電話の終わり方の基本マナーとポイントで印象を良くする方法

電話の終わり方に悩んでいませんか？新入社員や若手社員、さらには営業職やカスタマーサポート担当者など、多くの人が電話対応に不安を感じています。特に目上の人や重要な取引先との電話では、正しいマナーや適切なフレーズを使えるかどうかが重要です。

本記事では、電話の終わり方に関する基本マナーから具体的な手順やフレーズ、注意点まで詳しく解説します。この記事を読むことで、自信を持って電話対応ができるようになり、業務効率の向上や好印象を与えるスキルを身につけることができます。

 

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電話終わり方の基本マナー

電話終わり方の基本マナーは、電話応対の第一歩です。相手に失礼のないように電話を終えるためには、丁寧な言葉遣いと正しい手順が求められます。
ここでは、電話の終わり方における基本的なマナーを押さえ、スムーズに電話を切るためのポイントについて詳しく説明します。これらのマナーを身につけることで、相手に良い印象を与え、信頼関係を築くことができます。

電話はかけた方が切る

電話対応の基本として、電話はかけた方が切ることがマナーです。
これは、電話をかけた方が用事を持っているため、その用事がすべて終わった段階で電話を終了することができるからです。また、電話を受けた方が先に切るのは、失礼にあたるとされています。

かけた方が電話を切る際には、相手が話し終わったかどうかを確認し、「失礼します」と言ってから電話を切ることが望ましいです。これにより、相手に失礼なく電話を終了することができます。

逆に、相手から電話がかかってきた場合は、相手が電話を切るまで待つことが基本のマナーです。これにより、相手に対して敬意を示すことができます。

終わりのあいさつのポイント

電話の終わりにおけるあいさつは、会話全体の印象を左右する重要な要素です。
まず、「失礼します」といった言葉で電話を切ることを伝えることが必要です。この一言で、相手に電話が終わることを知らせることができ、スムーズに会話を終了できます。

さらに、お礼の言葉を添えることで、相手に感謝の気持ちを伝えることができます。例えば、「お電話ありがとうございました」や「お忙しいところ、ありがとうございました」といったフレーズが適しています。

また、次の連絡についても言及すると良いでしょう。「またご連絡いたします」や「その際はよろしくお願いします」といった言葉で、次回のやり取りをスムーズにすることができます。

受話器を静かに戻す方法

電話を切る際には、受話器を静かに戻すことが大切です。
雑に受話器を置くと、「ガチャン」という大きな音が相手に伝わり、不快な思いをさせてしまう可能性があります。これを避けるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。

まず、通話が終わったら、一息置いてから受話器を戻す準備をします。受話器を置くときは、電話機のフックを手で押さえてから、ゆっくりと受話器を置くと良いです。これにより、音を最小限に抑えることができます。

スマートフォンの場合は、通話終了ボタンを静かに押すことで同様の効果が得られます。こうすることで、相手に不快感を与えずに通話を終えることができます。

 

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電話終わり方の手順と流れ

電話終わり方の手順と流れは、スムーズなコミュニケーションを保つために重要です。電話を受けてから切るまでの一連の流れを把握し、適切に対応することで、相手に対する配慮とプロフェッショナリズムを示すことができます。
ここでは、基本的な電話応対の流れを理解し、実践するための具体的な手順を紹介します。

電話応対の流れを確認する

電話応対の基本的な流れを理解しておくことは、スムーズな対応に欠かせません。
まず、電話が鳴ったら2〜3コール以内に受けることが理想的です。長く待たせると相手に不快な印象を与える可能性があります。受話器を取ったら、明るい声で「お電話ありがとうございます。〇〇会社の△△です」と名乗りましょう。

次に、相手の名前と用件を確認します。「どちら様でしょうか？」「ご用件をお伺いできますか？」と尋ね、しっかりとメモを取ることが大切です。
これにより、話の内容を正確に把握し、後の対応がスムーズになります。用件に応じて適切な部署や担当者に取り次ぐ場合は、「少々お待ちください」と伝えてから保留ボタンを押しましょう。

取り次ぎが完了したら、「お待たせいたしました。△△が対応いたします」と案内します。

内容の確認と不明点の確認

電話の最後には、話した内容を確認し、不明点がないかを確認することが重要です。

まず、相手に「今回のお話は〜〜でよろしいでしょうか？」と、要点をまとめて伝えます。これにより、話のすれ違いや誤解を防ぐことができます。

次に、「他にご不明な点やご質問はございませんか？」と尋ねましょう。相手が質問しやすい雰囲気を作ることで、必要な情報を漏れなく伝えることができます。
不明点がある場合は、それを解決するための追加情報を提供します。これにより、相手に対する信頼感が増し、電話の目的を達成しやすくなります。

最後のあいさつとお礼

電話を終える際には、最後のあいさつとお礼を忘れずに行いましょう。これは、相手に良い印象を残すための重要なステップです。まず、「お話は以上でよろしいでしょうか？」と確認し、相手が満足していることを確認します。

次に、「本日はお電話いただき、ありがとうございました」や「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えます。

また、次の連絡や行動についても触れると良いでしょう。「また何かございましたら、いつでもご連絡ください」や「次回の打ち合わせを楽しみにしております」といった言葉を添えることで、今後のコミュニケーションがスムーズになります。
最後に「失礼いたします」と丁寧に締めくくり、受話器を静かに戻すことで、電話応対が完了します。

電話終わり方の具体的フレーズ

電話終わり方の具体的フレーズを知っておくことで、電話応対の際にスムーズに会話を終えることができます。適切なフレーズを使うことで、相手に対する敬意や感謝の気持ちをしっかりと伝えることができ、良い印象を残すことができます。
ここでは、電話を切る際に使える具体的なフレーズを紹介し、さまざまなシチュエーションに対応できるようにします。

電話を切るときのフレーズ集

電話を切る際には、適切なフレーズを使うことで相手に良い印象を与えることができます。
まず、基本的なフレーズとして「失礼します」を使うと良いでしょう。この言葉は、電話が終わることを相手に明確に伝えるためのシンプルで効果的な方法です。

また、感謝の気持ちを伝えるフレーズも重要です。「お電話ありがとうございました」や「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」は、相手に対する感謝の気持ちをしっかりと伝えることができます。さらに、次の連絡について触れることで、円滑なコミュニケーションを継続する意図を示すこともできます。「またご連絡いたします」や「次回の打ち合わせを楽しみにしております」といったフレーズが役立ちます。

電話を切り上げたいときのフレーズ

場合によっては、早く電話を終えたいこともあります。その際には、適切なフレーズを使ってスムーズに切り上げることが重要です。

まず、「この後、会議が控えておりますので」といった具体的な理由を伝えることで、相手に納得してもらいやすくなります。また、「携帯の電波が悪いようです」といったフレーズも状況によっては有効です。

さらに、「これから移動がありますので」や「お時間を取らせてしまい申し訳ありません」といったフレーズを使うことで、相手に対する配慮を示しつつ、会話を終わらせることができます。これらのフレーズを使うことで、相手に不快な思いをさせずに電話を切り上げることができます。

クッション言葉の使い方

クッション言葉は、相手に柔らかい印象を与え、コミュニケーションを円滑にするために非常に有効です。例えば、「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」といったフレーズは、相手に対する配慮や丁寧さを示すことができます。これにより、相手が受ける印象を大きく改善することができます。

また、電話を切る前に使うクッション言葉としては、「お忙しいところ恐縮ですが」「お時間をいただきありがとうございました」といった表現が適しています。
これにより、相手に対する感謝の気持ちや配慮を示すことができます。クッション言葉を効果的に使うことで、電話の終わり方がよりスムーズになり、相手に好印象を残すことができるでしょう。

電話終わり方の注意点

電話終わり方の注意点を理解しておくことは、ビジネスシーンにおいて非常に重要です。適切な終わり方を守らないと、相手に不快な思いをさせることがあります。
ここでは、特に気をつけるべき点を詳しく解説します。これらの注意点を意識することで、プロフェッショナルな印象を保ちつつ、円滑なコミュニケーションを続けることができます。

目上の方との電話の終わり方

目上の方との電話では、通常のビジネスマナー以上に丁寧な対応が求められます。
まず、電話を終える際には、相手が話し終わったことを確認してから「失礼します」と伝えることが重要です。この一言で、電話を切る意思を明確に示します。

次に、目上の方との電話では、すぐに受話器を置かないことがポイントです。「失礼します」と言った後、5秒ほど待ちます。この間に相手が電話を切るかどうかを確認しましょう。
もし相手が電話を切らない場合は、「失礼いたします」と再度丁寧に伝えてから、ゆっくりと受話器を置きます。こうすることで、相手に対する敬意を示し、円滑なコミュニケーションを保つことができます。

さらに、電話の終わり際には感謝の気持ちを伝えることが大切です。「お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました」といったフレーズを使うことで、相手に対する感謝の意を示し、良い印象を残すことができます。

相手が電話を切らない場合の対処法

相手が電話を切らない場合には、適切な対処が必要です。
まず、相手が電話を切るのを待ちましょう。これは、ビジネスマナーとして「電話をかけた方が切る」というルールに基づいています。しかし、待っている間に無言の時間が長くなると、お互いに不安な気持ちになることがあります。

このような場合には、「お電話ありがとうございました」といった感謝の言葉を添えて、電話を終える意思を伝えます。「それでは、こちらで失礼いたします」と丁寧に言うことで、相手に電話を切る合図を送ります。もし相手がそれでも電話を切らない場合は、「お先に失礼させていただきます」と再度伝え、静かに受話器を戻します。

こうした対処法を使うことで、相手に失礼なく電話を終えることができます。相手が電話を切らない状況でも、適切なフレーズと丁寧な態度を維持することで、円滑なコミュニケーションを保つことができます。

 

電話対応で相手に不快な思いをさせないためには、あらかじめ電話対応のフローを整理しておくことが必要です。
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電話終わり方のコツとポイント

電話終わり方のコツとポイントを押さえることで、相手に良い印象を与え、スムーズに会話を終えることができます。
ここでは、具体的なテクニックや実践的なアドバイスを紹介し、電話応対をより効果的にする方法を学びます。

明るい声で話す重要性

電話応対において、明るい声で話すことは非常に重要です。電話は対面のコミュニケーションとは異なり、表情や身振り手振りが伝わらないため、声のトーンが相手に与える印象を大きく左右します。
明るい声で話すことで、相手にポジティブな印象を与え、友好的な雰囲気を作り出すことができます。

例えば、電話をかけた際に暗い声や無愛想な態度で話すと、相手は不快に感じたり、話しにくくなったりする可能性があります。一方で、明るくはきはきとした声で話すと、相手もリラックスして話を続けることができ、コミュニケーションが円滑に進みます。

また、明るい声は信頼感を与え、相手に対して前向きな印象を残すことができます。これにより、良好なビジネス関係を築く一助となります。

相手の話を遮らない方法

電話でのコミュニケーションでは、相手の話を遮らないことが重要です。対面であれば表情やジェスチャーで相手の意図を汲み取ることができますが、電話では声だけが頼りとなるため、相手の話をしっかりと聞く姿勢が求められます。

まず、相手が話している最中に無理に自分の意見を挟まないように注意しましょう。相手が話し終えるまで待ち、その後に自分の意見や質問を述べることで、スムーズな会話の流れを保つことができます。また、相槌を打つことも効果的です。「はい」「そうですね」といった簡単な相槌を入れることで、相手に対して話をしっかり聞いているという印象を与えることができます。

さらに、メモを取ることも有効です。相手が話している内容をメモすることで、後から必要な情報を確認することができ、会話の流れを中断せずに進めることができます。これにより、相手の話を尊重し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

言葉で伝える熱意の大切さ

電話応対では、言葉だけで相手に自分の熱意を伝えることが求められます。対面のコミュニケーションでは表情やボディランゲージが熱意を伝える手段となりますが、電話では声のトーンや言葉遣いがその役割を果たします。

まず、自分の思いや意図を明確に伝えるために、具体的な言葉を選びましょう。例えば、「このプロジェクトに非常に関心があります」や「ぜひお力になりたいと考えています」といった具体的な表現を使うことで、相手に対する熱意や誠意が伝わりやすくなります。また、エピソードを交えて話すことも効果的です。自分の過去の経験や成功事例を話すことで、相手に対して説得力を持たせることができます。

さらに、感情を込めて話すことも大切です。単に言葉を並べるだけでなく、声のトーンを上げたり下げたりすることで、感情を表現することができます。これにより、相手に対する真剣さや熱意がより伝わりやすくなります。言葉で熱意を伝えることは、電話応対において相手との信頼関係を築くための重要なスキルです。

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まとめ

電話の終わり方は、ビジネスマナーの基本中の基本です。電話をかけた方が切る、終わりのあいさつを忘れない、受話器を静かに戻すなど、基本的なマナーを守ることで、相手に対する敬意を示すことができます。

また、目上の方やお客様との電話では、特に丁寧な対応が求められます。電話応対の流れを確認し、内容や不明点の確認を行い、最後には必ず感謝の言葉を添えることが重要です。

さらに、電話を切る際には適切なフレーズを使い、早く切り上げたい場合には具体的な理由を伝えることが効果的です。クッション言葉を使うことで、相手に対する配慮を示し、良好なコミュニケーションを維持することができます。明るい声で話し、相手の話を遮らないこと、そして言葉で熱意を伝えることも忘れずに実践しましょう。

電話応対は、会社の顔としての重要な役割を果たします。基本的なマナーを守りつつ、柔軟に対応することで、信頼関係を築き、ビジネスチャンスを広げることができるでしょう。日々の実践を通じて、自信を持って電話対応を行いましょう。

 

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