありますが、社内電話には社内電話ならではの活用方法があります。

内線通話以外にどんな活用方法があるのか、社内電話の便利な活用方法について紹介します。

外線電話を担当者へ転送する

社内電話は、社外からかかってきた電話を担当者へ取り次ぐ場合にも使われます。

転送機能を使用することで、社内の特定の人に取り次ぐことが可能です。

席が離れている人や別のフロアにいる人にも迅速に取り次げるため、規模の大きい企業や外部からの電話が多い場合に重宝します。

個人のスマートフォンに転送できるものもあり、社内電話とスマートフォンを併用する企業も増加しています。

緊急性の高い要件をすばやく伝える

社内電話は、緊急性の高い要件を関係者にすばやく伝えたいときにも便利です。

また、緊急の対応が必要にも関わらず担当者が不在の場合でも、社内電話で担当者と同じ部署の人に要件を伝えられれば、ほかの人が代わりに対応できる可能性もあります。

従業員同士の迅速なコミュニケーションにより、業務効率の向上も図れます。

施設で呼びかけを行う

社内電話は、施設内にいる人へ呼びかけを行いたいときにも活用できます。

施設内の状況や業務内容によっては、着信音が聞こえない場合があります。

社内電話に搭載されたページング（構内放送）機能を使えば、外部スピーカーで呼びかけることが可能です。

たとえば、スーパーなどでレジ応援の呼び出しを行ったり、作業員が広範囲に渡って業務を行っている工事現場で一斉連絡をしたりするときに利用されています。

あらゆる状況で迅速かつ確実に情報を伝達できるため、オペレーションの効率化にも役立ちます。

社内電話におけるマナーの重要性

社内電話は、主に同じ会社の人との連絡手段として使用されるため、外部からの電話に比べると気が緩んだ対応をしてしまう人もいるでしょう。

しかし、社内の人に対してもマナーを持つことは必要です。

ここでは、なぜ社内電話でもマナーが求められるのかについて解説します。

社会人としての基本であるため

社内の人に対しても、マナーを守って接することは社会人としての基本です。

そのため、社内電話であっても、言葉遣いや電話する時間帯などに十分配慮する必要があります。

また、相手が貴重な時間を割いて対応していることも忘れてはなりません。

電話の相手は、多忙ななかほかの業務を中断して電話に出ている可能性もあるため、敬意を持って対応しましょう。

敬意を持つことで、マナーを守った対応が必然的にできるはずです。

スムーズなコミュニケーションのため

社内電話でもマナーを守ることは、社内の人と円滑なコミュニケーションをとるためにも重要です。

社内の部下や同僚だからといって、マナーに欠けた対応をすると、相手のモチベーションを下げてしまうかもしれません。

モチベーションが下がると、生産性が低下して会社にも悪影響を及ぼします。

マナーを守って対応すれば、相手と良好な関係を築くことができ、お互いにストレスを感じることなくコミュニケーションがとれるでしょう。

スムーズなコミュニケーションがとれれば、業務効率の向上にもつながり、生産性アップも図れます。

所属する部署の良い印象を保つため

自分が所属する部署の印象を保つためにも、社内電話でマナーを守ることが求められます。

とくに規模の大きい会社などでは、一人ひとりの印象よりも部署ごとのイメージのほうが強く持たれます。

そのため、マナーに欠けた対応をすると、「ここの部署はマナーがなっていない」と所属する部署全体のイメージダウンにつながる恐れがあるため注意が必要です。

先輩や上司がマナーを守っていれば、新入社員や後輩もその姿を見習って自然とマナーが身につくでしょう。

部署全体でマナーを守った対応ができていれば、先輩や上司の指導も評価される可能性もあります。

社内電話をする際は、部署の代表であるという心構えを持って対応しましょう。

社内電話をかけるときのマナー【例文付き】

次に社内電話をかけるときのマナーを紹介します。

外部へ電話をかけるときと同じ部分もあれば異なる部分もあるので、混同しないようしっかり把握しておきましょう。

伝えたい用件をメモしておく

社内電話をかける際は、伝えたい用件を事前にメモしておきましょう。

メモにまとめることで、用件を漏れなく端的に伝えられます。

また、通話にかかるおおよその時間を推測でき、その後の業務の予定も組みやすくなります。

本題に入る前に「今、〇分ほどお時間よろしいですか？」と伝えると、相手も業務を進めやすくなるでしょう。

自分の部署と名前を伝える

相手が電話に出たら、はじめに自分の部署と名前を伝えます。

「お疲れさまです。〇〇部の〇〇です」「おはようございます。〇〇部の〇〇です」などと、名乗る前に簡単なあいさつを添えることも、社内電話をかける際のマナーです。

社内電話でも第一印象は大切なので、明るいトーンであいさつしましょう。

なお、「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人に対して使う言葉なので、社内電話では使わないようにしてくださいね。

用件は端的に伝える

社内電話をかけるときのマナーとして、用件を端的に伝えることも挙げられます。

用件を端的に伝えるコツは、結論を先に述べてから理由や根拠などの補足情報を伝えることです。

＜例＞

「〇〇は〜に変更になりました」（結論）
↓
「理由は△△だからです」（理由）

内線通話は通話料がかからないものの、時間は削られます。

無駄な時間を使わないためにも、用件はわかりやすくスマートに伝えましょう。

名前を呼ぶときは敬称をつける

特定の人に取り次いでもらう場合など、名前を呼ぶときは必ず敬称をつけましょう。

外部の人との電話では社内の人の名前を呼ぶときに敬称はつけないため、間違って呼び捨てしないよう気をつけてください。

役職のある人は名前の後に役職を、役職のない人は「さん」をつけて呼びます。

＜例＞

「〇〇部長はいらっしゃいますでしょうか？」

「〇〇さんはいらっしゃいますか？」

なお、役職の後に「さん」や「様」などをつけるのは間違った使い方なので注意しましょう。

状況に合った電話の切り方をする

ビジネスシーンでは、電話をかけた人が先に切るのが基本的なマナーです。

しかし、相手が目上の人の場合は、自分が電話をかけた場合でも相手が先に切るのを待ってから受話器を置くのがよいとされています。

もし、相手が目上の人であっても、マナーを考慮してこちらが電話を切るのを待っているようであれば、「失礼します」とあいさつして静かに切ってください。

相手の立場や状況に合わせて、臨機応変な電話の切り方ができることもマナーとして身につけておきましょう。

社内電話を受けるときのマナー【例文付き】

続いて、かかってきた社内電話に出るときのマナーを紹介します。

できるだけ早く出る

社内電話が鳴ったら、できるだけ早く出るのがマナーです。

会社によっては何コール以内で出るか目標が定められている場合もあります。

もし出るのが遅くなったら、はじめに「お待たせいたしました」とひと言添えるとよいでしょう。

はじめに部署と名前を名乗る

受話器を取ったら、まず自分から部署と名前を名乗ります。

以下のように、名乗る前にあいさつをひと言添えると丁寧な印象になるので、ぜひ実行しましょう。

＜例＞

「お疲れさまです。〇〇部の〇〇です」

「おはようございます。〇〇部の〇〇です」

メモを取る

電話を受けた際は、必ずメモを取ってください。

いつでもすぐにメモを取れるよう、電話機の近くにメモの用意をしておくとよいでしょう。

メモを取りやすいよう、利き手と反対の手で受話器を持つことを意識することもポイントです。

メモを取ることは社内電話に限らず、外部からの電話に出るときにも必要なアクションなので、習慣づけておきましょう。

社内電話を使うときの注意点

社内電話は、組織内の円滑なコミュニケーションに役立つツールですが、マナーを意識しすぎてほかの業務に支障が出ないように注意することも必要です。

たとえば、用件をまとめた事前メモの作成に時間をかけすぎると、本来の業務が遅れてしまいます。

簡潔に用件を伝えようと事前準備をしっかり行うことも重要ですが、自分の業務にも支障が出ない範囲で行うことも意識しましょう。

また、メールやチャットなど、ほかの連絡ツールとの使い分けが上手くできないと、やり取りが二重三重になって無駄な労力を費やすこともあります。

社内電話やメール、チャットなどのコミュニケーションツールは、目的に合わせて使い分けることが必要です。

業務効率を高めるために、社内電話の適切な使い方も身につけましょう。

まとめ

今回は、社内電話のマナーについて、例文付きで紹介しました。

社内電話のマナーを身につけることで、社内の人と良好なコミュニケーションをとることができ、仕事もスムーズに進められます。

電話でのコミュニケーションに慣れていない人は、本記事を参考にして社内電話のマナーを身につけましょう。